Resumen de Contabilidad II – Plan 2019

Unidad 1: Sistema Contable

Procesamiento Contable:
Generalidades

Con respecto al procesamiento contable, debemos primeramente señalar que todo sistema de
información tiene entradas y salidas

En el caso puntual del sistema contable tanto las entradas como las salidas se refieren a:

1) los efectos de hechos y transacciones sobre el patrimonio del ente

2) los bienes de propiedad de terceros
3) ciertas contingencias

Al hablar individualmente de cada uno podemos mencionar que

 las entradas puntualmente son los datos captados con motivo de

transacciones y hechos

 las salidas principales son informes para

1. la toma de decisiones;
2. la vigilancia sobre los recursos y obligaciones del ente ( es decir,actividades de control
patrimonial)
3. el cumplimiento de ciertas obligaciones legales, principalmente de carácter
societario e impositivo.

Hay también salidas intermedias, que se emplean como entradas de otros

procesos contables. (Como por ejemplo el calculo del costo promedio ponderado de las
existencias)

La transformación de datos de entrada en informes contables implica la ejecución de las

siguientes pasos a seguir, comenzando con:

a) Captación de datos que podrían poner en evidencia hechos que la contabilidad deba registrar

b) Análisis de dichos datos para determinar, caso por caso:

1) si deben ser registrados
2) si reúnen las condiciones para ser registrado
3) qué elementos de los estados contables son afectados
4) qué criterios de reconocimiento y medición contable aplicar

c) En el caso de que se deba registrar, se debe utilizar el criterio de reconocimiento y

medición contable seleccionado para poder obtener un resultado al que se denomina saldo
d) Como ultimo paso se debe realizar la producción de los correspondientes informes contables

Captación de Datos:

Dentro de la captación de datos, podemos definir que la principal tarea de la contabilidad debe ser
registrar efectos de hechos que se producen debido a:

a) transacciones con terceros (principalmente compras, recepción de mercaderías adquiridas,

ventas, pagos, depósitos y cobranzas, así como la entrega y recepción de mercaderías)
 b) hechos internos, incluyendo los resultantes de:
1) el empleo de personal
2) consumos de activos (materias primas, materiales de producción, papelería)
3) actividades de producción de bienes o servicios para la venta
4) otras actividades internas (traslado de mercaderías entre depósitos)
5) devengamientos (depreciaciones, seguros)
6) decisiones de los socios y los administradores que tengan un efecto patrimonial o que creen o
eliminen contingencias

c) cambios en el contexto (inflación. deflación, cambios en los precios de los bienes o las tasas de
interés).

Consecuentemente, el sistema contable debe estar organizado de tal modo que a él lleguen datos
verificables y completos sobre todos los hechos susceptibles de contabilización.
En la actualidad la contabilidad generalmente se encuentra computarizada por lo cual, es el
sistema que uno prevee quien define de forma automatizada las cuentas que se convertirán en
asientos, basándose en los datos cargados u obtenidos

Documentacion Respaldatoria:

Cuando el sistema de información contable utiliza comprobantes como base de sus

registraciones, estos comprobantes se convierten en documentacion respaldatoria de los
mismos. La contabilidad procesa muchos tipos de informaciones por lo que se debe proceder a
registrar cuando se identifiquen :

a) Formularios que el ente emite o recibe con motivo de transacciones con terceros u operaciones
internas

b) Documentos importantes (como actas de asamblea y de directorio, escrituras, contratos,

etcétera)

c) Informaciones confiables sobre hechos del contexto (cotizaciones de bienes fungibles, costos
de reposición de materias primas o mercaderías de reventa, índice de precios utilizable para los
ajustes por inflación etc)

d) Salidas de otros sistemas computadorizados o manuales (facturación, cálculo de

depreciaciones y otros devengamientos, control de la producción etc)

La documentacion respaldatoria es muy importante ya que:

a) Es necesaria para que los auditores de los estados contables y los organismos de fiscalización
interna del ente puedan realizar su trabajo
b) Generalmente es requerida por la legislación, incluyendo la impositiva y la previsional
c) Puede ser útil como elemento de prueba en casos legales

Examen de Datos Captados

El examen de datos captados hace referencia a cuando la contaduría de un ente toma

conocimiento de un hecho, estos deben analizar si:
a) Éste hace variar el patrimonio (cuantitativamente o cualitativamente), los bienes de terceros en
poder del ente y contingencias que no hayan dado lugar a computar variaciones

b) Los efectos del hecho pueden medirse en moneda de forma objetiva y confiable.

Solamente deben contabilizarse los hechos que satisfagan ambas condiciones.

Pero antes de contabilizarse se deben efectuar algunos controles

En primer lugar, se debe verificar que no falten comprobantes o documentacion, para lo cual la
teoría recomienda el siguiente procedimiento de 3 partes:
 1. Controlar la secuencia numérica de los comprobantes enumerados e investigar las
discontinuidades u errores
2. Hacer lo mismo con los comprobantes empleados para validar los contabilizados
3. Verificar, al final del período contable, que se hayan registrado todos los hechos típicos de
naturaleza repetitiva (compras, ventas, depreciaciones etc)

En segundo, debe verificarse que ningún comprobante esté ya contabilizado, para evitar dobles
registraciones. La teoría recomienda estampar, en cada comprobante registrado, un sello con fecha
y numero de comprobante

En tercer lugar, debe verificarse que los comprobantes:

a) Respondan a hechos realmente ocurridos y debidamente autorizados
b) Contengan datos válidos
c) Incluyan todos los datos necesarios para su contabilización
d) Cumplan con las normas legales referidas a su contenido y forma
e) Contengan cálculos previos correctos.
Para esto, el autor nos recomienda basarnos en el análisis de los elementos que validan los
comprobantes y su posterior comparación de los datos.Asi como también la revisión de los cálculos
efectuados por terceros
 Los comprobantes que no superen estos controles deberían ser rechazados, corregidos,
reingresados y sometidos nuevamente a los mismos controles de entrada.
Los pasivos que surjan de operaciones no autorizadas deben ser contabilizados de igual manera
ya que la falta de cumplimiento de normas internas no es un asunto de terceros.

Una vez que identificamos los hechos a contabilizar y practicamos los controles de entrada
correspondientes,debe analizarse de qué modo afectan a los elementos de la información
contable.
Este análisis se agiliza cuando los comprobantes son previamente agrupados por tipo de
transacción en grupos, que cubren períodos determinados(ventas del día, compras del día etc)

Después del análisis , deben asignarse las correspondientes mediciones contables, de acuerdo
con los criterios establecidos.
Existen casos particulares, donde la determinación del impacto de un hecho sobre los diversos
elementos de lainformación contable requiere que los datos captados sean comparados con
otros que ya fueron contabilizados. En particular, esto es necesario para cuantificar los
resultados de tenencia que produce el mantenimiento de activos cuya medición contable se
practica a sus valores corrientes.

A modo de recordatorio, la teoría nos menciona que el sistema contable también puede:
a) Registrar y procesar datos no monetarios, como unidades o kilogramos
b) Manejar datos que no tienen unidades, como por ejemplo las fechas de vencimiento de las
obligaciones documentadas a pagar.

Registraciones

Una vez que finalizamos el procedimiento de análisis anteriormente mencionado, se procede a

preparar los borradores de asientos, que luego este contenido se vuelca a:
 Registros temáticos (el mayor general o algún submayor) y cronológicos (el diario general o
algún subdíario) si la contabilidad fuese manual
 Bases de datos electrónicas, cuando la contabilidad está computadorizada, en estos
casos la información volcada aquí sirve para la posterior confección de mayores y diarios

Con respecto a la contabilidad computarizada, debemos aclarar que muchas veces en la practica,
algunos asientos pueden ingresar al sistema contable automáticamente, originados en otras
operaciones o rutinas contables.

Volviendo a las registraciones manuales, cuando se trata de cuentas del mayor y submayores,
generalmente estas registraciones incluyen:

a) El cálculo del nuevo saldo de la cuenta, que resulta de sumar o resta el saldo anterior
y el importe de la variación que contabilizamos

b) Su anotación, de modo que la información volcada sirva para responder consultar rapidas,
preparar informes y calcular nuevos saldos que surjan posteriormente

Con respecto a la preparación de los informes contables, en estos se utiliza la información

almacenada por el sistema. Tenemos que recordar que:
 a) En la contabilidad manual, los datos que se tienen en cuenta para la preparación de los
informes contables surgen de las correspondientes cuentas (es decir, se consideran los saldos
acumulados a la fecha del informe)
b) en la computadorizada, los informes son preparados por la computadora, a partir de la
lectura yclasificación de datos que fuimos volcando a una o mas base de datos.

Es muy importante de igual manera, llevar un control y realizar periódicas comparaciones entre
comprobantes físicos y datos volcados en las bases

Organizacion del Sistema Contable

Con respecto a la organización contable dicha tarea de administrar sistemas contables

incluye la toma de decisiones sobre tema puntuales como:

a) Informes contables, es decir su preparación, su forma, su contenido, la unidad de medida y la

periodicidad
b) Que tareas van a ser llevadas a cabo por cada persona que interviene en el sistema contable
c) Materiales a emplear para el registro contable (ordenadores, formularios de borradores de
asientos etc)
d) Software a utilizar para las tareas principales y auxiliares (programas de teneduría de libros,
administradores de bases de datos, planillas electrónicas etc)
e) Cuentas a usar (cuya lísta constituye el plan de cuentas)
f) Si conviene o no que el plan de cuentas sea complementado con instrucciones sobre el manejo
de cada cuenta y los casos en que cada una de ellas debe ser utilizada (manual de
procedimientos contables) así como asientos tipo para las operaciones y devengamientos
repetitivos
g) Cantidad y características de los registros
h) Circuito que deben seguir los comprobantes hasta llegar al sector contable
i) Pasos previos al registro contable, incluyendo los controles de entrada al sistema
j) Secuencia en que se efectuarán las anotaciones contables
k) Formulas o calculos a utilizar en determinadas tareas (ejemplo: para el cálculo de los
interesesdevengados en cada período)
l) Controles a practicar sobre entrada y salida de datos contables asi también como de saldos

Además, debemos tener en cuenta los requerimientos legales sobre la manera de llevar
losregistros contables.
Para tomar dichas decisiones es necesario un amplio conocimiento de los conceptos y
formas de la disciplina contable, asi como también tener un conocimiento acerca de la
legislación fiscal del país y de la administración de empresas, ya que dentro del sistema
contable, los sistemas operativos interactúan con los sistemas administrativos.

Aspectos Especiales de Procesamiento

Dentro de los aspectos especiales de procesamiento se incluyen todos los análisis y controles
presentados anteriormente en esta misma unidad, es decir, para una correcta aplicación de el
método de registración mas común como lo es la partida doble, debemos tener en cuenta todas las
consideraciones del procesamiento contable, incluidas las que desarrollaremos a continuación

Subdiarios o Diarios Auxiliares

Con repescto a las anotaciones practicadas en subdiarios, estas se deben hacer de manera que
sea fácil obtener los totales que se van acumulando como consecuencia de los débitos y los
créditos registrados en cada cuenta.
 Dichos totales deben volcarse a los correspondientes asientos en el diario general y
posteriormente anotados en el mayor general.

A modo de aclaración debemos indicar que, con la tecnología actualmente disponible, es posible
el diseño y funcionamiento de un sistema contable que combine anotaciones realizadas en
subdiarios sin que sea necesaria la preparación de los llamados asientos resumen en el diario
general. No obstante, esa posibilidad técnica podría estar limitada por la existencia de normas
legales que requieran que los efectos de todas las transacciones, figuren en el diario general.

A su vez también, dentro de los aspectos especiales de del procesamiento encontramos a los

Controles de Salida

Según la teoría, los controles de salida nos indican que tras cada proceso contable, los registros
actualizados deberían pasar por controles que permitan detectar errores de contabilización que
deban ser corregidos. En el caso particular de los asientos del diario por partida doble, es
importante controlar que el total de los débitos coincida con los creditos. Tambien, cuando sea
posible, deberían controlarse los totales respecto a importe y cantidad de documentos
comparándolos con totales de control preparados por un sector ajeno a la contabilidad.

Si la contabilidad estuviese computarizada, los dos controles mencionados se pueden automatizar.

Y también pueden programar a la PC para que emita informes que indiquen si serespetan ciertas
relaciones lógicas entre los totales determinados para ciertos datos.

Si la contabilidad fuese manual y los nuevos saldos obviamente no se calculan automáticamente,

se requieren controles extra para verificar que no hayan existido errores de cálculo en su
determinación. La teoría nos recomienda proceder de la siguiente manera:
 En primera parte separar las fichas correspondientes a las cuentas del mayor o del
submayor que sus saldos fueron actualizados
 En segunda parte, calcular para obtener las sumas algebraicas de los saldos tanto, los
saldos anteriores a la actualización como los posteriores a ella
 Y por ultimo, comparar que las dos sumas sean iguales

Puede existir la situación en que las entradas al sistema contable son salidas de otros sistemas
computadorizados, si estos emitiesen informes contables, podríamos utilizarlos como una
verificación adicional para los datos contabilizados.

Como un punto muy importante dentro de los controles de salida, es que la documentacion debería
marcarse para prevenir el riesgo de su doble contabilización, con un sello correspondiente.

Tambien tenemos a los denominados

Controles Periódicos

Que tal como nos indica su nombre, es el proceso de efectuar controles determinados cada cierto
periodo de tiempo, la teoría nos recomienda que se realicen controles tales como
a) La preparación de balances de saldos de las cuentas del mayor general y verificar que la
suma de sus saldos sea nula
b)La preparación de balances de saldos de mayores auxiliares y verificar que sus totales
coincidan con lossaldos de las pertinentes cuentas control
c) Proceder a comparar y conciliar los saldos contables con los informados por terceros
d) Si fuese posible, comparar los saldos contables con los resultados de los correspondientes
recuentos físicos
e) Analizar las partidas componentes de los saldos de cuentas de activo y pasivo no
alcanzadaspor los controles anteriores y evaluar si la composición es razonable.
Por ultimo, la teoría nos menciona, dentro de los aspectos especiales del procesamiento contable a
la

Correcciones de Errores

Este punto nos menciona que los errores de contabilización que se detectan aplicando los
controles necesarios o por cualquier otra causa, deben ser corregidos inmediatamente. La teoría
nos menciona que los errores mas típicos de contabilización son la omisión de asientos, errores
de mediciones y utilización incorrecta de cuentas

Si nos referimos a los errores de omisión, estos se salvan asentando lo omitido. En estos
casos, la explicación delasiento debería mencionar que se trata de la corrección de una
omisión anterior.
Si la contabilidad estuviese computarizada, los de medición y utilización incorrecta de cuentas
pueden corregirse modificando directamente el asiento original, en tanto no se haya efectuado
ya el cierre del período contable.
Si la contabilidad fuese manual, la teoría nos menciona que la correcciones de asientos con
errores deberían hacerse en dos pasos:
a) El primer paso seria anular la anotación anterior mediante un contrasiento, ya sea repitiendo el
original con signos contrarios o debitando las acreditadas y viceversa
b) Y como segundo paso contabilizar el asiento correcto

Tambien nos menciona la bibliografía que no les parece adecuado que la corrección se haga
mediante un asiento complementario que simplemente refleje las diferencias entre las cifras
correctas y las registradas.
Este método dificulta los análisis de movimientos contables, ya que obliga a armar cada asiento
corregido a partir del contabilizado originalmente y de su corrección. Nos parece preferible que los
importes correctos figuren en un único renglón.