CÓDIGO

GDC-004.03
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS FECHA DE EMISIÓN
INTERNAS E INSPECCIONES 2020-08-03
VERSIÓN
03

PROCEDIMIENTO DE
AUDITORÍAS INTERNAS E
INSPECCIONES

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR

Nombre: Claudia Rivera Rodríguez María Elena Jaramillo Erika Sofía Martínez

Coordinadora de calidad y Gerente General/Dirección de

Cargo: Directora Comercial
Aseguramiento de calidad. La instalación de pruebas
Firma y fecha: 2020-08-03 2020-08-03 2020-08-03

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1. PROPÓSITO

Establecer las directrices para programar y ejecutar las auditorías internas e inspecciones en Delivery
Technologies Laboratory, con el fin de verificar la eficacia, efectividad, conveniencia y adecuación del Sistema
de Gestión de Calidad de manera transversal a todos los procesos de la organización, para el cumplimiento de
los requisitos legales y los establecidos por la organización.

2. ALCANCE

Revisión de todos los procesos estratégicos, misionales y de apoyo que componen la estructura organizacional,
teniendo en cuenta los procedimientos y directrices descritos y su aplicación real en torno a la generación de
los servicios presados, relacionando todos los controles, actividades y gestión realizada por Delivery
Technologies Laboratory, desde la implementación y aseguramiento del Sistema de Gestión de Calidad.

3. RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad de la coordinación de calidad y aseguramiento de calidad, garantizar la implementación de

las directrices aquí dispuestas de manera que las auditorias tanto internas como externas sea un indicador del
estado del sistema de gestión de calidad y proporcionen información relevante a la toma de decisiones por parte
de la dirección estratégica de Delivery Technologies Laboratory
Es responsabilidad de la alta gerencia, intervenir en la toma de decisiones teniendo en cuenta los datos
resultantes de las auditorias, haciendo además seguimiento de las mismas y verificando el cumplimiento de las
directrices aquí dispuestas.

4. DEFINICIONES

Para fines de este documento las definiciones son tomadas de la norma ISO 9000:2015

• Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y

evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.

• Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente
a la cual se compara la evidencia objetiva.

• Evidencia de Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente
para los criterios de auditoría y que es verificable.

• Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a

los criterios de auditoría.

5. PROCEDIMIENTO

5.1 GENERALIDADES

Con la ejecución de las auditorías e inspecciones se pretende que oportuna e internamente se detecten las
desviaciones que puedan existir y se tomen las acciones necesarias, antes de que afecten el servicio.

• Perfil del auditor líder

➢ Educación: Ser profesional tecnólogo o estar cursando mínimamente el séptimo semestre de la carrera
profesional en áreas afines a ingeniería, ciencias e investigación, donde cuente con información relacionada
al contexto normativo y del campo industrial.

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➢ Capacitación: Contar con certificación de Auditor Interno de Calidad o contar mínimo con año de
experiencia en la organización con una profesión afín a los servicios que presta la empresa, con
entrenamiento en el procedimiento de auditoria interna.
➢ Experiencia: Cuando la auditoría sea ejecutada por un auditor externo, debe haber realizado al menos 2
auditorías a entidades que realicen actividades similares a las realizadas en Delivery Technologies
Laboratory.

• Perfil de los auditores acompañantes y expertos técnicos

➢ Educación: Ser profesional, tecnólogo o estar cursando mínimamente el séptimo semestre de la carrera
profesional en áreas afines a ingeniería, ciencias e investigación, donde cuente con información relacionada
al contexto normativo y del campo industrial y que además posea un énfasis o direccionamiento profesional
al área o proceso a auditar.
➢ Capacitación: Debe tener conocimiento de las metodologías y equipos a evaluar.
➢ Experiencia: Tener una antigüedad mínima de 6 meses en la organización.

• Habilidades de los auditores

➢ Planificación y organización del trabajo.

➢ Puntualidad y buen manejo del tiempo.
➢ Facilidad de expresión verbal y escrita, dada la necesidad de preparar informes y de expresar oralmente
ideas y resultados del ejercicio de auditoría.
➢ Capacidad de análisis, de tal forma que pueda relacionar los datos y hechos que encuentra en una auditoría,
con base en un razonamiento lógico para llegar a conclusiones basadas en evidencia objetiva
➢ Mantener la confidencialidad y seguridad de la información.

• Grupo auditor Linder Delivery Technologies Laboratory

Se establece que el grupo auditor líder en los procesos, estará compuesto por los directores de cada área
teniendo en cuenta, que estos deberán auditar procesos diferentes a los que lideran.

• Se establece un plan de capacitación especifico a los auditores internos líderes, de acuerdo al formato GDC-
004.04/F11 Programa de Entrenamiento Auditores Internos Delivery Technologies Laboratory.

5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PARA LA EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS

Registro
N° Actividad Descripción de la Actividad Responsable
aplicable
Anualmente el coordinador de calidad realiza un
programa de auditorías internas y lo registra en el
formato GDC-004.04/F1 Programa de auditorías
internas en el que se establecen:
1 Programa Coordinador Formato
anual de • El objetivo de la auditoría. de Calidad Programa
auditorías • Criterios de Evaluación de
• Alcance de la auditoría Gerente auditorías
• Procesos a auditar, donde se indica la General internas
periodicidad y la fecha de las auditorías. (GDC-
004.04/F1)

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Las personas que realizan dichas auditorías

(auditores), deben ser personas calificadas y ajenas
del área a auditar.

El programa es aprobado por el gerente general.

Para la ejecución de cada auditoría, se debe
seleccionar uno o más auditores, que deben tener la
experiencia, los conocimientos y las competencias
suficientes para la realización de las auditorías.

En lo posible la(s) persona(s) designada(s) como

auditor(es) no deberán estar involucrado(s) con el
desarrollo de las actividades del proceso a auditar.

Con la antelación suficiente a la fecha prevista para

cada auditoría, el auditor o auditores que vayan a
preparar y realizar la auditoría describen las
actividades a realizar en el formato GDC-004.04/F2
plan de Auditoría y se deben incluir como mínimo
los siguientes puntos:

• Objetivo y alcance de la auditoría.

• Criterios de la auditoría (referencia frente a la
cual se determina la conformidad como leyes,
normas, políticas, procedimientos u otros
requisitos preestablecidos).
• Responsabilidades de ejecución de la auditoría.
• Procedimiento de verificación a emplear
2 Preparació (observación de procesos, revisión de registros, Equipo auditor Formato
ny revisión de documentos, entrevista al personal, Plan de
realización etc.) Auditoría
de la • Procesos a auditar. (GDC-
auditoría • Fecha exacta de ejecución de la auditoría. 004.04/F2)
• Lugar de ejecución de la auditoría.
• Tiempo previsto de la auditoría.

Este plan debe ser comunicado al personal implicado

con anticipación.
En la fecha de inicio de la auditoría, se efectúa la
reunión de apertura con el coordinador de calidad, el
grupo de auditores y las personas responsables de los
procesos o subprocesos a ser auditados. Todos los
asistentes firman el GDC-011.04/F2 Formato acta
3 de reunión, registrando que se trata de la reunión de
apertura de la auditoría.
Coordinador
Formato
Reunión de de Calidad
Cada asistente se presenta y luego el o los auditores acta de
apertura Equipo
exponen a los asistentes el plan de auditoría, reunión
Auditor
explicando la manera en que será efectuada (GDC-
Auditados
(entrevistas, revisión de registros, observación de 011.04/F2)

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procesos, etc.), además se resuelven las inquietudes

que manifieste el auditado.

Después de la reunión de apertura, el auditor ejecuta

las actividades de verificación previstas en el plan de
auditoría, incluyendo la revisión de la
documentación, revisión de registros, recorridos a
las instalaciones, entrevistas al personal u
observación de la ejecución de procesos, según sea
necesario.

Las revisiones están orientadas a determinar si se

cumplen los criterios de la auditoría (normas,
procedimientos, requisitos, etc.), mediante la
recolección de evidencia objetiva, que se registra en
una lista de chequeo de auditoría interna preparada Equipo Formato
4 Ejecución previamente por el auditor; cuando el auditor no Auditor Lista de
de la pertenece al laboratorio y es contratado, puede hacer chequeo
auditoría uso de su propia lista de chequeo. auditorías
internas
El auditor evalúa la evidencia frente a los criterios (GDC-
de auditoría para generar los hallazgos, los cuales 004.04/F3)
pueden indicar conformidad, no conformidad u
oportunidad de mejora. Sólo la información que sea
verificable puede constituirse como evidencia de la
auditoría.

Cuando el auditor encuentre alguna no conformidad

debe comunicarla y explicarla al auditado para
obtener el reconocimiento de que la evidencia es
exacta y que se han comprendido las no
conformidades.

El auditor debe revisar todos los procesos o

componentes del sistema de gestión de calidad que
hacen parte del alcance de la auditoría.

Los aspectos que se deben evaluar en una auditoría

entre otros son:

• Documentación del sistema según el

alcance.
• Áreas de trabajo.
• Personal calificado para cada tarea.
• Procesos
• Registros
• Implementación del Sistema de gestión.
• Eficacia del Sistema de Gestión.
Cuando el equipo auditor ha culminado la
recolección de la evidencia objetiva, revisa los

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hallazgos identificados durante la auditoría y

consolida un informe de hallazgos de auditoría, en el
cual se describen las fortalezas, los hallazgos
detectados, la evidencia objetiva que sustenta las no
5 Informe de conformidades, los requisitos incumplidos, el Equipo Formato
Hallazgos funcionario o proceso evaluado y las Auditor informe
de recomendaciones y sugerencias para ser divulgadas final de
Auditoría en la reunión de cierre. Auditoría
(GDC-
004.04/F3)
Al finalizar la auditoría se realiza la reunión de cierre
a la cual, en la medida de lo posible, deben asistir las
mismas personas que asistieron a la reunión de
apertura, registrando su asistencia en el formato
acta de reunión GDC-011.04/F2, registrando que
6 Reunión de se trata de la reunión de cierre de la auditoría. Coordinador Formato
Cierre de Calidad acta de
El auditor hace la presentación de los hallazgos (no Equipo reunión
conformidades, oportunidades de mejora, Auditor (GDC-
observaciones) de la auditoría, leyendo cada Auditados 011.04/F2)
hallazgo, la evidencia encontrada y el requisito
incumplido.
El grupo auditado debe definir, elaborar y presentar
un plan de mejoramiento para solucionar las no
conformidades registradas en la auditoría, los planes
de acción que surjan tras la ejecución del ejercicio
de auditoría deben plasmarse en el GDC-005.04/F1
7 Plan de Formato solicitud de acción, siguiendo los pasos Auditado(s) Formato
mejoramie descritos en el procedimiento GDC-005.03 Gestión Coordinador solicitud de
nto ante los de acciones correctivas y de mejora. de Calidad acción
hallazgos (GDC-
El coordinador de calidad debe hacer posteriores 005.04/F1)
seguimientos a la solución de las no conformidades
identificadas en las auditorías, para verificar que las
acciones correctivas se hayan implementado y hayan
sido eficaces.

5.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PARA LA EJECUCIÓN DE INSPECCIONES

Además del proceso de auditoria interna y como parte de la evaluación del desempeño de los procesos
misionales y de apoyo, se emplea como método de seguimiento y control los procedimientos de inspección, los
cuales se realizan por procesos, se busca evaluar las diferentes fases de cada proceso, haciendo seguimiento a
los formatos de control, los procedimientos estandarizados aplicados, el diligenciamiento correcto de las hojas
de datos primarios, informes y hojas de calculo e inspección general al área; Se evalúa la trazabilidad en todos
los diferentes servicios prestados, haciendo ejercicios reales dentro de las inspecciones, con el fin de
proporcionar información acerca del sistema de gestión de calidad y su aplicación de manera transversal a todos
los procesos de la organización, su conformidad con los requisitos propios de la organización, y los requisitos
normativos.

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La Coordinación de calidad y aseguramiento de calidad en apoyo con la gerencia y las diferentes direcciones
de cada proceso, será la responsable de planear, ejecutar y hacer seguimiento de dichas inspecciones, donde
además podrá definir dentro del procedimiento de inspección si es necesario validar todas las condiciones
descritas en el formato o solo ciertos aspectos que de momento sean pertinentes verificar, teniendo en cuenta
además que no todas las inspecciones que se ejecuten tendrán un alcance completo de los procesos y que su
finalidad esta descrita en la verificación continua pero puntal de los procesos de la organización;
Las entradas para la verificación de los procesos estarán sujetas a la evaluación de:

• Servicios no conformes
• Quejas y solicitudes
• Desviaciones al sistema reportadas y documentadas
Para la ejecución de las inspecciones, los formatos diseñados (GDC-004.04/F9 Inspección de áreas) contienen
las opciones para definir qué condiciones se van a inspeccionar según la necesidad definida como se evidencia
en la Imagen 1.

Imagen 1. Fragmento del formato para la ejecución de inspecciones

Estas inspecciones deben realizarse con una frecuencia mayor a la auditoria interna, con el fin de garantizar que
los procedimientos se estén ejecutando según lo descrito en el sistema de gestión de calidad; se cuenta con un
cronograma el cual esta dispuesto en el formato GDC-004.04/F10, la Coordinación de calidad y aseguramiento
de la calidad será responsable de la programación de las inspecciones, la cual estará sujeta a la necesidad de
evaluar un proceso en particular.
Estas inspecciones se realizan empleado el formato GDC-004.04/F9 Inspecciones de Área, formato especifico
a cada área de proceso.
Debe tenerse en cuenta además que es responsabilidad de los directores de cada proceso ser partícipes de este
procedimiento, permitiendo su ejecución e interviniendo en la toma de acciones que permitan la continuidad y
cumplimiento del sistema de gestión de calidad.

6. REGISTROS

• GDC-004.04/F1 Formato Programa de auditorías internas

• GDC-004.04/F2 Formato plan de auditoría
• GDC-004.04/F3 Formato Lista de Chequeo Auditorías internas
• GDC-004.04/F4 Formato informe final de auditoría.
• GDC-005.04/F1 Formato Solicitud de acción
• GDC-011.04/F2 Formato Acta de reunión
• GDC-004.04/F9 Formato de Inspecciones por área
• GDC-004.04/F10 Cronograma mensual de inspecciones

7. APÉNDICES

N.A

8. DOCUMENTOS REFERENCIADOS

• ISO 9000:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad – Fundamentos y Vocabulario

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• GDC-005.03 Procedimiento Gestión de acciones correctivas y de mejora

9. BIBLIOGRAFÍA

• SENLLE, A. MARTÍNEZ, E. MARTÍNEZ, N. ISO 9000:2000 Calidad en los servicios. Ediciones Gestión
2000 S.A. Barcelona 2001.

• Norma NTC–ISO 19011:2018 Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión.

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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN
El presente documento reemplaza el procedimiento de auditorías e
01 2019-11-05
inspecciones al sistema de gestión GDC-004.03, en su última versión:09.
Se cambia el nombre del documento, procedimiento de auditorias internas,
por: procedimiento de auditorias internas e inspecciones, incluyendo el
proceso de inspecciones como parte del control interno del sistema de gestión
de calidad.
Se hace ajuste de contenido en el propósito, relacionando que el sistema de
gestión de calidad se aplica de manera transversal a todos los procesos que
componen la estructura organizacional de Delivery Technologies, teniendo
en cuenta que las auditorias internas y externas intervienen en todos los
procesos desde la verificación del SGC.
Se hacen ajuste de contenido en el alcance, especificando que las auditorias
tienen alcance a todos los procesos de la organización desde la
implementación transversal del SGC
02 2020-06-23
Se hace ajuste de contenido en la responsabilidad, vinculando además de la
coordinación de calidad, a la alta gerencia en la verificación de las directrices
descritas y su relación en la toma de decisiones desde la dirección estratégica
de la organización.
En perfil del auditor líder y de los auditores acompañantes y expertos
técnicos, se hace énfasis en las carreras afines relacionadas.
Se incluye el procedimiento de inspecciones en el numeral 5.3, en donde se
evidencia como control de seguimiento al sistema de gestión de calidad, la
metodología de inspeccionar por áreas y por fases los diferentes procesos.
Se relacionan dos formatos adicionales:
• GDC-004.04/F9 Formato de Inspecciones por área
• GDC-004.04/F10 Cronograma mensual de inspecciones.
Se ajusta el perfil del auditor líder, definiendo que este puede contar con
certificación de Auditor Interno de Calidad o contar mínimo con año de
experiencia en la organización con una profesión afín a los servicios que
presta la empresa, con entrenamiento en el procedimiento de auditoría
interna.
03 2020-08-03 Se incluye apartado: Grupo auditor Linder Delivery Technologies
Laboratory: Se establece que el grupo auditor líder en los procesos, estará
compuesto por los directores de cada área teniendo en cuenta, que estos
deberán auditar procesos diferentes a los que lideran.
Se incluye formato de para el entrenamiento de auditores lideres internos
definido como GDC-004.04/F11

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