DIRECTIVA Nº 002-2008-GG: “PROCEDIMIENTOS PARA LA COMPRA DE

PRODUCTOS POR LA CAMPAÑA NAVIDEÑA”

I. OBJETIVO.
Establecer los procedimientos para efectuar la compra de productos por la
campaña navideña.

II. FINALIDAD
2.1. Contar con los procedimientos para la adquisición de productos por la
campaña navideña, lo cual permitirá una adecuada transparencia y el buen
uso de los recursos económicos de la cooperativa.

III. BASE LEGAL

3.1. Estatuto Cooperativa.
3.2. Decreto Supremo Nº 074-90-TR
3.3. Resolución Administrativa Nº 07-2005/COOPNP-CA.

IV. ALCANCE
Es de aplicación y cumplimiento obligatorio para las personas y áreas que
participan en el proceso de adquisición de los productos por la campaña navideña.

V. NORMAS GENERALES
4.1. Comisión de Apoyo a la Canasta Navideña.
La Comisión de Apoyo a la Canasta Navideña tendrá como función
organizar, conducir, recomendar y realizar las compras de los productos.
Esta comisión será integrada por los Delegados que designe la Asamblea
General, un representante del Consejo de Administración y la Gerencia
General.

4.2. Coordinador de Compra.

El coordinador de compra de la canasta navideña tendrá como función
ejecutar la compra de los productos previamente aprobados por el Consejo
de Administración, la misma que estará a cargo del Encargado de Logística.

4.3. Cronograma de Trabajo.

Para la realización de la compra de los productos señalados, la comisión
elaborará su cronograma de actividades teniendo como fecha de cierre de la
presentación de su informe y propuesta el 31 de agosto de cada año.

4.4. Fecha de la Compra.

Aprobada la propuesta de la comisión por parte del Consejo de
Administración, este deberá comunicar a la Gerencia General a fin de que
proceda a realizar las compras dentro de los de los primeros días del mes
siguiente de presentada y aprobada la propuesta y antes de la finalización
del mes de noviembre.

4.5. Responsabilidad del Proceso de Compra.

La responsabilidad del proceso de compra recae en la Gerencia General y de
su ejecución en el Encargado de Logística, los cuales se realizarán dentro de
los plazos establecidos en la presente normativa.

VI. NORMAS ESPECÍFICAS

6.1. Sobre la compra de productos.

a. Toda compra o servicio a realizar deberá contar con tres (03) proformas
como mínimo, las mismas que deben contener el costo de cada bien o
servicio, el plazo de entrega y las condiciones de pago.
 b. Una vez recibida las proformas, el Encargado de Logística deberá
preparar el cuadro comparativo de precios, señalando la recomendación
respectiva.
c. La propuesta elaborada por el Encargado de Logística deberá ser
presentado al Consejo de Administración con el Vº Bº de la Gerencia
General para su respectiva aprobación.
d. Una vez aprobada la propuesta por el Consejo de Administración, la
Gerencia General dará el Vº Bº a la Orden de Compra o de Servicio a
realizar, elaborada por el Encargado de Logística la misma que será
entregado al proveedor.
e. De acuerdo al proceso de venta de cada proveedor se procederá a la
firma del contrato respectivo por la compra y/o servicio que la
Cooperativa solicita, debiendo en los contratos establecerse las
condiciones de pago, precio, plazos de entrega y otros.
f. La Orden de Compra deberá contener todos los datos que en el se
solicitan antes de ser entregada al proveedor.
g. En los casos de adelanto de pago al proveedor se deberá solicitar la
factura correspondiente en la misma fecha que se realiza el abono o
pago.
h. Una vez recibida la mercadería el Encargado de Logística deberá dar su
conformidad en la Orden de Compra y/o Servicio de los productos o
servicios recibidos.
i. Luego de la conformidad de recepción del producto o servicio, el
Encargado de Logística procederá al trámite del pago correspondiente,
debiendo para ello adjuntar la factura a fin de efectuar su cancelación.
j. Toda documentación de las compras, cotizaciones y otros deberán ser
archivados correctamente por el responsable de logística a fin d e tener
un mejor control de la documentación.

VII. ANEXOS DE FORMATOS

ANEXO 01: CUADRO COMPARATIVO DE PRECIOS

CUADRO COMPARATIVO DE PRECIOS

Lima,….. de ……………..de 2,008
PROVEEDOR

ITEM PRODUCTOS UNIDAD CANT P.UNIT. S/. TOTAL P.UNIT. S/. TOTAL P.UNIT. S/. TOTAL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
TOTAL

CONDICIONES DE VENTA:

RECOMENDACIONES: