Caso para Examen Parcial de Procesos de Negocios 2022_II

Solicitud de Compra
Una solicitud de compra se inicia cuando un empleado de la empresa rellena y firma un formulario en papel.
La solicitud de compra incluye información sobre el bien a comprar, la cantidad, la fecha de entrega deseada,
el costo aproximado. El empleado también puede nominar un proveedor específico. Los empleados a menudo
solicitan cotizaciones de los proveedores para obtener la información requerida. Completar todo el formulario
puede demorar algunos días ya que el solicitante a menudo no tiene los datos requeridos. El presupuesto se
adjunta a la solicitud de compra. La solicitud está firmada por dos supervisores. Un supervisor debe
proporcionar una aprobación financiera, mientras que el otro supervisor debe aprobar la necesidad de la
compra y su conformidad con la política de la empresa (p. ej., el software solicitado forma parte del sistema
operativo estándar). Recoger las firmas de los dos supervisores toma en promedio cinco días. Si es urgente,
el empleado puede entregar personalmente el formulario, de lo contrario se distribuye por correo interno. Una
solicitud de compra rechazada se devuelve al empleado. Los empleados pueden hacer algunas
modificaciones menores y pruebe en un segundo intento con otros supervisores para obtener la aprobación.

Una vez que se aprueba una solicitud de compra, se devuelve al empleado que inició la solicitud de compra.
El empleado luego envía el formulario al Departamento de Compras. Muchos empleados hacen una copia del
formulario para su propio registro, en caso de que se pierda.
El Departamento central de compras verifica la integridad de la solicitud de compra y se la devuelve al
empleado si está incompleta.
Con base en las cotizaciones adjuntas y otra información, el Departamento de Compras ingresa la solicitud de
compra aprobada en el Sistema Empresarial de la empresa (ERP). Si el empleado no ha nominado a ningún
proveedor, un empleado del Departamento de compras seleccionará uno en función de las cotizaciones
adjuntas a la solicitud de compra o de la lista de proveedores (también llamada Lista maestra de proveedores)
disponible en el ERP.
A veces, la cotización inicial adjunta a la solicitud ha expirado. En este caso se solicita cotización actualizada
al proveedor correspondiente. En otros casos, el vendedor que envió la cotización no está registrado en el
ERP. En este caso, el Departamento de Compras deberá dar preferencia a otros proveedores que estén
registrados en el ERP. Si dichos proveedores no están disponibles o si los proveedores registrados ofrecen
precios más altos que los de la cotización enviada, el departamento de compras puede agregar el nuevo
proveedor al ERP.
Cuando se selecciona un proveedor, el ERP genera automáticamente una orden de compra. Luego, se genera
un fax y se envía al proveedor. Se envía una copia de la orden de compra a la Oficina de Cuentas por Pagar,
que es parte del Departamento Financiero, que utiliza un sistema de contabilidad que no está integrado con el
Sistema Empresarial.

Las mercancías siempre se entregan al Departamento de Entrada de Mercancías. Cuando se recibe un bien,
un empleado de este Departamento selecciona la orden de compra correspondiente en el Sistema
Empresarial. El empleado verifica la cantidad y la calidad y (en el caso positivo) genera un documento
llamado formulario de entrada de mercancías a partir de la orden de compra almacenada en ERP. A
continuación, las mercancías se reenvían al empleado que inició la solicitud de pedido. Se envía una copia
impresa del formulario de entrada de mercancías a la Oficina de Cuentas por Pagar. Si hay algún problema
con el bien, se devuelve al proveedor y se envía una nota en papel al Departamento de Compras ya la Oficina
de Cuentas por Pagar. El proveedor eventualmente envía la factura directamente a la Oficina de Cuentas por
Pagar. Un empleado de esta oficina compara la orden de compra, la entrada de mercancías y la factura, una
tarea que suele denominarse “cotejo de tres vías”. La combinación de tres vías puede consumir bastante
tiempo. Si hay alguna discrepancia pues hay que investigar, si fue un error del vendedor o un error de entrada
de datos. Lamentablemente, la duración del proceso de pago a veces es tan larga que el descuento por pagar
en un período determinado caduca. Finalmente, se activa una transferencia bancaria y se envía un aviso de
pago al proveedor. Algunos vendedores indican explícitamente en su factura el número de cuenta bancaria
donde quieren que se realice la transferencia. Puede ocurrir que el número de cuenta bancaria y el nombre
indicados en la factura difieran del registrado en la base de datos de proveedores. A veces, los pagos se
recuperan, en cuyo caso se contacta al proveedor por teléfono, correo electrónico o correo postal. Si se dan
nuevos datos bancarios, se vuelve a intentar la transferencia. Si el problema aún no se resuelve, la Oficina de
Cuentas por Pagar debe contactar nuevamente al proveedor para rastrear la causa del pago rebotado.
Este ejercicio es una adaptación de un ejercicio similar desarrollado por Michael Rosemann, Universidad Tecnológica de Queensland. Tomado de Marlon Dumas, Fundamentals Of
Business Process Management. 2013.
Con respecto al proceso anterior, considere las siguientes preguntas:

1. Un modelo IDEF0 – contexto y descomposición en subprocesos. (6 puntos)

2. Haga un modelo BPMN seleccionando por lo menos un subproceso de la descomposición del paso 1), un diagrama BPMN para el subproceso seleccionado.
(6 puntos)
 3. Identifique:
a. El comportamiento del cliente deseado por el negocio. (2 puntos)
b. Defina los atributos o factores clave que deberían tener el negocio (los Procesos) según este
comportamiento deseado. (3 puntos)
c. Identifique el o los procesos que deberían contener los atributos y defina el objetivo del proceso
e indicador posible de acuerdo a estos atributos definidos antes. (3 puntos)

Copie sus respuestas a un documento Word Pdf con la siguiente estructura de nombre para el documento:
PN_2022_II_EP_Apellidos y Nombre del estudiante y finalmente súbalo a esta tarea

Para responder la pregunta 3 puede utilizar el siguiente cuadro:

Comportamient Atributos o Proceso Objetivo Indicador
o Deseado factores Clave

✔ Que el ✔ La ✔ Ingreso de la ✔ Que la ✔ El

proceso de información con solicitud de solicitud de departamento de
solicitud de la que fue compras al compras sea compras no
compra se rellenada la sistema ingresada al devolvió la
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justificada y empleado.
cumple con las
políticas de la
empresa.

✔ Que el ✔ La rigurosidad ✔ Recibir ✔ Que la ✔ No se

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recibir la empleado del recibida mercancía al
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lleve a cabo de entrada de lo solicitado
manera mercancías, a la en la
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según lo si la mercancía compra
establecido cumple con lo
estipulado en la
solicitud de
compra

Este ejercicio es una adaptación de un ejercicio similar desarrollado por Michael Rosemann, Universidad Tecnológica
de Queensland. Tomado de Marlon Dumas, Fundamentals Of Business Process Management. 2013.