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Abstract
El presente trabajo se realiza con el fin de cumplir con uno de los requisitos
necesarios para lograr la Certificación Green Belt en la metodología de Lean Six Sigma.
Teniendo en cuenta las herramientas ofrecidas por el curso de Lean Six Sigma se ha decidido
órdenes de compra, para este caso reducir el número de modificaciones que se generan sobre
las mismas. Algunos de los puntos de dolor que se identifican en el proceso obedecen a
demoras en el tiempo de aprobación de las órdenes de compra, así como la cantidad de veces
ejecución presupuestal, malestar con los proveedores. Una vez definida la problemática
actual se realizó una reunión con el Equipo de Logística, nuestro cliente interno, con el
objetivo de plantear el problema, analizar las posibles causas del mismo y lograr acuerdos
Introducción
mejorar la vida de las personas y hacer avanzar la ciencia. (Acerca de Roche, 2020)
Historia
Hace más de 100 años en Suiza, el fundador de la empresa, Fritz Hoffmann, convirtió
en realidad una idea pionera: una asociación entre empresas y ciencia puede mejorar la vida
de las personas.
disciplinas y culturas. Abrazaron los riesgos. Así es como en Roche se transforman vidas, se
brindan curas, consuelo y esperanza. Esto es lo que se necesita para marcar la diferencia en la
siguen buscando nuevos enfoques para lograr verdaderos avances contra la enfermedad. La
búsqueda continua para mejorar la vida de cada paciente de la mejor manera posible.
En Roche se cree que es urgente ofrecer soluciones médicas en este momento, incluso
mientras se desarrollan innovaciones para el futuro. Somos muchos, trabajando como uno
solo en todas las funciones, en todas las empresas y en todo el mundo. (Doing now what
Unidad Pharma
Trabajamos todos los días desde nuestra unidad Pharma en torno a cuatro ejes
sostenibilidad, con los cuales más y más pacientes puedan tener un diagnóstico oportuno y
acceso a un tratamiento adecuado con pertinencia clínica y en el marco del uso racional de los
medicamentos.
(Pharma,
Desarrollando nuevas soluciones en Pharma para responder a los retos actuales, 2021)
Antecedentes
Así mismo, es importante tener en cuenta que la compañía cuenta con una Política de
ser tenida en cuenta en el proceso de elaboración de las órdenes de compra. Esta política
bienes y servicios, reglas generales para las cotizaciones, aspectos claves del proceso,
desperdicios y la reducción de la
el Área de Excelencia Operativa, cuyo objetivo y dentro de sus funciones está el mapeo de
con el proceso de “órdenes de compra”, obteniendo así dos indicadores que internamente
Aprobación Interna.
Valor Actual: El 30% de las órdenes de compra toman 10 o más días en aprobación
interna.
Meta: El 15% las órdenes de compra toman 10 o más días en aprobación interna.
Compra.
manera se trabajó en dupla, manejando dos métricas diferentes y las cuales fueron
desarrolladas de manera individual por cada uno de los integrantes del equipo, así:
9
Para esta primera fase, las herramientas que se aplicaron fueron el Project
Charter, SIPOC y la voz del cliente. Así mismo, se estableció el equipo de trabajo, el
Diagrama SIPOC
10
Diagrama de Gantt
11
anteriormente, sino que será el precedente para dar inicio a la toma de decisiones y acciones
pertinentes, que contribuyan a una revisión periódica del mismo y así empezar a identificar
causas y posibles soluciones para mitigar el problema. Este es un primer abordaje, del que no
se tenía data concreta, dado que en nuestra filial no es posible obtenerla, pero gracias al
desarrollo de este proyecto, se realizó comunicación con la afiliada de Polonia y así se inició
una relación de trabajo, que se puede utilizar a beneficio de Roche en Colombia, con el
networking.
La fuente de recolección de datos para esta fase, teniendo en cuenta las dos métricas,
fue el sistema SAP. Al inicio de la recolección se tuvo que analizar las opciones de reportes
que el sistema disponía, fue entonces cuando se indagó con las personas del área de Logística
para solicitar los reportes de modificaciones generadas por orden, esto debido a que los roles
de los usuarios no permiten generar estos reportes de manera detallada. Finalmente, se hizo
Se decidió trabajar con todas las órdenes de compra modificadas en el sistema desde
número de modificaciones por órdenes de compra, tomamos una muestra de cien (100)
órdenes, del total de 986 y para cada una de ellas encontramos los siguientes resultados en
cuanto a modificaciones:
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Número de
Orden de modificacion
Compra No. es realizadas
x OC
4500513043 28
4500514855 7
4500517048 10
4500511507 24
4500517784 8
4500516834 5
4500513210 9
4500511507 24
4500514933 5
4500511528 6
4500517009 11
4500512213 218
4500517569 124
4500516674 13
4500513870 12
4500515418 10
4500517902 5
4500517890 23
4500515162 15
4500516487 74
4500511378 13
4500517784 8
4500513219 19
4500513495 20
4500513949 10
4500513596 26
4500512886 5
4500513362 11
4500515530 53
4500513580 11
4500515418 10
4500515852 2
4500513594 35
4500511746 12
4500515763 17
4500517292 10
4500514865 7
4500513678 112
4500516390 13
4500513943 30
4500514686 8
4500516344 108
4500516345 2
4500516947 9
4500511271 25
4500513803 2
4500515743 5
4500516345 2
4500512672 19
4500511595 16
4500512530 14
4500513156 8
13
Muestra a estudiar
dependiendo de las veces que fueron modificados y de esta manera, el reporte inicial
órdenes.
teniendo en cuenta una distribución normal, sino que se realiza un análisis por distribución de
Poisson:
15
Total de Tasa de
N ocurrencias muestra IC de 95% para λ
10 2227 22.27 (21.3546, 23.2146)
0
16
Esto nos permite tener una primera visión del problema; sin embargo, la intención es
ahondar en el mismo para poder encontrar caminos de mejora, que puedan perdurar en el
tiempo. Es así, como continuamos identificando cual sería la media de estos datos, teniendo
como resultado un promedio de modificaciones por orden de compra de 22 veces. Así mismo
utilizamos Excel cómo herramienta para que con estos datos pudiéramos obtener la Varianza
y la Desviación Estándar:
Por su parte, se realizó el ingreso de la data en Minitab, esto teniendo en cuenta las
comentó que, desde 1 modificación, hasta máximo 4 sería el límite de ajustes por orden de
propuso al cliente iniciar buscando reducir un 50% en las modificaciones. Es decir, cómo
límite máximo de modificaciones tendríamos un número de 11, con lo cual el cliente estuvo
de acuerdo.
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Gráfico de Control 1
Así mismo, este gráfico de control nos muestra que tenemos cinco órdenes de compra
totalmente fuera de los límites y de igual forma, soporta el descontrol del proceso.
Para el desarrollo de esta fase se realizó una sesión virtual con Lluvia de Ideas, la cual
conto con la participación de colaboradores del área de Logística y algunos de los usuarios
creadores de órdenes de compra. En esta sesión se dio apertura al contexto del proyecto y se
compartieron los datos arrojados por el sistema. Es importante aclarar que este proceso no ha
sido motivo de seguimiento ni control, por lo que en dicha reunión se compartió la primera
visión de los datos obtenidos hasta ese momento y se manifestó la necesidad de realizar este
seguimiento.
Así mismo, durante el desarrollo de la sesión, los participantes compartían sus ideas
sobre las posibles causas del problema, así como las soluciones planteadas. Las ideas se
recolectar información acerca de las posibles causas que hacen que se genere la necesidad de
realizar modificaciones, así como también de las posibles soluciones, las cuales se
Dentro de las hipótesis que en ese momento surgieron, que pueden ser el motivo por
Efecto, mapeando lo que, para mí, como miembro de Excelencia Operativa y en contacto
Hasta ese momento, todo lo planteado eran hipótesis, teniendo la percepción del área
de logística, quienes en teoría deben hacerle el seguimiento a este tema, la percepción propia
y finalmente era conveniente tener el análisis de la data. Para el momento de esta sesión de
lluvia de ideas, no se había realizado el siguiente análisis, dónde con la data y muestra
recolectada, se realizó un ajuste de la misma en Excel, utilizando una tabla dinámica para
poder agrupar por concepto de modificación, el número de veces que las órdenes de compra
visualiza cuáles son las causas más frecuentes de modificación por cada orden de compra, las
valores/precio. Relacionando estos resultados, con las hipótesis planteadas por el área de
logística y las propias, hay parcialmente una coincidencia con lo que respecta a los cambios
en los valores, pero los ajustes que contemplan los cambios de usuario no se tenían
mapeados. Esto quiere decir que internamente la orden de compra pasa por los usuarios de
ideas en las cuales se enumeraban las posibles causas y también las posibles soluciones a los
cometan errores.
tiene que ser igual a la factura, sino que, si está dentro de ese rango, el sistema
compras, se logró un acuerdo para iniciar a implementar las siguientes soluciones, todas
1. Para todos los contratos grandes, en los que varía la facturación, es posible
máximo del cual se vayan descontando los servicios; ahí se minimizan las
un análisis previo realizado por el área de compras mostró que el 90% de las
de aumentar aproximadamente 500 mil pesos por evento, para cubrir los
de diciembre de 2021) y se espera con esto poder minimizar el número de modificaciones por
orden, haciendo extensiva esta comunicación a todas las personas que tienen la posibilidad de
claro que para las modificaciones por “Partner Rol” no se encuentra por el momento
planteamiento de soluciones, ya que se debe tener en cuenta que en este proceso intervienen
compañeros de Costa Rica con quienes tenemos permanente contacto ya que en dicha afiliada
Rica inició con la intervención en las órdenes de compra a inicios del año 2020 pero es a
finales de 2021 cuando se empiezan a definir roles específicos dentro del equipo, que a la
fecha están siendo implementados. Cuando estos roles estén definidos con responsables
específicos, se iniciará contacto con ellos para lograr mostrar el impacto de las
soluciones mencionadas:
De cara a una modificación para la orden de compra, cualquier miembro del área de
Excelencia Operativa puede investigar la causa. Sin embargo, es conveniente que este
proceso de ajuste sea realizado por la persona que inicialmente generó la orden de compra,
pues tiene todo el conocimiento de la trazabilidad del proceso y tiene una visión más amplia
Es relevante mencionar que como nunca antes se había hecho control del proceso ni
vista; por ejemplo teniendo en cuenta la eficiencia de las labores especialmente en las
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personas que solicitan las órdenes de compra, es como se puede considerar, por ejemplo
solicitud de ajustes recurrentes, esto de frente al control, no solo del presupuesto, sino del
reproceso que genera realizar estos cambios frecuentemente, sin dejar de lado que
posiblemente estos cambios se pueden generar por falta de planeación de las actividades, lo
que directamente se relaciona con eficiencia. Los Poka Yoques existentes funcionan al hacer
la modificación en el sistema, pero no para prevenir netamente que éstas ocurran, algunos de
ellos son:
-El sistema no permite procesar para pago la factura si la orden de compra vs. El valor
de la factura no coincide
guardar
usuario dentro de la compañía es libre de solicitar los cambios o ajustes que vean necesarios,
sin ningún tipo de lineamiento. Por su parte, por motivo de cierre de fin de año, la compañía
restringe la emisión de órdenes de compra, así como también informa a los proveedores la
fecha máxima para radicar la factura. En el 2021, el último día hábil para generación de
órdenes de compra fue el día 6 de diciembre y el último día hábil para recepción de facturas
fue el día 10 de diciembre de 2021. Debido a que la fecha de implementación de las primeras
soluciones fue el 7 de septiembre, se acordó revisar los resultados antes de finalizar el primer
No. No.
Orden de Orden de No. Modific Orden de
Modific x Modific x
Compra No. Compra No. x OC Compra No.
OC OC
4500518519 5 4500521050 124 4500520697 2
4500519933 2 4500521109 22 4500520499 15
4500520863 11 4500520076 2 4500520623 2
4500522190 7 4500519991 11 4500520080 2
4500519902 2 4500520079 2 4500520016 2
4500520781 13 4500519312 7 4500519407 2
4500518742 2 4500518369 2 4500522663 5
4500520013 2 4500518722 2 4500518785 4
4500522681 5 4500520909 30 4500518259 3
4500521318 5 4500519187 2 4500521495 8
4500522353 15 4500518918 5 4500519594 2
4500520174 2 4500522195 4 4500518422 2
4500522665 28 4500521283 8 4500520698 6
4500522575 5 4500521533 4 4500519190 2
4500522414 6 4500519861 2 4500518982 2
4500522249 11 4500522602 5 4500518720 5
4500521635 19 4500521221 13 4500520161 2
4500518662 5 4500519441 2 4500520824 15
4500520176 2 4500520616 2 4500520614 2
4500519261 8 4500519432 7 4500520345 4
4500520013 2 4500520924 38 4500520792 8
4500518191 2 4500521668 41 4500520531 2
4500520870 6 4500522326 6 4500521235 9
4500519433 5 4500521627 10 4500519269 2
4500518738 2 4500520507 8 4500520176 2
4500521897 13 4500519844 12 4500522415 6
4500522266 5 4500518872 2 4500519271 2
4500522667 5 4500521028 35 4500520047 189
4500520150 48 4500520333 29 4500522616 3
4500518440 2 4500519197 2 4500518084 0
4500521282 13 4500519331 2 4500520045 5
4500518358 2 4500522718 45 4500522242 9
4500520730 2 4500518147 0
4500520260 2 4500518413 3
Muestra después de implementadas las soluciones
Así como la muestra inicial, esta contiene 100 datos, siendo estos los resultados para el
Con este resultado y gracias a las implementaciones podemos decir que el objetivo de
solicitud de la data que por ahora se realiza desde Polonia y se espera que el comportamiento
Gráfico de Control 2
Referencias
historia.html
https://www.roche-cac.com/es/declaracion-de-proposito.html
(Pharma, Desarrollando nuevas soluciones en Pharma para responder a los retos actuales,
2021). Roche.
https://www.roche.com.co/es/acerca-de-roche/roche-co/divisiones/pharma.html