Código:

PROCEDIMIENTO DE FACTURACION Fecha:

Versión:
Páginas 1

1. OBJETIVO

Este procedimiento tiene como finalidad establecer las normas, guías y pautas
utilizadas en REFRINDUSTRIA C.A, para realizar de manera acertada y efectiva el
procedimiento de facturación de los productos, equipos y repuestos de refrigeración
que en ella se comercializan.

2. ALCANCE

Desde que se carga el pedido en el modulo de ventas en la parte de recepción de

pedidos hasta la entrega de la factura/ nota de entrega al cliente.

3. DEFINICIONES

CLIENTE: Persona que compra en un establecimiento comercial.

VENTAS A CRÉDITO: es aquella transacción donde el comprador recibe un bien o

servicio y lo paga en un periodo posterior al momento. El periodo posterior para el
pago será acordado por ambas partes.

FACTURA: es un documento de índole comercial que indica la compraventa de un

bien o servicio.

4. RESPONSABILIDADES

El cajero deberá brindar un trato cordial y educado a los clientes.

Se deben facturar todos y cada uno de los productos vendidos.

Las ventas a créditos, sólo serán autorizadas por el Administrador, a aquellos

clientes que cumplen con los siguientes requisitos.

➢ Clientes con una antigüedad de más de un año (01) de relación comercial

con REFRINDUSTRIA C.A.
➢ El límite de crédito siempre será expresado en bolívares.
➢ Los créditos serán otorgados por un máximo de quince (15) días.
➢ Solo se podrá otorgar un nuevo crédito aquellos clientes que se encuentren al
día con sus fechas de pagos.
➢ Cuando sea otorgado un crédito, el cliente deberá realizar pagos a la factura
de crédito, cada siete días, hasta cumplir el pago completo de la misma.
 Código:
PROCEDIMIENTO DE FACTURACION Fecha:
Versión:
Páginas 2

➢ El Administrador está autorizado a otorgar créditos especiales a aquellos

clientes que cuenten con un historial de más de dos (02) años de relación
comercial con la empresa y que tengan dentro de REFRINDUSTRIA C.A. un
excelente record de cumplimiento de pagos en los créditos anteriormente
otorgados.
➢ Bajo ninguna circunstancia se podrán realizar ventas a clientes que tengan
facturas a crédito vencidas por más de treinta (30) días continuos.

5. DESCRIPCIÓN

5.1. GAFPRI
A. Al inicio de la jornada laboral el cajero debe encender la computadora e
ingresar al sistema de ventas de la empresa utilizando el usuario y
contraseña asignados
B. Cuando el cliente decide realizar la compra, el asesor de refrigeración debe
cargar el pedido en el módulo de ventas en la parte de recepción de pedidos.
C. Una vez agregado el pedido en el sistema, el Cajero debe ingresar al modulo
de pago en la parte de entrada y seleccionar el pedido que el asesor técnico
le indique
D. Seleccionado el pedido se hace clip en siguiente , nos aparece el método de
pago seleccionamos el mismo y le damos a pagar
E. Realizado el paso anterior hacemos clip en el encabezado: GAFPRI ADMIN
para regresar al inicio del sistema donde están todos los módulos ,
ingresamos al modulo pedidos e imprimimos la nota , la sellamos y se la
entregamos al cliente (venta de contado)
F. Las facturas a crédito deben ser autorizadas en el sistema por el
Administrador de la tienda, quien también será el responsable de realizar el
seguimiento hasta el cobro final. Una vez autorizada en el sistema la factura a
crédito el cajero podrá entregarle al cliente copia de su factura para que éste
pueda dirigirse al área de despacho para retirar los productos.
G. Luego de recibir la factura el cliente debe dirigirse al área de despacho para
retirar los productos comprados.
H. El jefe de almacén recibe la factura y entrega al cliente los productos
comprados de acuerdo a lo establecido y especificado en la factura.
I. Una vez entregados al cliente todos los productos comprados el jefe de
almacén debe colocar en la factura del cliente el sello de “despachado”.

Nota: el procedimiento para presupuesto es el mismo

 Código:
PROCEDIMIENTO DE FACTURACION Fecha:
Versión:
Páginas 3

5.2. SAINT ENTERPRICE

A. Al inicio de la jornada laboral el cajero debe encender la computadora e
ingresar al sistema Saint Enterprise modulo de Ventas de la empresa
utilizando el usuario y contraseña asignados
B. Cuando el cliente decide realizar la compra, el asesor de refrigeración debe
cargar el pedido
C. Una vez agregado el pedido en el sistema, el Cajero debe ir al modulo de
Facturación y luego seleccionar facturación o nota de entrega dependiendo
del requerimiento del cliente
D. Luego se hace clic en cargar inmediatamente aparecerá un recuadro para
ingresar el tipo de operación , seleccionamos :Pedido ,luego se busca el
cliente en el siguiente campo: Numero y se hace clip dos veces para
seleccionar el pedido que indique el asesor de ventas
E. Una vez seleccionado el cliente los demás campos se llenan
automáticamente y le damos aceptar
F. Inmediatamente regresa al modulo facturación y ya estará cargado el pedido
G. Para modificar el pedido el renglón Precio debe colocarse en Precio 0
H. Realizado el paso anterior hacemos clip en totalizar nos llevara al cuadro total
operación damos enter tres veces hasta que salga el cuadro cancelación con
tarjeta de crédito donde dice código allí colocamos 01 y damos enter hasta
que llegue al renglón aceptar hacemos clip para que se imprima la factura o
nota de entrega
I. Las facturas a crédito deben ser autorizadas en el sistema por el
Administrador de la tienda, quien también será el responsable de realizar el
seguimiento hasta el cobro final. Una vez autorizada en el sistema la factura a
crédito el cajero podrá entregarle al cliente copia de su factura para que éste
pueda dirigirse al área de despacho para retirar los productos.
J. Luego de recibir la factura el cliente debe dirigirse al área de despacho para
retirar los productos comprados.
K. El jefe de almacén recibe la factura y entrega al cliente los productos
comprados de acuerdo a lo establecido y especificado en la factura.
L. Una vez entregados al cliente todos los productos comprados el jefe de
almacén debe colocar en la factura del cliente el sello de “despachado”.
 Código:
PROCEDIMIENTO DE FACTURACION Fecha:
Versión:
Páginas 4

Nota: el procedimiento para nota de entrega y presupuesto es el mismo

6. REGISTROS ASOCIADOS.
➢ Facturas.
 Código:
PROCEDIMIENTO DE FACTURACION Fecha:
Versión:
Páginas 5

CONTROL VERSIÓN DEL DOCUMENTO

No. versión Fecha Motivo Responsable de Revisión Responsable de Aprobación