ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL

La administración es una de las actividades humanas más importantes, encargada de organizar

y dirigir el trabajo individual y colectivo efectivo en términos de objetivos. A medida que la

sociedad, empezó a depender crecientemente del esfuerzo grupal y que muchos grupos

organizados tienden a crecer, la tarea de los administradores se hace mucho más importante.

La administración aparece desde que el hombre comienza a trabajar en sociedad. El ser humano

es social por naturaleza, por ello tiende a organizarse y cooperar con sus semejantes.

Desde que el hombre apareció en la Tierra ha trabajado para subsistir, tratando de lograr en sus

actividades la mayor efectividad posible: para ello, ha utilizado en cierto grado a la

administración. La administración nace junto al hombre, aunque, luego se la estudie como

fenómeno social.

Las compañías, al igual que los individuos, tienen éxito o fracasan por una gran variedad de

razones. Algunas de éstas son circunstanciales. La mayoría son personales y humanas e incluyen

decisiones que los administradores toman y acciones que realizan.

En los negocios, nada puede sustituir una administración eficiente. Es posible que las compañías

vuelen alto durante un tiempo; sin embargo, no se mantienen mucho a estas alturas sin una

administración correcta. Lo mismo sucede con los individuos: para tener éxito se han enfocado

en las cosas fundamentales, discerniendo claramente entre lo que es importante y lo que no, y

administrándose correctamente.

Tanto en el desarrollo de la actividad social como de la individual, el papel desempeñado por las

organizaciones ha sido clave en el avance de la civilización. Ese papel ha cambiado con el correr

de los tiempos porque se han modificado los modelos con que tales organizaciones se han

administrado, así como las teorías que han intentado explicar y predecir el comportamiento de

tales organizaciones y de su administración. Dicho conjunto de teorías y otros conceptos

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conexos son el bagaje con que se han conformado una disciplina general llamada administración

y sus disciplinas derivadas, las ciencias administrativas o administraciones especiales.

LA ADMINISTRACIÓN COMO DISCIPLINA CIENTÍFICA

La administración es la disciplina científica que tiene por objeto de estudio las organizaciones

constituyendo una sociotecnología6 encargada de la planificación, organización, dirección y

control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento,

etcétera) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio

puede ser social o económico, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.

Administración moderna de una organización, centrada en la estrategia y sobre todo enfocada

a las necesidades del cliente.

Otras definiciones de administración (según varios autores) son las siguientes:

✓ La administración es una disciplina que estudia el comportamiento de personas e

instituciones humanas expuesta a cambios continuos. (Peter Drucker)

✓ La administración utiliza un conocimiento fundamental organizado -la ciencia- y lo aplica

de acuerdo a la realidad para obtener el resultado deseado y su arte es, el "saber cómo"

alcanzar un resultado concreto. (Chester I. Barnard)

✓ El conocimiento administrativo bien puede ser científico o técnico. El término

administración redefinido puede conceptuarse como un vocablo que engloba dos

conceptos. Una ciencia que tiene por finalidad la explicación del comportamiento de las

organizaciones, y también a un conjunto de técnicas aplicables a la conducción de

organizaciones. (KLIKSBERG, Bernardo).

✓ La administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos

institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado.

(José A. Fernández Arenas).

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 ✓ La administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los

recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.

(Lourdes Münch Galindo y José García Martínez).

Todas estas definiciones contienen ciertos elementos en común:

La existencia de objetivo(s) hacia el cual está enfocada la administración.

La administración se da en grupos sociales, es entre personas.

Debe existir el uso adecuado de recursos para lograr el fin común.

Requiere de la eficacia, es decir, lograr los objetivos establecidos o previstos.

Necesita la eficiencia que se refiere al logro de los objetivos pero al menor costo y con

la máxima calidad.

Productividad, es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de esfuerzos

humanos.

PROCESO ADMINISTRATIVO

La administración puede verse como un proceso. Esto fue planteado originalmente por Henri

Fayol y luego seguido por otros autores, que sugerirían algunas modificaciones. Actualmente se

acepta el proceso propuesto por Dale, que está compuesto por las siguientes etapas básicas:

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Planificación, organización, dirección, control. Este proceso se realiza y corresponde a la función

administrativa o gerencial.

ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO COMO CICLO RECURSIVO.

• Planificar: es el proceso que comienza con la visión que tiene la persona que dirige a

una organización; la misión de la organización; fijar objetivos, las estrategias y políticas

organizacionales, usando como herramienta el mapa estratégico; todo esto teniendo en

cuenta las fortalezas/debilidades de la organización y las oportunidades/amenazas del

contexto (análisis FODA). La planificación abarca el largo plazo (de 5 a 10 o más años),

el mediano plazo (entre 1 y 5 años) y el corto plazo, donde se desarrolla el presupuesto

anual más detalladamente. En la actualidad los cambios continuos generados por

factores sociales, políticos, climáticos, económicos, tecnológicos, generan un entorno

turbulento donde la planificación se dificulta y se acortan los plazos de la misma, y

obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus planes en forma sistemática y

permanente.

• Organizar: responde a las preguntas ¿Quién va a realizar la tarea?, implica diseñar el

organigrama de la organización definiendo responsabilidades y obligaciones; ¿Cómo se

va a realizar la tarea?; ¿Cuándo se va a realizar?; mediante el diseño de proceso de

negocio, que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en qué secuencia

temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar.

• Dirigir: es la influencia positiva y voluntaria (que implica persuadir), para que todo lo

que se ha planeado y organizado, se pueda realizar; en términos coloquiales significa

"Hacer que las cosas se hagan" y la probabilidad de que se logre dicho objetivo aumenta,

cuando ejercemos sobre los miembros de la empresa, el liderazgo, la motivación, la

comunicación y la supervisión efectiva, para lo cual se recomienda que sea basado en la

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 teoría de la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de toma de

decisiones.

• Controlar: es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los

objetivos y metas fijados; se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias

para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, nivel táctico y a nivel operativo;

la organización entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestión; por otro

lado también se contratan auditorías externas, donde se analizan y controlan las

diferentes áreas funcionales.

Las etapas o subprocesos detallados no son independientes, sino que están totalmente

interrelacionados. Cuando una organización elabora un plan, debe ordenar su estructura para

hacer posible la ejecución del mismo. Luego de la ejecución (o tal vez en forma simultánea) se

controla que la realidad de la empresa no se aleje de la planificación, o en caso de hacerlo se

busca comprender las causas de dicho alejamiento. Finalmente, del control realizado puede

surgir una corrección en la planificación, lo que retroalimenta el proceso.

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ROLES ADMINISTRATIVOS O GERENCIALES

Como complemento de la función administrativa encontramos la propuesta de los roles

administrativos. El texto que cobro mayor trascendencia ha sido el de H. Mintzberg, aunque

antes y luego ha habido muchos autores que trataron el tema.

Después de estudiar sistemáticamente las actividades de cinco directores ejecutivos de

organizaciones diversas, Mintzberg concluyó que no realizan las funciones administrativas

clásicas de planear, organizar, dirigir y controlar, sino que se dedican a distintas actividades.

Los roles propuestos son:

1- Roles Interpersonales: representante, líder, enlace;

2- Roles Informativos: monitor, difusor, portavoz;

3- Roles Decisorios: emprendedor, manejador de problemas, asignador de recursos,

negociador.

¿Entonces cuál enfoque es mejor, el de funciones o el de roles? Aunque cada uno describe lo

que hacen los gerentes, el enfoque de funciones parece ser la mejor forma de describir el trabajo

de un gerente. Las funciones clásicas proporcionan métodos claros y discretos para clasificar los

miles de actividades que realizan los gerentes y las técnicas que utilizan en términos de las

funciones que llevan a cabo para lograr los objetivos. Aunque otro autores argumentan que es

más conveniente hacer un estudio de los roles para conocer en profundidad las actividades

realizadas por los directivos y que esto permita valorar no solo el conocimiento específico del

directivo (habilidades conceptuales y técnicas), sino también, otro tipo de habilidades

específicas necesarias para el ejercicio de su actividad.

LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN EN LAS EMPRESAS

Las Empresas tienen una organización en particular, la cual permite enfocar distintas Áreas de

Trabajo en las que se dividen las tareas de acuerdo a las Especializaciones, teniendo para los

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distintos empleados, un rol en particular dependiendo no solo de su Formación Profesional, sino

también de su eficiencia para lo cual han sido contratados. Una de estas áreas está justamente

comprometida a la Administración de Empresas, tratándose básicamente, de un conjunto de

reglas y prácticas que buscan optimizar el aprovechamiento de los recursos para que la empresa

alcance sus objetivos.

La Administración de una Empresa requiere, como punto de partida, el establecimiento de

objetivos y la fijación de metas. A partir de estas metas, comienza el proceso de organización de

los recursos para que la entidad consiga cumplir con sus propósitos.

Debido a la cantidad de factores que intervienen en el funcionamiento de una empresa, su

Administración exige un importante trabajo de coordinación y de comunicación, la planificación,

la fijación de objetivos y la decisión sobre cómo tratar de alcanzarlos, la organización, la

disposición de los recursos en pro de la planificación, la dirección y el control para verificar que

lo establecido cumpla son los pilares de la administración de empresas.

Cuando hablamos del administrador de empresas en sí, estamos delante de una de las

profesiones más interesantes del sector empresarial, ya que del administrador depende

principalmente su grado de implicación con los procesos operacionales de la compañía, es decir,

cuánto más y mejor conozca sobre las actividades realizadas en su división, mayores

conocimientos obtendrán y mejor podrán desarrollar sus funciones. Además, podemos

distinguir algunas de las funciones que realiza como:

o Asegurar que la organización opere con eficiencia.

o Representación.

o Líder.

o Supervisión.

o Manejos de problemas.

o Asignación de recursos.

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La administración es una actividad de máxima importancia dentro del qué hacer de cualquier

empresa, ya que se refiere al establecimiento, búsqueda y logro de objetivos. Todos somos

administradores de nuestras propias vidas, y la práctica de la administración se encuentra en

cada una de las facetas de la actividad humana, negocios, escuelas, familia, etc.

SISTEMA ADMINISTRATIVO

Todo sistema administrativo determina una serie de procedimientos que deben ser respetados

por los miembros de una compañía a la hora de tomar decisiones. Esta compleja red se

encuentra integrada en la estructura misma de la empresa y permite que cada paso que dé

cualquiera de sus integrantes apunte hacia los mismos fines.

En el manual de un sistema administrativo deben figurar las responsabilidades y los roles que

corresponden a cada puesto dentro de la organización y a cada unidad administrativa. Es

importante resaltar que la existencia de un sistema como éste beneficia ampliamente el

funcionamiento de una compañía, y facilita considerablemente tareas tales como las auditorías,

así como el control del trabajo de cada empleado.

CLASIFICACIÓN SEGÚN EL TIPO

Se reconocen varios tipos de sistema administrativo, algunos de los cuales son los siguientes:

ABSTRACTO: es el que está compuesto de conceptos tales como doctrinas filosóficas,

números o idiomas;

CONCRETO: se opone al anterior, ya que este sistema administrativo consta de

máquinas, equipos o cualquier componente tangible;

OPERACIONAL: tiene el objetivo de generar reportes, además de llevar a cabo el

procesamiento de la información, la cual suele ser reiterativa;

DIRECTIVO: los datos que administra no pasan por un proceso de selección ni son

modificados de ninguna forma;

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 INFORMATIVO: éste es el tipo de sistema administrativo crucial a la hora de tomar

decisiones que sean coherentes con los objetivos planteados por la empresa en primer

lugar. A grandes rasgos, se encarga del procesamiento de datos y de la producción de

reportes.

EL SISTEMA ADMINISTRATIVO COMO PROGRAMA INFORMÁTICO

En la actualidad, la noción de sistema administrativo suele hacer referencia al programa

informático que cuenta con diversas aplicaciones para administrar las facetas de una empresa.

La intención de este tipo de software es centralizar las tareas administrativas en un mismo

sistema informático que permita ahorrar tiempo e incrementar la eficiencia laboral.

Un sistema administrativo, en este sentido, suele contar con diferentes módulos. Cada módulo

permite completar una tarea distinta: realizar una factura, emitir un recibo de cobro, organizar

la agenda, registrar ingresos y egresos de un balance, controlar el inventario o stock, etc.

Ejemplo

Veamos con un ejemplo cómo puede trabajar una empresa con un sistema administrativo.

Supongamos que una compañía que vende electrodomésticos recibe un pedido de un cliente

que quiere adquirir una licuadora. En el sistema administrativo de la empresa, un empleado

registrará la compra, emitirá la factura y agendará el envío del producto. De manera automática,

el sistema administrativo generará un alerta en la agenda para que dicho envío se concrete y,

una vez registrado el mismo, reducirá una unidad del producto del inventario. Cuando el cliente

reciba su pedido y lo pague, se consignará en el sistema administrativo la cancelación de la

deuda y el ingreso del dinero.

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Dependiendo del presupuesto de cada compañía, existen dos opciones a la hora de adquirir un

sistema administrativo: contratar a un desarrollador para que lo programe desde cero, teniendo

en cuenta las necesidades específicas de la empresa; aprovechar uno de los tantos paquetes

existentes en el mercado. Si se inclina por esta última opción, a su vez podrá escoger una de las

varias alternativas gratuitas o bien pagar una cuota mensual para acceder a un sistema más

potente y completo.

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