ACTIVIDADES O DESCRIPCIÓN

1. Necesidad: Esta primera etapa es esencial para que el aprovisionamiento se

ajuste al máximo a las necesidades y para determinar exactamente lo que se
desea.
2. Redactar DAS (orden de compra y servicio): Comunicar datos precisos y
completos: La referencia de producto; las características técnicas, cantidades
que se necesiten, función y uso previo, plazos, lugar y modo de entrega,
estimación de precio
3. DAS: el formulario de Solicitud de Compra y Servicio tiene que ser preciso e
ir acompañada, si es necesario, de una nota técnica anexa basada en la
identificación de las necesidades Esta disposición permite al Comprador
responder lo mejor posible a las necesidades y a definir los criterios de
selección de proveedores.
4. Control y aprobación: El Responsable de Logística/Legista, al recibir las
solicitudes de compra y servicio, debe controlar los formularios: deben
contener todas las firmas solicitadas, referencias, designaciones y cantidades
exactas, códigos de aplicación contable, precios unitarios e importes.
5. Registro y procesamiento:
6. Solicitud de presupuestos: La puesta en marcha de un Plan de
Aprovisionamiento a partir de la validación del presupuesto permite al equipo
de logística anticipar los condicionantes de los aprovisionamientos y la
correspondiente carga de trabajo.
7. Proveedores: El Comprador determina libremente la fuente de
aprovisionamiento más adecuada (dentro de los límites de los condicionantes
impuestos por los donantes) en el mercado local o regional, o a través del Área
de Aprovisionamiento de Lyon. No obstante, su elección debe responder a
razones claras y fundadas.
8. Cotización: Se cursa una petición de precio a al menos un proveedor y se
puede proceder a la compra tras haber recibido una sola cotización de precio
(o presupuesto).
9. Control y selección:
10. Compras: Las compras que realiza la sede están respaldadas por el trabajo
que el Área de Aprovisionamiento lleva a cabo con los proveedores, con el
objetivo de optimizar el aprovisionamiento en diferentes aspectos: costes,
disponibilidad, embalaje, etc.
Procedimiento de Gestión de Compras - Formulario:
 Solicitud de Compra y Servicio”
 Presupuesto de Proveedor”
 Tabla de Análisis de las Ofertas”
 Hoja de Pedido a Proveedor”
 Hoja de Recepción”
11. Proveedores: El Comprador determina libremente la fuente de
aprovisionamiento más adecuada (dentro de los límites de los condicionantes
impuestos por los donantes) en el mercado local o regional, o a través del Área
de Aprovisionamiento de Lyon. No obstante, su elección debe responder a
razones claras y fundadas.
a. Entrega: Define un plazo de entrega realista de común acuerdo con el
Servicio de Logística y se asegura de que el equipo de logística
disponga de todos los datos técnicos y prácticos necesarios para
tramitar la solicitud (cantidad, calidad, referencia, tamaño, lugar, etc.).
b. Recepción: Justificante de entrega (Recibos de Entrega u Hoja de
Recepción), si está disponible
c. BL (entrega) interna: Se asegura de la entrega al solicitante,
comprobando que el Recibo de Entrega Interno lleve su firma
d. Recepción: Justificante de entrega (Recibos de Entrega u Hoja de
Recepción), si está disponible
 BL (entrega) firmada: La Solicitud de Compra y Servicio validada,
con confirmación de entrega firmada por el solicitante.
e. Archivo: Administración: Factura/Recibo Original Logística:
Expediente de Compra. Los documentos correspondientes a las
compras deben ser archivados y guardados en la misión durante 13
años o hasta su traslado a la sede. Para más detalle, consultar la Guía
de Archivo Logístico
12. Proveedores: El Comprador determina libremente la fuente de
aprovisionamiento más adecuada (dentro de los límites de los condicionantes
impuestos por los donantes) en el mercado local o regional, o a través del Área
de Aprovisionamiento de Lyon. No obstante, su elección debe responder a
razones claras y fundadas.
a. FA (factura): se debe utilizar una Solicitud de Fondos y enviarla con
copia de la factura (o factura proforma) al Servicio de Tesorería de la
sede, sin dejar de comunicar los datos bancarios del proveedor.
b. Procesamiento y aprobación: deberá contener la firma del
Responsable de Presupuesto (Administrador para la DAU/DAM) y
aprobación del Director de Programa/Jefe de Misión y del
Administrador, en caso necesario,
c. FA (factura) + VISA (orden de pago):
d. Procesamiento y pago: Recibe la factura y da el visto bueno de pago a
la validación del Responsable de Logística, adjuntando copia de la
Solicitud de Compra y Servicio para su traslado al cajero
e. FA (factura) + VISA (orden de pago) aprobación:
f. Registros