POLITECNICO NUESTRA SEÑORA DEL CARMEN

PONSCA
Gestión Administrativa y Tributaria

Nombre estudiante: Gabriela Michel Capellan Gutiérrez #10

Investigar y describir los errores más comunes en la recepción de visitas

y/o atención al cliente y plantear las acciones correctas necesarias

Errores más comunes en la Recepción

En la Recepción de cualquier empresa o edificio que disponga de una

oficina de atención al visitante, nos encontramos con unas funciones
mínimas que se deberían cumplir por parte de aquellos que son
responsables en dichas tareas. El recibimiento debe ser de lo más
cortés y profesional, rozando abrumar en la excelencia de la atención.

Pero no siempre se cumplen los mínimos de calidad que debería tener

toda Recepción. Mostraremos aquí los errores más comunes:

1.- Falta de definición de los protocolos de actuación.

No todo vale en la Recepción y las funciones deben estar bien definidas
por el departamento responsable que gestiona la misma. Asimismo, la
Dirección de la empresa debe otorgarle la importancia y consideración
al encontrarse este espacio en un lugar estratégico y de interacción con
personal de visita e interno.
2.- Perfil del profesional de la Recepción.
Se ha utilizado mucho la función del conserje para las tareas de la
recepción y en cuanto se le asignan nuevas funciones se topa con una
limitación de capacidades que impiden un desarrollo apto para la
atención al cliente.

3.- Excelencia en el trato y modos de comportamiento.

En cada Recepción y en cada interacción con el visitante se tiene que
cumplir la máxima de EXCELENCIA. Siempre tiene que ser un 10 sobre
10 y no puede haber motivos para no atender con la máxima eficiencia,
respeto, educación, calidad humana y pasión.

4.- Humor del recepcionista, actitud.

No puede haber malas caras, ni días malos. Se tiene que actuar con la
mejor de las sonrisas, pasión y humor positivo. No hay excusas para no
aplicar las capacidades definidas en el punto anterior con la mejor
actitud posible.

5.- Distinción entre visitantes.

A menudo se puede formar una cola en la atención de los visitantes y
hay que ser capaz de distinguir entre los repartidores de Amazon y
Glovo y entre un directivo que visita la empresa y que puede ser un
nuevo cliente o trabajador. La gestión de colas debe ser profesional y
planificada.

6.- inglés en la Recepción.

En un mundo cada vez más global es necesario poder atender en inglés.
Suele ser conversaciones muy directas y claras con lo que es básico
proporcionar un trato exquisito en dicho idioma. Una formación en este
aspecto ayudará a solventar esta necesidad.
7.- Higiene personal.
Los profesionales que se encarguen de la Recepción y atender al
público no pueden vestir de cualquier manera y deben cuidar su
aspecto de higiene en cuanto a olores, estética, etc.

8.- Resolución de incidencias.

En la Recepción de cualquier empresa o institución se producen
momentos de tensión e incidencias que deben ser resueltas de manera
positiva. No dejar que alguien se vaya descontento de una visita.

9.- Comunicación con otros departamentos.

Permitir una interacción fluida con los departamentos que ayudan a
una mejor gestión de los movimientos de personas y documentos.

10.- Pasión por la excelencia de la atención al cliente.

Esta aptitud no se puede forzar en las personas que realizan la función
de la Recepción. De lo contrario la rutina convierte en desidia su trabajo
y en una menor calidad en el trato al visitante, y es rápidamente
percibida por todos.

11.- Obviar las redes sociales y los sistemas de puntuación.

Cada vez es más normal ver rankings de puntuación donde se valora la
calidad del servicio. También las redes sociales recogen las
observaciones de cada interacción por lo que es importante actuar
SIEMPRE con la máxima excelencia para obtener un 10 de 10.

¿Cómo solucionar problemas de servicio al cliente?

Mejorar tus procesos puede ayudarte a resolver con eficiencia los

problemas de los clientes.

Si bien puede parecer una tarea desafiante, recuerda que hasta el

cliente más frustrado está buscando una solución.
  Monitorear el historial de interacciones con el cliente, brindando
información relevante y actualizada;
 Identificar tendencias y predecir comportamientos;
 Estimular el espíritu colaborativo entre los equipos;
 Establecer prioridades durante el soporte.

Opinión

La recepción de visitas debe ser adecuada ya que una mala recepción

dañara la imagen del negocio. Los empleados deben tener una buena
formación y tener paciencia, ser colaborativos y atentos con los clientes
de lo contrario estos deberían de ser despedidos, porque solo dañan la
imagen del negocio.

Bibliografía

https://escuelarecepcionistashoteles.com/noticias-de-hoteles/
errores-mas-comunes-en-la-recepcion-de-una-empresa

https://www.zendesk.com.mx/blog/problemas-comunes-con-
clientes/