UBICAR CARÁTULA,

CON LOGOTIPO DE LA
EMPRESA
Por ejemplo:
MANUAL DE
CORRESPONDENCIA
PARA LA EMPRESA XXX
 MANUAL DE CORRESPONDENCIA PARA LA EMPRESA (UBICAR NOMBRE
DE LA EMPRESA)

PARA: (ubicar nombre del administrador)

DE: (ubicar nombre de los integrantes del equipo)

FORMADORA:

OBJETIVO:

1. IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA

1.1. NOMBRE-UBICACIÓN

1.2. ACTIVIDAD ECONÓMICA

2. DIAGNÓSTICO

(Redacte con sus propias palabras los resultados encontrados de la visita

realizada de manera general).

2.2 GUÍA DE OBSERVACIÓN

N. PROCESO SI NO OBSERVACIÓN

1 Identificación de la empresa (de

acuerdo a clasificación de la
empresa)

2 ¿La empresa cuenta con una

estructura organizacional?

3 ¿Cada una de las áreas cuenta

con funciones?

4 ¿La empresa cuenta con un área

de correspondencia, es decir
 donde se reciban y despachen
documentos?

5 La empresa conoce sobre la

normatividad de archivo, es decir:

Ley 80 de 1989

Ley 594 de 2000

Ley 962 de 2005

ISO 27001

Acuerdo 027 de 2006

Acuerdo 49 de 2000 y Acuerdo 37

de 2002 sobre “condiciones de
edificios y locales

Acuerdo 042 de 2002

Acuerdo 060

6 ¿Conoce el ciclo vital del

documento y su importancia?

7 ¿La empresa cuenta con un

manual de correspondencia?

8 ¿Qué tipo de documentos maneja

la empresa? (cartas,
memorandos, circulares, facturas,
soportes contables, entre otros)

9 ¿La empresa cuenta con las

carpetas especiales para guardar
los documentos? (yute, cuatro
aletas)

10 ¿La empresa cuenta con un

equipo y mobiliario adecuado para
la unidad de correspondencia?

11 ¿La empresa cuenta con los pasos

para recibir un documento?
 12 ¿La empresa cuenta con un sello
de recibido?

13 ¿La empresa cuenta con un sello

de radicado?

14 ¿La empresa cuenta con una

planilla de recibo y despacho de
documentos internos y externos?

2.3 EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS (identificar cada fotografía)

2.4 CARTA DE AUTORIZACIÓN

3. SUGERENCIAS
 Introducción:  (En el cual se indica en forma general las razones de ser
del documento, la importancia de llevar a cabo los procesos archivísticos de
forma correcta).

 Legislación archivística: Breve resumen de las siguiente normatividad

archivística:

 Ley 80 de 1989
 Ley 594 de 2000
 Ley 962 de 2005
 ISO 27001
 Acuerdo 027 de 2006
 Acuerdo 49 de 2000 y Acuerdo 37 de 2002 sobre “condiciones de edificios y
locales”
 Acuerdo 042 de 2002
 Acuerdo 060

 Estructura Orgánica de la Entidad: SI tiene el área de archivo, sino,

indicar la importancia de implementar el área de archivo.

 Explicación ciclo vital del documento (esquema)

 Relación de los documentos que elabora la entidad, comunicaciones

externas: cartas, comunicaciones internas: memorandos, circulares, actas,
informes, correos electrónicos.

 Definición de concepto Correspondencia y sus clasificaciones: personal,

publicitaria, empresarial.

 Identificación de cada uno de los pasos para archivar documentos.

 Propuesta de cada uno de los elementos y muebles de archivo para

organizar la oficina de correspondencia (ubicar imágenes).

 Sugerencia de las carpetas utilizadas en archivo para guardar la

documentación.

 Explicación de los pasos para recibir los documentos.

 Identificación de los rótulos para cada una de los legajos de

correspondencia interna y externa.
  Identificación del sello de radicación (propuesta)

 Formatos para el manejo de correspondencia, con su correspondiente

imagen corporativa.

Correspondencia interna recibida

Correspondencia interna entregada

Correspondencia externa recibida

Correspondencia externa entregada

 Conclusiones

 Anexos

 Bibliografía y/o cibergrafía

4. Anexos