MANUAL DE CORRESPONDENCIA

Y ARCHIVO Y SU IMPORTANCIA
EN LA ORGANIZACIÓN

L IC E T H J H O R E S M Y C H A R R Y M A N O T A S
RUTH MARGARITA PICOS RODRIGUEZ
FICHA:2222463
 DEFINICIÓN
Es mediante el cual se
definen las pautas de
organización de archivos y
correspondencia para las
empresas.

10
MISIÓN DEL MANUAL
DE CORRESPONDENCIA

Gestionar los procesos o programas de gestión

documental para promover la conservación adecuada
de toda la documentación escrita (todos los papeles),
facilitando y gestionando de forma eficaz su uso
oportuno, mediante la utilización de procedimientos y
operaciones Archivísticas.

02
 Dar las pautas para la organización del
archivo de una empresa

FUNCIONES DEL
MANUAL DE Control de Ingreso de la Documentación.

C ORRES PONDENC IA
Organización del Fondo Documental
(clasificar, ordenar, describir).

08
 Conservación.

FUNCIONES DEL Servicio y Control de Préstamo de los

MANUAL DE documentos.

C ORRES PONDENC IA
Selección y Traslado de la Documentación
al archivo central.

08
 PARTES DEL M A N U A L DE
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA
INTRODUCCIÓN:
en la cual se indica al lector
en forma general la razón
de ser del documento que (generales y/o específicos)
tiene ante sí.
05
OBJETIVOS: ES TRUC TURA ORGÁ NIC A
DE LA ENTIDAD:
se resumen los fines que
persigue el manual en lo posible debe ofrecer
una información global sobre
la entidad, su organigrama
y funciones.
 PARTES DEL M A N U A L DE
ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA

CONCEPTOS Y EJEMPLOS DE DEFINICIÓN DEL

LOS DOCUMENTOS QUE CONCEPTO
ELABORA LA ENTIDAD, CORRESPONDENCIA Y S U S
COMUNICACIONES EXTERNAS: CLASIFICACIONES:

cartas, télex; comunicaciones internas: institucional, personal, confidencial.- Definición y

memorandos, circulares, notas de tramitación, etc. unificación de presentación de los documentos
05 que se elaboran en la entidad a partir de las
normas internacionales o nacionales que
 - Información sobre los niveles jerárquicos con autoridad para la firma de los documentos.

.- Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa; controles de respuesta y

procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo.

-Manejo, uso y control del fax institucional, definición de legalidad o no de los documentos recibidos por
este sistema- Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo “personal” de
los funcionarios.

- Definición del concepto de archivo y sus componentes de acuerdo con la estructura organizativa
del mismo.

- Estructuración del sistema de ordenamiento para la clasificación de los documentos de archivo.

- Definición del procedimiento y papelería usada para la conservación de documentos de archivo, y de

los medios reprográficos (como la fotocopiadora).

09
 - Definición de los tiempos de conservación de los documentos enmarcados en la TRD,
previamente elaborada y aprobada por el comité de administración de documentos.

- Especificaciones sobre transferencias documentales, momentos de realización y lugares de conservación física de

los documentos.

- Métodos y procedimientos autorizados para la conservación permanente de documentos de acuerdo con

las tecnologías disponibles. Microfilmación, disco óptico, almacenamiento en disco compacto (CD-ROM),
etc.

- Metodologías y procedimientos para la realización, revisión y publicación del manual de

correspondencia y archivo, y definición de los integrantes del comité de administración
de documentos.

- Anexos de formatos y papelería utilizada en todos los procesos contenidos en el manual

de correspondencia

09
PLANILLA PARA EL REGISTRO
DE CORRESPONDENCIA

03
 Conclusiones

El manual de archivo y correspondencia es importante

dentro de una empresa ya que este documento
contiene las normas que se deben aplicar dentro de la
misma en cuanto a la forma y proceso de toda la
correspondencia que entra y sale de la entidad,
además del proceso para archivar los documentos.

0
4
 Bibliografías
http://recepcionmayes.blogspot.com/2009/03/manual-de-
archivo-y-correspondencia.html
https://www.monografias.com/trabajos32/manual-
funciones/manual-funciones.shtml
http://www.homo.gov.co/sites/default/files/archivos/Manu
al%20Unidad%20de%20Correspondencia.pdf

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GRACIAS
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