Planes de contingencia

Qu es un plan de contingencia y cules son sus funciones, objetivos y contenidos Se entiende por PLAN DE CONTINGENCIA los procedimientos alternativos al orden normal de una empresa, cuyo fin es permitir el normal funcionamiento de esta, an cuando alguna de sus funciones se viese daada por un accidente interno o externo. Que una organizacin prepare sus planes de contingencia, no significa que reconozca la ineficacia de su empresa, sino que supone un avance a la hora de superar cualquier eventualidad que puedan acarrear perdidas o importantes perdidas y llegado el caso no solo materiales sino personales. Los Planes de Contingencia se deben hacer de cara a futuros acontecimientos para los que hace falta estar preparado. La funcin principal de un Plan de Contingencia es la continuidad de las operaciones de la empresa su elaboracin la dividimos en cuatro etapas: 1. Evaluacin. 2. Planificacin. 3. Pruebas de viabilidad. 4. Ejecucin. Las tres primeras hacen referencia al componente preventivo y la ltima a la ejecucin del plan una vez ocurrido el siniestro. La planificacin aumenta la capacidad de organizacin en caso de siniestro sirviendo como punto de partida para las respuestas en caso de emergencia.

Es mejor planificar cuando todava no es necesario. Los responsables de la Planificacin, deben evaluar constantemente los planes creados del mismo modo debern pensar en otras situaciones que se pudiesen producir. Un Plan de Contingencia esttico se queda rpidamente obsoleto y alimenta una falsa sensacin de seguridad, solo mediante la revisin y actualizacin peridicas de lo dispuesto en el Plan las medidas preparatorias adoptadas seguirn siendo apropiadas y pertinentes. Toda planificacin de contingencia debe establecer objetivos estratgicos as como un Plan de accin para alcanzar dichos objetivos. A continuacin veremos las diferencias fundamentales entre una Planificacin de la Contingencia y la planificacin de los objetivos: La planificacin de la contingencia implica trabajar con hiptesis y desarrollar los escenarios sobre los que se va a basar la planificacin La planificacin de objetivos ya se conoce el punto de partida y se basar en la evaluacin de las necesidades y recursos. Un Plan de Contingencia debe ser exhaustivo pero sin entrar en demasiados detalles, debe ser de fcil lectura y cmodo de actualizar. Debemos teneren cuanta que un Plan de Contingencia, eminentemente, debe ser Operativo y debe expresar claramente lo que hay que hacer, por quien y cuando. Toda Planificacin debe tener en cuenta al personal que participar directamente en ella desde el personal que lo planifica hasta aquellos que operativamente participaran en el accidente. Debemos tener en cuanta los procedimientos para la revisin del Plan, quien lo actualizar y como, esa informacin, llegara a los afectados.

El Plan de Emergencia Una Planificacin de Contingencias debe ser tambin un Plan de Emergencia que contenga los siguientes elementos:

a) Identificacin del escenario b) Objetivos operativos c) Medidas que se deben adoptar d) Investigacin e) Conclusiones Objetivos Generales a) Minimizar las perdidas Objetivos Particulares b) Gestin y coordinacin global, asignacin de responsabilidades c) Activacin del Plan de Emergencia d) Minimizar las perdidas Contenido del Plan de Contingencia a) La naturaleza de la contingencia b) Las repercusiones operativas de la contingencia c) Las respuestas viables d) Las implicaciones financieras de las respuestas e) Cualquier efecto en otro proceso Se debern valorar los diferentes escenarios, esta actividad es la ms intuitiva y sin embargo una de las ms importantes ya que sienta las bases de toda la planificacin posterior. Para establecer escenarios es necesario formular distintas hiptesis, aunque estas se basen en todos los conocimientos disponibles, nunca se debe eliminar el elemento de imprevisibilidad. Debe ser un documento vivo, actualizndose, corrigindose, y mejorndose constantemente. No se trata de un documento que deba ser revisado exhaustivamente y fecha fija, sino de un documento que est en permanente estado de cambio. Los planes de contingencia debern ser realistas y eficaces. Deber existir un mecanismo para determinar qu plan de contingencia alternativo se instrumentar, tomando en consideracin la eficiencia con respecto al costo. En situaciones de crisis, el rendimiento con respecto a otros objetivos es secundario.+

Tomamos este artculo, cuyo autor no conocemos, del muy buen sitio Web de Belt Ibrica, www.belt.es . Gracias Colegas! Publicado en http://www.forodeseguridad.com/artic/segcorp/7209.htm

El Plan de Contingencia y la Comunicacin de Crisis para el ejercicio 2011

Posted: 23 August, 2010 in EL PLAN DE CONTIGENCIA PARA 2011 Tags: EL PLAN B, EL PLAN DE COMUNICACIN DE CRISIS, EL PLAN DE CONTINGENCIA PARA 2011,GRUPO REPUTACIN CORPORATIVA, LOS MEDIOS EN UNA CRISIS CORPORATIVA, MANUAL ATRIUM 100 ACCIONES PARA UNA COMUNICACIN CRISIS, MANUEL CARRILLO ARTERO

Autor: Manuel Carrillo, Director de Comunicacin Corporativa y Reputacin On Line en el Grupo Reputacin Corporativa

Madrid, 23 de agosto del 2010.- El riesgo de imprevistos es una circunstancia con la que convivimos todos los das en cada uno de nuestros negocios. La nica forma de enfrentarlos, adems de disponer de una buena pliza de seguros, es tener listo un Plan de Contingencia como herramienta estratgica, que contemple un Plan de Comunicacin de Crisis. Su empresa dispone de un Plan B ante una huelga inesperada, un ERE, un fallo grave en un producto o servicio, una cada inesperada del valor burstil, la detencin de uno de sus directivos principales?. El Plan de Contingencia o preventivo organiza la capacidad de respuesta de una empresa, pblica o privada, ante situaciones graves imprevistas. Marca exactamente lo que se debe hacer, antes, durante y despus de una contingencia de emergencia a travs de las medidas bsicas de preparacin y autoproteccin. Una vez elaborado y convenientemente actualizado requiere del conocimiento de cada uno de los integrantes de la organizacin.

Caractersticas Genricas del Plan de Contingencia

Se entiende por Plan de Contingencia los procedimientos alternativos al orden normal de una empresa, cuyo fin es permitir el normal funcionamiento de esta, an cuando alguna de sus funciones se viese daada por un accidente interno o externo. Que una organizacin prepare sus planes de contingencia, no

significa que reconozca la ineficacia de su empresa, sino que supone un avance a la hora de superar cualquier eventualidad que puedan acarrear perdidas o importantes prdidas y llegado el caso no solo materiales sino personales. Los Planes de Contingencia se deben hacer de cara a futuros acontecimientos para los que hace falta estar preparado. La funcin principal de un Plan de Contingencia es la continuidad de las operaciones de la empresa su elaboracin la dividimos en cuatro etapas: 1. Evaluacin. 2. Planificacin. 3. Pruebas de viabilidad. 4. Ejecucin. Las tres primeras hacen referencia al componente preventivo y la ltima a la ejecucin del plan una vez ocurrido el siniestro. La planificacin aumenta la capacidad de organizacin en caso de siniestro sirviendo como punto de partida para las respuestas en caso de emergencia. Es mejor planificar cuando todava no es necesario. Los responsables de la Planificacin, deben evaluar constantemente los planes creados del mismo modo debern pensar en otras situaciones que se pudiesen producir. Un Plan de Contingencia esttico se queda rpidamente obsoleto y alimenta una falsa sensacin de seguridad, solo mediante la revisin y actualizacin peridicas de lo dispuesto en el Plan las medidas preparatorias adoptadas seguirn siendo apropiadas y pertinentes. Toda planificacin de contingencia debe establecer objetivos estratgicos as como un Plan de accin para alcanzar dichos objetivos. A continuacin veremos las diferencias fundamentales entre una Planificacin de la Contingencia y la planificacin de los objetivos: - La planificacin de la contingencia implica trabajar con hiptesis y desarrollar los escenarios sobre los que se va a basar la planificacin. - La planificacin de objetivos ya se conoce el punto de partida y se basar en la evaluacin de las necesidades y recursos. -Un Plan de Contingencia debe ser exhaustivo pero sin entrar en demasiados detalles, debe ser de fcil lectura y cmodo de actualizar. Debemos tener en cuenta que un Plan de Contingencia, eminentemente, debe ser Operativo y debe expresar claramente lo que hay que hacer, por quien y cuando. - Toda Planificacin debe tener en cuenta al personal que participar directamente en ella desde el personal que lo planifica hasta aquellos que operativamente participaran en el accidente. Debemos tener en cuenta los procedimientos para la revisin del Plan, quien lo actualizar y como, esa informacin, llegara a los afectados. Una Planificacin de Contingencias debe ser tambin un Plan de Emergencia que contenga los siguientes elementos:

a) Identificacin del escenario b) Objetivos operativos c) Medidas que se deben adoptar d) Investigacin e) Conclusiones Objetivos Generales a) Minimizar las perdidas Objetivos Particulares b) Gestin y coordinacin global, asignacin de responsabilidades c) Activacin del Plan de Emergencia d) Minimizar las perdidas

Contenido del Plan de Contingencia a) La naturaleza de la contingencia b) Las repercusiones operativas de la contingencia c) Las respuestas viables d) Las implicaciones financieras de las respuestas e) Cualquier efecto en otro proceso

Se debern valorar los diferentes escenarios, esta actividad es la ms intuitiva y sin embargo una de las ms importantes ya que sienta las bases de toda la planificacin posterior. Para establecer escenarios es necesario formular distintas hiptesis, aunque estas se basen en todos los conocimientos disponibles, nunca se debe eliminar el elemento de imprevisibilidad.

Debe ser un documento vivo, actualizndose, corrigindose, y mejorndose constantemente. No se trata de un documento que deba ser revisado exhaustivamente y fecha fija, sino de un documento que est en permanente estado de cambio.

Los planes de contingencia debern ser realistas y eficaces. Deber existir un mecanismo para determinar qu plan de contingencia alternativo se instrumentar, tomando en consideracin la eficiencia con respecto al costo. En situaciones de crisis, el rendimiento con respecto a otros objetivos es secundario.

La Comunicacin de Crisis

DIRCOM ATRIUM, empresa perteneciente al Grupo Reputacin Corporativa, public recientemente el Manual: 100 acciones estratgicas para la Direccin de Comunicacin en una Recesin Econmica. Este documento sirve de base para la planificacin de cualquier comunicacin de crisis, ya sea corporativa o circunstancial del mercado. Las 100 medidas las puede consultar en este blog y en este enlace: 100acciones-de-comunicacin-para-una-recesin-econmica-15-jun-2010

Dentro del Plan de Comunicacin de Crisis la gestin de los medios de comunicacin 1.0 y 2.0 es una de las ms sensibles. Recordamos aqu las recomendaciones de DIRCOM ATRIUM en el Manual mencionado:

La Estrategia de Comunicacin ser puesta en prctica exclusivamente por profesionales experimentados en la gestin de la comunicacin corporativa.

La gestin de la reputacin en Redes Sociales deber ser competencia de estos perfiles: Social Media Manager y Community Manager.

La transparencia informativa ser el ncleo de cualquier estrategia de comunicacin externa en recesin econmica.

La informacin empresarial ser despojada de cualquier perfil comercial que la empresa desee impregnar para impulsar las ventas.

La comunicacin con la prensa deber seguir los mismos criterios previos a la recesin econmica.

La atencin a los medios de comunicacin ser ms prxima con la celebracin de reuniones personales que sirvan de termmetro para los periodistas, y de reafirmacin del prestigio corporativo para la empresa.

La atencin a blogueros, expertos 2.0, gures y los 100 twitteros ms influyentes ser otra de las prioridades a desarrollar y mejorar, da a da.

La gestin profesional reputacin corporativa en periodos de recesin es uno de los valores intangibles que ms diferencia a las marcas.

La Informacin empresarial honesta, seria y rigurosa es una herramienta integralmente diferente a la publicidad.

El DIRCOM y/o Jefe de Prensa no son el Jefe de Ventas o el Director Comercial.

La conclusin definitiva es que una crisis se soluciona con un plan preventivo profesional y una gestin sin una sola improvisacin y la cabeza bien fra.

PROTOCOLOS DE LA EMERGENCIA
Nota: Edgardo Delbello (en base a estudios realizados por Jorge Cieza)

PROTOCOLOS DE EMERGENCIA Los protocolo de recepcin, telefnicas son la herramienta bsica, que permite configurar la mejor respuesta frente a situaciones que requieren la asistencia de personal de Defensa Civil y de Bomberos. Son tan imprescindible como los instrumentos de vuelo para pilotear un Jumbo 747, sin ellos no se sabe la velocidad, altitud o estabilidad de la nave.

En el despacho de los recursos y las modalidades de respuestas de Defensa Civil y Bomberos, se requieren condiciones bsicas tales como la formulacin inicial de las Preguntas Claves. Que pas? Personas Afectadas? Cables Cados? Estado de la ruta y acceso?

Estas definiciones son la base para establecer la respuesta, mediante los diversos recursos con que cuenta la comunidad ( Polica, Defensa Civil, Bomberos, Ambulancias, Edesur. Mediante este interrogatorio, es posible identificar con claridad la existencia de vctimas y establecer la necesidad de asistencia mdica sin demora.

Luego de enviar la ayuda, se refina la bsqueda de datos adicionales, a travs de preguntas que permitan definir, la situacin con ms precisin y alertar al personal que esta en camino, sobre situaciones de riesgo o datos sobre la mejor estrategia para controlar la situacin. itfuego.com
Ejemplo:

INCIDENTES EN TRANSFORMADORES ELCTRICOS

I-PREGUNTAS CLAVE

1. Esta el transformador quemndose o humeando? 2. Alguien atrapado? Cuntos? Dnde? 3. Alguien herido? Cuntos? Tipo? Severidad? 4. Hubo algn accidente entre vehculos? 5. Hay cables cados? 6. Hay riesgos en la avenida / calles?

II- PRIORIDADES DE DESPACHO

SITUACIN
rea Poblada

ORDEN DE RESPUESTA
Bomberos Ambulancias (con lesionados) Polica Empresa electrica local

PRIORIDAD
Urgente de inmediato Urgente Urgente

Defensa Civil rea Remota Bomberos Ambulancias (con lesionados) Polica Empresa electrica local Defensa Civil

Urgente de inmediato de inmediato rutina de inmediato de inmediato

III- INSTRUCCIONES DE PRE-ARRIBO

1. Mantener despejada el rea. 2. Asumir que todos los cables estn electrificados hasta probar lo contrario! 3. No intentar rescate de victimas en reas potencialmente electrificada. 4. Notificar al despacho si hay cambios en la situacin antes que llegue la unidad. 5. Enviar a alguien a recibir las unidades que se dirigen al lugar.

itfuego.com

NOTAS DE LA AGENCIA

IV- PREGUNTAS AL QUE LLAMA

1. Est el transformador en un poste o dentro de un edificio?

2. Alguien fue contaminado con aceite del transformador?

V- INFORMACIN TIL

1. Considerar condiciones climticas posible electrificacin de reas mojadas / agua estancada. 2. El aceite de los antiguos transformadores puede contener PCB (Bifenilos policlorados) que es un potente agente carcinogentico. 3. Si hay derrame o victimas contaminadas. Estar atento a la posibilidad que el transformador est ubicado sobre postes o en edificios; as como en cmaras a nivel de la calle, stanos de edificios y garajes.