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Gestión estratégica de proyectos

Unidad 9. Cierre del proyecto

MCX010
 Unidad 9. Cierre del proyecto

Índice

Presentación de la unidad 3
Propósitos 3
Caso práctico 4
9.1. Acciones para el cierre del proyecto 5
9.2. Retroalimentación del cliente, los usuarios e interesados en el 5
proyecto
9.3. Lecciones aprendidas 6
9.4. Evaluación final del proyecto 6
Escenarios de aplicación 7
Para saber más 8
Cierre de la unidad 8
Fuentes de consulta 9

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 Unidad 9. Cierre del proyecto

Presentación de la unidad

¡Bienvenido a la unidad 9!
En esta unidad aprenderás a implementar las acciones necesarias para el cierre del
proyecto y a establecer técnicas de retroalimentación con el cliente considerando las
lecciones aprendidas y estableciendo una evaluación final, la cual debe realizarse para
identificar los resultados, ya sean positivos o negativos.

Propósitos

Al término de esta unidad lograrás:

Conocer las acciones a realizar para el cierre del proyecto.

Analizar las retroalimentaciones del cliente.
Evaluar las lecciones aprendidas.
Revisar la evaluación final del proyecto.

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Caso práctico
Cuando un proyecto es concluido y toda la documentación es entregada al cliente se
cierra el ciclo de vida del proyecto. La etapa de cierre involucra diferentes acciones como
el cobro de las últimas actividades, evaluación del personal, evaluación del proyecto por
parte de la compañía para registrar las lecciones aprendidas, entre otros.

Una vez concluido el proyecto es importante evaluar el desempeño de cada uno de los
miembros que trabajaron en las diferentes actividades que conformaron el proyecto con
la finalidad de identificar las posibles oportunidades de mejora para la organización y sus
miembros.

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9.1. Acciones para el cierre del proyecto

Idea clave
La fase de cierre del proyecto implica la conclusión de los
trabajos del proyecto y la aceptación por parte del cliente
de todos los entregables. Después de realizada
la junta de evaluación,
Una vez que la compañía concluye el proyecto debe el gerente de proyecto
verificar si los productos que fueron establecidos desde debe documentar de
la planeación han sido entregados con plena satisfacción manera escrita las
del cliente. lecciones aprendidas
y presentar algunas
Todas estas actividades de cierre se pueden revisar en recomendaciones que
una junta o reunión de trabajo en donde se comente la ayuden a la compañía a
evaluación del proyecto. Las principales acciones que realizar de manera exitosa
forman parte del cierre del proyecto son: futuros proyectos.

Cobrar o recibir los pagos de las últimas actividades

realizadas.
Evaluar a los miembros del equipo de trabajo.
Evaluar el proyecto.
Registrar las lecciones aprendidas.
Organizar los documentos del proyecto.

9.2. Retroalimentación del cliente, los usuarios e

interesados en el proyecto
Una forma de llevar a cabo una retroalimentación efectiva
con el cliente es la realización de reuniones de trabajo para No olvides
la evaluación final del proyecto. El objetivo de esta reunión que…
es determinar si el proyecto se desarrolló de la forma en
que el cliente lo esperaba y evaluar si quedó satisfecho con Los productos entrega-
el desempeño de la organización. bles regularmente in-
cluyen manuales, pro-
La reunión de trabajo debe contar con la presencia de cedimientos, diseños,
las personas clave en la ejecución del proyecto como reportes, datos, entre
el gerente de proyecto, inversionistas, clientes, entre otros.
otros. Lo recomendable es que el gerente de proyecto
organice la junta en conjunto con el cliente y sólo cuando
este último esté en condiciones de poder determinar si
la organización cumplió con los objetivos del proyecto.

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Un método efectivo para obtener la retroalimentación

con el cliente es realizando un cuestionario de evaluación. Idea clave
Una vez que el cliente devuelve el cuestionario o encuesta
contestado, el gerente de proyecto debe organizar una
reunión de seguimiento con el cliente para aclarar las Si el cliente queda
posibles dudas que se pudieran haber presentado. satisfecho con el
desarrollo del proyecto
9.3. Lecciones aprendidas es posible que a
la organización se
Los gerentes de proyecto son los encargados de registrar le presenten más
las lecciones aprendidas del proyecto con la finalidad de oportunidades de trabajo
mejorar el desempeño en futuros proyectos, estableciendo en el futuro.
incluso, una biblioteca de recursos. Registrar las lecciones
aprendidas implica recolectar las experiencias vividas
durante el proyecto, ya que así puede mejorarse el
desempeño de la organización en el futuro.

Es necesario que la organización establezca un método

de registro de fácil acceso a la información documentada
para que los gerentes de proyecto y sus miembros
consulten las lecciones aprendidas y la información
almacenada de proyectos anteriores.

El equipo de trabajo debe documentar las lecciones

aprendidas o las experiencias de manera continua y durante
todo el desarrollo del proyecto.
No olvides
9.4. Evaluación final del proyecto que…
La necesidad de evaluar un proyecto surge por la Las lecciones aprendidas
importancia de conocer si la ejecución de las actividades pueden ser un tema de
ha sido exitosa o no, y en caso de que no lo sea tomar las alguna capacitación
medidas necesarias para su mejora en futuros proyectos. interna para llevar
a cabo la gestión y
En la etapa de cierre del proyecto, la organización y administración de un
el cliente se deben asegurar de que los documentos nuevo proyecto por parte
entregados estén debidamente clasificados, ordenados de la organización.
y archivados para que sea sencillo localizar los archivos
cuando se requiera.

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 Unidad 9. Cierre del proyecto
Por ejemplo: Un gerente de proyecto tiene que organizar
un congreso, por lo tanto el equipo de trabajo puede Idea clave
consultar los documentos archivados para evitar o mejorar
algunas experiencias vividas en proyectos anteriores. De
esta manera el equipo de trabajo podrá planear y organizar Conservar información
el congreso de manera eficiente. de las evaluaciones
de los proyectos y
Los registros generados durante el desarrollo del retroalimentaciones
proyecto pueden ser guardados en formato electrónico, del cliente puede ser
aunque en casos excepcionales será necesario información valiosa
conservar copia de los mismos de manera impresa; para preparar futuras
además, es importante contar con un respaldo de toda propuestas para otros
la documentación. proyectos.

Escenarios de aplicación
La información revisada en esta unidad puede aplicarse de manera práctica en los
siguientes escenarios:

En el ámbito empresarial
Aplicarás la retroalimentación con el cliente con la finalidad de identificar oportunidades
de mejora para el desempeño adecuado de los siguientes proyectos.

En la vida cotidiana
Podrás evaluar si tus proyectos personales han logrado cumplir con los objetivos
planteados desde un inicio. Esto te servirá para poder mejorar tu desempeño en futuros
proyectos.

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Para saber más

Para saber más sobre los temas vistos en esta unidad revisa el siguiente material:

Cierre del proyecto

https://www.youtube.com/watch?v=AdNf1lQWGAQ

Cierre de la unidad

En esta unidad aprendiste a implementar las acciones necesarias para el cierre de proyecto,
establecer técnicas de retroalimentación con el cliente considerando las lecciones
aprendidas y estableciendo una evaluación final, la cual debe realizarse para identificar
los resultados, ya sean positivos o negativos.

¡Felicidades!
Has concluido la unidad 9, último contenido de la asignatura.

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Fuentes de consulta

Gray, CF y Larson, EW (2008).  Administración de proyectos  (4ª ed.).

McGraw-Hill/Irwin.
Clements, JP (2012). Administración exitosa de proyectos (5ª ed.). Cengage
Learning.
Project Management Institute. (2017). A Guide to the Project Management
Body of Knowledge (6ª ed.). Project Management Institute.
Randolph, AW. (1993). Gerencia de proyecto. Cómo dirigir exitosamente
equipos de trabajo. McGraw-Hill.

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