ADMINISTRACION DE PROYECTOS

UNIDAD 4

Unidad 4: El Plan del Proyecto y Cierre

 Presentación de unidad

Apreciable estudiante te damos la bienvenida a la última unidad de esta

asignatura, en la que se abordará cómo se deben ejecutar cada una de las etapas
que conlleva la Administración de Proyectos las cuales son: Inicio, Planificación,
Ejecución, Control y Cierre.

En el inicio se revisará cómo planear y programar un proyecto a grandes rasgos,

así como establecer unos objetivos bien definidos y sobre todo viables.
Posteriormente se tocarán temas de la planificación y la documentación derivada
de ella, en cuanto a la revisión de recursos, identificación de necesidades,
reconocimiento del presupuesto y las herramientas para implementar esta etapa.

Para atender la ejecución y control de la administración de proyectos se plantean

técnicas y herramientas para su ejecución, sobre: el desarrollo del proyecto, la
solución de problemas, los criterios y las consideraciones de ajuste y los costos y
presupuestos enfrentados al costo real. Por último, se tocarán temas de la
documentación e implicaciones del cierre de un proyecto.

Para elaborar esta unidad se tomaron como base tres libros que entrecruzan
conocimientos, técnicas y herramientas para llevar a cabo las etapas que requiere
la administración de proyectos. Estos son: Administración de Proyectos, de
Zacarías Torres Hernández y Torres Martínez Helí (2014), Administración de
Proyectos (2ª ed), de Francisco Rivera Martínez y Gisel Hernández Chávez (2014)
y Administración de Proyectos, la clave para la coordinación efectiva y recursos
(2017).

 Objetivo de unidad

Reconocer cómo se estructura el plan de proyectos para identificar cómo se

desarrollan cada una de las actividades que involucra y enfocar cada actividad
hacia el cumplimiento de metas del proyecto planteado.

¡Bienvenidos a esta unidad!

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4.1 Planeación y Programación

Planificar un proyecto consiste en definir los objetivos, el trabajo a realizar, los

recursos disponibles, el plazo y el presupuesto.

En la fase de planificación debemos:

Mientras que, programar es establecer un calendario de ejecución del proyecto

en cuenta a tiempos, recursos y costos.

La planificación y programación se sustentan en una serie de documentos que

darán sustento al desarrollo del proyecto, por lo que conocer estos formatos es
sustancial para el buen desenvolvimiento de una administración de proyectos.

De esta manera; a la par, que en los siguientes temas se va comentando las

implicaciones de un proyecto desde su gestación hasta el final, también se irán
mostrando los diversos documentos que se deben utilizar en las diversas etapas
del mismo.
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4.2 Establecimiento de Objetivos

Las principales razones para el establecimiento de objetivos en un proyecto, son:

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Los objetivos deben ser:

Los objetivos, son el núcleo del inicio del proyecto, y para dejarlo de manifiesto,
se debe dejar constancia de ellos, en tres documentos iniciales de la planeación,
los cuales son: el enunciado del trabajo como insumo y el acta del proyecto, así
como el registro de los involucrados.

El enunciado del trabajo

Este debe ser: específico, medible, alcanzable, realista y en tiempo determinado.

El documento del enunciado incluye objetivo, descripción del producto o servicio
a obtener y el contexto en el cual se plantea el proyecto lo que permitirá a la
autoridad correspondiente, saber si la propuesta es pertinente en relación con las
metas de la organización.
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El acta del proyecto

Es una carta o memorando que permite dejar constancia de la aprobación del

proyecto y comunicar posteriormente a los interesados su aprobación. Contiene
la descripción de la necesidad a la que responde el proyecto, su objetivo, el
nombre del administrador y su responsabilidad, así como el nombre de los
principales interesados.

El registro de involucrados

Es un documento que puede tomar la forma de una tabla e incluye los siguientes
datos sobre los involucrados: nombre, posición en la organización, datos de
localización, rol en el proyecto, datos de contacto, requisitos prioritarios,
principales expectativas, influencia que podrían tener en el proyecto, fase del
proyecto de su mayor interés, interno/externo, a favor/neutral/en contra.
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4.3 Revisión de Recursos

Una vez planteados los objetivos del proyecto, ahora hay que plantear de una
manera estructurada los recursos humanos que requerirá el proyecto.

La principal entrada del proceso la constituyen el listado de requisitos del equipo

de trabajo, mientras que las salidas de la planificación de los recursos humanos
están integradas por el organigrama, la matriz de roles y responsabilidades y el
plan de administración de los recursos humanos del proyecto.

Organigrama

Se colocan en un esquema los diferentes participantes. Este documento ayuda a

visualizar claramente a los participantes y la jerarquía que ocupan en el proyecto.

Matriz de etapas, personas y responsabilidades

Es una matriz de asignación de responsabilidades que se utiliza para ilustrar las

conexiones entre el trabajo que debe realizarse y los miembros del equipo del
proyecto.
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4.4 Identificación de Necesidades

La identificación de necesidades es parte de la fase inicial del ciclo de vida de un

proyecto. Se comienza con el reconocimiento de una necesidad, un problema o
una oportunidad y termina con la emisión de una solicitud o propuesta para una
mejor forma de hacer algo y por consiguiente se obtenga algún beneficio en llevar
a cabo un proyecto que dé cómo resultado una mejora o ventaja sobre la
condición existente.

Antes de que se prepare la propuesta del proyecto, se tiene que definir con
claridad el problema o necesidad, lo que significa recopilar información para
entender la situación y proponer una solución viable, que retribuya la inversión que
se implementará en el proyecto.

Con frecuencia hay situaciones donde una compañía ha identificado varias

necesidades, pero sus fondos y personal disponibles para llevar a cabo proyectos
que resuelvan todos estos requerimientos, son limitados. En esos casos la
organización tiene que pasar por un proceso de toma de decisiones para
seleccionar aquellas necesidades que, cuando se satisfagan, darán como
resultado un mayor beneficio.

En el contexto de la planificación del proyecto, la administración del alcance

consta de los procesos de recolección de los requisitos, definición del alcance y la
creación de la estructura de trabajo (EDT). En esta fase de planificación, trata
sobre la forma en que se trabajará el proyecto y planificar la estrategia que ofrezca
las mayores posibilidades de éxito.
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Durante la definición del alcance se puede realizar una estimación preliminar

sobre el equipo de trabajo necesario y su organización, así como sobre los
tiempos, costos y riesgos del esfuerzo por emprender.

Documentación de requisitos

Se recomienda hacer dos tablas, una para escribir los requisitos de los productos
o servicios y otra para los requisitos del proyecto.

Matrices de rastreo

Sirven para registrar los productos entregables de cada etapa asociados con los
requisitos.

La primera matriz de rastreo permite entregar los productos entregables

asociados con cada requisito en las distintas etapas del proyecto.
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La segunda matriz de rastreo está en blanco, para que durante la ejecución del
proyecto se vayan registrando los avances de los requisitos.

Ambas matrices de rastreo aseguran que en todas las etapas se esté atendiendo
el cumplimiento de los requisitos y de haber cambios, se facilite el administrarlos.

Definición del alcance

Este documento, como mínimo debe contener:

1. Justificación
2. Metodología
3. Delimitación
4. Productos a entregar
5. Criterios de éxito
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6. Factores de éxito

Estructura de desglose del trabajo (EDT)

Con este documento se busca especificar detalladamente todo el trabajo a

realizar para lograr los productos requeridos. Así, se podrá tener un mayor
conocimiento de las tareas a realizar y un mejor control durante la fase de
ejecución.

El EDT es un gráfico jerárquico en el que se consignan las etapas del proyecto,

con un desglose de sus actividades a realizar. El nivel de detalle debe fundarse
en que:

 Debe permitir entender la tarea a quien la va a realizar.

 Las entradas y salidas que se especifiquen en cada tarea deben ser
cuantificables para que se pueda saber cuándo se terminó cada una de
ellas.
 Debe permitir identificar el grado de avance del proyecto durante su
ejecución.
 Debe ayudar a identificar personas responsables por tarea.
 Debe ayudar a realizar un presupuesto y cronograma más claro y
manejable.
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4.5 Reconocimiento del Presupuesto

El reconocimiento del presupuesto es un proceso que consiste en el desarrollo de

una aproximación de los recursos monetarios que se necesitarán para completar
las actividades que demandará el proyecto. Es una predicción hecha sobre la base
de la información que está disponible en un determinado momento.

Un costo óptimo para el proyecto se logra, entre otros aspectos, tomando en

consideración el sopesar los costos y riesgos, tales como fabricar o comprar un
insumo o bien intermedio, comprar el local en lugar de alquilarlo, así como el
intercambio de recursos.

Los costos estimados no son montos inamovibles. Deben ser revisados y

ajustados en el transcurso del proyecto para que reflejen los detalles adicionales
en tanto estos se hacen disponibles. La estimación del costo aumenta su exactitud
conforme avanza el proyecto.

Los presupuestos del proyecto constituyen los fondos autorizados para ejecutar el
proyecto. El desempeño de los costos del proyecto se medirá con respecto al
presupuesto autorizado.

Consiste en conocer el presupuesto total del proyecto y el costo de cada actividad

a realizar, además de especificar como fluirá el efectivo por un periodo
determinado; en qué tiempo se darán los ingresos y los egresos. Para la
administración del costo se utilizan el documento de presupuesto y el de flujo de
caja.

Documento del Presupuesto

Este documento nos presenta las actividades del proyecto y sus costos
correspondientes, así como sus sumas parciales y totales. Se puede estructurar
de diversas maneras; una forma común es diferenciando los costos directos de los
indirectos. Se pueden también especificar cuentas y subcuentas para asociarlas
con la contabilidad de la organización.
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Flujo de caja

También conocido como flujo de efectivo, es un documento que nos permite

dejar en claro cómo se moverán los recursos financieros del proyecto, es decir,
los ingresos y los egresos, durante su ejecución. Puede determinarse por
semana, mes u otro periodo.

4.6 Herramientas de Planeación del Proyecto

Existen diversas herramientas digitales para la planeación de proyectos; sin

embargo, uno del software más utilizado a nivel mundial para esta labor es
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Microsoft Project. Este software fue lanzado en 1988 y desde entonces se ha

perfeccionado mediante nuevas versiones. Cada actualización incorpora nuevas
configuraciones, que le permiten adaptarse a diferentes tipos de empresas
dependiendo de su sector, tamaño y las actividades que realizan, y también a los
diferentes tipos de proyectos que existen.

Con esta herramienta es posible administrar proyectos, y gestionar la asignación

de tareas y recursos para cualquier tipo de proyecto o empresa. Además, este
puede utilizarse para administrar el presupuesto, repartir la carga de trabajo entre
varios integrantes e incluso dar seguimiento a lo que cada uno de ellos realiza.

Microsoft Project sirve para:

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Lo que hace a esta herramienta tan efectiva es el hecho de que permite la

realización de una planificación exhaustiva, con la que pueden atenderse todos
los detalles al mismo tiempo y así mejorar la toma de decisiones. Es debido a
estas utilidades que este software es especialmente útil tanto en entornos
educativos como laborales, y por tanto, aprender a usarlo resulta imprescindible.
4.2 Desarrollo del Proyecto

Un proyecto es un conjunto de actividades relacionadas entre sí porque persiguen

un objetivo en común. A diferencia de los procedimientos o procesos, los
proyectos son únicos. Cada uno está formado por unas fases y etapas de un
proyecto, unos requisitos, unas tareas específicas, un equipo de trabajo concreto y
un periodo de ejecución determinado. Los proyectos empiezan y finalizan en una
fecha concreta, dentro del ciclo de vida de un proyecto.

Como unidad de trabajo en la que se planifica una ruta de actividades para

alcanzar un objetivo, existen contratiempos. Estos también son únicos de cada
proyecto, según las circunstancias en la que se desarrolle. Ahí estará la
incertidumbre del proyecto. ¿Cumpliremos con los plazos? ¿Tendremos el
material a tiempo? Sin embargo, aunque cada proyecto sea único, todos suelen
cumplir con una serie de fases y etapas en común a la mayoría de
proyectos. Así, existen un conjunto de pasos para el desarrollo de un proyecto,
clasificados por etapas. Y es que por muy distinto que sea el sector en el que se
desarrollen, todos los proyectos suelen empezar por una fase de inicio o
investigación, otra de diseño o planificación, y finalizar con una fase de evaluación
y recopilación de lecciones aprendidas para volver a empezar y hacerlo mejor. Y
es que, aunque hablemos de proyectos como unidades de trabajo únicas, se
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pueden obtener lecciones de cada uno de ellos. Estas nos ayudarán a mejorar la
gestión de nuevos proyectos, los cuales también seguirán estas fases o etapas.

4.8 Seguimiento de Proyecto

Una vez concluida la fase de planificación, se procede a la fase de ejecución y

control del proyecto, donde el administrador de proyectos, documenta, revisa,
evalúa y modifica lo que sea necesario.

De esta manera, la principal entrada de los procesos de ejecución, seguimiento y

control es el plan del proyecto y la salida es la documentación asociada con los
productos entregables, generados de las diversas actividades, de los diferentes
participantes.

Formato de reporte de avance

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Formato de entregables

4.9 Solución de Problemas

En cada etapa de un proyecto siempre habrá problemas de diversa índole y

aunque estos sean diferentes, y cada uno requiera implementar unas acciones
diferentes, es posible definir una pauta a seguir en general para la solución de
problemas:

Identificar las personas implicadas y afectadas

Es bastante habitual que cuando hay un problema todo el mundo quiera opinar y
dar soluciones, lo cual al final acaba dificultando y atrasando la solución. Por ello
es importante identificar las personas que deben participar de este proceso, y
limitarlo a únicamente estas personas. En general existen dos grupos de personas
en función de su relación con el problema:

 Los implicados son aquellos que deben ejecutar alguna acción para
solucionar el problema o participar en la definición de esta. Dentro de este
grupo podríamos encontrar también a personas externas al proyecto que
hayamos invitado para que nos ayuden.
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 Los afectados son aquellas personas que están afectadas por las acciones
que tomemos, pero a las cuales no les corresponde ni ejecutarlas ni
definirlas.

Definir el problema y sus líneas

En muchos casos se tiende a definir el problema de forma general o a generalizar

este, por ejemplo es habitual oír comentarios del tipo: “la ingeniería está mal y no
puede construirse”, cuando el problema es una interferencia entre dos
componentes.

Obviamente, cuando más pequeño y definido sea el problema más fácil será
resolverlo, por tanto el primer paso es entender dónde está exactamente el
problema y definir sus límites. Evitando así hacer grandes cambios que introducen
sobrecostes y riesgo al proyecto, y continuando tal como fue planificado con el
resto.

Definir y acordar una solución con los implicados

Si se han hecho correctamente los pasos anteriores, en este paso el director del
proyecto debe simplemente dejar trabajar a los implicados, facilitando que este
trabajo se haga en la mayor brevedad posible y con la información necesaria, e
introduciendo las necesidades propias del proyecto en la definición de la solución.
A veces lo mejor que puede hacer el director de proyectos es dejar trabajar a los
especialistas, asumiendo un rol de facilitador.

Implementar la solución

Una vez definidas las acciones y sus consecuencias sobre los planes del proyecto,
estas deben ser implementadas en el proyecto, lo que implicará informar a los
afectados y empezar el proceso de gestión de cambios si corresponde. Dentro de
la gestión de problemas también se incluye controlar que las acciones definidas se
están ejecutando correctamente, junto con el resto de tareas del proyecto.

Comprobar que el problema se haya resuelto

Por último, y aunque parezca obvio, es necesario comprobar que una vez
implementadas las soluciones definidas el problema ha desaparecido. De no ser
así deberemos empezar de nuevo.

4.10 Criterios y Consideraciones de Ajuste

Son tres los criterios para considerar el ajuste de un proyecto: reducir el tiempo del
proyecto, reducir el costo del proyecto o nivelar recursos.
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Reducir el tiempo del proyecto

En la mayoría de los proyectos será necesario ajustar el tiempo del proyecto

debido a que el cronograma inicial no logra alcanzar los objetivos de tiempo
planteados en los documentos de iniciación del proyecto.

Alternativas para reducir el tiempo:

 Eliminar una tarea crítica

 Recortar alcance de una tarea crítica
 Asignar más recursos a una tarea
 Incrementar las horas de trabajo
 Adicionar tiempo de adelanto entre tareas
 Cambiar tipo de vínculo entre tareas

Reducir el costo del proyecto

En la mayoría de los proyectos será necesario ajustar el costo del proyecto,

debido a que no alcanzan los objetivos de costo planteados en los documentos de
inicio del proyecto.

Nivelar los recursos del proyecto

Casi siempre las primeras versiones del cronograma estarán desniveladas, es

decir, se habrán sobreasignado o subasignado recursos.

Sólo después de nivelar el cronograma obtendremos el tiempo real en que se

puede terminar el proyecto. Se recomienda nivelar semanalmente en lugar de
diario.

4.11 Costos Presupuestados y Costo Real

A medida que el proyecto va avanzando, es muy probable que salgan asuntos no

contemplados en el presupuesto, que irán haciendo que se replante los costos de
distintos rubros; o bien, y en un caso extraordinario, aumentar la inversión, de tal
manera que al inicio del proyecto se contempla un presupuesto y al final el costo
real puede ser otro o el mismo, pero con variantes.

4.12 Cierre del Proyecto

Con el proceso de cierre se pretende finalizar formalmente el proyecto, sin dejar

cabos sueltos de ningún tipo tanto en lo relativo a la terminación de los productos
entregables y su aceptación por el cliente, la documentación del proyecto y su
almacenamiento, como al finiquito desde el punto de vista legal de los contratos.
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Formato de aceptación formal

El proceso de cierre, realizado por el administrador en estrecha interacción con el

cliente, permite terminar todos los procesos asociados con la administración del
proyecto y constatar su aceptación formal por el cliente. Se debe obtener un
documento de entera satisfacción del cliente a la entrega de los productos o
servicios finales.

Reporte de cierre

Finalmente, como un ejercicio de recuperación de la experiencia, el

administrador y su equipo analizan su desempeño y el de otros involucrados
durante las diversas fases del proyecto y realizan correcciones y actualizaciones
a los activos organizacionales de la empresa donde trabajan.
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4.13 Documentación

¿Te imaginas que alguien no documentará, por ejemplo, la cuenta de explotación,

los resultados mensuales, la contabilidad, el listado de clientes, o una oferta de
venta? ¿O es que todo esto es lo suficientemente importante como para que
quede documentado, pero ese proyecto que vamos a emprender, con el cuál
vamos a dar un salto competitivo significativo, no lo es?

La mente tiene una capacidad limitada de almacenar información. De ahí que se

afirme que, lo que no se documenta… se lo lleva el viento.

Si un arquitecto no puede construir un edificio sin planos, el proyecto simplemente

no existirá sin documentación. Además, lo que en la mayoría de las ocasiones se
esconde detrás de la no documentación no es que lleva tiempo hacerla, sino, más
bien, que no se ha realizado la reflexión y la planificación necesaria.

Documentar las cosas, siempre en su justa medida, es imprescindible para una

correcta gestión empresarial y más aún, para una adecuada administración de
proyectos.

4.14 Entrega y Presentación de Documentos

Se recomienda incorporar los documentos generados durante las etapas de: inicio,
planificación, ejecución, control y cierre del proyecto. Acomodarlos de una manera
estructurada y legible, poner una portada, índice y anexos, de ser el caso y
efectuar una entrega formal de los mismos, donde los interesados en esta
documentación firmen la entrega y presentación de los mismos.

4.15 Revisión de los Recursos y su utilización

Una vez entregada la documentación, también se deben revisar los recursos que
se generaron a partir del proyecto y la utilización de los mismos, para dar
continuidad a los servicios y/o productos generados por el proyecto.

Cierre de la unidad

Ahora sabes que toda administración de proyectos se sustenta en documentos

que tienen ciertas particularidades, usos y fines para cada una de las etapas, de
esta manera, aprendiste como llevar el planteamiento por escrito para la posterior
ejecución de este.

Así, para dar inicio a un proyecto, utilizaste los documentos de Enunciado de

trabajo, Acta del proyecto y Registro de involucrados. Para la etapa de la
planificación, estructuraste un Organigrama de trabajo y lo vinculaste con
la Matriz de etapas, personas y responsabilidades, para identificar necesidades y
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así poder llenar adecuadamente el documento de Estructura y desglose del

trabajo (EDT), a la par que realizaste Matrices de rastreo, herramienta para ir
registrando los productos y entregables de cada etapa asociada. Hiciste
documentos de presupuesto para tener al tanto tus costos y las entradas y salidas
del flujo de caja.

Posteriormente, revisaste los documentos que se requieren para dar seguimiento

y llevar el control del proyecto y que se irán llenando a lo largo del desarrollo del
mismo; así también, aprendiste que durante el desarrollo del proyecto surgen
diversos problemas que hay que ir solucionando sobre la marcha y que además
será muy probable que el proyecto requiera algunos ajustes durante su ejecución.

Por último, revisaste la documentación de cierre como el Formato de aceptación y

el Reporte de cierre. Aprendiste que elaborar una documentación eficaz para las
diversas etapas del proyecto, antes de iniciar, durante y posterior a este, es
sustancial para lograr una adecuada implementación que lleve al cumplimiento de
los objetivos planteados.

Es tiempo de poner en práctica lo aprendido en la Experiencia de Aprendizaje y

Foro Integrador de esta unidad.