Cápsula de conocimiento 2

La importancia de la documentación en las

operaciones comerciales y el cumplimiento
La documentación infunde confianza dentro de su negocio, entre los inversionistas y
sus clientes.
La documentación cuenta la historia de una empresa; sus orígenes, la intención y el
viaje que está tomando para lograr sus objetivos. Los contratos son como una puerta
de entrada a través de la cual su empresa puede entrar a nuevos mercados y ampliar
su alcance; otros documentos validan su posición actual y proporcionan seguridad a
sus inversionistas y clientes.
Las multinacionales, en particular, enfrentan un escrutinio creciente a nivel mundial,
encontrando que tienen poco margen de error cuando se trata de sus operaciones, la
responsabilidad y el cumplimiento; por lo que obtener los documentos correctos para
cada jurisdicción en la que operan es crucial, al igual que el mantenimiento
subsiguiente de estos registros.
 Cápsula de conocimiento 1
Los documentos le mantienen en cumplimiento

Cumplir con los requisitos de cumplimiento de las autoridades pertinentes del país es un
aspecto esencial de la buena gobernanza corporativa, y asegura que se eviten las
sanciones y multas por presentación fuera de plazo.

Entender qué documento se debe presentar a las autoridades y cuándo se debe

presentar es esencial. Un certificado de cumplimiento, por ejemplo, confirma que una
empresa se ha registrado correctamente con las autoridades y está en el cumplimiento
de sus obligaciones legales de presentación.

Los ingresos anuales son una impresión de la información corporativa de una entidad
legal en un punto determinado en el tiempo. Estos son particularmente interesantes
como presentaciones históricas que proporcionan un registro de información que a
menudo se remonta a años atrás.
 Cápsula de conocimiento 1

Los documentos exponen oportunidades

Mantener los registros oficiales y el papeleo actualizado proyecta una excelente

imagen de una empresa - a más que los organismos reguladores pertinentes.
Oportunidades para obtener contratos lucrativos, subvenciones y diversas
oportunidades están íntimamente vinculadas a la calidad de la documentación.

Por otro lado, algo tan inocente como fallar a un plazo de presentación de los
estados financieros tiene un impacto negativo desproporcionado en la calificación
de crédito de una empresa, sus clientes y la comunidad de inversionistas.
 Cápsula de conocimiento 1

Los documentos protegen su integridad

La atención de los organismos reguladores globales se fija firmemente en las
compañías multinacionales y sus actividades. Cada vez más, la imagen pública
que proyecta una multinacional es indicativa de sus normas de gobernanza
interna y los bajos estándares son evidencia para los reguladores.

Mantener la documentación correcta y precisa permite a una empresa

presentarse a sí misma de la mejor forma – demostrando procedimientos de
manejo de gestión eficaces a nivel mundial.

Fuente: https://www.tmf-group.com/es-co/news-insights/articles/2016/may/importance-of-documentation/