Desarrollo

Tema 1: Estudio, resumen, contestación de cuestionarios y comentarios de los capítulos del 8

al 11 del libro sistema y procedimientos contables, segunda edición, autor Fernando
Catacora Carpio.

Capitulo VIII - Principales características de un sistema contable

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y

una relación aceptable de costo/beneficio.

Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las

operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos
que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la
exactitud de sus registros contables.

Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad

cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características
especiales de un negocio en particular.

Un sistema de información Contable debe abarcar los siguientes elementos:

- Hardware donde se procesa la información.

- Software propiamente dicho.
- Recursos Humanos.
- Políticas y normas contables adoptadas por la entidad.

8.1 Esquema del funcionamiento de un sistema contable

Un sistema Contable es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las decisiones
financieras. Un sistema Contable debe enfocarse como un sistema de información que
reúne y presenta datos resumidos o detallados acerca de la actividad económica de una
empresa a una fecha determinada (Balance General) o por un periodo determinado
(Estado de Ganancias y Pérdidas).

Las principales tareas que lleva a cabo un sistema contable son:

Ingreso de los Datos

Un sistema contable se realiza a través de un comprobante de diario. Cada comprobante

de diario contiene dos o más registros, sean débitos o créditos.

Los registros débitos o créditos se denominan asientos de diario, de esta forma un

comprobante de diario está formado al menos por dos o más asientos de diario.

Los comprobantes de diario pueden ser:

- Manuales: un comprobante manual implica necesariamente que los registros en el
realizado, sean conformados o validados a través del ingreso de datos en un terminal de
captura de datos.

- Mecanizados: otra modalidad del ingreso de datos a un sistema contable es en forma

mecanizada, esto implica que se debe utilizar un medio de almacenamiento magnético
para poder transferir los registros contenidos en los comprobantes de diario, sea vía
diskette o cinta magnética.

Validación de Datos

Esta verifica que los datos ingresados cumplen con ciertos parámetros previamente
establecidos para el control de los datos desde el punto de vista de su consistencia.

Actualización de Registros

Consiste en el traspaso de los movimientos del diario general, a cada una de las cuentas
de mayor. La actualización de registros puede efectuarse de dos maneras:

Interactivamente: que hace los movimientos del diario se contabilicen en el momento en

que el operador está grabando el detalle de cada una de las transacciones. Una
actualización bajo este esquema requiere que se tengan controles fuertes sobre todo el
proceso.

Emisión de Reportes

Es una de las funciones principales de un sistema contable y consiste en el

procesamiento de la información contable que ha sido grabada, validada y actualiza.

Generador de reportes

Algunas veces un gerente contable o gerente de presupuesto, requiere que la

información sea presentada bajo ciertos parámetros, clasificación o detalle. Para poder
cumplir con esta necesidad, un software debe tener incorporada la opción en la que el
usuario pueda tener la posibilidad de crear sus propias estructuras de reportes.

Esta facilidad es poderosa para un gerente de presupuesto ya que le permitirá presentar

la información en la base de datos contable, de acuerdo con el nivel de detalle que
requiera. Respecto a la opción de generador de reportes, es conveniente realizar las
siguientes observaciones:

Cuadre de Totales: los totales para las cuentas de detalle pueden ser generadas
automáticamente por el computador, pero en algunos casos los totales pueden ser
obtenidos tomando el código de una cuenta mayor hasta un nivel determinado, en estos
casos si el usuario agrego un código de mayor al catálogo de cuentas y posee
movimientos con saldo y no fue agregada a la estructura correspondiente en el
generador de reportes.
Títulos y encabezados del reporte: debe tenerse cuidado en colocar los títulos que
realmente denoten o expresen la información contenida en el reporte financiero y las
fechas para las cuales se está emitiendo el reporte.

Unidades Monetarias: Debido a la cantidad de cifras y dígitos involucrados o por

cualquier otra razón, se requiera presentar las cantidades o saldos en unidades de miles,
por ejemplo, en este caso debe tenerse en cuenta que el sistema aproxime o redondee las
cifras adecuadamente.

Índices Financieros Otra opción que incluye los programas de contabilidad es la opción
de índices financieros, que se calculan con base en los saldos que presenten las cuentas
de mayor a una fecha determinada.

Algunos de los índices más comunes son:

- Índice de Solvencia
- Prueba del Ácido
- Rotación de Cuentas por Cobrar
- Rotación de Inventarios
- Capital de Trabajo
- Margen de utilidad Bruta
- Rendimiento sobre la Inversión
- Días de ventas en los inventarios
- Rotación de Cuentas por Pagar
- Días de Gastos
- Promedio diario de Compras
- Promedio diario de Ventas

Con los índices financieros calculados por un sistema contable deben efectuarse lo
siguiente: el Cálculo de Índices, que consiste en que debe de ser realizada en forma
manual e indicar en una nota los criterios utilizados para su cálculo y no se pueden
modificar, y por último la clasificación de las Cuentas.

8.2 Procesamiento en lote vs. procesamiento en línea

El procesamiento de la información consiste en realizar las siguientes operaciones en un

sistema:

- Operaciones de Entrada
- Operaciones de procesamiento
- Operaciones de Almacenamiento de Datos
- Operaciones de Salida
- Operaciones de Mantenimiento de los Datos
Cuando se están evaluando las operaciones de entrada de información al sistema
contable, debemos tomar en cuentas dos modalidades el de Ingreso de Datos y sus
ventajas y desventajas. Estas formas de procesar datos las podemos clasificar en:

*Procesamiento en Lote: También conocido como Procesamiento en Batch, se

caracteriza porque las transacciones son agrupadas en lotes y almacenadas para su
posterior tratamiento y/o procesamiento.

Además, recibían la información a través de las desaparecidas tarjetas perforadas, en

donde los registros contables eran grabados en localidades distantes físicamente del
lugar en el cual se centralizaba y se procesaba información.

*Procesamiento Interactivo: es una forma de procesar la información en un sistema de

cómputo que consiste en actualizar la información de forma inmediata en los archivos
de datos.

Los sistemas Interactivos también son llamados Sistema OnLine o sistemas en línea.
Uno de los factores que han influido en el incremento de los sistemas interactivos, es el
uso de terminales o pantallas con las cuales se puede interactuar inmediatamente con la
información almacenada en el computador.

Un sistema Interactivo registra y actualiza las operaciones en el momento en que se

realizan, por lo que la mayor ventaja es el tiempo de respuesta que tiene en comparación
con los sistemas en lote.

La mayor ventaja de un sistema interactivo es la rápida capacidad de respuesta que tiene

el sistema ante el ingreso de unos datos específico. Cuando la información de un
sistema contable es procesada en forma interactiva, en el momento que se afecta una
cuenta, en ese instante el saldo del mayor se actualiza.

8.3 Sistemas independientes

La primera forma como se procesó información financiera fue a través de sistemas que
no tenían algún tipo de transferencia automática de información, esto se debía entre
otras razones a la poca capacidad de procesamiento y almacenamiento de las primeras
computadoras.

Un Sistema Independiente se caracteriza por procesar la información en forma

individual y no compartir y/o transferir información con otros sistemas.

Comentario capitulo VIII

Un sistema Contable es el eje alrededor del cual se toman la mayoría de las decisiones
financieras. Un sistema Contable debe enfocarse como un sistema de información que
reúne y presenta datos resumidos o detallados acerca de la actividad económica de una
empresa a una fecha determinada. Un sistema de información bien diseñado ofrece
control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio.
Cuestionario capitulo VIII

1. ¿Cuáles son los principales elementos de un sistema contable?

Un sistema contable es el eje alrededor del cual se toma la mayoría de las decisiones
financieras. Un sistema contable debe enfocarse como un sistema de información que
reúne y presenta datos resumidos o detallados acerca de la actividad económica de una
empresa a una fecha o por un periodo determinado.

2. ¿Considera usted que el grado de complejidad de las operaciones en la

empresa ha influido en el procesamiento de los sistemas mecanizados?

En los últimos años muchas empresas han crecido en tamaño y complejidad debido a las
operaciones por ellas realizadas por lo cual los sistemas necesarios para manejar esa
gran cantidad de información han evolucionado en término de especialización y
aumento de la capacidad de cómputos.

3. ¿Cuáles son las tareas que lleva a cabo un sistema contable?

 Ingreso de los datos

 Validación de datos
 Actualización de registros
 Emisión de reportes

4. El control sobre el ingreso de los datos asegura que la información grabada,

esté de acuerdo con los parámetros necesarios para su procesamiento.
¿Cuáles son los controles que se pueden llevar a cabo sobre el ingreso de los
datos?

El ingreso de los datos es un sistema contable que se realiza a través de los

comprobantes de diario contienen dos o más registros, sean débitos o créditos. Los
registros de débitos o créditos se denominan asientos de diario de esta forma un
comprobante de diario está formado por dos más diario.

5. ¿Cuáles son los tipos de comprobantes que se pueden procesar por un

sistema contable?

Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos

- Manuales
- Mecanizados

6. ¿Qué información es relevante para un comprobante contable?

Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden
cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad
elaborados previamente.
Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier
medio y en idioma castellano.

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con

indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y
autorizado.

En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así
como las cuentas afectadas con el asiento.

La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras,

códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar
respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que
correspondan.

Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo

sumo mensuales. Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida
correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren
en orden cronológico todas las operaciones”

7. ¿Considera usted que la posibilidad de grabar un comprobante sin cuadrar

débitos y créditos sea una facilidad de un sistema contable?

 No

8. ¿Defina que es un comprobante de diario?

Comprobantes de Diario tienen como propósito registrar cada operación que se realiza
en una empresa o negocio, ya sea de carácter comercial, industrial o de servicio. Se
elabora un Comprobante por cada día en el que se registren transacciones económicas.
Una de las características de las Partidas de Diario es que, en los totales, él DEBE
siempre tendrá igual cantidad que el HABER.

9. ¿Qué es un listado de excepciones?

Son reportes donde se le detalla al usuario todos los datos para los cuales se tiene algún
tipo de discrepancia u observación.

10. ¿Cuáles son las formas en las cuales pueden ser actualizadas las
informaciones?

La actualización de registros puede efectuarse de dos maneras:

- Interactivamente
- En lote
 11. ¿Qué reporte básico debe emitir un sistema contable?

- Comprobante de diario
- Inventario
- Cuentas por pagar

12. ¿En qué consiste la opción de generador de reporte?

Algunas veces un gerente contable o gerente de presupuesto, requiere que la

información sea presentada bajo ciertos parámetros, clasificación o detalle. Para poder
cumplir con esa necesidad un software debe tener incorporada la opción en la que el
usuario pueda tener la posibilidad de crear su propia estructura de reportes.

13. ¿Cuáles son los aspectos de forma que debe cubrir los reportes financieros
de un sistema contable?

- Cuadre de totales
- Titulo y encabezado del reporte
- Unidades monetarias

14. ¿Qué importancia tiene que las cuentas se encuentren adecuadamente

clasificadas en un sistema contable?

A veces se piensa que la generación de información errada es culpa del sistema,

realmente esto no es así ya que si la data es adecuadamente valida es casi imposible que
el computador desde el punto de vista del hardware modifique algo ya previamente
almacenado o que haga algo que no se le haya instruido.

15. ¿Qué diferencia hay entre procesar la información de lotes o en líneas?

Una de las muchas ventajas es la alta capacidad de cálculo y tratamiento de los datos en
grandes volúmenes. El procesamiento de la información consiste en realizar las
siguientes operaciones en un sistema:

- Operaciones de entrada
- Operaciones de procesamiento
- Operaciones de almacenamiento de datos
- Operaciones de salida
- Operaciones de mantenimiento de los datos

16. Enumere las ventajas y desventajas que surgen si la información es

procesada interactivamente o en línea.

La mayor ventaja de un sistema es la capacidad de respuesta que tiene el sistema ante el

ingreso de un dato específico.
 17. ¿Cuál es la diferencia entre sistemas independientes e integrados?

Un sistema independiente se caracteriza por procesar la información en forma

individual y no compartir o transferir información con otros sistemas.

Capitulo IX - Codificación de datos

La automatización de las operaciones contables requiere que el contador de una

empresa, defina previamente el método de codificación a utilizar por cada uno de los
sistemas administrativos y contables que pondrán en funcionamiento en la compañía.
Así, el sistema de codificación para un catalogo de cuentas será distinto al utilizarlo
para una lista extensa de los ítems de inventarios pero debe estar relacionado con él.

Los sistemas de codificación identifican mediante el uso de símbolos como letras o

números, elementos de conjunto o subconjunto y los relacionan a otros elementos del
mismo conjunto o subconjunto. El funcionamiento efectivo del sistema contable sería
imposible si todas las transacciones contables no fuesen identificadas y codificadas de
alguna forma.

9.1 Características básicas de un sistema de codificación

Todo sistema de codificación debe poseer una serie de características mínimas, a fin de
que sea adoptado como método de procesamiento para la información. Dentro de estas
características podemos encontrar:

Precisión del Código: significa que un sistema de codificación debe aceptar una sola
codificación correcta para cada elemento de un conjunto. Ejemplo, a cada persona que
habrá una cuenta en el banco, debe asignársele un solo código y este debe ser único para
esta cuenta, por lo que podrá ser utilizado en otra cuenta que abra el mismo cliente, o
para otro cliente.

Flexibilidad: significa que la estructura del código debe aceptar más elementos en caso
de que de necesite agregarlos. Uno de los problemas más comunes que se presenten en
los códigos contables, es la falta de flexibilidad de los códigos asignados, al no tomar en
cuenta las operaciones futuras de la empresa.

Conciso: este establece que no se deben adicionar códigos que no tengan relevancia al
momento de identificar un elemento dado, es decir, cada elemento del código debe ser
identificado claramente y que no se preste a confusión.

Significativo: para que un código se considere significativo, debe indicar alguna

característica diferencial de los elementos que se están codificando. De esta forma, se
podrán distinguir o identificar por el código, la transacción que se está procesando.

Operabilidad: la operabilidad de un sistema de codificación implica que los códigos

definidos puedan ser manejados fácilmente por un sistema mecanizado de cómputo.
Debe tomarse en cuenta que una computadora entiende principalmente códigos que sean
de fácil operabilidad.

9.2 Sistema de codificación

Hasta ahora se han visto las características que deberían tener los diferentes métodos de
codificación y sus correspondientes códigos. Estos métodos son:

- Secuencial: que consiste en la asignación consecutiva de un número a una lista de

elementos a partir de un número predeterminado. (ventaja: es útil en lista corta;
desventaja: no se pueden formar grupos para clasificar los elementos).

- Por Bloques: representa una derivación del secuencial, ya que bajo este método los
códigos se asignan secuencialmente, pero en bloques de dígitos consecutivos que
identifiquen alguna característica del elemento a codificar.(ventaja: útil en el
procesamiento de listas cortas; desventaja: pueden presentarse problemas de
flexibilidad)

- Por Grupo: es otra derivación de la codificación secuencial u consiste en la asignación

de un código subdividido en clasificaciones sucesivas que abarcan cada vez un mayor
número de posiciones, y que sirven para identificar un grupo de funciones o
características homogéneas. (ventajas: facilidad de expansión y rapidez en el
procesamiento de datos; desventajas: si no es definida adecuadamente la estructura del
código, pueden presentarse problemas de expansibilidad y confusión en su uso).

- Alfabético Numérico: mediante este se asigna un código alfabético tomando en cuenta

el nombre del elemento de la lista y una codificación numérica, que tiene en cuenta las
demás características de los elementos de la lista. (ventajas: útil en el procesamiento de
listas cortas; desventajas: pueden presentarse problemas de expansibilidad si la
estructura del código no es adecuadamente definida).

- Nemotécnico: efectúa una combinación de números y letras, para identificar por varias
características a cada uno de los elementos. Su aplicación es sumamente útil en aquellas
empresas que manejan una gran variedad y cantidad de ítems.

- Con código de verificación: consiste en agregar un número o letra a una secuencia de

caracteres con base en un algoritmo predefinido y calculado, por el computador, ello
para asegurar la validez de los datos que ingresan al sistema.

- De Consonantes: consiste en eliminar todas las vocales posteriores a la primera letra

de la palabra. No se debe suprimir la primera letra, sea esta una consonante o una vocal.

- Fonético: es un método que codifícalos nombres de los elementos de acuerdo con su

sonido. También es conocido como “método soundex”. Debe mantenerse la primera
letra de la palabra, sea vocal o consonante. (ventaja útil para la búsqueda alfabética en
una lista; desventaja: aplicable a situaciones muy específicas).
- De barras: consiste en la asignación de unas líneas y espacios de distintos ancho que
son impresos a un producto.

La aplicación práctica más evidente está representada por el control que puede tenerse
sobre los inventarios, lo cual permite fácilmente controlar mejor tales activos a través de
la identificación óptica del producto.

9.3 Características de un código contable

Todo código contable debe ser diseñado bajo ciertos parámetros que le permitan
cumplir con los requerimientos de información que solicitan los usuarios.

Debe estar diseñado de forma tal que cumpla con los distintos objetivos de la
contabilidad, se ajuste siempre a las necesidades específicas de la empresa y, además,
cubra las circunstancias especiales y los casos individuales que puedan presentarse.

Las características que debe poseer un código contable son:

- Flexibilidad: significa que un código contable debe estar diseñado de tal forma que
permita, posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran bajo
las condiciones existentes. Esta característica es sumamente importante cuando surgen
nuevos requerimientos de información aplicables a los negocios.

- Adecuada Clasificación: esta indica que un código contable debe estar clasificado de
acuerdo con las normas contables que establece la profesión.

- Jerarquizado: la jerarquización de un código debe establecer subdivisiones para cada

uno de los grupos y subgrupos de partidas que conforman los estados financieros, a fin
de presentar la información hasta el nivel de detalle que sea requerido.

- Claridad de las Descripciones: uno de los aspectos más importantes para el diseño del
código de cuentas, es la claridad en las descripciones y denominaciones de las cuentas
contables, con el objetivo de asociar y establecer una relación directa entre la
descripción de la cuenta y su naturaleza.

9.4 Diseño de un código de cuentas

Para elaborar el código contable de una compañía, el contador debe seguir una serie de
pasos mínimos con objeto de confeccionar la estructura de las cuentas.

Primer paso: especificar o asignar números a los grupos generales de partidas, tanto del
balance general como del estado de resultados.

Segundo paso: definir o especificar el formato del código contable en dígitos y niveles.
Esta definición estará siempre sujeta a la flexibilidad que tenga el software contable que
se esté usando, y a la definición de los parámetros de las cuentas.
Tercer paso: una vez realizados el paso 1 y 2, debemos empezar a desarrollar el código
contable propiamente dicho, de acuerdo con las clasificaciones dadas por la teoría
contable y las necesidades de información de la empresa.

9.5 Relación de la codificación con los sistemas mecanizados

Como se ha podido ver hasta ahora, los métodos de codificación permiten clasificar
adecuadamente todas las operaciones, detalles, transacciones y listas que son manejados
por un sistema de contabilidad. Si nos detenemos a analizar las definiciones de
contabilidad nos daremos cuenta de que la contabilidad se identifica por las siguientes
características:

- Clasificación
- Registro
- Resumen
- Sistematización
- Estructuración
- Análisis
- Interpretación

Todas las acciones son llevadas a cabo por un sistema contable mecanizado para
producir información organizada de acuerdo a los requerimientos de los usuarios. Antes
de registrarse, toda transacción deber ser clasificada para poder ordenarse; previamente,
debe haberse definido cual o cuales serán los métodos de codificación que se utilizaran
en el proceso de clasificación.

Otra característica de la labor contable es la sistematización de las operaciones, lo cual

significa que las transacciones deben estar organizadas de tal forma que su acceso y
procesamiento no se dificulte, sino, sea rápida para el usuario.

Comentario capitulo IX

Los sistemas de codificación identifican mediante el uso de símbolos como letras o

números, elementos de conjunto o subconjunto y los relacionan a otros elementos del
mismo conjunto o subconjunto. El funcionamiento efectivo del sistema contable sería
imposible si todas las transacciones contables no fuesen identificadas y codificadas de
alguna forma. Como se ha podido ver hasta ahora, los métodos de codificación permiten
clasificar adecuadamente todas las operaciones, detalles, transacciones y listas que son
manejados por un sistema de contabilidad.

Cuestionario Capitulo IX

1. ¿Cuál es la importancia que tiene una correcta codificación de los datos y

transacciones financieras en un sistema de contabilidad?

El funcionamiento efectivo de un sistema contable de un sistema contable no sería

posible si todas las transacciones contables no fuesen identificadas y codificadas de
alguna forma, por ejemplo, para graba la referencia de una factura, el contador asigna a
un documento una cadena de caracteres de la forma FC-001 con el número de la factura
correspondiente y este proceso se realiza para cada documento, sean giros, notas de
débito, notas de crédito u otros documentos.

2. ¿Qué relación hay entre la automatización o mecanización de las

operaciones y los métodos de codificación?

Los métodos de codificación permiten clasificar adecuadamente todas las operaciones,

detalles, transacciones y listas de elemento s que son manejados por un sistema de
contabilidad. Los sistemas de contabilidad comprenden una serie de elementos que
funcionan en forma coordinada, desde la simple aplicación del principio de partida
doble, hasta la total automatización de las operaciones financieras en una empresa

3. Explique: ¿Qué utilidad practica tiene los métodos de codificación para la

realización de las conciliaciones bancarias en una empresa?

Se permite la reducción del tiempo que se llevaría para realizar esta operación si se
hiciera de forma manual y la confiabilidad de la información que arrojaría dicha
operación ya que la codificación asegura la veracidad de los datos que se ingresan al
sistema y por ende los resultados que arroja serán más cercanos a la realidad y más
confiables que si se realizaran de una manera más rustica.

4. Investigue en una empresa, ¿Cuáles son las identificaciones mas comunes

para referenciar los documentos que sirven para el procesamiento de la
información contable?

En una empresa se pueden utilizar varios tipos de métodos de codificación, entre los
cuales encontramos:

- Alfabético Numérico
- Nemotécnico
- Con código de verificación
- De Consonantes
- Fonético
- De barras

5. ¿Cuáles son los objetivos para los cuales fueron creados los métodos de
codificación?

Los métodos de codificación fueron creados para facilitar y asegurar el funcionamiento

efectivo del sistema contable. Una codificación de datos permite agrupar en forma más
ordenada cierto tipo de información que puede ser demasiado amplia y compleja para su
utilización y procesamiento.

6. ¿Qué características debe poseer un sistema de codificación?, cite algunos

ejemplos en los cuales no se cumplan todas las características
- Precisión del código: significa que cada elemento debe aceptar una sola codificación

- Flexibilidad: debe permitir aceptar más elementos en casos de ser necesario.

- Conciso: no se deben adicionar códigos que no tengan relevancia para identificar

elementos

- Operatividad: debe facilitar el manejo de los códigos por un sistema de cómputo.

7. ¿Cuáles son los métodos más usados para codificar datos?, de un ejemplo de
aplicación para cada uno de ellos.

Los métodos de codificación que pueden ser utilizados por la empresa son: secuencial,
por bloques, por grupo, alfabético-numérico, nemotécnico, con dígito de verificación,
de consonantes, fonético y de barras.

8.Explique las ventajas y desventajas de cada uno de los métodos

nombrados en la pregunta No. 7

Secuencial:

- Ventaja: Útil en listas cortas

- Desventaja: No se pueden formar grupos para clasificar los elementos.

Por bloques

- Ventaja: Útil en el procesamiento de listas cortas

- Desventaja: Pueden presentarse problemas de flexibilidad

Por grupo

- Ventaja: Facilidad de expansión y Rapidez en el procesamiento de los datos.

- Desventaja: Si no es definida adecuadamente la estructura del código, pueden

presentarse problemas de expansibilidad y confusión en su uso

Alfabético numérico

- Ventaja: Útil en el procesamiento de listas cortas

- Desventaja: Pueden presentarse problemas de expansibilidad si la estructura del

código no es adecuadamente definida

Nemotécnico

- Ventaja: Sumamente útil cuando los ítems a manejar son numerosos

- Desventaja: La codificación de los ítems puede ser engorrosa y compleja

9. ¿Qué es un código Contable? ¿Por qué es importante que un código contable
este adecuadamente diseñado? Que implicaciones tiene una inadecuada
clasificación de las cuentas

Un código contable es el resultado de la sistematización de las operaciones contables y

la columna vertebral alrededor de la cual girarán las operaciones y transacciones de una
empresa. Debe estar adecuadamente diseñado con el fin de producir información
organizada, recuperación y procesamiento y evitar confusiones en las mismas, su
inadecuada clasificación con llevará a que surjan inconsistencias y el proceso se
demore, generando un cuello de botella, el cual perjudicara al momento de analizar los
estados financieros y tomar decisiones.

10. ¿Cuáles son las características que debe cumplir un código contable?

Todo código contable debe ser diseñado bajo ciertos parámetros que le permitan
cumplir con los requerimientos e información que solicita los usuarios.

- Flexibilidad
- Adecuada clasificación
- Jerarquizado
- Claridad en las descripciones

11. Haga un resumen y explique un código contable

Paso 1: Especificar y asignar números a los grupos generales de partidas, tanto el

balance general como el estado de ganancias y pérdidas.

Paso 2: Definir o especificar el formato del código contable en dígitos y en niveles. Esta
definición estará siempre sujeta a la flexibilidad que tenga software contable que se esté
usando, y la definición parámetros de las cuentas.

Paso 3: Una vez realizado el paso 1 y 2 debemos realizar el código contable

propiamente dicho, de acuerdo con las clasificaciones dadas por la teoría contable y las
necesidades de información de la empresa. Cada clasificación puede variar en el grado a
nivel de detalle.

Cada empresa puede adaptar la clasificación que más se acerca a la naturaleza y

objetivo de sus transacciones, sin embargo se debe tener en cuenta en todo momento
que el código contable debe corresponder a las características y naturaleza de cada una
de las partidas

12. Recurra a sus conocimientos contables y defina que se considera como:

Activo: es un bien tangible o intangible que posee una Empresa o persona natural.

Pasivo: es una deuda o un compromiso que ha adquirido una empresa, institución o

individuo.
Patrimonio: es el conjunto de los bienes y derechos pertenecientes a una persona, física
o jurídica.

Cuentas de orden: Esta cuenta también tiene la finalidad de registrar valores reales de la
empresa y no afecta la situación financiera de ésta ni los resultados de los ejercicios.
Son aquellas cuentas que se emplean para registrar derechos y obligaciones
contingentes cuando este no afecta o modifica el balance de la empresa, pero cuya
incorporación en libros es necesaria con fines de recordatorio contable, de control

Ingresos Operacionales: Representan valores contingentes de probable realización,

valores ajenos que se reciben, o se utilizan como recordatorios o con fines de control
contable.

Costos de Ventas: es el costo en que se incurre para comercializar un bien, o para

prestar un servicio. Es el valor en que se ha incurrido para producir o comprar un bien
que se vende.

Gastos de Operaciones: a noción de gastos de operación hace referencia al dinero

desembolsado por una empresa u organización en el desarrollo de sus actividades. Los
gastos operativos son los salarios, el alquiler de locales, la compra de suministros y
otros.

Otros Ingresos: se consideran los ingresos y egresos percibidos y asumidos que no

provienen del giro principal del negocio.

Al finalizar un periodo contable, se debe proceder a cerrar las cuentas de resultado para
determinar el resultado económico del ejercicio o del periodo que bien puede ser una
pérdida o una utilidad.

Recordemos que las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos, gastos, costos de
venta y costos de producción y las de balance son el activo, pasivo y patrimonio.

Egresos: Se conoce como egreso a todo aquello que egresa o sale de un lugar o espacio
determinado. El término hace referencia específicamente al dinero que se utiliza en un
negocio o acción monetaria para pagar determinados gastos y que por lo tanto no puede
ser contado como ganancia

Cuentas de Cierre: es el proceso que consiste en cancelar las cuentas de resultados

(compuestas por las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de producción)
y trasladar dichas cifras a las cuentas de balance respectivas (activo, pasivo y
patrimonio). Este cierre permite conocer el resultado económico del periodo y
cuantificar las ganancias o las pérdidas.

13. Defina los siguientes Términos:

Activo Circulante Disponible

Un activo circulante es un bien o derecho líquido o que puede convertirse en líquido en
menos de un año.

Es decir, es el dinero que una empresa tiene más o menos disponible para usar en
cualquier momento (el dinero que tiene en las cajas y banco, las existencias, las deudas
de los clientes.

Activo Circulante Exigible

Comprende valores que se convertirán en dinero en breve plazo y créditos que no

producen directamente rendimientos, sino que entraron al negocio o se establecieron en
virtud de las transacciones mercantiles.

Activo Circulante Realizable

Son los elementos del activo circulante realizables en un corto plazo. Elementos del
activo de una empresa, susceptibles de hacerse líquidos en el corto plazo. Lo más
habitual es referirse con este término a todas aquellas deudas que los clientes y los
deudores de la empresa mantienen con ella.

Activo Circulante Prepagado

Está integrado por valores cuya recuperabilidad está condicionada generalmente, por el
transcurso del tiempo, es el caso de inversiones realizadas por el negocio y que en un
lapso se convertirán en gastos. Así, se pueden mencionar los gastos de instalación, las
primas de seguro, etc.

Activo fijo

Las propiedades, bienes materiales o derechos que en el curso normal de los negocios
no están destinados a la venta, sino que representan la inversión de capital o patrimonio
de una dependencia o entidad en las cosas usadas o aprovechadas por ella, de modo
periódico, permanente o semi-permanente, en la producción o en la fabricación de
artículos para venta o la prestación de servicios a la propia entidad, a su clientela o al
público en general.

Activo Tangible

Se consideran activos tangibles todos los bienes de naturaleza material susceptibles de

ser percibidos por los sentidos, tales como:

- Materias primas
- El mobiliario
- Las maquinarias
- Los terrenos
- El dinero
Cargo Diferido

Que representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera obtener beneficios
económicos en otros períodos. Se deben registrar como cargos diferidos los costos
incurridos durante las etapas de organización, construcción, instalación, montaje y
puesta en marcha.

Otros Activos

Comprende otros activos de la entidad que no han sido incluidos en los demás grupos de
la clase Activo, como son los gastos pagados por anticipado, los cargos diferidos, los
bienes de la entidad que no corresponde contabilizar en bienes de uso ni en bienes
realizables, las operaciones pendientes de imputación, las cuentas recíprocas entre
distintas oficinas y departamentos de la entidad y los activos intangibles representados
por bienes incorpóreos.

14. Las cuentas y documentos por cobrar, ¿Pueden clasificarse como realizables en
un código contable? Explique su respuesta

No podrían clasificarse como realizables, se clasifican en activos exigibles, ya que estos

representan derechos a reclamar efectivo u otros bienes y servicios, como consecuencia
de préstamos y otras operaciones a crédito. Las cuentas y documentos por cobrar a
clientes, empleados vinculados económicos, propietarios, directores, las relativas a
impuestos, las originadas en transacciones.

15. Las cuentas del patrimonio están formadas por: Capital Social mas o menos las
cuentas del superávit. Investigue: ¿Cuáles son las cuentas que se pueden identificar
en el superávit?

Superávit significa exceder, sobrar, residuo y en general la parte sobrante después de

satisfacer un uso o necesidad. El superávit es el término más apropiado para las
utilidades no distribuidas, pero que por supuesto están sujetas a serlo.

16. Los sistemas contables mecanizados siempre requieren para las cuentas
nominales, de la cuenta contra la cual cerraran sus movimientos, ¿Cuál es la
naturaleza de esta Cuenta?

De estas cuentas, una es de naturaleza crédito, la cuenta de ingresos, que quizás es la

cuenta más importante de toda la empresa, puesto que registra todos los ingresos que la
empresa es capaz de generar, ya sean ingresos operacionales o no operacionales.

18. ¿Cuál es el impacto que tendrá la elección de un método de codificación u

otro, para el procedimientos mecanizado de las operaciones?

La elección de un método de codificación para el procesamiento mecanizado de

operaciones tiene gran incidencia en el procedimiento de datos a través de un
computador, por lo que antes de utilizarse uno u otro sistema deberá efectuarse un
estudio previo acerca de cuál técnica será mejor según a las circunstancias. Debe tenerse
presente que no todos los sistemas de codificación serán aplicables en todos los caso.

19. ¿Qué relación hay entre los objetivos de la contabilidad y los metidos de
codificación?

En los sistemas de contabilidad específicamente en el área de codificación de datos se

pueden decir que hay una aplicación importante para la orientación de su desempeño,
evitar malos entendido, minimizar tiempo guiar las tomas de decisiones, y optimizar la
eficiencia. Estos sistema contienen en forma muy detallada diversos registro identificar
por diferente código para así facilitar el acceso.

Parámetros que le permita cumplir con los requerimientos de información que solicitan
los usuarios y adaptarse a los diferentes objetivos de la contabilidad sin dejar de lado las
necesidades específicas de la empresa.

20. ¿Considera usted que el utilizar métodos de codificación es una forma de

sistematizar las operaciones? Explique su respuesta

Considero que sí, porque la codificación de datos ayuda y facilita el acceso de las
cuentas, productos de distintas empresas que posean este sistema dando un resultado
más eficiente y éxito; ellos están fundamentados en un buen diseño tanto de instrumento
como de código asignado a cada posible respuesta recibida.

Capitulo X - Formularios y registros de contabilidad

La historia de la humanidad cambio con la invención de la imprenta. Desde lo inicio de

la historia, el hombre ha sentido la necesidad de expresar sus ideas y pensamientos en
forma escrita, de esta necesidad no se escapa el mundo de los negocios, por esta razón
surgen los formularios.

Los formularios son los modelos que se utilizan para capturar información para el
registro, control y/o proceso de las operaciones de una entidad. La aplicación de los
formularios es sumamente amplia en los negocios. Por ejemplo, cuando usted efectúa un
depósito en un banco, lo primero que hace es llenar algún tipo de formulario para dejar
evidencia de la transacción realizada; una copia del documento le es entregada, luego de
ser validada por el cajero en señal de conformidad.

Todas las empresas requieren documentar sus transacciones, y dejar evidencia de todo
el trabajo que lleva a cabo los empleados a través de documentos escritos. La gran
mayoría de la información correspondiente a las transacciones que lleva a cabo una
empresa, son plasmada en formularios.

Con el avance de la tecnología de información, muchos formularios están siendo

sustituidos por operaciones registradas en forma electrónica y debido a ellos las
operaciones y transacciones que soportan los registros contables son iniciados,
autorizados y procesado en forma electrónicas, en donde inclusive las personas que
transan las operaciones no llegan a conocerse personalmente.

Una de las características de la oficina del futuro, y hasta de la actual, es la tendencia a

eliminar los documentos escritos, para dar paso a un nuevo estilo de procesar las
transacciones:

Formularios Computarizados. Los formularios no desaparecerán de la oficina ni de las

empresas, pero su uso deberá minimizarse por varias razones: costo, espacio y rapidez
en el proceso de las transacciones. El objetivo del presente capitulo es el estudio de los
formularios y su utilización en la organización.

10. 1 Área de efectivo

El manejo del efectivo y las transacciones con las realizadas y todo el proceso que se
debe llevar a cabo para su disposición, requiere que se implanten controles para evitar
fraudes o disposiciones no autorizadas. Para controlar el efectivo, podemos dividirlo en
dos tipos de operaciones: los ingresos de efectivo que están constituidos por todos los
montos que reciben una empresa por concepto de ventas, servicios que preste, intereses
ganados por inversiones, ventas de activos fijos, cobranzas de créditos otorgados y
cualquier cantidad de dinero que reciba por su operaciones y los egresos de efectivos,
constituidos por todos los desembolsos que debe efectuar una empresa por la
adquisición de bienes o servicios, pagar al personal, pago de deudas o inversiones de
excedentes de efectivo en general.

Debemos tener presente que al implantar controles, el costo de estos no puede superar
beneficios que se espera de los mismos. Algunos de los formularios comúnmente
usados para controlar los ingresos y egresos de efectivo son los siguientes:

- Vales de caja
- Recibos de caja chica
- Reposición de fondo fijos
- Orden de pago
- Arqueo de fondo fijo
- Planilla de deposito
- Aviso de cheques devueltos
- Movimiento diario de caja

Manejo de efectivo.

- Requiere que se implanten controles para evitar fraudes o disposiciones no

autorizadas.
- Ingreso de efectivo.
- Constituidos por los montos que recibe una empresa por diferentes conceptos.
- Egreso de efectivo.
- Constituidos por todos los desembolsos necesarios para la adquisición de bienes o
recepción de servicios.

Área de compra e inventarios

La segunda función que podemos identificar para el control de los formularios, es el

manejo de compra de inventarios. La empresa debe estar en la capacidad de poder
determinar cuánto, cuando, a quien y en qué condiciones se deben efectuar las
adquisiciones que permitan a la empresa tomar bienes y servicios en las mejores
condiciones.

Objetivos del sistema de control para los formularios de compras e inventarios. Deben
ser los siguientes:

- Asegurar que las compras se realizan en las cantidades precisas, con la calidad
adecuada y en la oportunidad que se requiere.
- Realizar únicamente las compras que se requieran y no compras en anexos.
- Tomar en cuenta los descuentos que se deben aprovechar de los proveedores.

Los principales formularios aplicables para las compras y manejo de inventarios, son los
siguientes:

- Requisición de materiales
- Ordenes de compras
- Entradas al almacén
- Salida de almacén
- Tarjeta de inventarios
- Notas de entregas de mercancía

El ciclo de una compra se inicia con la emisión de una requisición de materiales. Este
documento es la vía por la cual de notifica al departamento de compras, acerca de las
necesidades que existen del uso de un bien o recepción de un servicio.

Una vez que la requisición de materiales es emitida por la unidad solicitante, esta debe
ser enviada al departamento de compras, previa aprobación de las personas que tienen
autorización de acuerdo con la política establecidas de la empresa.

Una vez que los bienes o servicios son recibidos por el departamento encargado, deben
emitirse las conformaciones de recepción que correspondan.

La conformidad de los recibos, generalmente, es capturada mediante algún formulario,

normalmente en el informe de recepción en la cual refleja todas las informaciones
referentes a la recepción del bien o servicio requerido y sus correspondientes
conformidades. Esta conformación que el bien o servicio requerido y sus
correspondientes conformidades. Esta conformación debe ser comparada con la orden
de compra que corresponda, pasa así asegurarse que el bien o servicio recibido este
acorde con el solicitado.

Área de personal

Otra de las áreas que podemos identificar como objetivo para ser documentada es el
área del personal. Los objetivos que deben cubrir los formularios del área de recursos
humanos o de personal, son los siguientes:

- Recopilar toda la información referente a los datos del personal.

- Procesar los ingresos y egresos del personal

- Controlar los desembolsos que se originan por los pagos al personal.

- Manejar todas las actividades de reclutamiento, selección, evaluación y diseño de

carrera del personal.

En cuanto a la codificación de los empleados en nomina, la mayoría de las empresas

optan por codificar a sus empleados por el numero de la cedula, en la empresa en
particular que investigue para el desarrollo del punto número 2 del presente trabajo lo
hace con los últimos 9 números de la cedula sin rayas ni guiones.

Área de distribución y comercialización

Otra área en el cual podemos identificar formularios aplicables a cada uno de los
proceso, está relacionada con todo el proceso de ventas y lo que implica las actividades
y posteriores a la misma.

Lo formularios que se diseñan para el área de distribución y comercialización, deben

cumplir con los siguientes objetivos:

- Nota de entrega de mercancía

- Controlar el proceso de facturación
- Efectuar un seguimiento a los pedidos que realizan los clientes
- Cumplir con el manejo de la políticas de los inventarios

10.2 Técnicas para el diseño de formularios

Una de los conceptos que requiere la aplicación de ciertas técnicas es el referente al

diseño de formularios. En esta sección, se expondrán una serie de herramientas que
ayudan a mejorar el proceso para diseñar estos formularios. Cabe la observación inicial
de que cualquier técnica no será mejor que el sentido común que se debe aplicar a la
elaboración y confección de tales herramientas.

Características de los formularios

Todo formulario debe cumplir con ciertas características necesarias, para que se
considere diseñado de acuerdo con las necesidades de cada negocio. Se debe tener
presente en todo momento, que el diseño de un formulario debe responder a la utilidad
que preste en el procedimiento en que sea utilizado.

Las características mínimas que debe tener todo formulario son las siguientes:

- Sencillez en su diseño.
- Formulario debe estar diseñado para un procedimiento específico.
- Orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma secuencia
en la cual se generan los datos.
- Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control
interno, sea incompatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un informe de
recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el cual se cancele una
obligación.

Clasificación de los formularios

Los formularios pueden ser clasificados, de acuerdo a su presentación pueden ser:

- Simples
- Compuestos

Los formularios simples son aquellos documentos que están presentados por una sola
forma y que no poseen copias anexas. En algunos casos, tales como los depósitos a una
cuenta de ahorro, requieren de una sola hoja y queda evidencia del depósito en la libreta
correspondiente. Las cartas con membretes de una empresa, son otros ejemplos de este
tipo de formularios.

Los formularios compuestos poseen más de una hoja y son elaborados con base de un
formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial. Dentro
de este renglón, podemos distinguir lo siguientes tipos:

- De bloques
- Talonarios
- Juego listo o snap out
- Formas continuas

Los formularios para originar una acción, tienen el objetivo de iniciar el proceso o
procedimiento de algún grupo de tarea con un cierto objetivo.

Por ejemplo, la emisión de una requisición de materiales puede dar origen a la emisión
de una orden de compra. Los formularios para informar resultados, son aquellos que son
usados para mostrar cifras o análisis de procesos que se encuentran estandarizados. Un
ejemplo de este tipo de formato, lo presentan los análisis de créditos que son realizados
en las instituciones financieras, y que se encargan de comunicar a un comité de crédito
acerca de los resultados del análisis de la situación financiera, o de resultado del
solicitante del crédito.
Los formularios mensuales son formatos que son llenados en forma totalmente manual,
es decir, no interviene el elemento máquina para su confección.

Los formularios semi-mecanizados se llevan en parte manualmente y en parte, a través

de un elemento maquina como computador o una máquina de escribir. Los formularios
mecanizados, son aquellos que son elaborados totalmente por una computadora, tanto
los datos del mismo como los campos por llenar.

Diseño de formularios

Todo formularios debe seguir una serie de principios básicos para su diseño, estos
principios deben tener en cuenta los aspectos de funcionalidad y eficiencia de los
procedimientos involucrados. Todo formulario debe cumplir al menos con los siguientes
principios:

- Facilidad para su relleno

- Reducción de las posibilidades de error
- Estética
- Reducción de costo

Antes de analizar cada uno de los principios, primero analicemos las partes que
comprenden un formulario.

- Encabezado
- Cuerpo principal
- Observaciones
- Autorizaciones

El encabezado de un formulario se encuentra siempre en la parte superior y debe

contener al menos: el titulo, número y fecha de elaboración del formulario. En algunos
casos, otra información puede ser anexada en esta área., tales como observaciones o
lugar de emisión.

El cuerpo principal contiene la información principal y relevante para procesar el

formato. En el caso de una factura, por ejemplo, los campos de: código de producto,
unidades, cantidad, precio, total parcial y total general, son absolutamente
indispensables.

10.3 Diseño del código contable

Consiste en la agrupación de una clasificación adecuada a cada una de las cuentas del
código contable.

Ejemplo:
Código Grupo

1 Activo
2 Pasivo
3 Patrimonio
4 Cuentas de orden

Medidas de control

Se establecen para asegurar de que los objetivos planeados se están cumpliendo de

acuerdo con lo planificado.

Informes de ejecución

Son análisis comparativos que preparan los gerentes, para mostrar el desenvolvimiento
del negocio y evaluar las metas cumplidas.

Comentario Capitulo X

Los formularios son los modelos que se utilizan para capturar información para el
registro, control y/o proceso de las operaciones de una entidad. La aplicación de los
formularios es sumamente amplia en los negocios. Por ejemplo, cuando usted efectúa un
depósito en una institución de intermediación financiera, lo primero que hace es llenar
algún tipo de formulario para dejar evidencia de la transacción realizada; una copia del
documento le es entregada, luego de ser validada por el cajero en señal de conformidad.

Cuestionario capitulo X

1. ¿Cuál es el objetivo de los Formularios en una Organización?

Esta tiene como objetivo dejar como evidencia todos los trabajos que llevan a cabo los
empleados a través de documentos escritos.

2. ¿Qué importancia tiene el hecho de controlar los formularios?

Su importancia es el control de los documentos por el gran volumen de estos con esto
controlamos las informaciones.

3. ¿Qué área se puede identificar para clasificar los formularios en una

empresa?

- Área de Efectivo
- Área de Compras e Inventarios
- Área de Personal
- Área de Distribución y Comercialización

4. ¿De cuatro ejemplos de formularios que sean utilizados para el manejo de

efectivo?
- Vales de Caja
- Recibos de Caja Chica
- Reposición de Fondo Fijo
- Orden de Pago
- Arqueo de Fondo Fijo
- Planilla de Deposito
- Avisos de cheques devueltos
- Movimiento Diario de Caja

5. ¿Cita al menos cinco características que deben cumplir los formularios?

- Sencillez en su diseño
- Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento especifico
- El orden en el cual se solicita la información debe ser realizado en la misma secuencia
en la cual se genera los datos.
- Un mínimo empleado no debe validar dos formularios que por razones recontrol
interno, sean incompatibles.
- Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos departamentos
que manejan la infamación que contiene los mismos

7. ¿Cuáles son las clasificaciones que podemos identificar en los Formularios?

De acuerdo a su presentación puede ser:

Formularios Simples: Son aquellos documentos que están representados por una sola
forma y que no poseen copias anexas.

Formularios Compuestos: Poseen más de una hoja y son elaborados con base en un
formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial. Dentro
de este renglón, podemos distinguir los siguientes tipos: - De bloques - Talonarios -
Juego listo o snap out - Formas continuas

De acuerdo a su uso pueden ser:

- Formularios para originar una acción: Tienen el objetivo de iniciar el proceso o

procedimiento de algún grupo de tareas con un cierto objetivo:

- Formularios para registrar una acción: Están orientados a guardar información que
pueden ser consultadas posteriormente.

- Formulario para informar resultados: Son aquellas que son usados para mostrar cifras
o análisis de procesos que se encuentran estandarizados.

De acuerdo a su elaboración pueden ser:

- Formularios Manuales: son formatos que son llenados en forma totalmente manual, es
decir, no interviene el elemento maquina para su confección.
- Formularios Semi-mecanizados: Son aquellos que son elaborados totalmente por una
computadora, tanto los datos del mismo como los campos por rellenar.

- Formularios Mecanizados: Son aquellos que son elaborados totalmente por una
computadora, tanto los datos del mismo como los campos por rellenar.

7. ¿Qué principios deben seguirse en el diseño de los formularios?

- Facilidad para su rellenado

- Reducción de la posibilidad de error
- Estética
- Reducción de Costos

8. ¿Cuáles tipos de información deben tener los formularios?

- Encabezado
- Cuerpo Principal
- Observación
- Autorización

8. ¿Cuántos tipos de informaciones pueden tener los formularios?

De acuerdo a su elaboración pueden ser:

- Manual
- Semi-mecanizados
- Mecanizados

9. ¿Considera usted que un formulario refleja la imagen de una empresa?

Sí, porque los formularios son los modelos que se utilizan para capturar información
para el registro, control o proceso de las operaciones de una entidad. Por ejemplo
cuando se efectúa un deposito en un banco lo primero que se hace es llenar algún tipo
de formulario para dejar en evidencia las transacciones realizadas; una copia del
documento le es entregado luego de ser validada por el cajero en señal de conformidad.

10. En el capitulo no se hablo de la utilización de logotipos en los formularios.

Analice si todos los formularios de una empresa deben estar identificados
con logotipos

Sí, porque es como se identifica en nombre de la empresa y ese formulario puede ser
bueno y valido.

11. ¿Establezca una metodología para diseñar un sistema de formulario?

Metodología seria diseñar un sistema de formulario donde sean breves al igual que los
anteriores pero con espacios más pequeños posibles en donde el cliente o los usuarios
puedan efectuar sus datos personales con la brevedad posible.
 12. ¿Por qué se debe realizar un inventario de formulario en la empresa?

Porque al realizar un inventario con los formularios podemos darnos cuenta si todo está
en orden y poder obtener un resultado eficaz ya sea positivo o negativo con respecto a la
situación de la empresa.

13. ¿Cuáles decisiones se pueden derivar de analizar los formularios?

Pueden aclarar la situación financiera de la empresa y podemos actuar con exactitud en

cuanto a cualquier falla que se registre en la misma, o también podría ser cualquier
decisión positiva.

14. ¿Explique los campos mínimos que debe tener un formulario de

comprobante contable?

Deben ser los siguientes

- Fecha de comprobante
- Numero de comprobante
- Código de cuenta
- Descripción de comprobante
- Monto al debe
- Monto al haber
- Observaciones
- Elaborado por
- Aprobado por
- Grabado por

Capitulo XI - Sistema de Contabilidad por áreas de Responsabilidad

La aplicación de los sistemas contables por área de responsabilidad, define las

diferentes unidades de la organización como centros de costos, de utilidad o centros de
inversión. El objetivo principal de un sistema de contabilidad por áreas de
responsabilidad, es el evaluar el desempeño de los empleados de la organización.

Principales áreas de una Empresa

Áreas de responsabilidad: son un conjunto de actividades que son llevadas a cabo por un
grupo de empleados en la empresa.

Sistemas de contabilidad por áreas de responsabilidad

La organización debe establecer metas y objetivos para medir su desempeño. Las

principales áreas de responsabilidad que se pueden identificar en una empresa son:

 Producción
 Finanzas y control
 Comercial

Área de Producción: donde Producir significa fabricar, transformar materia prima en

productos terminados, prestar servicios. Las áreas de responsabilidad se encuentran en
función del proceso de fabricación de los productos, por lo cual existe un área que se
responsabiliza del control de las existencias o materiales.

Área de Finanzas y Control: tiene como objetivo administrar y controlar los recursos
económicos financieros que soportan las actividades de todas las unidades en la
empresa. Dentro las actividades del área de finanzas y control podemos encontrar las
siguientes:

o Administración del efectivo

o Análisis financieros y presupuestario
o Fijación de políticas de créditos
o Control presupuestario o
Relaciones con inversionistas
o Fijación de políticas contables

Área Comercial: tiene como objetivo principal el fijar políticas para el mercadeo,
distribución y venta de los bienes o servicios.

Centros de Responsabilidad

Los centros de responsabilidad son la agrupación de empleados y sus actividades en

forma homogénea, de tal forma que todos actúen hacia una meta u objetivo común.

Se pueden distinguir las siguientes unidades en el área de contabilidad:

- Contabilidad de impuestos
- Contabilidad de nomina
- Contabilidad general
- Contabilidad de ingresos
- Contabilidad de pasivos
- Contabilidad de costo

Centro de Costos son la unidad o grupo de unidades que se caracterizan por acumular
únicamente costos.

Centro de Utilidad controlan los costos y son responsables de los ingresos generados
por las unidades.

Centro de Inversión se mide por la unidad que genera y por la inversión que es necesaria
efectuar para producir las utilidades.

Diseño de un sistema de Contabilidad por Área de Responsabilidad

El diseño de un sistema de este tipo debe contemplar los siguientes pasos:

o Diseño del código contable

o Establecimiento de las medidas de control
o Evaluación y seguimiento

Diseño del código contable

Consiste en la agrupación de una clasificación adecuada a cada una de las cuentas del
código contable.

Medidas de Control

Se establecen para asegurar de que los objetivos planeados se están cumpliendo de

acuerdo con lo planificado.

Informes de ejecución

Son análisis comparativos que preparan los gerentes, para mostrar el desenvolvimiento
del negocio y evaluar las metas cumplidas.

Comentario del Capitulo XI

Este trata de, como debe llevarse a cabo la aplicación de los sistemas contables por área
de responsabilidad, define las diferentes unidades de la organización como centros de
costos, de utilidad o centros de inversión. Menciona las principales áreas de una
empresa que son: producción, finanzas, control, y comercial. Lo que nos sirve para base
al momento de distribuir responsabilidades.

Cuestionario del Capitulo XI

1.) Defina el termino área de Responsabilidad

Se define como un conjunto de actividades que son llevados a cabo por un grupo de
empleados o personas en la empresa. Dentro del área contable, el departamento de
costos, por ejemplo, puede verse como un área de responsabilidad.

2.) ¿Cuántas áreas o actividades comunes pueden identificarse en la mayoría

de empresas?

Producción, Finanzas y Control , y Comercial

3.) ¿Cuántos tipos de centros de responsabilidad pueden identificarse?

o Centros de Costos
o Centros de Utilidad

o Centros de Inversión

4.) Nombre al menos seis áreas en las cuales puede clasificarse el área contable

o Administración del Efectivo

o Análisis Financieros y presupuestarios

o Fijación de Política de Créditos

o Control presupuestario

o Relación con Inversionistas

o Fijación de Políticas Contables

5.) Defina lo que entienden por:

- Centros de Costos: Se define como una unidad o un grupo de unidades que se

caracterizan por acumular únicamente costos. Los departamentos o unidades que son
considerados como centros de costos, normalmente tienen actividades que soporten y
ayuden a una función relacionada con las tres principales explicaciones anteriormente.

- Centros de Utilidad: Va más allá del concepto de costos, porque aparte de controlar
estos, también son responsables de los ingresos generados por las unidades. Por esta
razón, los centros de utilidad tiene una doble responsabilidad en el sentido controlar dos
variables que influyen en la utilidad que reporte cada área.

- Centros de Inversión: Se mide por la utilidad que genera y por la inversión que es
necesaria efectuar para producir las utilidades. Por esta razón, la medida de actuación de
un centro de inversión se da por la relación entre el capital inversión y la utilidad
generada.

6.) ¿En qué se diferencia un centro de utilidad de un centro de inversión?

Se diferencia en que un centro de utilidad va mas allá del concepto del costo y aparte de
controlar, también son responsables de los ingresos generados por la utilidad. Y el
centro de inversión se mide por la utilidad que genera y por la inversión que es
necesaria efectuar para producir las utilidades.

7.) Analice la importancia que tiene el adoptar un sistema de contabilidad por área
de responsabilidad La importancia de la implantación de un sistema de contabilidad
por área de responsabilidad es saber quién controla el gasto, quien lo autoriza y quien es
la persona responsable de los aumentos y disminuciones de los mismos, así como la
información proporcionada..

8.) ¿Cuáles son los pasos que se deben seguir para implantar un sistema de
contabilidad por área responsabilidad?
o Contabilidad de Impuestos

o Contabilidad de Nomina

o Contabilidad General

o Contabilidad de Ingresos

o Contabilidad de Pasivos

o Contabilidad de Costos

10.) ¿Influyen de alguna manera la filosofía de funcionamiento del sistema

mecanizado de contabilidad en el diseño de un código contable por área de
responsabilidad?

El diseño del código contable consiste en la asignación de una clasificación adecuada a

cada una de las cuentas de un código contable para que sea utilizado como una medida
de control y evaluación del desempeño.

11.) ¿Cuáles cuentas de los estados financieros son analizadas con mayor detalle
cuando se separa la organización en áreas de responsabilidad?

 1 Activo 5 Ingresos Operacionales

 2 Pasivo 6 Costo de Ventas
 3 Patrimonio 7 Gastos Operacionales
 Cuentas de Orden 8 Otros ingresos y Egresos
 9 Cuentas de Cierr

12.) Nombre algunas medidas de control que se pueden implantar para tener un
sistema contable por área de responsabilidad

o Ingresos de servicios

o Finanzas o Sistema

o Recursos humanos

o Mercadeo y ventas

o Servicio al cliente

o Ingeniería o Construcción