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REVISIONES

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09-01-2018 PRO-REC-01 N/A EMISION INICIAL GERENTE GENERAL

FIRMA

ELABORÓ REVISO APROBÓ

Auxiliar de Recursos Humanos Comité de Calidad Gerente General

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1. OBJETIVO:

Fortalecer las capacidades y competencias de la organización, a través de la selección apropiada del

personal, basado en un proceso orientado a la detección de competencias, que garantice la correcta
incorporación de los trabajadores.

2. INDICADORES

INDICADOR DEFINICION FORMULA

Con esta fórmula obtendrá el índice de

accidentalidad por cada trabajador en
términos generales de la compañía y
Nº días perdidos
INDICADOR DE puede ser aplicado también por áreas
Total de trabajadores
ACCIDENTALIDAD para conocer en cuál de ellos cada
LABORAL trabajador está más propenso a
accidentarse y así poder tomar medidas
correctivas.

Con esta fórmula se podrá establecer que Accidentes con tiempo perdido *240.000
INDICADOR DE tan seguido en el mes están Horas trabajadas efectivamente
FRECUENCIA presentándose accidentes laborales en
toda la compañía y también área por
área.

Análisis de desvinculaciones (General)

Salidas x 100
Total de trabajadores del periodo
INDICADOR DE Ayuda a prever necesidades de
ROTACIÓN DE contratación, focalizar acciones en los
PERSONAL procesos de selección y reclutamiento en Análisis de las salidas voluntarias
aquellas áreas de mayor índice de
rotación. Salidas voluntarias x 100
Total de trabajadores por periodo
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Se maneja un archivo físico, el cual es

llevado por nómina y sobre el cual se N°H / días perdidos x 100
AUSENTISMO puede establecer el indicador de N°H x N° días de trabajo
LABORAL ausentismo laboral, ya que se lleva un
control de los permisos. llegadas tarde y
de las ausencias por incapacidad.

3. CICLO PHVA

PLANEAR HACER
 Necesidades del área  Generar nomina
 Cronograma de Vacaciones  Afiliar personal en los sistemas de salud,
 Cronograma de actividades y responsables. pension y ARL
 Establecer políticas de Recursos Humanos.  Causar planillas de pago de aportes
 Definir los responsables de elaboración y  Brindar capacitaciones
verificación de cada paso a paso del proceso.  Evaluación de desempeño
 Certificado laboral

VERIFICAR ACTUAR
 Verificar que se determinen las necesidades  Acciones preventivas y correctivas.
de capacitación del personal y se cumpla las  Identificar oportunidades de mejora en
actividades de inducción y capacitación los procesos
programadas
 Verificar asistencia del personal a la
capacitación.
 Verificar que el personal apruebe la
evaluación del Desempeño.
 Verificar los cambios y adecuación de la
normatividad y procedimientos acordes a la
ley
 Verificar la correcta aplicación de las
novedades del personal de planta de la
entidad.
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4. ALCANCE

Considera la contratación, gestión y administración de recursos humanos, hasta su desvinculación.

5. DEFINICIONES

 Reclutamiento: conjunto de tareas realizadas con el fin de atraer candidatos potenciales, los cuales
deben cumplir con unos requisitos para ocupar cargos dentro de una organización.

 Selección de personal: Proceso en el cual se reúne una serie de pasos enfocados a elegir el
aspirante idóneo para el cargo disponible.

 Convocatoria: anuncio o escrito en el cual se llama a un determinado evento

 Entrevista preliminar: Se pretende detectar aspectos como: apariencia física, facilidad de expresión
verbal, habilidad para relacionarse.
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 Contratación: Acuerdo, generalmente escrito, por el cual dos o más partes se comprometen
recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones.

 Capacitación: Toda actividad realizada en la organización, respondiendo a sus necesidades que

busca mejorar la actitud, conocimiento, habilidades o conductas de su personal.

 Evaluación de desempeño: Es un sistema formal para estimular el cumplimiento de las obligaciones

laborales de un empleado. Su importancia es documentar cuán productivo es un empleado y qué
áreas podría mejorar.

6. RESPONSABILIDADES

Es responsabilidad del Jefe de Recursos Humanos, gestionar el área de acuerdo a las normas establecidas
por la compañía,
El jefe de recursos humanos es el encargado de conocer, dar a conocer y cumplir con este procedimiento

Es responsabilidad de todos los funcionarios cumplir todas las partes de este procedimiento.

7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

El responsable directo de los procesos de recursos humanos, deberá realizar la gestión de creación de
nuevos puestos y aumento de trabajadores, así como de elaborar los expedientes de los nuevos empleados,
documentar las herramientas de control y registro de la información de cada empleado en su respectiva
carpeta.

7.1 Proceso de selección.

El proceso de selección de personal se inicia en el momento en el que surge una vacante para un puesto
actual o nuevo, sea esta originada por una necesidad de aumentar la capacidad humana, o por un
despido o renuncia, finalizando con la contratación del aspirante que mejor cumpla con los
requerimientos del puesto. Este proceso implica los siguientes pasos:

a. Identificación de la necesidad de contratación: El líder de cada proceso será el encargado de

identificar la necesidad de contratación.
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b. Requisición de personal: El líder de cada proyecto será el encargado de diligenciar el formato de

requisición FOR- REC-10 en el cual identifica los aspectos básicos para la búsqueda del personal que
cumpla con los parámetros establecidos.

c. Publicación de la vacante: El jefe y/o asistente de recursos humanos serán los encargados de publicar
la vacante disponible, teniendo en cuenta los requerimientos para el cargo (experiencia, edad, sexo,
salario) y el perfil de puesto. Podrán escoger entre la fuente interna o externa para cubrir la vacante. Sera
publicada en la cartelera de la empresa.

d. Cumplimiento de condiciones y requerimientos: Una vez seleccionados los candidatos, el jefe y/o
asistente de recursos humanos se verificara que todos los aspirantes cumplan con el perfil descrito y
condiciones para aplicar a la vacante.

e. Análisis de candidatos: El jefe y/o asistente de recursos humanos revisará cuidadosamente las hojas
de vida suministradas por los candidatos y la confrontara con los requerimientos del puesto, revisando
las referencias laborales, personales, certificando que la experiencia laboral sea verídica realizando una
preselección de al menos 3 candidatos.

f. Entrevistas conductuales:

Aspirantes a cargos de operarios

Los candidatos deberán presentar una primera entrevista con el Jefe de Producción quien analizará su
destreza y conocimientos en los diferentes procesos de producción que se realizan en la empresa,
verificando que el candidato cumpla con lo establecido en el perfil de cargo.

Aspirantes a cargos de ventas

El Jefe de Ventas realizará esta entrevista y se encargará de analizar y verificar que el candidato cumpla
con los requerimientos establecidos en el perfil de cargo. En el caso que el Jefe de Ventas no pueda
realizar dicha entrevista el Gerente General será el segundo encargado.

Aspirantes a cargos administrativos

El Gerente General realizara esta entrevista y se encargará de analizar y verificar que el candidato
cumpla con los requerimientos establecidos en el perfil de cargo.
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Las entrevistas serán realizadas dependiendo el cargo, el asistente y/o Jefe de Recursos Humanos
tendrá la responsabilidad de realizar una segunda entrevista con todos los aspirantes buscando obtener
en dicha cita información valiosa que justifique la posible incorporación a la empresa, la entrevista debe
ser objetiva y defender ante todo los intereses de BISUCOL S.A.S.

Para respaldar la transparencia del proceso, se completará la guía de entrevista donde se deben hacer
mención los aspectos más relevantes obtenidos de la conversación.

g. Selección del empleado: El jefe de recursos humanos y/o gerente general deberá escoger el candidato
que cumpla con los requerimientos para cubrir la vacante existente. Basando en la información obtenida
en la entrevista y que sea acorde a lo estipulado en la requisición de personal.

7.2 Contratación de personal

Una vez concluido el proceso de selección se abre paso este proceso, el cual tiene como fases de
desarrollo las siguientes:

a) Solicitud de documentación e información al candidato:

Tras haber informado al candidato seleccionado de su incorporación, se procede a hacerle
solicitud de los siguientes documentos:
 Hoja de vida actualizada.
 Fotocopia de la cedula ampliada al 150%.
 2 Referencias laborales.
 2 Referencias personales.
 Certificado de estudios (Diploma de grado y/o acta, certificado de estudios
complementarios).
 Certificado de EPS.
 Certificado de FONDO DE PENSIÓN
 Prueba de embarazo (mujeres)
 Examen medico
 Documento de identidad de beneficiarios

Anexo a esto el jefe y/o asistente de recursos humanos deberán descargar los antecedentes
disciplinarios de: Policía Nacional, Contraloría, Rama Judicial, Procuraduría. Adicional descargar
la información de las páginas de localización de FOSYGA y RUAF, con el fin de verificar que la
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información suministrada en los certificados de EPS y FONDO DE PENSIÓN sean verídicos y así
evitar problemas legales por mala afiliación de seguridad social.

b) Elaboración y firma del contrato:

El jefe de recursos humanos y/o gerente general deberá elaborar el contrato individual de trabajo,
siendo a su vez quien se ponga en contacto con el nuevo candidato para indicarle la fecha y hora
para firmarlo.

c) Inclusión de la información en las bases de datos de recursos humanos y elaboración de

expedientes:

Una vez que se cuente con la documentación solicitada, debe incluir dicha información en la base
de datos de recursos humanos y/o plantilla de empleados, así como elaborar un nuevo
expediente, el cual deberá ser debidamente archivado.

d) Periodo de prueba:

En concordancia con el código sustantivo de trabajo en el Titulo II Cap. I Art. 78 el periodo de

prueba no puede exceder los dos meses. El periodo de prueba puede darse por terminado
unilateralmente en cualquier momento sin previo aviso según el Art. 80 del mismo.

e) Registro biométrico:

Para establecer un control y registro de horas laboradas la empresa hace la inclusión del nuevo
trabajador a partir del primer día de trabajo en el reloj biométrico. El Jefe de Recursos Humanos
tiene la responsabilidad de realizar este proceso y deberá explicar al nuevo empleado que es su
deber marcar diariamente la hora de llegada y la hora de salida.

7.3 Inducción del nuevo empleado:

En el transcurso del primer mes de labores, el empleado deberá recibir tres tipos de inducción.

a) Inducción general a BISUCOL S.A.S: el encargado de realizarla es el jefe y/o asistente de recursos
humanos, donde se incluye contenidos como: misión, visión, estructura, manuales, historia, políticas,
marco legal, Procedimientos en caso de emergencia y rutas de evacuación. Seguido por un recorrido
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a toda las instalaciones de la compañía. Este procedimiento se dejara evidencia con el formato de
inducción al empleado. (FOR-REC-01)

b) Inducción al puesto de trabajo: el encargado de realizarla es el jefe directo, en el cual debe dar el
mayor detalle de las funciones que realizará y de la utilización de las herramientas específicas al
puesto y de las que se valdrá para la realización de sus funciones. Adicional para cada función debe
dejar claro los elementos de protección personal con los que debe realizarse.

Nota: La inducción al nuevo personal debe durar medio día máximo a partir de la fecha de
contratación, esto de acuerdo con la entrega oficial del puesto de trabajo.

7.4. Perfil de cargos

El Jefe de Recursos Humanos entregara la matriz de referencia en el momento de realizar el proceso de

selección en donde se encuentran las competencias (conocimientos, experiencia, habilidades, actitudes)
que se requieran para ejercer adecuadamente el cargo.

El jefe y/o Asistente de Recursos Humanos será el encargado de presentar el nuevo funcionario a su jefe
inmediato y hacerle entrega del Manual de Funciones correspondiente al cargo que desempeñará, en
donde encontrará las funciones para las cuales ha sido contratado y la autoridad que ejercerá dentro de
la organización.

7.5. Control de personal:

7.5.1 Objetivo del control de personal:

Fortalecer los procesos administrativos que garanticen la correcta gestión del personal, con
objetividad y transparencia, logrando así una mayor eficiencia en la resolución de conflictos y una
documentación que ampare las acciones internas de BISUCOL S.A.S, dando un respaldo
jurídico.

7.5.2 Registro y control de personal:

El registro y control apropiado del trabajador, es indispensable para la toma de decisiones y
respaldo legal, ya que en los expedientes los acontecimientos del trabajador, desde su entrada
hasta su salida, y las razones por las cuales sale, siendo esta información utilizada para los
procesos de evaluación de desempeño, ascensos, promociones, referencias laborales y
resolución de conflictos. El manejo de los expedientes es responsabilidad del personal
administrativo, siendo su acceso restringido.
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 Creación del expediente único del empleado: se crea con los documentos que se originan del
proceso de selección y contratación, se deberá asignar un código al empleado el cual serán sus
apellidos y nombres.

El archivo será manejado en un lugar seguro en las instalaciones de BISUCOL S.A.S

7.5.3 Trámite de vacaciones y licencias

La autorización de vacaciones y licencias es acorde al código sustantivo del trabajo.

a) Trámite y registro de vacaciones: La vacaciones deberán ser de forma anual. Las vacaciones
no podrán ser acumuladas por más de dos periodos y las fechas deberán ser comunicadas y
pactadas entre el jefe de recursos humanos y el empleado. Con al menos treinta días de
antelación.
b) Las vacaciones se concederán 15 días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas.

7.6 Capacitaciones

Se debe garantizar la capacitación continua del personal de la compañía, en base a los procedimientos y
procesos de la misma.

Esta capacitación no debe ser entendida únicamente como la adquisición de conocimientos, trasciende a
la comunicación interna, y al desarrollo de comportamientos óptimos de carácter profesional, capaces de
mejorar relaciones, mejorar conflictos, toma de decisiones, mejorar resultados y comunicación entre todos
los trabajadores y liderar equipos.

Se realizara una encuesta semestral para detectar las necesidades de capacitación o entrenamiento de
nuestros empleados en determinado cargo por causas como: traslado de actividad, promoción de cargo,
resultados de auditoría, producto no conforme, nuevas tecnologías, cambios de producto, etc., con el fin
de que el trabajador adquiera el nivel de competencia requerido.

Esta solicitud se debe analizar en los comités gerenciales; en donde cada jefe es el encargado de
justificar la necesidad de realizar las capacitaciones en sus respectivos procesos para que sean
aprobadas por Gerencia; y Recursos Humanos las programe oportunamente de acuerdo a la
disponibilidad de los recursos de la compañía.
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7.6.1 Dependiendo del resultado obtenido se debe programar capacitaciones adecuadas para el
mejoramiento de la calidad, esta se debe programar en la matriz de capacitaciones y se deben llevar a
cabo evaluaciones para validar los resultados de la capacitación.

7.7 Evaluación de desempeño

Semestralmente el Jefe de Recursos Humanos entregara a cada uno de los jefes de proceso los formatos
de evaluación de desempeño para que sean aplicados al personal que tienen a cargo diligenciando el
registro de Evaluación de desempeño (FOR-REC-02) de acuerdo al cargo que desempeña el trabajador.

Esta evaluación tiene como enfoque medir las competencias establecidas por la organización y
establecer instancias de comunicación y retroalimentación entre empleados, jefes y el proceso de
Recursos Humanos dentro de una perspectiva de mejoramiento continuo.

Esta evaluación podrá realizarse antes del año en caso que el jefe del proceso considere necesario hacer
un seguimiento o retroalimentación a un trabajador que presente inconvenientes en su desempeño con el
fin de identificar las causas (personales, ambiente laboral, salud, etc.…) y poner en marcha un plan de
acción.

Al personal nuevo que entre a laborar en la compañía deberá realizársele una evaluación de desempeño
a los seis meses de estar realizando sus labores con el fin de asegurar el cumplimiento de las
competencias y objetivos definidos para cada cargo, posterior a esta y dependiendo del resultado se
evaluará anualmente.

Para la evaluación de desempeño se definen unas competencias y objetivos a evaluar, se debe tener en
cuenta que no todos son evaluables para todos los cargos, se tienen criterios de evaluación diferentes
para cada cargo.

Según el resultado de la evaluación de desempeño el jefe del proceso deberá establecer las acciones a
seguir con cada trabajador para el mejoramiento de la misma en caso de ser necesario.

7.7.1 Políticas que rigen la evaluación de desempeño

 Planificar la evaluación de desempeño anual, para los trabajadores nuevos se deberá hacer una
evaluación de desempeño terminado el periodo de prueba, a los seis meses y al año.
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 Comunicar al principio de cada periodo, los factores que posteriormente serán evaluados, esto permite
orientar los esfuerzos en forma y ejecución de las funciones cotidianas, generando a su vez estabilidad
al interno.
 Seleccionar los criterios o factores de evaluación de forma minuciosa y objetiva, buscando que los
mismos obedezcan a los principios, conocimientos, formas, actitudes y resultados.
 Previo a las jornadas de evaluación, capacitar al personal en los niveles y/o puntuaciones a otorgar, así
como hacer conciencia de la importancia del proceso y la integridad esperaba por parte de ellos.
 Tras analizar la información y establecer las medidas de capacitación o reconocimiento a implementar,
estas deben de ser comunicadas a todo el personal, de modo que la actividad y el plan de acción
trascienda, y se perciban como parte integral de una gestión adecuada del personal, orientada a
mejorar las condiciones laborales.
 Una vez tabulada y obtenida cada calificación, la hoja de evaluación es incorporada al expediente de
cada empleado.

7.8 Permiso:

El trámite de los permisos deberá realizarlo el trabajador de la siguiente manera:

1. Tramitar la solicitud con dos días hábiles de anticipación, con previo conocimiento de su jefe
inmediato.

2. Reclamar el formato solicitud de permiso FOR – REC - 08

3. Diligenciar el formato y hacerlo firmar de enterado por el jefe inmediato y Supervisor del área de
producción, quienes deben registrar la justificación de la posibilidad del mismo.

4. La responsabilidad de verificar y/o autorizar o no el permiso, es por parte del Jefe de Producción.

5. En caso de ser aprobado el permiso debe ir debidamente firmado por la persona que autorizó.

6. En caso de grave calamidad doméstica, la oportunidad del aviso puede ser anterior o posterior al
hecho que lo constituye o al tiempo de ocurrir este, según lo permitan las circunstancias.

7. En caso de entierro de compañeros de trabajo, el aviso puede ser hasta con un día de
anticipación y el permiso se concederá hasta el 10% de los trabajadores.
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8. En los demás casos (sufragio, desempeño de cargos transitorios de forzosa aceptación y

concurrencia al servicio médico correspondiente) el aviso se hará con la anticipación que las
circunstancias lo permitan. Salvo convención en contrario y a excepción del caso de concurrencia
al servicio médico correspondiente, el tiempo empleado en estos permisos puede descontarse al
trabajador o compensarse con tiempo igual de trabajo efectivo en horas distintas a su jornada
ordinaria, a opción de la empresa (CST, art. 57, núm. 6º).

7.9 Ausencias y retardos:

 El trabajador que por alguna razón no pueda llegar a tiempo a la compañía debe comunicarse lo
antes posible con el supervisor del área, para que este lo informe al área de Recursos Humanos.
Todas las ausencias del puesto de trabajo deben ser justificadas con documentos que corroboren
la información por parte del trabajador.
 Según lo establecido en el Art 48 del Reglamento Interno de Trabajo es falta grave “a) La falta
total del trabajador en la mañana o en el turno correspondiente, sin excusa suficiente, por tercera
vez. b) La falta total del trabajador a sus labores durante el día sin excusa suficiente, por tercera
vez.” Y deberán aplicarse las sanciones establecidas por este.
 Según el reglamento interno de trabajo se incurrirán a las siguientes sanciones por retardos en el
horario de llegada
 El retardo hasta de quince (15) minutos en la hora de entrada sin excusa suficiente, cuando no
cause perjuicio de consideración a la empresa, implica por primera vez, multa de la décima parte
del salario de un día; por la segunda vez, multa de la quinta parte del salario de un día; por
tercera vez suspensión en el trabajo en la mañana o en la tarde según el turno en que ocurra, y
por cuarta vez suspensión en el trabajo por tres días.
 La falta en el trabajo en la mañana, en la tarde o en el turno correspondiente, sin excusa
suficiente cuando no causa perjuicio de consideración a la empresa, implica por primera vez
suspensión en el trabajo hasta por tres días y por segunda vez suspensión en el trabajo hasta por
ocho días.
 La falta total al trabajo durante el día sin excusa suficiente, cuando no cause perjuicio de
consideración a la empresa, implica, por primera vez, suspensión en el trabajo hasta por ocho
días y por segunda vez, suspensión en el trabajo hasta por dos meses.
 La violación leve por parte del trabajador de las obligaciones contractuales o reglamentarias
implica por primera vez, suspensión en el trabajo hasta por ocho días y por segunda vez
suspensión en el trabajo hasta por 2 meses.

7.10 Incapacidades:
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 El trabajador debe informar inmediatamente a Recursos Humanos, Supervisor y/o Jefe inmediato,
sobre la incapacidad, licencia de maternidad o de paternidad otorgada por la EPS.
 Debe hacer llegar a más tardar el día siguiente la incapacidad en original, con la historia clínica o
diagnóstico, fotocopia al 150% de la cédula de ciudadanía, para que Recursos Humanos pueda
radicar y hacer las diligencias con la EPS correspondiente. (Decreto 19 del 2012 art. 121).
 Si hay recomendaciones médicas que afectan la labor, debe solicitarlas por escrito para
entregarlas en el área de Recursos Humanos.

Nota:

 La compañía reconoce las incapacidades y licencias que sean expedidas por la EPS donde está
afiliado el trabajador
 El trabajador debe asumir la incapacidad en la casa, con los cuidados que le han enviado y por
ningún motivo será permitido su ingreso a la empresa a laborar en días de incapacidad médica
netamente comprobada.
 El empleador no podrá pedir, bajo ninguna circunstancia, al empleado presentarse a laborar en
días de incapacidad médica.

8. RIESGOS

INTERNO Y EFECTOS
RIESGO CAUSA DESCRIPCION
EXTERNO

Falta de conocimiento
en el área de Incumplimiento en la
Deficiencia en el desempeño, poca realización de las inconformidad entre
NIVEL DE
rendimiento destreza y habilidades funciones, poca los funcionarios,
DESEMPEÑO
general del para desempeñar habilidad en el mala calidad del
desempeño funciones, falta de desempeño, error en la servicio
compromiso por parte de prestación del servicio.
las personas

CAPACITACIÒN Mala realización Baja asistencia en las Equivocaciones, errores, Mala prestación del
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capacitaciones internas
definidas en el plan de
formación;
DE
incumplimiento del plan incumplimiento,
PERSONAL
de las funciones de formación; bajo desentendimiento, servicio
control en la medición de ignorancia.
la eficacia de las
capacitaciones

Insatisfacción individual
que afecta de manera
negativa el ambiente Desmotivación del grupo
Inconformidad laboral, falta de sentido de trabajo, falta de Bajo rendimiento del
AMBIENTE en el ambiente de pertenencia por la entendimiento entre los personal,
LABORAL laboral empresa, dificultad para compañeros, actitud discusiones y malos
comunicarse integrarse negativa frente al entendidos.
y relacionarse con el entorno.
equipo de trabajo

Atraso en las actividades No cumplimiento de

y cumplimiento de los objetivos de la
Contratación del
SELECCIÒN DE funciones, no entrega de entidad,
Mala calidad de personal que no cumple
PERSONAL los informes de manera insatisfacción del
la prestación del con el perfil establecido
oportuna, poca habilidad usuario, sanciones
servicio en el Manual de
en el desempeño de sus por los entes de
Funciones
funciones control

9. OPORTUNIDADES

 Oportunidad de mejora y aprendizaje mediante capacitaciones enfocadas en la mejora de

desempeño y habilidades estimulando concentración y habilidad para relacionarse con otros
compañeros de trabajo.
 Evaluación y retroalimentación continúa del desempeño para consolidar el compromiso del
equipo de trabajo.
 Reconocimiento de labores realizadas como incentivo y motivación a los trabajadores.
 Desarrollo de nuevas técnicas y tecnologías para el mejoramiento de habilidades y aplicación
de conocimientos.