Instituto Técnico Vocacional Dr.

Imrich Fischmann
Catedrático: José Higueros
Curso: Organización de taller

Tema: Procesos de administración

No. Apellidos Nombres Clave

1 López Alarcón Luis Pablo 35

2 López Domingus, Edwin Eduardo 39

3 López Mazariegos Cristopher Luís Antonio 44

4 López Miranda Máriam Edith 45

5 López Montesflores María Alejandra 46

6 López Yat Jostin Estiv 54

7 Lux Velásquez Edwin Giovanni 55

8 Mancilla Morales Andy Eliud 57

9 Marroquin Canizales Francisco Javier 58

Grado: Sexto Bachillerato Industrial

Sección: “C”
Fecha de entrega: 08/04/2021

1
Índice
Introducción……………………………………………………………………………………………….. 3

Objetivos……………………………………………………………………………………………………4

Definición de concepto de administración y procesos que implica…………………………………..5

Identificación de procesos de administración…………………………………………………………..14

Administración del flujo de información que se genera en el taller…………………………………..17

Definición de administración y administración de taller………………………………………………..20

Descripción de las funciones de las diferentes áreas de trabajo en el taller………………………...21

Planificación sobre el uso adecuado de las diferentes áreas del taller………………………………26
Creación de normas y actividades de cada departamento o área del taller…………………………33
Identificación de técnicas de monitoreo para mantener el orden en el uso de herramientas utilizadas
en cada trabajo……………………………………………………………………………………………..38
Asignación de responsabilidades por el manejo de materiales y herramientas…………………….42
Identificación de sistemas y herramientas de control administrativo propio de un taller…………...48

Conclusiones………………………………………………………………………………………………..54

Recomendaciones………………………………………………………………………………………….55

Bibliografía y e grafía……………………………………………………………………………………….56

2
Introducción
Muchas veces se tiene la idea que formar un negocio es simplemente de cubrir una necesidad que
posea la comunidad, cuando en realidad es mucho más complejo, pues si bien muchas empresas
empiezan por ser microempresas o pequeños contribuyentes hay que tener presente los cuatro pilares
de la administración: planificar, organizar, dirigir y controlar. Teniendo en cuenta estos conceptos y su
correcta práctica, podemos asegurar que el éxito del crecimiento de la empresa sea satisfactorio.
También es preciso saber que dentro de la administración tiene sus sub-áreas como la administración
financiera, producción y operaciones, mercadotecnia, recursos humanos, etc. Cada una de estas áreas
posee una forma de ejecutarse posee sus normas, misión y visión, ninguna debe tomarse a la ligera
cada una tiene su importancia y no se puede crecer si hace falta una.
Si la mayoría de las empresas tuvieran en cuenta estos simples pasos y conceptos, hubiera una mejor
organización económica.

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Objetivos
• Definir el proceso administrativo y sus diferentes enfoques de acuerdo a la recaudación de datos
de esta investigación.

• Dar a conocer los distintos procesos que se llevan a cabo en las diferentes áreas del taller.

• Brindar conceptos íntegros acerca de los diversos puntos a entablar en esta investigación.

• Presentar los diferentes parámetros para que el proceso administrativo sea exitoso.

• Demostrar los propósitos de llevar a cabo la administración dentro de un taller.

• Hacer énfasis en las problemáticas que existen en los talleres y sus posibles soluciones.

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 1. Definición de concepto de administración y procesos que implica
La administración es la disciplina científica que tiene por objeto
el estudio de las organizaciones constituyendo una socio
tecnología encargada de la planificación, organización, dirección
y control de los recursos (humanos, financieros, materiales,
tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el
fin de tomar el máximo beneficio posible; este beneficio puede
ser social, económico, dependiendo de los fines perseguidos por
la organización. A través de su desarrollo se logra:
Supervisión y coordinación de las actividades laborales de otras
personas, de manera que sean realizadas de forma eficiente y
eficaz.
Administración moderna de una organización, centrada en la estrategia y sobre todo enfocada a las
necesidades del cliente.
Otras definiciones de administración (según varios autores) son las siguientes:
La administración es una disciplina que estudia el comportamiento de personas e instituciones
humanas expuestas a cambios continuos. (Peter Drucker)
La administración utiliza un conocimiento fundamental organizado -la ciencia- y lo aplica de acuerdo a
la realidad para obtener el resultado deseado y su arte es, el "saber cómo" alcanzar un resultado
concreto. (Chester I. Barnard)
La Administración consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo ajeno. (George
R. Terry).
La Administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por
medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado. (José A. Fernández Arenas).
La Administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un
grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad. (Lourdes Münch Galindo y José
García Martínez)
La palabra «administración», se forma del prefijo «ad» («hacia») y de «ministratio». Esta última palabra
viene a su vez de «minister», vocablo compuesto de «minus» —comparativo de inferioridad— y del
sufijo «ter», que sirve como término de comparación. «Minister» significa «subordinación u obediencia;
el que realiza una función bajo el mando de otro; el que presta un servicio a otro».7
Considerando la definición anterior, puede decirse entonces que:
Planificar: es el proceso que comienza con la visión que tiene la persona que dirige a una
organización; la misión de la organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas organizacionales,
usando como herramienta el mapa estratégico; todo esto teniendo en cuenta las
fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del contexto (análisis FODA).
La planificación abarca el largo plazo (de 5 a 10 o más años), el mediano plazo (entre 1 y 5 años) y el
corto plazo, donde se desarrolla el presupuesto anual más detalladamente. En la actualidad los
cambios continuos generados por factores sociales, políticos, climáticos, económicos, tecnológicos,
generan un entorno turbulento donde la planificación se dificulta y se acortan los plazos de la misma,
y obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus planes en forma sistemática y permanente.

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Organizar: responde a las preguntas ¿Quién va a realizar la tarea?, implica diseñar el organigrama
de la organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿cómo se va a realizar la tarea?;
¿cuándo se va a realizar?; mediante el diseño de proceso de negocio, que establecen la forma en que
se deben realizar las tareas y en qué secuencia temporal; en definitiva, organizar es coordinar y
sincronizar.
Dirigir: es la influencia positiva y voluntaria (que implica persuadir), para que todo lo que se ha
planeado y organizado, se pueda realizar; en términos coloquiales significa "Hacer que las cosas se
hagan" y la probabilidad de que se logre dicho objetivo aumenta, cuando ejercemos sobre los
miembros de la empresa, el liderazgo, la motivación, la comunicación y la supervisión efectiva, para lo
cual se recomienda que sea basado en la teoría de la toma de decisiones usando modelos lógicos y
también intuitivos de toma de decisiones.
Controlar: es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas
fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se
realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo; la organización entera es evaluada,
mediante un sistema de Control de gestión; por otro lado, también se contratan auditorías externas,
donde se analizan y controlan las diferentes áreas funcionales.
El objeto de estudio de la Administración son las organizaciones; por lo tanto, es aplicable a empresas
privadas y públicas; instituciones públicas y organismos estatales, y a las distintas instituciones
privadas. Por ejemplo: iglesias; universidades; gobiernos y organismos municipales, provinciales,
nacionales; hospitales y otras instituciones de salud, fundaciones, etc. y a todos los tipos de empresas
privadas; e incluso las familias y hogares.
El proceso administrativo es un conjunto de etapas (planificación, organización, dirección y control)
cuya finalidad es conseguir los objetivos de una empresa u organización de la forma más eficiente
posible.
En palabras aún más sencillas, el proceso administrativo se compone de una serie de etapas que nos
ayudarán a conseguir los objetivos propuestos. El proceso administrativo es continuo. No se trata de
realizar cada una de las etapas y todo termina ahí. Cuando termina un ciclo, se pasa al siguiente.
Normalmente se utiliza para el objetivo general de la empresa, objetivos particulares o incluso para
proyectos menores.
Henri Fayol, fue el creador del proceso administrativo. De él emanan las 4 etapas de las que sé que
compone el proceso administrativo:

• Planificar.
• Organizar.
• Dirigir.
• Controlar.
Para Fayol, estas cuatro etapas eran imprescindibles para la buena gestión gerencial. Todo equipo
directivo debe dominarlas y tenerlas en cuenta de cara a cualquier proyecto. Con todo, Fayol nunca
fue extremista en sus ideas y se puede leer en su obra como dejaba espacio para la flexibilidad y la
adaptación. Así, los seguidores de la teoría clásica de la administración han ido completando,
mejorando y adaptando el proceso administrativo a los diferentes tipos de empresas que han ido
naciendo durante las últimas décadas.

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Origen del proceso administrativo
El origen del proceso administrativo se lo debemos a Henry Fayol. Hacia el año 1916, tras 50 años
como gerente de una empresa minera, Fayol publicó su libro «Administration Industrielle et Générale».
En español sería algo parecido a «Administración Industrial y General».
En dicho libro desarrolló, basándose en su experiencia, toda su teoría. Fayol, destacaba en su obra
los distintos niveles de gerencia, las funciones administrativas y una lista de principios para administrar
correctamente.
No obstante, cabe mencionar, que lo más reconocido de todo su trabajo, son sus principios. En
concreto 14 principios para la correcta administración.
Etapas del proceso administrativo
En la definición, hemos dicho que el proceso administrativo está formado por una serie de etapas:
planificación, organización, dirección y control. En este apartado las desarrollaremos y las
explicaremos. Claro que, en primer lugar, conviene saber cómo se separan estas dos fases:
Fase mecánica: La fase mecánica está compuesta por la planificación y la organización. Podríamos
decir que es una parte estática del proceso.
Fase dinámica: La fase dinámica, por su parte, está compuesta por la dirección y el control. En este
sentido, la palabra dinámica hace referencia al movimiento.
Es decir, una vez hemos planificado y organizado, toca ejecutar y ponerse manos a la obra.
En cualquier caso, más importante que distinguir entre mecánico y dinámico, es conocer las distintas
etapas que lo componen:
Planificación: Trata de programar las tareas a realizar y solventar las cuestiones pertinentes que más
tarde se ejecutarán.
Organización: La idea es ver quién se encargará de cada tarea, en qué orden y que estructura tendrá
el proyecto en su ejecución.
Dirección: La dirección no sólo se encarga de mandar, también se encarga de ayudar, respaldar e
intervenir ante cualquier conflicto que se presente en la consecución de objetivos.
Control: El control se basa en el seguimiento de métricas confiables que permitan supervisar que se
conseguirán los objetivos más grandes.
Ejemplo de proceso administrativo
Por ejemplo, supongamos que somos montañeros. Nuestro objetivo es alcanzar la cima de las cinco
montañas más altas del mundo. El objetivo está claro, pero necesitamos un proceso para alcanzar
nuestros objetivos de la forma más segura posible. Es decir, sin poner en riesgo nuestra salud.
Necesitaremos por tanto un proceso para conseguir nuestro objetivo final: alcanzar las cinco cimas.
Aunque cada pico es diferente, a su vez, seguiremos una serie de etapas para alcanzar cada cima
(objetivos intermedios). A esta serie de etapas, que son comunes en la consecución de objetivos, lo
llamamos proceso administrativo.

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En este sentido, toda empresa u organización que pretenda conseguir unas metas, debe aplicar un
proceso administrativo. Sin el proceso administrativo, es muy complicado conseguir los objetivos
propuestos. Casi imposible. ¿Os imagináis subiendo al Everest sin
tener nada planeado, sin haber entrenado y todo fuera de control?
¿No verdad? En el ámbito empresarial ocurre lo mismo.
La administración por áreas funcionales de la empresa:
Las áreas funcionales de la empresa son agrupaciones de
actividades, de carácter homogéneo y coordinado, que se realizan
para alcanzar los objetivos organizacionales. Dirección,
producción, finanzas, marketing y recursos humanos suelen mencionarse como las funciones
básicas, pero no únicas en razón de las características particulares de cada firma.
El baluarte de la teoría clásica de la administración, Henri Fayol, uno de los precursores de la
administración moderna, en su libro “Administración industrial y general”, publicado en 1916, identificó
las que él llamó seis funciones esenciales de toda empresa:
• Función técnica (producción, fabricación, transformación);
• Función comercial (compras, ventas, permutas);
• Función financiera (búsqueda y administración de capitales);
• Función de seguridad (protección de bienes y de personas);
• Función de contabilidad (inventario, balance, precio de costo, estadística, etc.); Función
administrativa (previsión, organización, mando, coordinación y control).
Dando así origen a lo que hoy se conoce como Áreas Funcionales de la Empresa, las cuales se han
empleado desde entonces, con ciertas evoluciones y modificaciones a través de más de un siglo, como
la línea base para estructurar todo tipo de organizaciones.
Qué son las áreas funcionales de una empresa
Las áreas funcionales de una empresa son conglomerados de actividades, tareas, labores y procesos
que se realizan de manera conjunta y coordinada con el fin de alcanzar los objetivos de una
organización en todos los niveles, satisfaciendo las necesidades de sus clientes, generando bienestar
para sus empleados, produciendo utilidades para sus propietarios y creando beneficios sociales para
su comunidad y su entorno.
Es común pensar que áreas funcionales y departamentos empresariales son lo mismo, la diferencia
está en que las áreas están compuestas por funciones o grupos de actividades mientras que los
departamentos lo están por puestos de trabajo. Las áreas funcionales tienen más que ver con lo que
se hace y los departamentos con la estructura organizacional que sirve de base para coordinar los
esfuerzos de las personas que la conforman.
Para ejemplificar lo anterior se puede pensar en un emprendedor cuya empresa unipersonal se dedica
a la elaboración y venta de muebles para baños y cocinas. Esta persona realiza, entre otras, las
siguientes actividades:
Diseña, fabrica e instala el mobiliario, selecciona los materiales en los que lo hace, decide a quién le
compra esa materia prima y en qué cantidades, además, si requiere almacenarla o no (tareas del área
funcional de producción).

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Lleva las cuentas, presenta y paga las declaraciones de impuestos, decide en qué máquinas invierte
y cuándo es el mejor momento de hacerlo, negocia y paga las facturas a los proveedores, gestiona los
cobros, obtiene financiación (tareas del área funcional de finanzas).
Busca nuevos clientes activamente a través de diferentes canales, gestionando redes sociales,
generando voz a voz, enviando emails y haciendo llamadas en frío a clientes institucionales,
encargándose de todo el proceso de venta, asimismo, mantiene una buena comunicación y relación
con los clientes existentes, brindando y cumpliendo la garantía sobre sus productos e instalaciones y
atendiendo a otros requerimientos, todo el proceso de posventa (tareas del área funcional de
marketing).
Vigila que el taller sea seguro, se aprovisiona con los implementos que le brinden esa seguridad física
al elaborar los productos, se encarga de que cuente con las condiciones adecuadas de iluminación,
ventilación y salubridad. Además, se encarga de mantenerse al día con las principales tendencias de
diseño y fabricación mediante cursos online (tareas del área funcional de recursos humanos).
Elige el rumbo de su empresa mediante el establecimiento de una visión de futuro y la fijación de metas
y objetivos generales y específicos de corto y largo plazo, decide qué hacer, cómo hacerlo y cuándo
hacerlo, es decir, se encarga de la coordinación de las diferentes actividades (tareas del área funcional
de dirección).
De esta manera se hace evidente que en esta empresa unipersonal se llevan a cabo todas las
funciones básicas de una organización a pesar de que, por su tamaño, no cuenta con departamentos
empresariales.
La coordinación entre áreas funcionales de la empresa es indispensable para su buena marcha:
Imagine el lector que el mismo emprendedor del ejemplo anterior es un magnífico diseñador, carpintero
e instalador, con lo cual sus productos resultan ser de excelente calidad y del gusto de sus clientes,
pero, sistemáticamente incumple con las entregas finales y también con los pagos de los materiales.
En este caso sus remarcables habilidades de producción se ven opacadas por sus incumplimientos
en entregas y pagos, con los cuales podrá ver mermados tanto la cantidad de nuevos pedidos, porque
sus clientes no darán buenas referencias de él (no habrá voz a voz), como su flujo de caja, al tener
que pagar más a sus proveedores, lo que se traduce al final en un detrimento de los objetivos
empresariales.
Cuáles son las áreas funcionales de la empresa
• Dirección
• Producción
• Finanzas
• Marketing
• Recursos Humanos
Son citadas como las principales áreas funcionales de las empresas siendo transversales a la gran
mayoría de ellas. Además, en función de cada firma, de la industria en la que compita, de la magnitud
de sus recursos, de la escala de su operación, del tipo de organización y demás características
particulares, se pueden encontrar, entre otras, áreas funcionales como:

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 • Servicios legales
• Comercial
• Innovación
• Servicio al cliente
• Control interno
• Logística
• Tecnologías de la información
• Ventas
• Sistemas
• Publicidad
• Investigación & Desarrollo
• Compras
• Distribución
• Comunicaciones
Importancia de las áreas funcionales en la empresa
Para Münch las áreas funcionales son de vital importancia para todas las empresas ya que:
A través de éstas se logran los objetivos de la empresa.
Su existencia permite una mayor eficiencia y eficacia promovida por la especialización, la cual elimina
la duplicidad de esfuerzos y facilita la optimización de recursos.
Delimita funciones y jerarquías.
Son indispensables para trabajar eficientemente.
Cedeño sugiere que la importancia de las áreas funcionales radica en el hecho de reducir a unas
cuantas categorías manejables las ilimitadas actividades que se desarrollan en la empresa, lo cual le
permite a la administración la aplicación del proceso administrativo a nivel funcional:
Diseñar planes y formular estrategias.
Establecer estructuras y niveles de especialización del trabajo.
Orientar la coordinación de esfuerzos en cada área, así como la colaboración entre las diferentes
funciones.
Disponer de indicadores de gestión que permitan controlar y medir el desempeño.
Aplicarlo redundará en el mejor aprovechamiento de los recursos (eficacia y eficiencia) y ayudará a
evitar improvisaciones en la toma de decisiones cruciales. Actividades propias de cada área
funcional de la empresa

A continuación, se describen, de manera muy simplificada, las labores que atienden las principales
áreas funcionales de la empresa:

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Producción
El área de producción, también llamada de operaciones o técnica, se encarga de los procesos
empresariales de:

Fabricación
Planificación y configuración de los objetivos de producción.
Transformación de materias primas en productos terminados o semielaborados.
Control de calidad
Control de productos.
Evaluación de la producción.
Investigación y desarrollo
Investigación de nuevas tecnologías.
Desarrollo de nuevos productos.
En otras palabras, este subsistema de operaciones o de producción tiene como objetivo la consecución
de los bienes y servicios destinados a satisfacer las necesidades de mercado detectadas por el área
de mercadotecnia o comercial.
Finanzas
En la empresa, las funciones del área de finanzas son:
Financiación
Obtención de recursos financieros.
Control de cobros y pagos, caja y bancos.
Préstamos y créditos.
Inversiones.
Contabilidad
Registro contable de las operaciones.
Confección de balances y de las cuentas de resultados.
Suministro de datos a la dirección.
Las anteriores son sólo algunas de las funciones de la gerencia financiera de una organización
empresarial. Marketing

En el área de marketing, que en algunas empresas puede recibir diferentes denominaciones como
área comercial, de ventas, de mercadeo o de mercadotecnia, se tienen las siguientes funciones:

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Compras
Conocimiento del mercado, selección de proveedores.
Selección de mercaderías.
Trámite de compras.
Almacén
Organización de artículos.
Gestión de stocks.
Logística: entradas y salidas de mercancías.
Ventas
Venta de productos y/o servicios.
Atención a clientes.
Ejecución del plan de marketing.
Mercados
Investigación de mercados.
Plan de marketing y diseño de estrategias para el lanzamiento de nuevos productos.
Publicidad y propaganda.
Esto, en resumen, y mucho más es lo que hace el departamento comercial o de marketing de una
empresa.
Recursos Humanos
Dentro de esta área empresarial se encuentran las funciones de:
Administración de personal Reclutamiento.
Selección.
Contratación.
Inducción.
Administración de carrera.
Nómina
Confección de nóminas.
Confección de altas, bajas y pagos de los organismos públicos como Seguridad Social.
Control de ausencias y retrasos.
Registro y archivo de datos.
Seguridad e higiene laborales

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Normas de seguridad e higiene.
Inspección del equipo y materiales en relación a las normas.
Investigación e informes sobre accidentes laborales.
Educación sobre higiene y seguridad.
Medicina laboral.
Te sugerimos consultar Administración de Recursos Humanos ¿cómo funciona? para hacerte una idea
en profundidad del engranaje de esta área funcional de la organización.
Dirección
El área de dirección de la empresa tiene como principales funciones las de:
Planificación y definición de estrategias, fijación de objetivos.
Organización y gestión de recursos y tareas.
Coordinación de esfuerzos en cada una de las áreas y entre ellas.
Control de resultados, asunción de responsabilidades.

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 2. Identificación de procesos de administración.
El proceso administrativo es el conjunto de principios de administración general que proporcionó
Henry Fayol a través de su amplia experiencia para guiar a los gerentes que, en su tiempo, no habían
utilizado el enfoque científico de la administración. Este se basa en cómo debe interactuar la dirección
de una organización con los empleados.
Consiste en una serie de pasos de forma lógica y cronológica para el desarrollo de una administración
de calidad dentro de las organizaciones.
El proceso administrativo se divide en dos grandes partes:
• Fase mecánica
➢ Planificación
➢ Organización

• Fase dinámica
• Dirección
• Control

Fase Mecánica
Conlleva toda la parte mecánica de la empresa, es acá donde se afianza las bases sólidas de la
organización y su entorno, comprendiendo la planificación y la organización.
Fase Dinámica
Todo el dinamismo de la empresa, llámese así al proceso de implementar y ejecutar juntamente con
los colaboradores los planes descritos con anterioridad en la fase mecánica, comprendiendo así la
dirección y control.
El número de los principios de administración no es limitado. Toda regla, todo medio administrativo
que fortifique el cuerpo social o facilite su funcionamiento toma lugar entre los principios, por todo el
tiempo, al menos en que la experiencia lo confirme en esta alta dignidad. Un cambio en el estado de
cosas puede determinar el cambio de las reglas a las cuales ese estado había dado nacimiento.

El proceso administrativo es un trabajo estelar del trabajador convertido en empresario Henri Fayol.
Su análisis del trabajo realizado por los gerentes en cada industria reveló los siguientes hechos
elementales de que el conjunto básico de actividades realizadas por los gerentes a menudo se
superpone entre sí y las actividades comunes incluyen:

• Técnico
• Comercial
• Financiero
• Contabilidad
• Gerencial
• Seguridad

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Hay cinco funciones básicas que realiza un gerente que parecen muy obvias pero que en realidad
forman la piedra angular del proceso administrativo. Estas tareas son realizadas por gerentes de todo
el mundo de manera consciente o inconsciente en sus actividades diarias.

1. Planificación: Planificar es pronosticar el futuro y hacer un plan de acción estructural y

determinar las metas y objetivos de la acción. Fayol considera la planificación como la función
más esencial.
2. Organización: Organizar es la creación de una estructura organizativa que reúne a los
recursos humanos y no humanos para trabajar juntos.
3. Dotación/Dirección: El proceso de dar dirección y órdenes del superior al subordinado se
conoce como mando.
4. Coordinación: hay varias divisiones en una organización. Entonces, coordinar es el proceso
de llevar la acción de todas las divisiones y departamentos e integrar sus esfuerzos para el
cumplimiento de las metas organizacionales.
5. Control: Controlar significa comparar el desempeño real de la organización con el nivel de
desempeño deseado y verificar si hay una necesidad de mejora y cuando se encuentra una
desviación implementando los cambios necesarios para mejorar el desempeño.

14 principios del proceso administrativo

Los 14 principios del proceso administrativo por Henry Fayol se centran particularmente en las cinco
funciones de gestión de una organización. Estas son las pautas básicas para la gestión de la
organización en su conjunto.

Aunque los principios no se crearon sobre la base de experimentos, fueron creados por la experiencia
de Henry Fayol. Estos principios son universales y pueden aplicarse a cualquier organización en
cualquier parte del mundo.

Fayol sugiere que estos principios no son rígidos, pero sí flexibles y deben usarse de acuerdo con la
necesidad. Por lo tanto, depende de la parte del gerente cómo use lo anterior para adaptarse a la
organización y para administrar de manera efectiva y eficiente.

1. División del trabajo: el trabajo debe dividirse entre individuos y grupos que buscan sus
habilidades.
2. Autoridad y responsabilidad: la autoridad definida aquí es lo correcto para dar órdenes y
la responsabilidad significa rendir cuentas.
3. Disciplina: una organización exitosa requiere el esfuerzo común de los trabajadores. Las
sanciones deben aplicarse con prudencia para fomentar este esfuerzo común.
4. Unidad de mando: los trabajadores deben recibir órdenes de un solo gerente.
5. Unidad de dirección: toda la organización debe avanzar hacia un objetivo común en una
dirección común.

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 6. Subordinación de los intereses individuales a los intereses generales: el interés de una
persona no debe tener prioridad sobre el interés de la organización en su conjunto.
7. Remuneración: muchas variables, como el costo de vida, la oferta de personal calificado,
las condiciones generales del negocio y el éxito del negocio, deben considerarse al
determinar la tasa de pago de un trabajador.
8. Centralización: la centralización significa reducir la importancia del rol subordinado.
9. Cadena escalar: el administrador en las jerarquías es parte de la cadena escalar.
10. Orden: en aras de la eficiencia y la coordinación, todos los materiales y personas
relacionadas con un tipo específico de trabajo deben ser tratados de la manera más
equitativa posible.
11. Equidad: todos los empleados deben ser tratados de la manera más equitativa posible.
12. Estabilidad de la permanencia del personal: retener a los empleados productivos siempre
debe ser una gestión de alta prioridad.
13. Iniciativa: la dirección debe tomar medidas para fomentar la iniciativa de los trabajadores,
que se define como una actividad laboral nueva o adicional que se lleva a cabo mediante la
autodirección.
14. La unión del personal: (la unión hace la fuerza) o espíritu de cuerpo, la dirección debe
fomentar la armonía y el bienestar general entre los empleados.

Adherirse a los siguientes catorce principios puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso
de una empresa. Las empresas emergentes que fracasan en su camino hacia la cima a menudo no
entienden bien sus conceptos básicos y un análisis de su fracaso a menudo revela que pocos de los
elementos enumerados a continuación fueron descuidados.

El aspecto más común y descuidado en el que fallan las empresas emergentes es la estabilidad de la
tenencia. A menudo pagan altos salarios para robar talentos experimentados de las empresas, pero
no pueden mantener esos salarios y terminan perdiendo mano de obra valiosa ante competidores más
grandes.

Las grandes empresas contratan con salarios decentes, pero no exorbitantes, e invierten en la
formación de sus empleados para que puedan competir a nivel mundial y no tengan que buscar
talentos, sino convertirse en un imán para el talento de primer nivel.

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3. Administración del flujo de información que se genera en el taller.
El flujo de información o comunicación dentro de una organización se refiere al movimiento de
instrucciones y comunicaciones dentro de una organización. Puede haber varias direcciones en las
que tiene lugar dentro de esta, como hacia abajo, hacia arriba, horizontal, diagonal y externa. Esta
dirección depende del tamaño, la estructura y la naturaleza del negocio. En el caso de la mayoría de
las organizaciones tradicionales, el flujo de información se produce en un movimiento vertical que se
dirige hacia abajo y hacia arriba. En tales situaciones, los gerentes dan instrucciones a los
colaboradores y, por lo tanto, el flujo de información viaja en una dirección descendente.

Luego, la comunicación también tiene lugar cuando se produce desde los colaboradores a aquellos
que están en los puestos gerenciales que conducen a un flujo de información en una dirección
ascendente. En el caso de las organizaciones empresariales no tradicionales o informales, como las
nuevas empresas de tecnología, el flujo de información ocurre principalmente en las direcciones
horizontal y diagonal. Se puede decir que esta forma de información ocurre en el caso de
organizaciones con una jerarquía plana y existe la necesidad de alguna forma de colaboración.
Además de este flujo de información, hay algunas comunicaciones no oficiales en varias
organizaciones.

El éxito de una organización depende del flujo efectivo de comunicación o de la información que ocurre
entre las partes interesadas internas y externas de la organización. Por lo tanto, debe haber estrategias
de comunicación efectivas para que una empresa tenga éxito en términos de crecimiento, rentabilidad
y sostenibilidad.

“Las compañías exitosas entienden que permitir el flujo fluido de información dentro de una
organización crea una cultura corporativa donde los empleados pueden expresarse, tomar
posesión de la marca de la empresa y crecer.”

Permitir el flujo de información debe ser un objetivo clave de cualquier empresa. Cuando las distintas
áreas realmente hablan y se escuchan entre sí, comprenden la misión de la organización y crean un
conjunto compartido de valores y referencias a lo largo del tiempo, eso solo puede hacer que una
empresa sea más fuerte y resistente.

Una cultura de compartir

Como te decía antes, cuando los empleados están bien informados y

capacitados, comienzan a compartir sus conocimientos y a tomar
posesión de los mensajes y la imagen que proyectan. La investigación
ha demostrado que los empleados individuales tienen una influencia
social que es mucho más amplia y efectiva que las empresas para las
que trabajan. Las personas simplemente confían en otras personas
más de lo que confían en las estructuras corporativas. Entonces, si
sus empleados comparten información positiva sobre el trabajo que
usted realiza, entonces tiene una poderosa campaña de marketing
personal trabajando en su nombre.

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La tecnología puede hacer maravillas para facilitar y gestionar el flujo de información dentro de una
empresa. Al usar un servicio que te ayude, los administradores pueden obtener y compartir información
rápidamente.

La información dentro de la empresa

Como ya sabes, en las empresas hay distintos tipos de informaciones, entre ellas podemos encontrar:
estratégicas, financieras, de recursos humanos, información sobre los mercados, procedimientos,
órdenes de trabajo y pedidos de materiales, registro de producción y de calidad, entre muchas más
como comunicaciones interiores, legislativas, etc.

Por ello es importante que esta información se gestione a través de un flujo de información, para así
evitar errores ya sea por falta de conocimiento o porque esta nunca llegó al área que debía.

Por ejemplo, el departamento de ventas necesita información del departamento de producción. Esta
información se recopila y se envía diariamente a ventas para que ellos puedan manejar el stock de la
empresa, por correo electrónico o por medio de un sistema. Suele pasar que a veces el área de ventas
no recibe la información completa, o la pierde entre tantos correos.

Para no tener que preguntar (constantemente) a producción, se puede implementar el uso de

herramientas digitales más modernas, el flujo de la información puede estar integrado dentro de la
herramienta donde se monitorea el responsable, estado y avance del proceso de producción en tiempo
real.

Por lo tanto, dentro del monitoreo de cada proceso, existe un lugar específico donde la información:
Puede alojarse y estar siempre disponible para la consulta del departamento de ventas y de otras
áreas que la necesite, brindando orden y transparencia.
Esa información, al estar integrada dentro de la herramienta que involucra a todas las áreas y
elimina los silos, ya no precisa ser reportada por producción hacia ventas, sino que ya se
encuentra disponible para que ventas pueda consultarla de manera automática sin que
producción tenga que generar o enviar informe alguno.

La comunicación es una calle de doble sentido

La buena comunicación hace que los empleados se sientan

valorados, escuchados y entendidos. Como resultado, le
dan más significado a su trabajo y trabajan más duro. Y
cuando el flujo de información viaja en ambos sentidos, los
empleados obtienen información sobre la gestión, su
estrategia, así como el trabajo de otros departamentos y
los objetivos de la empresa. Esa es una valiosa
combinación de fuerzas que deberían generar confianza y
lealtad dentro de una organización.

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Al mismo tiempo, la información generada por los empleados proporciona a la gerencia una ventana
invaluable a la cultura corporativa de una empresa y a las personalidades que contiene. El tipo de
información que los colaboradores comparten, y el que obtienen, generarán mucho valor y un mayor
retorno de las inversiones.

La confianza es la base de cada relación sana y depende en gran medida de un proceso continuo de
buena comunicación. Cuando logras que la comunicación saludable sea parte del ADN de tu
organización, estás sentando las bases para un ambiente de trabajo exitoso y satisfactorio.

Para garantizar el flujo efectivo de información dentro de una organización, es extremadamente

esencial que la empresa logre los siguientes factores críticos de éxito en las estrategias de
comunicación:

• El modelo de proceso de comunicación debe ser observado diligentemente por todos los
interesados e involucrados en el proceso de comunicación. Estas etapas consisten en: El
remitente desarrolla una idea, formula el mensaje, elige un medio de comunicación, transmite
el mensaje de manera efectiva a través del medio elegido al destinatario deseado, el destinatario
recibe el mensaje, lo decodifica de manera efectiva, y, por último, ofrece comentarios al
remitente de modo que se completa el ciclo de comunicación.
• El remitente del mensaje también debe ser un oyente activo. Esto se debe a que, sin ser un
oyente activo, el remitente no podrá formular el mensaje de manera efectiva que satisfaga al
destinatario. Es esencial reconocer las ideas y pensamientos del destinatario y luego desarrollar
el mensaje en consecuencia que sea sensible al destinatario y aborde las inquietudes.
• Cualquier barrera a la comunicación debe ser superada efectivamente para asegurar que
el proceso de comunicación haya sido capaz de lograr los objetivos deseados de manera
efectiva. Debe haber un tono cooperativo en el mensaje y el remitente debe empatizar con el
destinatario del mensaje.
• Es necesario que haya un aprendizaje continuo en el dominio de cómo observar
procedimientos efectivos de comunicación con varios interesados. Por lo tanto, es súper
importante aprender de los errores anteriores y asegurarse de que no se repitan en el futuro,
de modo que los procesos de comunicación futuros sean aún más efectivos.

19
4. Definición de administración y administración de taller
Administración
Proceso que busca por medio de la planificación,
organización, ejecución y control de los recursos para
darles un uso eficiente para alcanzar los objetivos que se
espera alcanzar. Para alcanzar los objetivos, es
necesario coordinar los recursos, tanto humanos,
intelectuales, materiales, tecnológicos y financieros,
trabajando en subordinación, por lo que se necesita una
relación de jerarquía donde se trabaja al mando de otro.
La administración tiene como finalidad obtener
resultados eficientes sobre todo el manejo de los recursos que se poseen, es necesario contar con
una dirección eficaz en la que se involucre en todas las actividades del trabajo en equipo de otras
personas.

Administración de taller
Tiene como propósito coordinar los recursos para realizar una
tarea principal y varias secundarias que contribuyan a los
objetivos establecidos, se diseña la organización cuando ya se
conoce la naturaleza de la función principal y las condiciones
para llevarla a cabo. El desarrollo organizacional tiene sus raíces
en la idea de una planificación y un sistema social.
También se incluye la productividad, ya que esta es una forma
de medir el rendimiento de una empresa mediante la relación producto insumos dentro de un
periodo de tiempo, con las expectativas altas en cuanto a la
calidad y ahorro en recursos para generar la producción.
Los procesos básicos de control incluyen tres aspectos:
A. Establecer estándares de desempeño
Procedimiento del producto se convierte en estándar,
para poder medir el desempeño esperado.
B. Medir el desempeño
A partir de los criterios del desempeño se mide la actividad realizada.
C. Corregir los problemas con base al desempeño y comparar con los estándares previamente
establecidos, se realizan correcciones, modificar metas, planes o reasignado tareas.

20
5. Descripción de las funciones de las diferentes áreas de trabajo en el taller:
Dirección

La función dirigir se basa en “guiar la empresa por medio de unas estrategias y tácticas
preestablecidas.” (Por otra parte, para dirigir “implica mandar, influir y motivar a los empleados para
que realicen tareas esenciales. La relación y el tiempo son fundamentales para las actividades de la
dirección. De hecho, la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las
personas que trabajan con ellos”.
Así, se resume que la dirección es la función de guiar a los colaboradores de la organización para
cumplir los objetivos y metas planteadas mediante estrategias y políticas constituidas con anterioridad.

Integración de Personal

Para algunos autores, la integración de personal no cuenta como una función administrativa, pero
Ferrel & Hirt la toman en cuenta como una de ellas, según estos autores, la integración de personal
es “la contratación de personas paras llevar a cabo el trabajo de una organización. Pero aparte de
simplemente reclutar personas para llenar puestos en una compañía, los administradores deben
determinar las habilidades y capacidades necesarias para los puestos específicos, la forma de motivar
y capacitar a los empleados para el trabajo asignado, cuánto pagarles, cuáles serán sus prestaciones
y cómo prepararlos para encargarse más delante de puestos de más alto nivel.”

Control

A pesar de que todas las funciones administrativas van de la mano, se considera que el control es
primordial dentro de un administrador, ya que, si se tiene un excelente plan estratégico, pero no se
evalúa, puede incurrir en graves errores.
Según George Terry, en su libro Principios de Administración “el control es un elemento del proceso
administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las
operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas”.
Asimismo, Robbins& Coulter define el control como "la función de la administración que consiste en
vigilar el desempeño actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta.”
En síntesis, el control es la función que ayuda a la evaluación y corrección de los planes, por lo tanto,
facilita su cumplimiento.

Elementos de Gestión Administrativa

La Gestión Administrativa cuenta con una serie de elementos base, que determinan el perfil de la
organización externa e internamente. Seguidamente, se presentan cada uno de estos elementos:

Misión

La misión, que representa la razón de existencia de una organización, es la finalidad o el motivo que
condujo a la creación de la organización, y al que debe servir. Una definición de la misión
organizacional debe responder a tres preguntas básicas: ¿quiénes somos?, ¿qué hacemos? y ¿por
qué lo hacemos?” "la misión de una organización es su propósito general. Responde a la pregunta
¿qué se supone que hace la organización?" “Un importante elemento de la planificación estratégica
porque es a partir de ésta que se formulan objetivos detallados que son los que guiarán a la empresa

21
u organización”. Existen componentes para declarar una misión, tales como: definir los clientes que va
dirigido el producto o servicio, establecer los principales productos o servicios de la organización, la
región donde compite la organización y su respectiva tecnología que utiliza para tener una ventaja
competitiva sobre las demás empresas y determinar los aspectos en que la organización puede ayudar
a la comunidad, ya sean sociales o ecológicos.

Visión

Se define como la aspiración responsable que surge de lo “interno colectivo” acerca de lo que
deseamos ser, tener o hacer en un futuro y en un entorno previsible.
Normalmente es recomendable puntualizarla a cinco años plazo, en busca de replantear objetivos.
Además, es importante considerar que la visión debe inspirar, motivar y guiar a los colaboradores de
la organización y la empresa en general, pero también de ser alcanzable y realista; ya que, si ésta es
demasiado ambiciosa, va a resultar des motivante no alcanzarla a un sensato plazo.
Antes de ser planteada la visión, deben tomarse en cuenta elementos que ofrece la organización tales
como: la tecnología que utiliza en el mercado, el propio mercado al que se dirige, la cobertura
geográfica que abarca, el tipo de cliente al que se enfoca la organización, la capacidad que espera
desarrollar y el tipo de administración que se espera lograr. Al definir cada uno de los puntos anteriores,
se puede determinar de forma efectiva la visión de la organización.

Objetivos organizacionales

Son las metas de desempeño de una empresa. Funcionan como parámetros para la evaluación del
progreso y el desempeño de la organización en el alcance de la visión estratégica. “es el resultado
deseado que se pretende alcanzar en determinado período.” Además, expresa que “si la misión
organizacional proporciona la visión para el futuro. Ésta ofrece las bases para la definición de los
objetivos organizacionales que deben alcanzarse.”
Los objetivos organizacionales deben cumplir ciertos criterios, para que sean diseñados de forma
eficiente, tales como: ser afines, alcanzables, medibles específicos (bien definidos), referirse a un
período de tiempo y estar fijado en un resultado que debe alcanzarse en un período de tiempo.
Al menos deben perseguirse dos tipos de objetivos:
- Estratégicos: Resultados competitivos y de posición de mercado. -
Financieros: Resultados y logros monetarios.

Estrategia organizacional

Se refiere al comportamiento global de la empresa con su entorno e integrado de la empresa en

relación con el ambiente que la circunda.
La estrategia organizacional busca aprovechar las oportunidades potenciales del entorno y de
contrarrestar las posibles amenazas que se relacionan con la organización. Debe funcionar como un
programa global para la consecución de los objetivos y debe obtener el consentimiento general y ser
capaz de motivar e involucrar a todos sus colaboradores. Asimismo, “debe difundirse y comunicarse
ampliamente para servir como hilo conductor de la acción organizacional.”

22
Valores

Los valores constituyen las creencias y las actitudes que ayudan a determinar el comportamiento
individual. Las organizaciones otorgan prioridad a ciertos valores que se utilizan como normas que
orientan el comportamiento de las personas, o en el caso de las organizaciones el de los
colaboradores.
Algunos valores de la organización son: el poder, las recompensas, la eficiencia, la eficacia, la
imparcialidad, el espíritu de equipo, la ley y orden, la defensa, la competitividad y la oportunidad.
Organigrama

El organigrama “es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de

sus áreas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen”.
Tiene como objetivo primordial plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una
organización, y tiene como usos: proporcionar una imagen formal de la organización, constituir una
fuente autorizada de consulta y proporcionar el conocimiento tanto de la organización como de sus
relaciones de jerarquía y coordinación.

Áreas administrativas
La administración se divide en cuatro grandes ramas, en cada una de ellas los administradores deben
desempeñar funciones específicas del cargo. Estas áreas son las siguientes:

Administración financiera
Como su nombre lo indica, esta área se enfoca en dinero necesario para desempeñar las operaciones
de la empresa de forma exitosa e invertirlo de acuerdo con los objetivos que se trazaron dentro de la
planeación estratégica. “las responsabilidades de los administradores financieros se incluyen
proyectar los ingresos y gastos en un periodo dado, determinar las necesidades financieras de corto y
largo plazo, encontrar las fuentes de financiamiento para satisfacerlas, identificar y elegir formas
apropiadas de invertir los recursos excesivos y vigilar el flujo de esos recursos y protegerlos”.

Administración de la Producción y Operaciones

Producción es “la creación de bienes y servicios”. Lo definen como “las actividades y procesos que se
usan en la generación de productos tangible; también llamada manufactura.”

Administración de Mercadotecnia
La mercadotecnia es el conjunto de actividades diseñadas para acelerar las transacciones con la
creación, comercialización, fijación de precios y promoción de bienes, servicios e ideas. Dentro de las
funciones que tienen los administradores de mercadotecnia, se encuentran: precio (planeación y
fijación), la promoción de productos y su respectiva distribución. Dentro de la promoción de los
productos, encierra una serie de elementos como la publicidad, las relaciones públicas, venta
personal y promoción de ventas que interrelacionados logran una estrategia para promocionar el
producto o servicio. INSUMOS TRANSFORMACIÓN PRODUCTOS
CONTROL CLIENTES RETROALIMENTACIÓN

23
Administración de Recursos Humanos
La Administración de Recursos Humanos presenta distintos conceptos para varios autores, la
Administración de Recursos Humanos o de personal se refiere a “las políticas y las prácticas que se
requieren para cumplir con los aspectos relativos al personal o “recursos humanos”, que competen a
un puesto de administración, que incluyen reclutar, seleccionar, capacitar, compensar y evaluar”
Mientras tanto, Chiavenato lo conceptualiza como “conquistar y mantener personas en la organización,
con una actitud positiva y favorable”. En palabras simples, la Administración de Recursos Humanos
es guiar a los colaboradores de la organización a cumplir sus metas y objetivos individuales y grupales,
de una forma positiva y agradable. Por otra parte, ciertos autores señalan la importancia de cada uno
de los procesos de la Gestión del Talento Humano. Los seis procesos de la gestión del talento humano
son: la admisión de personas, la aplicación de personas, la compensación de personas, el desarrollo
de personas, el mantenimiento de personas y el monitoreo de personas. Todos estos procesos están
relacionados entre sí, de manera que se entrecruzan y se influyen recíprocamente. Cada proceso
tiende a beneficiar o perjudicar a los demás, dependiendo de si se utilizan bien o mal. “Si el proceso
de admisión de personas no se realiza bien, se requiere un proceso de desarrollo de personas más
intenso para compensar las fallas. Si el proceso de recompensa de personas no es completo, exige
un proceso de mantenimiento de personas más intenso. Además, estos procesos se diseñan según
las exigencias de las influencias ambientales externas y las influencias organizacionales

Administración de Recursos Humanos

1. Objetivos de la Administración de Recursos Humanos el objetivo primordial de la Administración de
Recursos
Humanos (ARH) “consiste en planear, organizar, desarrollar, coordinar y controlar técnicas capaces
de promover el desempeño eficiente del personal”.
Asimismo, señala distintos objetivos, claves para un eficiente uso de la ARH, los cuales son: o Crear,
mantener y desarrollar un conjunto de personas con habilidades, motivación y satisfacción suficientes
para conseguir los objetivos de la organización. Crear, mantener y desarrollar condiciones
organizacionales que permitan la aplicación, el desarrollo y la satisfacción plena de las personas y el
logro de los objetivos individuales. o Alcanzar eficiencia y eficacia con los recursos humanos
disponible. Por su parte, Werther & Davis (1996, pág. 8) cita que “el objetivo de la administración de
recursos humanos lo constituye el mejoramiento de la contribución a la productividad que llevan a cabo
esos recursos humanos”. Además, habla de cuatro objetivos fundamentales de esta rama: - Objetivos
sociales: contribuir con las necesidades sociales.
- Objetivos de la organización: tener en cuenta todo el tiempo que su ámbito de responsabilidad
es sólo una parte de una organización global.
- Objetivos funcionales: Contribuir en un nivel adecuado a las necesidades la organización de los
recursos humanos.

- Objetivos individuales: Ayudar a que cada persona de la organización cumpla con las metas
que se haya trazado.

Planeación estratégica de Recursos Humanos

Cada estrategia organizacional determinada corresponde una planificación estratégica de RH,
perfectamente compuesta e involucrada.

24
La planificación estratégica se define “como la función de Recursos Humanos que contribuye a
alcanzar los objetivos de la organización y al mismo tiempo favorece e incentiva la consecución de los
objetivos individuales de los empleados”.
Tiene como objetivo definir con anticipación la fuerza de trabajo y los talentos que serán necesarios
para realizar la acción futura de la organización. Las bases de la planificación de Recursos Humanos
son: la demanda de trabajo y el suministro de trabajo.

25
6. Planificación sobre el uso adecuado de las diferentes áreas del taller:
“La planificación se trata de programar las tareas a realizar
Construcción de Taller. Imagen proporcionada
y resolver las cuestiones pertinentes que más tarde se
por Tiempos del Oeste, Noticiero.
ejecutarán…”-Texto citado del material de apoyo, Sesión
2.
Ya sabemos emplear el término planificación dentro del
proceso administrativo, en esta ocasión vamos a explicar
la importancia sobre el uso de la planificación en términos
eficientes y eficaces para el uso adecuado de las
diferentes áreas del taller.

En un taller existen los siguientes factores a considerar:

1. Materia prima
2. Herramientas Necesarios para la entrega de un producto/servicio de Calidad
3. Maquinaria
4. Capital Humano
5. Conocimientos
Métodos
Técnicas Colaboradores
Procedimientos
6. Capacitación
7. Atención y servicio al cliente------- Integridad del Taller. Como olvidar el Capital “Dinero”

Lo anterior son aspectos que se deben considerar para proporcionar áreas adecuadas dentro del
taller.
Planificación Física de las Diferente Áreas del Taller Norma General en la Organización
Física de un Taller
Como regla de oro obligatoria todos los procesos u operaciones que supongan peligros graves o
mucha precaución deben ubicarse las áreas en la planta baja o sobre el nivel del suelo para su
funcionamiento.
Cada proceso debe cumplir su aislamiento para evitar expansión de peligros en caso de emergencias.
Por ejemplo, cuando se está cortando material con maquinaria debe estar en un lugar generosamente
espacioso y provisto de dos paredes paralelas. O cuando se suelda piezas metálicas se deben tener
protocolos de seguridad tales como: Posicionadores, banco de trabajo apropiado conectado a tierra
física, extractor de humo, extintor, y el colaborador debe poseer el equipo de seguridad apropiado.

26
Construcción Apropiada de un Taller
Usualmente la construcción de un taller tiene como
modelo las fábricas y es el patrón más adecuado ya Fachada de un Taller. Imagen extraída del Folleto de
Organización y Administración del Taller Industrial.
que reduce hasta cierto grado las condiciones de
peligro industrial, la construcción y su mantenimiento
son económicos, reduce los problemas
administrativos, da mayor flexibilidad en el trabajo.
Muchas empresas optan a dividir la parte
administrativa, finanzas, auditoria, de RRHH, logística
cuando se comienza a expandir el taller. Por
cuestiones de rentabilidad existe la central de una serie
de talleres donde fungen las demás partes. En
Guatemala la mayoría de los talleres poseen sus áreas
funcionales distribuidas en el taller. Cuando la planta
baja es muy espaciosa, todo se puede distribuir sin necesidad de construcción de planta alta ya que
por ley debe poseer un techo de 3 metros similar a una bodega.
También debe tomarse en cuenta para su
construcción el tipo de servicio o producto que se va a brindar, sus alrededores por cuestiones de
seguridad, y el estudio de mercado.

Ubicación del Taller

Como primer punto cabe resaltar que la elección de la ubicación de un taller es de suma
importancia. Ya que define la comodidad y la cantidad de clientes que el taller puede captar.
Ejemplo: Si un taller está ubicado en avenidas principales, calles importantes de la zona o a cercanías
de centros comerciales y lugares históricos que estén dentro de la Ciudad son atractivos al igual que
rentables. El desafío en este caso es el costo del área si en dado caso fuese un establecimiento de
alquiler, contando el pago de servicios que aumenta según el nivel de infraestructura del país.
Hemos aprendido un poco acerca de la ubicación del taller, pero hay que tomar en cuenta otros
aspectos que también son de importancia como la especialidad de trabajo o servicio que se brindarán,
sector de mercado en donde se proporcionará los servicios. Oportunidades de expansión al igual que
innovación tecnológica. La forma de un taller debe mantener una relación proporcional entre el largo y
ancho para el mejor aprovechamiento del espacio en la distribución y asignación de áreas.
Relaciones y proporciones del Taller
La relación ente el ancho y largo debe tener una proporción Ubicación Regional . Imagen proporcionada por
máxima de 1 a 11/2. En ciertas ocasiones durante la etapa Google Maps. Centro de Servicios Haojue.
de diseño y planificación del taller previo a su construcción
utilizan la proporción de Fibonacci o también conocida
como proporción aurea, muchos estudios científicos nos
han demostrado que los fenómenos naturales utilizan esta
proporción. El largo mínimo recomendable de un taller es
de 20 metros y el ancho debe ser proporcional a dicha
longitud. Por convención la altura mínima recomendable
para el techo es de 3 metros.

27
Deben existir persianas o puertas abatibles espaciosas para que los equipos móviles como autos,
maquinarias y otros puedan estacionarse con facilidad.
“Joven, yo necesito un taller que tenga donde estacionarse, con mayor espacio para distribuir bien las
áreas de trabajo. No compro maquinaria ya que no tengo
donde alojarla, y por lo mismo me cuesta desempeñar mi trabajo.”- Entrevista a Don Eduardo
Rodríguez- Dueño del Taller Eléctrico Rodríguez, quien muestra su inconformidad por la incapacidad
de expansión que presenta su actual taller, el espacio que utiliza es de alquiler.
Don Eduardo encontró la solución a su problema… trasladando su taller a una nueva locación que
satisfizo las necesidades del taller. Su taller lo
Planta Baja. Proporciones del taller. Imagen proporcionada por: traslado de su ubicación anterior (a un costado
Folleto de Organización y Administración del Taller Industrial.
del Mercado San Martín) hasta las afueras de
la Ciudad de Guatemala (sector comercial en
Sanarate).
La dimensión para cada área del taller debe ser
amplia para colocar el equipo y maquinarias
necesarias, debe ser espaciosos para
mantener el volumen de aire necesario. Como
recomendación los expertos muestran que por
cada colaborador debe haber más o menos
2m2 de superficie y 10m3 de volúmenes de aire
por persona.
Cabe mencionar que en las dimensiones se debe considerar la seguridad del local o edificio según las
leyes de construcción como por ejemplo la resistencia del inmueble, salidas de emergencia, extintores
o aspersores automáticos, puertas de trabajo grandes que pueden ser enrollables o corredizas,
escaleras de emergencia, extractores de humo son claro ejemplo del equipamiento estructural del
taller.
Para continuar con lo que más nos interesa que es: La planificación del uso adecuado de las diferentes
áreas de un taller. Vamos a insertar unas fotografías para describirlos de la mejor manera.
Dentro del taller tenemos las siguientes áreas vitales para la producción y servicio:
Área de administración: Planta Baja. Organización de las diferentes áreas de un taller o franquicia de
talleres. Imagen proporcionada por: Folleto de Organización y
Es el espacio necesario para oficinas. Estas Administración del Taller Industrial.
oficinas pueden ser:

Oficinas departamentales
Oficinas generales
Oficinas principales o gerencia.
Sus tamaños dependen de la magnitud del
taller, tanto actividades como personas.

28
Área de trabajo:
Comprende todos los espacios para los trabajos prácticos con su equipo y su sección auxiliar para
planeamientos.
Esta varía de acuerdo a los requerimientos de espacios para las diversas actividades que se realicen.
Área de almacenamiento:
Todo aquel espacio necesario para almacenar las herramientas, maquinaria y materiales del taller. Su
tamaño varía de acuerdo a las actividades que se realicen.
Área sanitaria:
Servicios higiénicos, vestidores, sanitarios, suministro de agua, canalizaciones de los diferentes
líquidos que se manejan dentro de la empresa, drenajes y correcto manejo de desechos sólidos y
líquidos.
La cantidad de áreas funcionales del taller es similar a las de una empresa, por obviedad dependerá
del tamaño de la misma. Cuanto mayor sea la organización, más áreas se necesitarán para alcanzar
los objetivos.
La mayoría de veces, las empresas están formadas por 5
a 6 áreas funcionales básicas, pero se podrían conformar
más, dependiendo del tamaño, el segmento de mercado y
el tipo de producto o servicio que se ofrezca.
Para obtener una correcta planificación vamos a extraer las
áreas fundamentales para que nuestro taller tenga un uso
adecuado de ellas.
A continuación, las áreas básicas que por lo menos debe
tener un taller. Ver mapa mental.
PLANIFICACIÓN DE LAS ÁREAS:
Como podemos apreciar en el mapa mental hay 7 áreas
fundamentales, y como tal se debe dar correcto
uso de ellas.

Uso del Área de Dirección General

En la Dirección General debemos aplicar el proceso Mapa mental sobre las diferentes áreas
administrativo: Planificar/Organizar/Dirigir/Controlar dentro del taller.
según Henri Fayol el creador de las 4 etapas del proceso
administrativo.
• Se deben llevar las operaciones que llevan a cabo que el taller tenga rentabilidad.
• Se debe promover el buen funcionamiento de los procesos y el clima organizacional para
garantizar eficiencia, productividad y desempeño general.
• Establecer los objetivos del taller y el plan de acción conjuntamente de estrategias para llevarlos
a cabo.

29
 • Los colaboradores deben ser guiados con el fin de lograr los objetivos marcados mediante el
trabajo en equipo y cumplimiento de objetivos trimestrales o anuales.
• Coordinar los recursos disponibles fijando procedimientos de acuerdo a diagramas de flujo.
• Impulsar a los colaboradores para que sigan el ritmo de trabajo de acuerdo a los criterios y
procesos establecidos, motivando y guiando para la ejecución de los objetivos comunes.
• Realizar evaluaciones en el desarrollo y desempeño de las diferentes áreas de trabajo
conjuntamente de sus colaboradores. Para genera reajustes y adoptar nuevas medidas que
permitan retomar el camino correcto.
Uso del Área Administrativa
El Área de Administración se encarga de velar por todas las demás áreas, siguiendo el proceso
administrativo.

Planifica, orienta, dirige y controla para que los objetivos planteados por la dirección general se
logren satisfacer a la brevedad y con la mayor calidad.
El Área de Finanzas es de vital importancia, su función es velar por los ingresos y egresos del capital
o en otras palabras… Área que trabaja en base a constantes movimientos de dinero encargada de los
ingresos y del suministro de fondos para que el taller funcione.
Uso del Área de Finanzas

El objetivo principal es el aprovechamiento máximo y administración de los recursos financieros.

Para que el área de finanzas desempeñe sus funciones deben existir 2 departamentos:
1. Financiamiento: encargado de la planeación y relaciones financieras, tesorería, obtención de
recursos e inversiones.

2. Contraloría: responsable de la contabilidad general, de costos. Así mismo de llevar una auditoría
interna. Definir el presupuesto de acuerdo a las variables existentes. Presentar estadísticas,
cálculo de impuestos al igual que la evaluación de crédito y cobranza.

Siguiendo el mapa mental, el Área de Recursos Humanos tiene como objetivo conseguir y conservar
el capital humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo a las necesidades y la visión de
la empresa, siguiendo programas adecuados para su reclutamiento, selección, capacitación y
desarrollo.
Uso del Área de Recursos Humanos
• Debe contratar y emplear siguiendo los objetivos empresariales para reclutamiento, selección,
llevando un control y administración en la contratación.
• Brindar una inducción.
• Se debe de encargar de la promoción, transferencia y ascensos entre los colaboradores al
presentar alguna baja o vacante.
• Al momento de capacitar al personal se encarga este departamento del entrenamiento, y brindar
las herramientas durante el desarrollo de su carrera laboral.
• Responsable del análisis y valoración de puestos, califica los méritos y debe administrar las
remuneraciones y vacaciones.

30
 • Velar por la comunicación y contratos colectivos de trabajo, así como los sindicatos.
• La disciplina es vital dentro de la empresa.
• Ellos se deben de encargar de la investigación de personal para evitar malentendidos,
problemas legales y/o para salvaguardar la integridad de la empresa.
• Imponen las relaciones laborales y lineamientos que debe seguir cada colaborador.
• Llevar el registro de los servicios y prestaciones de ley de cada colaborador.
• Brindar y controlar la higiene y seguridad industrial, así como la administración de citas del
servicio médico.
• Velar por la integridad de los colaboradores en caso de accidentes.
• Llevar el reporte de ausentismo de personal.
• Promover la higiene y seguridad.
• Control de Personal, rotación y auditoría de la misma.
Uso del Área de Compra/Venta-Marketing
El Área de Compra/Venta se debe de encargar del desarrollo de las estrategias necesarias para
mejorar la oferta y aumentar las ventas de su producto o servicio.
Revisa los precios a nivel nacional e internacional para establecer oferta y demanda de la materia
prima, así como de los servicios externos contratados y la imposición de precios en relación costo
beneficio.
• Realizar investigación de mercado analizando a los consumidores, sus preferencias, gustos,
hábitos, entre otros.
• Los estudios se realizan para generar una necesidad del producto.
• Análisis de competencia, estrategia, público, ventajas, fortalezas y debilidades.
• Promoción de ventas, informando a través de distintos canales, a los consumidores sobre los
productos o servicios de la compañía, animándolos a adquirirlos mediante publicidad y
promociones.
Uso del Área de Producción
El Área de Producción a cargo de la transformación de materias primas en productos finales.
• Identificar los insumos necesarios en el proceso productivo.
• Determinar la cantidad de bienes necesarios en cada etapa de producción.
• Planificación de la producción
• Gestionar todas las tareas que se asignan a cada trabajador y procesos para tener el producto
listo dentro del plazo previsto.
• Minimizar los costes de producción
• Encontrar maneras efectivas de reducir costes para maximizar los beneficios de la empresa,
manteniendo la maquinaría en buen estado y buscando alternativas más eficientes y eficaces
en cada etapa de producción.
• Innovar y mejorar detectando procesos mejorables y pensar innovaciones para minimizar
tiempo y costes.
• Implementar estas mejoras, trabajando con las áreas de diseño y compras.
• Asegurar la calidad del producto buscando posibles errores y fallos que puede haber en las
distintas fases de producción de un producto, llevando a cabo evaluaciones y controles de estos
procesos.

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Usos del Área de Logística
Se encarga de llevar a cabo el transporte de bienes y recursos materiales de la empresa, así como el
envío del producto final a sus diferentes destinos.
• Administración de recursos y bienes para el transporte.
• Inventario y control de vehículos al igual que del combustible.
• Encargado del trazo de rutas para que llegue a su destino el producto o en las necesidades de
transporte de valores.
• Controla el ingreso y egreso de bienes al igual que lo que entra y sale de bodega.
Usos del área de Diseño
Encargada de acompañar a la dirección general y administración, al igual que en la producción para
materializar las distintas ideas que se tienen para mejorar al taller.
• Diseño del taller.
• Encargada de materializar ideas de nuevos proyectos.
• Debe de diseñar y atender las necesidades de la producción.
• Diseño de piezas o elementos para los distintos productos.

32
7. Creación de normas y actividades de cada departamento o área del taller:
Los espacios de trabajo como los talleres exigen unas medidas de seguridad especiales debido a la
exposición a ciertos riesgos tanto para los trabajadores, como para los clientes y el entorno de trabajo.
En un taller, deberemos seguir, como mínimo, estas 10 prácticas de seguridad básicas para talleres
que nos ayuden a minimizar los riesgos y tener una respuesta rápida ante cualquier percance.
A continuación, te hablamos de las medidas fundamentales que todo taller debería seguir para
garantizar la seguridad de su personal y su espacio de trabajo.

En el taller mecánico:
• El espacio de trabajo de un taller mecánico, de ser un espacio limpio en el que no se acumule
suciedad, polvo, restos metálicos y libres de vertidos. Además, la temperatura no debe exceder
de los 27 grados ni la mínima de 4.

• Se debe ordenar y estructurar todo el material de trabajo para que los trabajadores realicen sus
tareas de forma segura. Evita sobrecargar en las estanterías, recipientes o zonas de
almacenamiento.

• En cuanto al ruido, no se deben sobrepasar los 80-87 decibelios sin estar provistos los
trabajadores de protección auditiva.

• La señalización debe estar visible y ayudar a recordar los riesgos y medidas especiales que los
trabajadores deben tomar ante ciertos riesgos, además de indicar la localización de los equipos
contra incendios.

Los trabajadores del taller

• Cada trabajador de un taller mecánico está especializado en una serie de tareas y maquinaria,
por ello, la equipación y los elementos de seguridad deben ser específicos de la tarea que se
desempeña.

• Hacer un buen uso de las herramientas tanto manuales como eléctricas para evitar accidentes,
siguiendo siempre las instrucciones señalizadas.

• Los trabajadores deben evitar fumar por el alto contenido de gases y líquidos inflamables.
Tampoco deben llevar anillos, colgantes o pulseras ya que pueden engancharse en la
maquinaria.
Los clientes que visitan el taller

• Los comportamientos irresponsables como correr o jugar deben estar terminantemente

prohibidos por el alto riesgo de accidentes que pueden ocurrir.

• Los clientes del taller deben prestar atención también a las señales de advertencia de riesgos
o prohibiciones. También es importante para ellos conocer dónde está la salida de emergencia
en caso de accidente.

33
 • Por último, deben evitar, salvo que se les autorice, deambular por las diferentes estancias de
un taller ya que corren riesgo de sufrir accidentes, caídas, salpicaduras, electrocuciones, etc.

Como ven, estas medidas de seguridad básicas pueden ayudar tanto a las visitas como a los
trabajadores a evitar riesgos y trabajar de forma segura en un taller.

Ventajas de aplicación de la Seguridad en la Industria:

• Beneficia a los empleados en su seguridad laboral.

• Evita enfermedades, lesiones y muerte por accidentes.
• Brinda al trabajador la seguridad necesaria para protegerlo de accidentes y enfermedades.

Reglamento existente en Guatemala:

En la actualidad, existe en Guatemala un reglamento de Higiene y Seguridad Industrial establecido por
el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, y cuyo objetivo consiste en regular las condiciones de
higiene y seguridad industrial, sobre las cuales deberán ejecutar sus labores los trabajadores de
patronos privados, del estado, de las municipalidades y de instituciones autónomas con el fin de
proteger la vida, la salud, y la integridad corporal. Para los efectos de este Reglamento se entiende
por lugar de trabajo todo aquel en que se efectúen trabajos industriales, agrícolas, comerciales o de
cualquier otra índole. El presente reglamento es de observancia general en toda la República y sus
normas de orden público.

Creación de actividades en talleres

Esta área depende de muchos factores en específico, ya que no todo depende de una sola persona,
A continuación, los personajes que hacen que la creación de actividades sea posible.

LA APORTACIÓN DE LOS TALLERES

Partimos de la base de que éstos son un modelo de actividad susceptible de destacadas aportaciones
en los ámbitos que comentamos a continuación.

EL EQUIPO DE PROFESORES
La organización de talleres promueve tres interesantes fenómenos. Por una parte, favorece la
incorporación al proceso educativo de numerosas habilidades, conocimientos, etc. que poseen los
profesores y que difícilmente son aprovechadas en una organización escolar al uso. En segundo lugar,
la organización de un proyecto de trabajo como el que nos ocupa provoca la aparición de problemas
nuevos, que abarcan desde la relación educativa que se establece en el desarrollo de los trabajos,
hasta la forma de abordar las cuestiones de orden material, organizativas, metodológicas, de
evaluación, etc. pasando por las nuevas formas de coordinación que hay que establecer entre el
equipo de profesores; problemas cuyas soluciones no pueden darse desde un enfoque escolar clásico,

34
desde la función del especialista o con una metodología que prima el aspecto transmisor o de control.
La dinámica que introducen los talleres es, en sí misma, enriquecedora. Muestra, en un plano
eminentemente práctico, que muchos de nuestros recursos profesionales son limitados, relativos a
ciertas opciones metodológicas. Obliga a ensayar otras pautas de trabajo que, a su vez, sirven de
base de reflexión o como aportaciones concretas a la actividad docente que desempeñamos. En tercer
lugar, las relaciones habituales entre enseñantes son, en cierto modo, estereotipadas o codificadas en
muchas ocasiones. Es en función de ocupar un lugar en el organigrama docente, de la responsabilidad
curricular atribuida. El incremento de la oferta educativa, a partir del uso de todos los recursos
instrumentales que poseen los miembros de un equipo, supone aumentar también la posibilidad de
intercambios y el enriquecimiento de la calidad de los posibles contactos, diversificando, a su vez, los
roles que se dan entre los componentes de todo grupo pequeño.

LOS ALUMNOS
Uno de los errores educativos más reiterados consiste en la pretensión de llegar de modo eficaz a la
diversidad de alumnos con un mensaje educativo uniformador. La causa de la disfuncionalidad de este
procedimiento no radica tanto en una pretendida incapacidad o falta de madurez de ciertos alumnos,
frente a otros que serían capaces y maduros, sino en la incidencia de otros factores, tales como la
articulación del mensaje en sí mismo, la falta de un tiempo necesario para la manipulación de los
conceptos o procedimientos que lleva implícitos, el rechazo o incomprensión del tipo de actividades
que conlleva la situación en que se ofrece, etcétera. Consecuentemente, el hecho de obtener un alto
o bajo rendimiento no se halla en función directa de las «capacidades» del alumno, sino que está
sujeto, entre otras, a las variables propias del mensaje, a las que condicionan la interacción de los
alumnos con el mismo y a los condicionantes de la interacción social. Por ello toda propuesta que
multiplique la diversidad de posibilidades educativas, de instrumentos, de procedimientos y situaciones
de interacción, tanto de aprendizaje como sociales, debe ser considerada como una opción válida en
la búsqueda de una mayor eficacia educativa, dentro de un planteamiento no selectivo de la educación.
En diversas series de entrevistas a niños y niñas participantes en experiencias escolares de talleres,
en escuelas públicas, hemos podido detectar algunas constantes que parecen significativas. En todos
los casos los niños expresan un alto interés por las actividades de taller. La mayoría manifiesta
preferirlas a las clases ordinarias. La gran mayoría comenta con los familiares lo que ha hecho durante
estas actividades. Algunos niños verbalizan su interés por los talleres, explicitando que allí «hacen
cosas». Algunos amplían su interés por los talleres manifestando su satisfacción por «poder ir a esta
escuela». Comparando las valoraciones que han hecho de los mismos niños el tutor de clase y el de
talleres, se comprueba que un número significativo de alumnos recibe mejor valoración por parte de
los segundos.

35
Prácticamente, todos los niños manifiestan trabajar más durante las horas dedicadas a taller que en el
tiempo equivalente de clase. La realización conjunta, por parte de niños y niñas, de tareas que poseen
connotaciones de género supone llevar la coeducación a los ámbitos donde estos referentes culturales
se hallan más enraizados. Cuando la composición del grupo-taller se hace con niños de niveles y
grupos distintos, se dan las condiciones para un alto nivel de intercambio social, con lo cual se facilita
la modificación de ciertos roles que muchos niños han asumido en sus grupos de adscripción.

LA METODOLOGÍA
Al tratarse de un tipo de actividad claramente manipulativa hay tres aspectos que cobran relieve. En
primer lugar, la organización del grupo-taller debe ser adaptada a la situación que se va a desarrollar,
diferente de las situaciones de clase habituales. En segundo lugar, la presencia del material base y su
necesaria manipulación para la elaboración de los productos genera unas secuencias de trabajo
también distintas a las habituales. Por último, al ser una actividad que requiere el empleo de destrezas
diferentes a las del trabajo escolar corriente, obliga al responsable del taller a centrar la presentación
de las tareas y su supervisión en los procedimientos y secuencias de trabajo que desarrollan los niños.
Una reflexión sobre estos aspectos puede enriquecer y modificar los planteamientos con que operan
muchos profesionales.

LA PARTICIPACIÓN
Al abrir con los talleres el abanico de posibilidades instructivas, la necesidad de contar con auxiliares
para su desarrollo, o de asesorarse para impartir ciertas actividades, hacen que la presencia de padres
o madres con funciones de tipo docente o auxiliar sea un hecho natural. Este tipo de colaboración, que
supone una profundización en la participación de los padres, facilita a la vez una mayor identificación
de éstos en su conjunto con el trabajo que desempeña el equipo, lo cual no hace sino redundar en
beneficio de los propios alumnos y del funcionamiento del centro en general.

LOS TALLERES EN EL PROYECTO ESCOLAR

Extraer todas las posibilidades educativas que ofrecen los talleres no es fácil, ni tan siquiera lo es
iniciar su implantación. Las razones son conocidas: la baja relación profesores-aulas, los costes
económicos, las inercias culturales y profesionales, el individualismo profesional... Las recompensas
en resultados, eficacia, reconocimiento social, etc., tampoco aparecen por el solo hecho de realizar
talleres. Una vez implantados, todavía hay que dedicar esfuerzos y reflexionar para ir desde lo que
hacemos a lo que pretendemos. Y, sin embargo, es posible. Lo demuestran las experiencias que se
presentan a continuación, realizadas con unas condiciones equivalentes las de tantos equipos. Detrás
de los trabajos que se presentan, y de otros que se realizan y que estas páginas no pueden reflejar,
encontramos, de forma más o menos explícita, la voluntad de ir formulando un proyecto cultural de
escuela, es decir una articulación singular de la oferta curricular del centro, vinculada a las

36
características diferenciales de la realidad en que se opera. Una singularización que va acompañada
de otros rasgos distintivos: introducción del principio de interdisciplinariedad a partir de la resolución
de problemas de la realidad, profundización en el vínculo existente entre acción y reflexión en el
proceso didáctico, apertura de la escuela al exterior y realización de esta funcionalidad curricular sin
desvincularse de los grandes ejes en los que debe apoyarse la cultura actual. Este proyecto, además,
puede vincularse con otro más general e importante, presente en la formulación de estas experiencias,
aunque sea de forma latente; se trata de un proyecto político que persigue la democratización de la
escuela y pugna por el incremento de su calidad.

LA FORMULACIÓN DE UN PROYECTO DE TALLERES ·

¿Qué se pretende? ·
¿Qué talleres y por qué? ·
¿Quién los va a desarrollar, cuándo, dónde...?
Posibles auxiliares. ¿Qué se va a hacer? (Materiales, herramientas, etc. necesarios). ·
¿Cómo se va a desarrollar? ·
¿Qué relación guarda el taller con lo que han hecho, hacen o harán los niños en sus clases y en los
otros talleres? ·
¿Cómo se evalúan y cómo se informa a los padres? · ¿Qué
problemas se detectan y Cómo se resuelven?

37
8. Identificación de técnicas de monitoreo para mantener el orden en el uso de
herramientas utilizadas en cada trabajo:
La productividad se ve fundamentalmente afectada por la facilidad que tengan los empleados para
encontrar las herramientas con las que trabajan.
Las empresas suelen tener picos de producción. Es el momento en el que todos los trabajadores van
a una velocidad más elevada para poder entregar todos los trabajos a tiempo. Necesitarán encontrar
las herramientas en el menor tiempo posible para que puedan hacer rápido su trabajo. De ahí radica
la importancia de tener elementos para la organización de las herramientas y el utillaje.
Mantener el orden en las herramientas del taller hará que los trabajadores puedan encontrarlas en el
menor tiempo posible cuando las necesiten. Varios son los elementos que las empresas tienen que
tener en sus instalaciones y que le ayudarán a mantener el orden:
• Bancos de herramientas: Los trabajadores necesitan una zona de trabajo en la que depositar
las piezas que están elaborando y, a la vez, tener cerca las herramientas. Es la doble función
de este mueble. Cuenta con una mesa de trabajo y con cajones en los que meter distintos
herramientas o utensilios como tornillos. En sus paredes también se pueden poner ganchos
para colgar las herramientas que más utilicemos.
• Cajas de herramientas: Algunas empresas no se dedican de manera principal a la fabricación
de piezas, pero necesitan tener herramientas ordenadas para cuando tengan que utilizarlas.
Será el momento de que compren una caja de herramientas. Podrán organizarlas en las
distintas baldas que tengan según su uso.
• Cajones clasificadores: El pequeño utillaje como tornillos o tuercas tiene que estar también
organizado. Hay varios tamaños y dimensiones para que puedan servir para distintos tipos de
máquinas. Los trabajadores deben conocer en un golpe de vista dónde tienen cada uno. A este
tipo de cajones se les puede poner una etiqueta indicando el tipo de producto que contienen
con sus características principales.

Mobiliario y almacenaje
Tener un almacén ordenado mejora la gestión y productividad. Utiliza estanterías o armarios, caja,
cajones o gavetas, de plástico o madera, de reducido volumen o de gran tamaño. Descubre nuestro
catálogo de soluciones de mobiliario y almacenaje.
Almacenamiento para tu taller
El correcto almacenaje de productos y mercancías es fundamental para el buen funcionamiento de
cualquier sector industrial. Los sistemas de almacenamiento permiten tener los productos ordenados,
mejorando la productividad y gestión de la empresa. El mobiliario para almacenes tiende a ser práctico
y funcional. Para llegar a todas partes nada mejor que utilizar escaleras de aluminio de uso industrial.
Igual de importante es el uso de cajas y maletines de herramientas. El orden en el puesto de trabajo
con mobiliario que permita combinar distintos tamaños de cajones o incluso que se pueda trasladar de
un lado a otro gracias a los rodamientos de carros de talleres y bancos móviles. Para zonas de
vestuario, cocina o almacén de productos de limpieza los armarios con puertas o persianas equipados
con cerraduras. En Suministros Herco contamos con un extenso catálogo de productos de
almacenamiento de la mejor calidad, diversidad de muebles de almacenaje de pequeño y gran tamaño.

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Equipamiento para almacén
¿Necesitas muebles de almacenamiento para tu almacén? Los muebles de almacenaje tienden a ser
prácticos y funcionales. Armarios de almacenaje y estanterías metálicas son algunos de los elementos
imprescindibles y más comunes en cualquier espacio de trabajo junto a las cajas apilables, gavetas y
demás elementos de ordenación. Contar con el adecuado equipamiento nos permitirá mantener
nuestro almacén en orden y listo para una óptima eficiencia operativa. Dependiendo de la actividad a
realizar en el almacén necesitaremos diferentes muebles para almacenar.
Consejos para tener un taller cuidado y ordenado
El orden en el taller es un elemento indispensable, tanto para ahorrar tiempo como para conservar las
herramientas y el material en buen estado. Así pues, aunque nos cueste, deberemos adquirir desde
el primer momento el hábito de orden y economía.
Si recordáis, hace unos días vimos la importancia de colocar las herramientas para mejorar la eficiencia
y atención al trabajo. Hoy ampliamos esta práctica y habito a nuestro taller. Empezamos.
El cuidado del material en nuestro taller
Trabajar con madera, cerámica, pintura o cualquier otro material implica orden y ofrecer un cuidado
esmerado al trato del material. Si trabajamos con piezas de diferentes tamaños, es aconsejable
ordenarlas según su longitud. Por ejemplo, en el caso de los trozos de madera, deberemos retirar los
trozos sobrantes y colocarlos según su escala. Los más grandes deberán ir al fondo y los más
pequeños delante. El efecto que conseguiremos es una organización en forma de escalera, similar al
que se utiliza para las fotos de grupo, donde podremos ver los diferentes tamaños de un vistazo. Este
consejo es válido para la organización de telas, lonas, planchas u otras materias primas de uso común.
Para mantener correctamente esta estructura, es aconsejable no coger el primer trozo que nos venga
a las manos. Antes, es preciso ayudarse de una cinta métrica y evaluar que pieza de material nos
encajará mejor en nuestro futuro trabajo. De esta manera, conseguiremos mantener el orden y la
selección será más rápida.
A todo ello, es siempre aconsejable separar el material según su valor y dureza. Los materiales
blandos, delicados o caros deben tener un espacio apropiado. Es aquí donde entran en juego las
estanterías, verticales u horizontales. Cada nivel nos permitirá mejorar la clasificación, es decir, dividir
el material según el criterio que más nos interese para nuestro taller. Por ejemplo: fecha de compra,
peso, tipo de material, etc.
El orden cuando hay varios operarios en un mismo taller
Si en nuestro taller van a trabajar diversas personas, el responsable deberá formarlas según el código
de orden e higiene de la empresa. Es aconsejable que cada operario disponga de su propia caja de
herramientas o armario en su puesto de trabajo. Así es más fácil evitar mezclas inoportunas de
materiales o herramientas, así como pérdidas indeseadas que, a largo plazo, puede suponer mucho
dinero.
Por su parte, el responsable deberá supervisar la correcta colocación del material y las herramientas
de cada operario. Los elementos comunes, así como el material de limpieza, deben estar cuidados y
correctamente indicados. Si durante el trabajo se requiere alguna herramienta, como una escoba, el
operario que la necesite debe saber dónde encontrarla y si está disponible. En el caso de los
consumibles (cartuchos de tinta, papel…) el procedimiento es el mismo.

39
La higiene en el trabajo
La higiene en el taller comprende diferentes aspectos. El más básico y elemental es la limpieza del
local, factor de suma importancia. Con ella, se evitan la proliferación de infecciones, accidentes,
caídas, golpes, … Por este motivo, es necesario efectuar una correcta limpieza todos los días,
principalmente al finalizar la jornada de trabajo. Deberemos poner atención en aquellos puntos donde
haya mayor peligro de accidentes, como máquinas o zonas de corte. Se procurará poner cuidado en
el suelo, sobre todo en la limpieza de manchas de aceite, grasa u otras substancias resbaladizas.
Por otro lado, el aire juega un papel fundamental. Es necesario siempre aire puro, pues la oxigenación
de la sangre favorece el rendimiento y disminuye la fatiga. En un espacio cerrado, el aire viciado
fomenta mareos, dificultades respiratorias, dolores de cabeza… El humo, gases industriales, el polvo
o incluso el propio aire acondicionado acaban generando este tipo de aire nocivo.
Para ello, es aconsejable cumplir con un espacio mínimo de trabajo. Por norma general, los locales
deben ser especiosas, a fin de dar al operario la sensación de holgura. La superficie mínima de
pavimento libre por operario ha de ser 2 metros cuadrados. La altura no será inferior a los 3 metros y
la cubicación media debería ser 10m2 por obrero.
La iluminación, la temperatura, la humedad y el ruido son otros 4 factores a tener en cuenta. En
este caso, dependerá del tipo de actividad de la empresa, pero siempre deberán estar enfocadas a un
correcto cuidado del material y de los trabajadores.
Saber cómo organizar tus herramientas es esencial para realizar cualquier proyecto profesional o ideas
DIY, la organización puede ahorrarte tiempo, dinero y energía que sería mejor gastar en el trabajo en
cuestión.
1. Utilizar el espacio de la pared para el almacenamiento
Diferentes elementos para organizar la pared de tu taller mecánico.
Realmente no tienes que gastar demasiado dinero en un sistema de organización de taller. Puedes
hacerlo tú mismo y ahorrar dinero, y además puedes adaptarlo exactamente a tu espacio y
necesidades.
El solo hecho de agregar algunos estantes ayudará enormemente con los problemas de
almacenamiento, con la ventaja extra que, al utilizar eficientemente las paredes, tendrás mucho más
espacio en el suelo para los artículos más grandes y pesados.
Control de entrega de herramientas y equipos especiales
Dentro de todas estas técnicas me eh dado cuenta de que no se cuenta con un documento que permita
llevar un control de las herramientas o equipos especiales solicitados por parte de los Técnicos de
mantenimiento, mismo que es de mucha importancia debido al alto costo monetario que tienen los
mismos; por lo que se ha desarrollado un cuadro que permita la coordinación adecuada entre el
Bodeguero y el Técnico solicitante; evitando así posibles conflictos al momento de la devolución de
los mismos

40
Acá un ejemplo de uno:

41
9. Asignación de responsabilidades por el manejo de materiales y herramientas:
Para poder empezar con este tema debemos saber la definición de que es una asignación de
responsabilidades
¿Qué es una asignación de responsabilidades?
Consiste en agrupar actividades en base a determinados
criterios (factores aglutinantes), con el objetivo de dividir el
trabajo de la dirección de forma tal que la organización
quede estructurada en unidades aptas para operar con
eficiencia y sujeta a mecanismos de relacionamiento y
coordinación, para una efectiva integración.

¿Cómo podemos realizar una buena asignación de responsabilidades?

Existen múltiples herramientas para gestionar y mejorar el

rendimiento de un equipo en el trabajo. La matriz RACI o matriz
de asignación de responsabilidades es una de ellas. Puedes
aprender a usarla de tal manera que te ayude en las tareas y
pendientes cotidianos.
Esta es una de las mejores herramientas en temas de gestión y
optimización de tiempo en trabajos que requieren un trabajo en
equipo por su naturaleza y complejidad. Agiliza la comunicación
y acelera los procesos de toma de decisiones.
A continuación, te explicare más detalladamente que es una matriz RACI.
¿Qué es una matriz RACI o matriz de responsabilidades?
Es una herramienta gráfica que permite gestionar la asignación de responsabilidades y dar
seguimiento a las tareas que componen un proyecto de trabajo en equipo. Facilita la comunicación
entre todos y vuelve más ágil el proceso de toma de decisiones.
La función de la matriz es definir los roles y responsabilidades de cada persona involucrada en los
proyectos y procesos de la empresa. Incluso porque muchas veces un solo empleado puede realizar
varias funciones y es por eso que todo necesita ser documentado.
Veamos un ejemplo: un equipo de marketing está compuesto por 10 analistas y 1 gerente.
Sin embargo, dentro de un proyecto específico uno de los analistas asume el rol de administrador del
mismo, por lo tanto, debe responder como responsable del proyecto, incluso si su cargo en la empresa
es el de analista.
En el entorno laboral, debe poder cumplir con sus obligaciones de analista y de gerente de proyectos.

42
Puede que ya tengas claro lo que es una matriz
RACI, pero quizá aún te estás preguntado por qué
se le llama RACI. El motivo detrás de esto se
encuentra en la clasificación que se hace de los
participantes en el equipo de trabajo, que se divide
en cuatro categorías.
Para comprender mejor cómo funciona esto,
veamos el significado de cada letra en la sigla.

1. Responsables
La primera categoría o rol en la matriz RACI es la de los responsables. Ellos son quienes se encargan
de realizar las tareas pendientes en un proyecto.
Pueden dedicarse a distintas actividades, los responsables también son
quienes toman decisiones cuando existe la necesidad de elegir entre varias
opciones de ejecución.
2. Autoridad
La siguiente categoría es la de quienes están a cargo o los responsables de
la Autoridad (Accountable people). Ellos son los que designan la categoría de
cada una de las personas en el proyecto. Además, se encargan de registrar
cuando las tareas están terminadas y responden por ellas.
Es así como están al pendiente del avance del proyecto desde las tareas más sencillas hasta las más
complejas. Ellos son quienes saben cuándo se terminó cada uno de los pendientes que se necesitan
cubrir para progresar a lo largo del proyecto.

3. Consultores
En la tercera categoría encontramos a los Consultores. Ellos
conocen las características que debe tener cada una de las
tareas asignadas al terminar. Ya que están al tanto de esta
información, ellos serán quienes opinen sobre cada uno de los
pendientes una vez que hayan sido ejecutados en su totalidad
por los responsables.
Un responsable puede acudir con un consultor si tiene dudas sobre algún aspecto muy particular de
la tarea que le corresponde. El responsable cuenta con esta información, ya sea porque se le asignó
por parte de quienes están a cargo o porque son especialistas en el tema de la tarea o pendiente
debido a su formación.

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4. Informadores
La última categoría es la de los Informadores. Ellos
son quienes están al tanto del avance del proyecto,
pero no solo cuando se concluyen las tareas, como
sucede en el caso de la Autoridad. Cuando un
responsable de tarea toma una decisión, el
Informador será la persona a la que se le notificará
sobre las elecciones. Lo mismo sucederá si se
presentan inconvenientes o problemas durante la ejecución de una tarea.
Ejemplo de una matriz RACI:

¿Cómo hacer una asignación de responsabilidades por el manejo de materiales y

herramientas?

La decisión de delegar no debe tomarse a impulsos del agobio y cuando ya no quede otra salida. Aquí
también se deben tomar decisiones mediante la evaluación de alternativas y no forzados por el exceso
de trabajo. Si queremos evitar que el tiempo recuperado al delegar vuelva a perderse en correcciones
y repeticiones, la asignación de responsabilidades debe hacerse de forma profesional.

-Analizar las tareas. Evalúa la importancia de las labores a las que te enfrentas. Se establecen tres
grupos: las que son absolutamente innecesarias realizar ni por ti ni por nadie; las que puedes y debes
delegar, y las que debes realizar tú mismo.
-Gestionar el tiempo. Determina si el tiempo que empleas en resolver cada tarea es el adecuado. Un
ejercicio útil consiste en llevar una agenda detallada en la que anotes el tiempo dedicado a cada
actividad durante al menos dos semanas. Apunta todas las labores que emprendes y el tiempo que te
llevan. Es probable que descubras que has dedicado poco tiempo a las actividades que sólo tú puedes
realizar. Habrás dedicado mucho más tiempo a actividades rutinarias que podrían haberse delegado.

44
- Establecer prioridades. A partir del análisis anterior, enumera las labores según su urgencia e
importancia. Así, podrás eliminar las innecesarias, concentrarte en las que sólo tú puedes llevar a cabo
y delegar las restantes.

*La persona indicada

Los expertos coinciden en señalar que no es fácil decidir en quién se delega, no sólo porque pueden
surgir conflictos de jerarquía o antigüedad, sino porque en toda elección existe un riesgo. Para evitar
problemas ten en cuenta estos puntos:
– Con criterio. No delegues en la persona más próxima o más agradable. Para asegurarte de
que escoges al empleado adecuado, confronta las aptitudes de cada candidato con las exigencias de
la tarea.
– Si hay prisas. Si hubiera una tarea urgente, podrías sentir la tentación de encargársela al
primero que esté disponible. En tal caso, opta por la persona cuya experiencia sea más pertinente.
– Nadie vale. Si no logras encontrar a una persona suficientemente cualificada y contratar
empleados está descartado, la opción más fácil consiste en no delegar. Pero esto es contraproducente.
Intenta capacitar más a tus colaboradores. Además, la formación tiene efectos beneficiosos sobre la
motivación, ya que las personas se sienten apreciadas si se invierte en su futuro.
– Responsables. Decide si vas a asignar una tarea a una persona o a un grupo de empleados.
Eso sí, ten en cuenta que, por lo general, la delegación resulta más eficaz cuando la responsabilidad
descansa sobre un individuo. Esto evita la confusión y la tendencia a que una parte culpe a otra de los
errores o el fracaso.
– Con opinión. Tener iniciativa es una cualidad ideal en cualquier delegado potencial. Recuerda
que alguien con ideas y opiniones sólidas a veces puede estar en desacuerdo con su superior. Pero
un empleado que está dispuesto a expresar este desacuerdo demuestra confianza en sí mismo, una
cualidad que debe estimularse.
– Refuerza el papel del delegado. Una vez designado el delegado, preséntalo al equipo y expón
sus responsabilidades para que no haya dudas acerca de quién la tiene y qué abarca.
– Sin cargar. Procura no asignar muchas labores a la misma persona, sólo así, evitarás convertir
a un buen empleado en una especie de escudero.

*Las cosas claras

No puede responsabilizarse a nadie de una tarea imprecisa. Los pasos a seguir para comunicar al
delegado la labor son:
– Explica la tarea. Plantea la responsabilidad que delegas por escrito, en un documento que
explique exactamente lo que deseas que el empleado haga, para cuándo y cuáles son los resultados
que esperas obtener.
– Proporciona el contexto. Expón el motivo por el cual debe realizarse la actividad, su
importancia dentro del esquema global de las cosas y las complicaciones posibles que podrían surgir
durante su realización.

45
– Establece parámetros. Acuerda los parámetros que utilizarás para medir si la actividad ha
culminado con éxito. Deberán ser alcanzables y realistas.
– Capacidad de maniobra. Informa al delegado de que le concedes la autoridad necesaria para
realizar la actividad.
– Todo claro. Asegúrate de que el candidato escogido ha entendido qué supone la tarea. Eso sí,
por más que desees evitar interferencias, es probable que haya situaciones en las que el delegado no
sabrá qué hacer. Hazle saber que la pauta es: si tienes dudas, pregunta.
– Presta apoyo. Identifica los recursos necesarios para que el empleado pueda realizar
plenamente la actividad encomendada y ponlos a su disposición. Debes considerar además que la
información acumulada por tu experiencia es uno de los recursos más valiosos.
Cuando los directivos se guardan información, o informan incompleta y esporádicamente, la
desconfianza y otros sentimientos negativos cundirán entre el personal. La sinceridad y una
comunicación eficaz son esenciales para delegar con éxito.
– Obtén un compromiso. Cerciórate de que tu empleado haya aceptado la responsabilidad de
culminar la tarea.
– Sé flexible. No consideres el informe como algo sacrosanto, sino como un marco dentro del
cual los delegados pueden aplicar una flexibilidad razonable para lograr los objetivos.

*Todo en marcha
Una vez que la tarea está encaminada, el directivo establecerá reuniones periódicas para hacer un
seguimiento del trabajo. Piensa que cada empleado es único. Un estilo de supervisión puede servir
con un colaborador, pero no con otro. Los más experimentados no necesitan la atención cotidiana que
precisan los novatos y podrían tomar mal tus intentos por inmiscuirte en su modo de realizar las tareas.
En cualquier caso, los expertos aconsejan:
– Por parte del directivo. Trata la sesión como si fuera una reunión entre socios. Comenta los
problemas abiertamente y reconoce los logros. Debes asegurarte de que no hay huecos o
superposiciones por haber asignado la misma función a más de una persona.
– Por parte del delegado. Es importante que, al plantear la marcha de la actividad a tu superior,
intentes que la información sea selectiva, habla sólo de los puntos esenciales. Evita la tentación de
exagerar los aspectos que van bien o disimular aquellos que van mal. Si te has encontrado con
problemas, explica las causas y manifiesta las medidas que piensas tomar. Finaliza la reunión
preguntando si has abarcado todos los asuntos que preocupaban al superior

*Medir los resultados

El trabajo ha finalizado y es el momento de su evaluación. Llegados a este punto, el control del gerente
debe ser sobre los frutos, pero no en el procedimiento en el cual se han conseguido esos resultados.
Hay que partir de la base de que los colaboradores nunca podrán reproducir el trabajo de la misma
forma que lo harías tú. Si lo que esperas es que el proceso se haga como tú quieres, entonces nunca
encontrará que la delegación ha sido positiva.

46
– Malos resultados. Si los objetivos no se han alcanzado, critica en privado y trata, junto con el
delegado, de identificar las faltas para averiguar el origen de los problemas. Puede ser que el
candidato no fuera el adecuado, quizá tu informe no estaba claro o deberías haber conservado esa
tarea para ti mismo. También puede ser que hayan surgido circunstancias que estaban fuera de todo
control. Si el error parte del delegado, elige un programa de capacitación para perfeccionar sus
aptitudes.
– Objetivo cumplido. Si la actividad se ha terminado satisfactoriamente, felicita en público.
Recuerda que las alabanzas y los premios desempeñan un papel importante para motivar y estimular
logros futuros.

47
10. Identificación de sistemas y herramientas de control administrativo
propio de un taller:
Sistemas administrativos:
Son un conjunto de elementos (recursos humanos):

Puestos.
Personas.
Recursos materiales.
Equipo.
Maquinaria, etc.
Recursos técnicos, que se interrelacionan entre si con el objetivo de llevar a cabo las actividades del
proceso administrativo aplicado en las tareas funcionales de la empresa como son producción,
finanzas, mercadotecnia, etc. para que de manera integral la empresa viva, evolucione y se desarrolle.
La utilización de los sistemas administrativos parece ser el método más adecuado para el logro de los
objetivos centrales de cualquier organización.

Tipos de sistemas administrativos:

• Sistema de planeación.
• Sistema de organización.
• Sistema de dirección.
• Sistema de control.
• Sistema de finanzas.
• Sistema de producción, etc.

• Sistema de planeación: Componente del sistema administrativo. Fija objetivos, metas, políticas
(filosofía de la organización) que deberá cumplirse. la planeación
posibilita ampliar el foco de atención hacia los cambios del retorno. Está presente en todos los
niveles organizacionales con sus propias características. Existen tres tipos de planeación:

o Planeación estratégica o planeación

táctica o planeación operacional.

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• Sistema de organización: sistema que tiene como función coordinar los esfuerzos de
los individuos que componen la empresa de manera que
se entienda y comprenda para cumplir eficaz y
eficientemente con los objetivos.
Procesos del sistema de organización:
parte de los objetivos globales descritos
en la base filosófica y legar de la
empresa. Análisis de las características
de los recursos. Luego evaluar dentro
de la empresa el lugar donde se realizan
las operaciones, acciones, y ellas serán
asignados a los delegados.
Estructuras organizacionales: se ubica el
marco de actuación, se combina funciones, niveles de autoridad y
responsabilidad, canales de comunicación y coordinación. División ordenada de
las unidades de trabajo de la empresa.

• Sistema de dirección: existe un sistema de dirección dentro de una empresa para: fijar objetivos,
desarrollar planes, diseñar una estructura de atribuciones y
responsabilidades estableciendo reglas y procesos,
establecer un control dentro de todos sus organismos de la
empresa. para que se cumpla lo anterior la empresa debe
cumplir estos requisitos:
debe establecer una comunicación formal e informal entre
toda la estructura empresarial.
Debe orientar las actividades de la organización desde dos
perspectivas: la estratégica y la operativa.
Buscar un equilibrio con otros dos sistemas que pueden
afectar su libertad y capacidad de trabajo: el sistema cultural
y el de poder.

• Sistema de control: tiende a asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas
o conforme fue planeado, organizado y dirigido, señalando las fallas y errores con el fin de
repararlos y evitar que se repitan. constando de cuatro partes: o Establecimiento de estándares:
son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados, representan la
expresión de las metas de planeación de la
empresa o departamento en términos tales que el logro real de los deberes asignados
pueda medirse contra ellos.
o Medición de resultados: si el control se fija adecuadamente y su existen medios
disponibles para determinar exactamente qué están haciendo los subordinados, la
comparación del desempeño real con lo esperado es fácil.

49
 o Corrección: si como resultado de la medición se detecta desviaciones, corregir
inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para
que no se vuelvan a presentar. o Retroalimentación: una vez corregidas las
desviaciones, reprogramar el proceso de control con la información obtenida causante
del desvió.

o
• Sistema de finanzas: es el uso óptimo de recursos, en cuanto a cantidad y oportunidad, tanto
de las fuentes que suministran los fondos como del empleo que de ellos se hacen.
o Sistema financiero: es un mercado regulador que facilita la movilidad de flujos entre las
empresas. Se pueden definir como el proceso de obtener y agregar fondos para el
adecuado funcionamiento de los diversos subsistemas que integran una organización
para poder alcanzar objetivos organizacionales. o Finanzas en la empresa: se ocupa del
dinero, se dedica a la administración de fondos recibidos y obtenidos y a su
administración de dicha cantidad de dinero.
• Sistema de producción: es cualquier actividad que produzca algo, se definirá de manera más
como aquello que toma un insumo y lo transforma en una salida o producto con un valor
agregado por defecto de una transformación. se componen de los siguientes
procesos:
o Localización.
o Arreglos de las instalaciones. o
Manutención. o Producto. o
Procedimiento. o Capacidad de
producción.

La importancia de aplicar los sistemas administrativos en una empresa es que tiene una función
sinérgica la cual consiste un unir las acciones simultáneas de las partes separadas produciéndose un
efecto total mayor que el de los efectos de las partes independientemente. El funcionamiento de los
sistemas sigue una serie de principios que regulan su actuación para mantenerlos en condiciones de
eficacia.

50
Herramientas administrativas:
Las herramientas administrativas pueden ayudar a las organizaciones en la toma de decisiones,
encontrar soluciones a través del análisis de datos y gestión y planificación de proyectos. Hoy en día
se cuenta con un gran avance tecnológico; sin embargo, muchos directivos de pequeñas y medianas
empresas (PYMES) no lo toman en cuenta para sus organizaciones y siguen destinando un gran
número de personal para la realización de tareas mecánicas y repetitivas de forma manual. Ahora bien,
si empezaran a implementar y usar herramientas administrativas adecuadamente verían grandes
cambios en sus compañías, como un gran ahorro de dinero y tiempo, control de la información,
aumento de la productividad y automatización del trabajo administrativos.
En este sentido, es necesario que todas las PYMES opten por herramientas que vayan de acuerdo a
sus necesidades y les sirvan tanto en su operación diaria como en la medición de todas las variables
relacionadas con su negocio para lograr, de esta forma, una planificación de actividades en el mediano
y largo plazo, que los dirija a cumplir sus objetivos.
De acuerdo con los resultados arrojados por la Encuesta Nacional sobre Productividad y
Competitividad de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (ENAPROCE) que se realizó en el año
2018 y a los Censos Económicos 2019 del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) se
sabe que:
• las microempresas aportan un 37,8 % de empleo en el país, las pequeñas compañías un 14,7%,
las medianas un 15,8% y las grandes empresas un 31,6%;
• el 25% de las MIPYMES solucionó los problemas que se presentaron en el proceso productivo
y además emprendió acciones para evitar que sucedieran nuevamente;
• el 28,2% de las pequeñas y medianas empresas (PYMES) monitorea entre tres y cinco
indicadores claves del desempeño y un 8,8% monitorea entre diez o más indicadores, mientras
que un 66,5% de las microempresas no monitorea indicadores;
• en 2017 el 15,3% de las MIPYMES impartió capacitación a sus trabajadores; solo el 4,3 % de
los negocios usan Internet para sus compras o ventas; el 22,5% de las microempresas no
desean crecer.
Estos resultados son necesarios para la correcta toma de decisiones, el análisis y la investigación.
Adicionalmente, son datos relevantes para todo aquel que se preocupe por temas como la
productividad, competitividad, emprendimiento, negocios, innovación, entre otros.

¿Qué son las herramientas administrativas?

Las herramientas administrativas son un conjunto de
instrumentos modernos y efectivos que permiten a los
gerentes y directivos de las organizaciones tomar
decisiones cruciales y oportunas tanto ante alguna
dificultad como en el día a día y, además, gestionar y
planificar proyectos.

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¿Cómo pueden ayudar las herramientas administrativas a mejorar los resultados de la compañía?
• Ahorro de tiempo: gracias a la automatización se puede ahorrar tiempo en la realización de
tareas mecánicas, por lo que las personas que antes realizaban este trabajo pueden ocupar sus
horas laborales en otras tareas que son mucho más estratégicas para la organización.
• Centralización de la información: La información centralizada es importante para las empresas,
ya que previene que algún departamento tenga datos desactualizados o errados y eso se
traduzca en procesos ineficientes. Además, permite que todas las áreas posean un mayor
conocimiento de la situación actual de sus departamentos, de la compañía en general o
cualquier otra información importante o relevante en un momento determinado.
• Resultados más precisión: Dado que la información se sube y extrae directamente de las
herramientas administrativas, es posible tener control sobre los datos de la organización y evitar
que estos sean manipulados por algún departamento, por lo que los resultados: ya sean
positivos o negativos son 100% reales

• Mejoran el trabajo en equipo y la productividad: Gracias a que la información no se duplica, los

colaboradores de la empresa realizan sus actividades correspondientes sin necesidad de perder
tiempo en estas labores, pues los datos necesarios se encuentran centralizados y esto mejora
la productividad y el rendimiento en la organización.

• Mejoran el proceso de toma de decisiones: Al contar con información centralizada y unificada,

es posible crear una base de datos común y confiable para tomar decisiones futuras con mayor
precisión basadas en análisis, estadísticas e historiales de datos.

Herramientas administrativas:
1. Enterprise resource planning (ERP): En español significa Planificación de Recursos
Empresariales y se refiere a los sistemas de información gerenciales que utilizan las empresas
para automatizar, administrar y gestionar sus actividades diarias. Los sistemas ERP tienen
como objetivos principales:
a. Optimizar los procesos empresariales;
b. Centralizar la información y posibilitar que se comparta entre todos los departamentos
de la empresa;
c. Automatizar tareas.
Sus funciones, de acuerdo a los distintos módulos de la organización, pueden ser:

• Inventarios.
• Compras.
• Producción.
• Ventas.
• Finanzas.
• Contabilidad.
• Nómina.
• Realizar reportes.
• Realizar integraciones.

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2. Customer relationship management (CRM): Quiere decir Gestión de las Relaciones con los
Clientes y hace referencia a un software que permite a las organizaciones rastrear cada una de
las interacciones con los clientes, tanto los actuales como los prospectos. Las herramientas
CRM están orientadas a la gestión comercial, el marketing, la atención al cliente y al servicio
postventa y se utiliza para:
• gestionar y analizar las interacciones con los clientes (actuales y futuros);
• anticipar las necesidades y deseos de los compradores;
• aumentar las ventas;
• direccionar adecuadamente las campañas de captación de nuevos clientes;
• optimizar la rentabilidad;
• almacenar información de clientes potenciales y actuales como sus nombres, número de
teléfono, dirección, puntos de contacto con la empresa (visitas al sitio web, llamadas telefónicas,
correos electrónicos), preferencias de compras, entre otros.

3. Bussines inteligence (BI): Las herramientas de BI son softwares que utilizan la inteligencia
empresarial para tomar decisiones dentro de una compañía a través de la utilización de datos
internos y externos de la misma. En otras palabras, podemos definir que el BI es el conjunto de
estrategias, datos, aplicaciones, metodologías y tecnologías que permiten concentrar, depurar
y transformar información desestructurada en estructurada para realizar reportes, alertas,
consultas, entre otros, o para convertirlos en conocimiento y soportar la toma de decisiones
respecto a la compañía.

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Conclusión
Se definió a profundidad lo que es la administración como una disciplina científica que tiene como
objetivo el estudio de las organizaciones con el fin de tomar el máximo beneficio posible.

Se realizó una lista de los procesos que tiene a cargo el área de producción, finanzas, contabilidad,
marketing, recursos humanos y dirección.

Se concluyó que es el conjunto de principios de administración general.

Se llegó a la conclusión que el éxito de una organización depende del flujo efectivo de comunicación
o de la información que ocurre entre las partes interesadas internas y externas de la organización.

Se argumentó que la administración de un taller tiene como propósito coordinar los recursos para
realizar una tarea principal y varias secundarias que contribuyan a los objetivos establecidos.

Se definió que una de las problemáticas de un taller es que la productividad se ve fundamentalmente

afectada por la facilidad que tengan los empleados para encontrar las herramientas con las que
trabajan.

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Recomendaciones
El ambiente colaborativo no está reñido con la jerarquía. Por eso, se recomienda dejar claro quién se
encarga de cada tarea. Además de distribuir las labores, contar con un organigrama agiliza la toma de
decisiones.
Si el espacio lo permite, conviene separar la zona de recepción de clientes de la zona de trabajo.
Además, el artículo recomienda delimitar áreas específicas para cada tipo de tarea.
La limpieza es otro de los aspectos que contribuyen a mejorar la organización. Hay que limpiar
después de cada trabajo. Esto, además, facilita el mantenimiento.
Áreas separadas para los diferentes servicios hace el trabajo mucho más fácil y rápido. Posicionar las
herramientas cerca a los locales donde se usará es una regla. Eso porque, se elimina la necesidad de
recorrer un largo camino en la busca de herramientas, usted puede aumentar la productividad de su
equipo, haciendo el trabajo menos estresante y aún evitar accidentes en tránsito de los empleados y
equipos.
Todos los procedimientos que ya hemos mencionado sólo funcionaran con la participación de sus
empleados. Así, además de motivarlos a mantener la organización del taller y mostrarles de cómo se
hace, cultive el hábito de oírlos. ¿Cómo están involucrado diariamente con el trabajo, es muy probable
que también tengan buenas ideas con relación a la organización del taller, porque ellos serán los más
beneficiados, ¿no es cierto?
Como hemos visto, los clientes están exigiendo cada vez más. Para satisfacerlos, es un buen consejo
sería organizar su taller uniendo la funcionalidad con la comodidad. Invertir en una sala de espera
confortable, con aire acondicionado, conexión wi-fi, café y agua, por ejemplo, es una gran opción para
complacer a sus clientes y hacer con que vuelvan a elegir su taller mecánico para servicios futuros.

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