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VENEZOLANA DE COBERTURAS, C.

A Fecha Elaboracin:

10/09/2017
Gerencia de Administracin
Revisin:
Departamento de contabilidad 0

PROCEDIMIENTO: Registro de cobranzas en sistema JDE

Responsable: Analista de contabilidad Frecuencia: diaria

Objetivo: Mostrar como registrar correctamente los pagos recibidos de los clientes en el
sistema JDE.

ACTIVIDADES Y TAREAS
1. Este procedimiento debe ser ejecutado cada vez que se reciba un pago de parte del
cliente, ya sea para abonar o pagar una factura pendiente o para realizar una futura
compra en cuyo caso el saldo quedar registrado como un anticipo mediante el tipo de
documento (RU) y un nmero de documento asignado automticamente por el sistema.

2. Ingrese con su usuario al mdulo de cuentas por cobrar del sistema JDE y expanda la
carpeta ingreso de la cobranza haciendo click en el smbolo + que se encuentra ala
izquierda de la misma.

3. Seleccione la opcin de Cobros VEF haciendo doble clic sobre ella para que se
muestre una pantalla como la siguiente:

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4. Haga clic en el botn aadir que aparece en la lnea superior de la pantalla y cuyo icono
es una cruz verde.
5. Se mostrar una pantalla como la siguiente en la cual deben llenarse los campos que
se encuentran numerados en color rojo con la informacin que se describe en el
siguiente punto:

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6. Los campos que deben llenarse son:
1. Compaa: Nmero de la empresa a la que le estan pagando (10 para VECNOR, otras consultar
linterna)
2. Cta Bancari: El Nro. de la cuenta contable correspondiente al banco donde se deposit . Si la fecha del
deposito es anterior a la fecha del L/M , entonces debe usarse la cuenta contable corespondiente a
los depositos sin aplicar (DSA). Para consultar despliegue la lista mediante la linterna.
3. Pagador.: Cdigo de cliente que esta realizando el pago.
4. Fecha del L/M gral: Indique la fecha contable del registro.
5. Cliente: Indique el cdigo de cliente al cual pertenece la factura a la que le corresponde el pago.
6. Fch de recibo: Indique la fecha del pago (fecha del depsito o transferencia)
7. N de recibo: Indique el nmero de la referencia del depsito o transferencia en el banco receptor.
8. Impte del recibo: Coloque el monto total del depsito o transferencia.
9. Obs: Coloque el numero del cheque(s) o la palabra EFECTIVOen dicho caso o TRANSFERENCIA si es
tal.
10. Moneda: Coloque VEF para Bolvares.

7. Haga clic en la opcin Pantalla ubicada en la barra de salida a la izquierda de la


pantalla y luego haga clic en la opcin Seleccin botn para pasar a la siguiente que
le permitir elegir el o los documentos a pagar.

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8. Seguidamente aparecer la pantalla que se muestra a continuacin:

9. Automticamente ya trae el cdigo del cliente al cual va a seleccionar las facturas a


pagar, pero en caso de ser necesario Ud. Puede cambiarlo manualmente.
Seguidamente haga clic en el botn para traer los documentos pendientes
asociados a este cdigo de cliente.
10. A continuacin Haga doble clic sobre la fila correspondiente a la factura o facturas que
va a pagar. Observar que el registro ha quedado marcado con una tilde ( ), tal como
se muestra en la siguiente pantalla:

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11. Haga clic en el botn para regresar a la pantalla anterior de registro de
cobranzas.

12. Debe llenar los campos indicados en color rojo:


11. TE: Coloque el cdigo 10.
12. Importe del pago: coloque el monto a pagar. Por defecto el sistema coloca el monto
del depsito o el saldo restante la factura si este ltimo es menor al monto pagado,
en cuyo caso el monto sobrante se registrar como un RU en el estado de cuenta del
cliente, tal como aparece reflejado en el rectngulo rojo indicando el importe sin
aplicar.
13. Observ.: Puede usarse para escribir cualquier comentario
14. Importe de la cancelacin: Este campo se llena slo cuando existe una diferencia
mnima en el pago, ya sea por exceso o por defecto.
15. Cdigo de razn: Si sobra una pequea cantidad se coloca (DM) para afectar a la
cuenta de otros ingresos en cuentas por cobrar (10GOTROS.420000.6925), en caso
contrario, si falta, se coloca (DN) para afectar la cuenta de otros egresos en cuentas
por cobrar (10GOTROS.910000.6962)

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13. Haga clic sobre el botn para completar el registro de la cobranza.

14. Si todo se ha completado correctamente, el sistema proceder a grabar el registro y


quedar listo para ingresar un nuevo pago.

15. Al finalizar el batch o lote del documento, haga clic en el botn cancelar y anote el
nmero del mismo y proceda a cerrar la pantalla de cobros y proceder a la revisin y
contabilizacin de dicho batch, para ello debe dirigirse al men principal del sistema y en
el mdulo de cuentas por cobrar ubique la opcin de Revisin y Contabilizacin y
expanda la carpeta haciendo clic en el smbolo + que se encuentra a la izquierda de la
misma, tal como se muestra en la imagen a continuacin.

16. Seleccione haciendo doble clic la opcin Revisin de Cobranza batch tipo IB para que
se muestre la pantalla a continuacin:

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17. En el campo N y tipo de batch coloque el nmero que anot en el punto nro. 14 de este
manual y luego haga clic en el icono buscar.

18. Seguidamente seleccione la fila del batch correspondiente y haga clic en el botn con el
icono de Aprobar Batch.

19. Marque en la casilla de seleccin la opcin: Aprobado: batch listo para contabilizarse y
luego haga clic en el icono OK

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20. Seguidamente haga clic en el icono en la parte izquierda de la pantalla que dice
contabilizacin por batch

21. Seguidamente en la pantalla que aparece a continuacin haga clic en el icono Ok para
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proceder a ejecutar el proceso de contabilizacin.

22. Inmediatamente se ejecutar el proceso de contabilizacin y se generar el respectivo


reporte como se aprecia en la siguiente imagen. Este reporte se adjunta a los recibos de
cobranza para archivarlo en forma ordenada por numero de Batch.

23. Finalmente, verifique el reporte de contabilizacin y asegrese de que las cuentas


contables involucradas sean correctas y los dems datos del registro.

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