INSTRUCTIVO HERRAMIENTA ICS MODULO JURIDICO

1. Ingreso a la herramienta ICS:

 Se debe registrar el usuario y contraseña asignados por el Banco

 El sistema exige cambio de contraseña la cual es diseñada por cada usuario, se

debe construir con letras y números no debe contener caracteres especiales como
/ * , - entre otros.
 Dar click en Aceptar los términos y condiciones.

 Ingresar al módulo ICS Enterprise, icono azul.

 Para el caso de los Abogados Externos dar click en el servidor marcado con el
nombre ics.bancoagrario.gov.co GESTION EXTERNA BANCO AGRARIO, para
el caso de los funcionarios del Banco ingresaran por el servidor 10.0.17.6 GESTION
INTERNA FUNCIONARIOS BANCO AGRARIO.
 Aparecerá un mensaje en la parte inferior de la pantalla donde se marcará la opción
Abrir.

 Aparecerá un mensaje de alerta para ejecutar la acción, marcamos el recuadro

aceptando los riesgos y picamos en el botón Ejecutar.
 El sistema nos ubica en la pantalla principal de gestión

 El usuario podrá buscar el cliente o su lista de trabajo por medio de los siguientes
iconos:
MANO (Búsqueda Principal): El usuario podrá buscar al cliente por número de
identificación el cual siempre debe estar precedido por el tipo de documento, ejemplo:

Cedula de ciudadanía: CC5250270

Cedula de extranjería: CE57896

Número de identificación tributaria: N800058726

LUPA: El usuario podrá buscar al cliente por nombre del abogado asignado, estado del
deudor, estrategia, nombre del deudor, número de teléfono y obligación.

AGENDA DE TRABAJO: El usuario podrá buscar los clientes que se encuentren asociados
a su agenda de trabajo por Departamento / Municipio / Actual (Información migrada de la
base única del cobro jurídico o Nuevo (nueva asignación realizada por la herramienta),
seguir desplegando el árbol hasta llegar a la lista de trabajo (figura )
  Para conocer el detalle de los clientes que conforman esta lista se da click en el
recuadro de Recuperar información detallada y se visualizan los datos de los
clientes por rangos de 10 en 10.

2. Respuesta de Abogado Externo o Regional (Recepción de documentos para

presentación de demanda):

 Documentos completos y consistentes para presentación de demanda:

En la pestaña Juridico selecciona obligación por obligación dando click en el tipo

de proceso “ALISTAMIENTO”, agrega la etapa de CONFIRMA RECIBIDO e ingresa
la fecha de la acción, por ultimo damos click en el botón Aceptar.
 Documentos incompletos o inconsistentes para presentación de demanda:

En la pestaña Jurídico selecciona obligación por obligación dando click en el tipo

de proceso “ALISTAMIENTO”, agrega la etapa de CONFIRMA RECIBIDO
INCOMPLETO, ingresa la fecha de la acción y en el campo de Observaciones
registrar la inconsistencia, de manera simultánea enviará el correspondiente correo
electrónico informando la situación.

Una vez el Banco subsana la inconsistencia deberá registrar nuevamente la etapa

ENTREGA AL COURRIER DOCUMENTOS PARA ABOGADO, ingresa la fecha y
da click en Actualizar.

El abogado externo una vez reciba la subsanación correspondiente deberá

confirmar el recibido con la fecha indicada y dar inicio al proceso ejecutivo.
3. Registro del abogado al proceso jurídico:

En la pestaña Jurídico selecciona el Tipo de Proceso Ejecutivo y despliega las

obligaciones contenidas dentro de este proceso.
 Tener en cuenta que las obligaciones recibidas por el abogado deben ir marcadas
dentro del recuadro; en caso de que alguna vaya sin la marcación, el abogado podrá
marcarla siempre y cuando haya sido recibido físicamente dicho pagaré.

4. Asignación del proceso al abogado externo:

El abogado externo debe asignarse el proceso creado por el área de Alistamiento y

entregado en reparto automático al profesional del derecho.
5. Actualización de juzgado:

En el campo Juzgado se despliega la selección para actualizar cual será el juzgado en

el cual se radicó el proceso ejecutivo.

Se seleccionará el nuevo Tipo de Juzgado

Se seleccionará el Departamento

Se seleccionará la Ciudad o el Municipio

 Se seleccionará el Juzgado de competencia donde se radicó el proceso

Dar click en Aceptar

6. Inclusión del número del radicado del proceso:

Se ingresará el número del radicado del proceso con la estructura Año, guion,
numero consecutivo del proceso de 5 posiciones, es decir que si el numero entero
es de 3 posiciones se deberá anteponer 2 ceros, según se observa en el pantallazo
adjunto. Importante dar click en el botón Actualizar cada vez que se realizan
cambios.
7. Registro de Actuaciones Procesales:

Se selecciona el proceso ejecutivo y se agrega la actuación procesal seguido de la fecha

del auto y se da click en el botón Actualizar.

Una vez grabada una actuación, se habilitarán las actuaciones siguientes para su
alimentación de manera secuencial.
 Nota:

 Las fechas se deben registrar en la herramienta de cobranza en orden

cronológico.
 No se permite el ingreso de fechas futuras.

8. Depuración obligaciones migradas de la Base Unica del Cobro Jurídico

Esta actividad es de suma importancia ya que se debe validar que la información

cargada corresponda al inventario de procesos que tiene cada abogado.

 Ingresar por el icono de Agenda de Trabajo

 Se muestra un grupo llamado ABOGADOSEXTERNOS, damos doble click
sobre este grupo para ver el árbol distribuido por Departamentos.

 Ingresamos a cada departamento para iniciar la revisión de los procesos, dando

click en el signo + ubicado al lado izquierdo, allí veremos los municipios en los
cuales el abogado externo tiene procesos asignados.
 Ingresamos a cada municipio dando click en el signo + ubicado al lado izquierdo,
allí veremos el tipo de asignación realizada. ACTUAL (Información migrada de
procesos ya existentes en cabeza del abogado externo), NUEVO (Información
de procesos asignados de manera automática por la herramienta)

 Al ingresar al grupo ACTUAL ( click en el signo + ) se despliega un subgrupo

que muestra el usuario del abogado ratificando que la información consultada
es de dicha persona, así mismo desplegaremos tantas veces como indique la
herramienta ( signo + ) hasta llegar a una lista de trabajo que se visualiza con la
figura , al hacer click sobre ella visualizaremos la cantidad de clientes que
se tienen asignados en dicho municipio.

 Para visualizar el detalle de los clientes marcamos la casilla Recuperar

información detallada y veremos la identificación de los clientes por rangos de
10 registros, posteriormente consultaremos por el icono de identificación en la
pestaña de jurídico.
 Para validar el primer cliente ingresamos su identificación y nos ubicamos en la
pestaña Jurídico, actividad que se realizará para cada uno de los clientes.
 INFORMACION PARA TENER EN CUENTA

Cuando un cliente normaliza sus obligaciones y el abogado aún no ha radicado

la demanda

 La regional solicitará al abogado externo la devolución de los documentos

porque el cliente normalizó sus obligaciones, de igual manera el abogado deberá
reportar en la herramienta dicha novedad agregando la etapa ENVIO ANULADO
y la Fecha en que se realiza esta actividad, así como en el campo de
Observaciones la anotación “DEVOLUCION POR SOLICITUD DEL BANCO”,
seguido dará click en el botón Actualizar.

 El abogado externo agregará la etapa DESGLOSE DE DOCUMENTOS y la

Fecha en que se realiza esta actividad, seguido dará click en el botón Actualizar.
Cuando un cliente normaliza sus obligaciones y el abogado ya radicó la demanda

 La regional solicitará al abogado externo la devolución de los documentos

porque el cliente normalizó sus obligaciones, de igual manera el abogado deberá
reportar en la herramienta dicha novedad agregando la etapa de TERMINACION
que corresponda y la Fecha en que se realiza esta actividad, seguido dará click
en el botón Actualizar.

Cuando una demanda es Rechazada

 El abogado externo deberá reportar en la herramienta dicha novedad agregando

la etapa TERMINA RECHAZO DEMANDA y la Fecha en que se realiza esta
actividad, así como en el campo de Observaciones el motivo del rechazo,
seguido dará click en el botón Actualizar.
 Una vez el abogado realice la actividad anterior e informe del rechazo a la
Regional, el funcionario del banco creará el nuevo proceso para que se inicie
nuevamente la presentación, dando click en el botón Agregar Proceso,
seleccionará el Tipo de Proceso, marcará las obligaciones que se incluirán
dentro del proceso y por último seleccionará el juzgado de reparto según los
criterios presentados en pantalla, seguido dará click en los botones Aceptar y
Actualizar.
Registro de sentencia:

El abogado externo seleccionará el proceso jurídico, en la columna Etapa de proceso

elige Sentencia, registra la fecha del auto y dará click en Actualizar, en el evento que la
sentencia sea en contra del banco se debe registrar dicha situación en el campo de
Observaciones.
 INFORMACION DE CONOCIMIENTO GENERAL

ICS permite consultar información general del cliente, así como actualizar datos tales
como Direcciones, Teléfonos y Datos básicos del Deudor.

Pestaña Deudor

Muestra la información general del cliente permitiendo realizar modificaciones o

actualizaciones.

Pestaña Direcciones

Muestra la información de localización del cliente permitiendo realizar actualizaciones.

Pestaña Obligaciones

Muestra la información de Obligaciones del cliente tanto directas como indirectas y el

estado actual de las mismas.

Para conocer el detalle de cada una de estas obligaciones doy doble click sobre el
número de la obligación y se desplegará una nueva pantalla con la información
correspondiente, así como datos de pagos, morosidad y garantías en las demás
pestañas.
Pestaña Codeudores

Muestra la información de los Codeudores del cliente.

Pestaña Jurídico

Muestra la información de procesos jurídicos iniciados a un cliente.

Pestaña Promesas

Muestra la información de promesas de pago realizadas por el cliente.

Pestaña Negociaciones

En esta pestaña no se registra ningún tipo de información ya que se encuentra en

desarrollo.

Pestaña Visitas

Muestra la información con relación a visitas realizadas al cliente por parte del banco
para llegar a un acuerdo de pago o por el contrario visitas por parte del cliente para el
mismo fin.

Pestaña Cartas

Muestra la información con relación a cartas enviadas o por enviar al cliente por parte
del banco recordando el estado de sus obligaciones.
Histórico de gestiones de un cliente

Al dar click en el botón Histórico Completo el sistema nos arroja en la parte inferior todo
el historial de gestiones realizadas a un cliente, desde la etapa preventiva hasta la última
etapa en que se encuentre.

Nota: Toda actividad que se realice por parte de los usuarios, quedará registrada en
esta opción con el detalle correspondiente, es decir usuario que lo realizó, fecha en que
se ejecutó la actividad, acción realizada, efecto y en el campo Observaciones el
resumen de lo ejecutado.
Para visualizar en cualquier caso la información total contenida en una grilla, se debe
ubicar el puntero del mouse en dicha información y se dará click derecho para poder
visualizarla.