PROTOCOLO DE ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA

DE DOCUMENTACIÓN DIGITAL EN RECRÉDITO

A continuación, se entregan los lineamientos de almacenamiento de documentación

que definen la forma de guardar los diferentes documentos generados durante el
proceso de postulación, evaluación y aprobación referente a crédito principal de Banco
Comunal. Los documentos detallados en este protocolo son los que se deben custodiar
digitalmente en las carpetas electrónicas de las oficinas durante el periodo requerido.

I. Organización
Cada oficina debe disponer de una carpeta en Drive. Esta carpeta debe estar organizada
por Asesor para el almacenamiento de la documentación de postulación detallada en
este protocolo.

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 II. Lineamientos para documentos generados a través de FUP

DOCUMENTOS OBTENIDOS DESDE FUP

N° Documento Cuando se Descripción
utiliza
1 Foto o pdf de Comité de Obligatoria por socio. Validador de identificación.
Carnet de identidad crédito Con este documento se verifica que la cédula esté
vigente.
2 Foto o pdf de Boleta Comité de Obligatorio para socias/os nuevos. Validador de
de luz o agua crédito moral de pago. Se solicita para evaluar la actitud
del socio frente a sus obligaciones financieras.
3 Foto o pdf de Comité de Obligatorio para socias/os nuevos. Validador de
comprobantes de crédito dirección. Se solicita para comprobar que el socio
arriendo de últimos habita en la dirección indicada. Validador de
6 meses, o carta de moral de pago.
arrendador
4 Foto o pdf de la Comité de Obligatorio para socias/os nuevos. Validador de
carta con datos de crédito dirección. Se solicita para comprobar que el socio
persona que facilita habita en la dirección indicada.
el inmueble
5 Fotos del negocio Comité de Validador del negocio. Las fotos deben ser reales
crédito y deben mostrar la veracidad de su
emprendimiento. Se utiliza para que la asesora o
asesor pueda construir una idea del
funcionamiento del negocio.

6 Presupuesto de Comité de Validador de necesidad a financiar.

compra crédito

OBSERVACIONES: La documentación generada en el FUP y anteriormente descrita

queda almacenada en formato PDF en la base de datos de Portal Remoto por un periodo
de dos años desde su generación. Este documento se guarda automáticamente por lo
que no es necesario descargar, almacenar y custodiar el PDF que llega al correo
electrónico institucional del Asesor. JO y Supervisores pueden tener acceso a este
documento a través del botón “Visualización de PDF” en Portal Remoto.

2
 III. Lineamientos para documentos generados desde Portal
Remoto, Bantotal u otras fuentes

A continuación, se listan los documentos generados a través de Portal Remoto, Bantotal o por
metodología que se deben descargar, almacenar y custodiar en las carpetas Drive de los
asesores para su revisión en comité de crédito y/o posterior auditoría. Notar que los
documentos son de tipo “grupal” (uno por cada Banco Comunal en recrédito).

INFORMES PORTAL REMOTO QUE SE DEBEN DESCARGAR, ALMACENAR

Y CUSTODIAR EN DRIVE
N° Nombre del Cuando Tiempo de Descripción
informe se utiliza almacenamiento
1 Comité con socias Comité de 1 año Se muestran los datos del
crédito crédito, así como también la
capacidad de pago, cuota
estimada y destino del
crédito. Se incluye un campo
de observaciones para
registrar la explicación de
disminución de monto si la
hubiese. Descargable desde
Portal Remoto.
2 Comité con JO Comité de 1 año En este informe se visualiza el
crédito resumen de la solicitud de
crédito, muestra datos del
negocio, crédito,
microseguros y el link de
edición del FUP. Descargable
desde Portal Remoto.

OTROS DOCUMENTOS QUE SE DEBEN DESCARGAR, ALMACENAR y

CUSTODIAR EN DRIVE
N° Nombre del Cuando se Tiempo de Descripción
Documento utiliza almacenamiento
1 Acta de Comité con Una vez 6 años Documento que se
LD realizado el encuentra disponible en
desembolso Bantotal. Debe estar
firmada por JO o
Supervisor/a, por ABC y
ADO.
2 Anexo postulación a Comité de 1 año Sólo en casos en que el BC
flexibilidades crédito lo solicite una flexibilidad
metodológicas

3
 metodológica. Debe estar
firmada por Directiva.
3 Resolución de Comité de 1 año Obligatoria en caso de
comité de excepción crédito haber sido aprobada
alguna solicitud de
excepción para crédito de
BC. En caso de solicitarse
por correo electrónico, este
debe guardarse como
respaldo en drive.
4 Anexo cierre de caja Comité de 1 año Obligatoria para cada ciclo.
chica crédito Debe estar firmada por
Directiva.
5 Anexo resumen de Durante el 1 año Se utiliza de forma
evaluación del ciclo ciclo de obligatoria desde 2do ciclo
del BC crédito y durante el Recrédito.
comité de Continúa siendo obligatoria
crédito. su revisión en el Comité de
Obligatorio crédito con JO.
en el
Recrédito.

Protocolo de almacenamiento y custodia de documentación digital en recrédito

Santiago, Octubre 2022