8 Documentos propios de la empresa y de

la administración

vamos a conocer...
1. Comunicaciones internas de carácter breve:
el aviso y el memorándum
2. Los informes en la empresa
3. La convocatoria
4. Las actas
5. Comunicaciones formales
6. La instancia
7. El recurso
8. La declaración jurada
9. El oficio
10. El certificado
8 Comunicaciones internas de carácter breve

Para informar al personal sobre

AVISOS asuntos de interés para el
colectivo
Tablón de anuncios
8 Comunicaciones internas de carácter breve

ACTIVIDADES

1. ¿Los avisos deben llevar siempre la fecha y la firma

de la persona responsable? Justifica la respuesta.

2. ¿Cómo deberá ser el estilo de redacción de estos

documentos? ¿Por qué?

3. ¿Dónde y cómo deberán colocarse los avisos? Justifica

la respuesta.
8 Comunicaciones internas de carácter breve

COMUNICADOS Mensajes para

INTERNOS O comunicaciones
MEMORÁNDUM interdepartamentales

Para las comunicaciones internas lo más habitual es

emplear el teléfono, o la comunicación verbal directa. No
obstante, cuando es necesario dejar constancia escrita del
mensaje se recurre al memorándum, como en los
siguientes casos:

• Para solicitar un informe de otro departamento.

• Para acompañar un informe.
• Para dar ciertas instrucciones de funcionamiento, etc.

Carecen de las fórmulas de saludo y despedida, aunque sí

van fechados y firmados por la persona que los emite, o
con el sello del departamento correspondiente.
8 Comunicaciones internas de carácter breve

Ejemplo formato
8 Comunicaciones internas de carácter breve

AVISOS COMUNICADOS INTERNOS

TIENEN EN COMÚN:

• Breves
• No formalistas
• Ausencia de protocolo
• Van fechados y firmados
8 Comunicaciones internas de carácter breve

ACTIVIDADES
1. Indica algún caso en el que haya que emplear el comunicado
de régimen interno.

2. Según la clasificación general de las comunicaciones

empresariales, ¿en qué apartado deben incluirse los avisos
y los comunicados internos?

3. ¿Crees que es necesario, siempre, fechar y firmar los

comunicados de régimen interno? Justifica la respuesta.

4. ¿Qué tipo de fórmulas de saludo y despedida llevan las

comunicaciones internas?
8 Los informes en la empresa

INFORMES

CONTIENEN INFORMACIÓN

COLABORAN EN LA TOMA DE DECISIONES

AYUDAN A LA GESTIÓN

REQUISITOS QUE DEBEN REUNIR:

• OBJETIVIDAD: Presenta la realidad exacta de los hechos que

se examinan

CONFIDENCIALIDAD:Los datos son de uso interno y restringido,

y no se deben difundir en otros ámbitos.
8 Los informes en la empresa

INFORMES

¿COMO SE REDACTA UN INFORME?

ES COMPETENCIA DE ESPECIALISTAS

ESTILO IMPERSONAL, MEJOR EN 3ª PERSONA

LENGUAJE ESPECIALIZADO, A VECES CIENTÍFICO

NARRACIÓN DE LOS HECHOS EN ORDEN

CRONOLÓGICO
8 Los informes en la empresa
8 Los informes en la empresa

INFORMES

CLASES DE INFORMES
PERSONAL:información referida a
personas
SEGÚN EL CONTENIDO
IMPERSONAL: Actividad empresa

INTERNO: personal de la empresa

SEGÚN EL ÁMBITO EXTERNO: persona ajena a la

empresa
EXPOSITIVO: Exponer los datos de
SEGÚN EL GRADO DE una manera objetiva.
IMPLICACIÓN DE QUIEN VALORATIVO (INTERPRETATIVO):
LO ELABORA Conclusión

INFORME (PURO):estructura propia

SEGÚN LA FORMA y determinada.
CARTA-INFORME: Su contenido
aparece dentro del texto de una carta
8 Los informes en la empresa

INFORMES

ESTRUCTURA

TÍTULO

INTRODUCCIÓN

EXPOSICIÓN

CONCLUSIÓN

FECHA Y FIRMA

ANEXOS O COMPLEMENTOS
8 Las actas

MEMORIA

DOCUMENTO EXTENSO

UN TIPO DE INFORME ESPECIAL PARA DAR CUENTA

DE CIERTAS ACTIVIDADES REALIZADAS, O BIEN DE
CIERTOS RESULTADOS ALCANZADOS

ALGÚN TIPO DE MEMORIAS ESTÁN REGULADAS

Las que forman parte de las cuentas anuales

Las que se refieren a las juntas de

accionistas de las sociedades colectivas
8 Los informes en la empresa

ACTIVIDADES

1.Elabora un esquema sobre los apartados que componen el informe,

indicando lo más destacable de cada uno de ellos.

2. ¿En qué casos se hace imprescindible el apartado de la conclusión?

¿Por qué?

3. Si lleva una conclusión, ¿qué criterios deberán tenerse en cuenta al

redactarla?

4. ¿En qué parte del informe se reflejan los datos objetivos?

5. Según la tipología de informes, clasifica el que aparece en el ejemplo

anterior.
8 La convocatoria

CONVOCATORIAS

LLAMAMIENTO DE PERSONAS A UN
ENCUENTRO (REUNIÓN, ASAMBLEA, ETC..)

CONTIENE EL “ORDEN DEL DÍA” O SECUENCIA

DE LOS ASUNTOS PROGRAMADOS

•Datos del convocante

•Fecha del documento
•Fecha, hora y lugar del encuentro o reunión
CONTENIDO •Asuntos a tratar y el orden en que se tratarán (orden
del día)
•Otros: Detalle de propuestas; documentación
disponible para consulta; requisitos de consulta, etc..
8 La convocatoria

CONVOCATORIAS
8 Las actas

ACTA
(Relación escrita (crónica) de lo sucedido en una reunión, con el
detalle de los acuerdos adoptados)
CONTENIDO

DETALLE DE LA REUNIÓN: lugar, fecha, hora, duración, etc…

IDENTIDAD DE LOS ASISTENTES, ASÍ COMO CARGOS QUE

REPRESENTAN Y SU CONDICIÓN (presidencia, vocales,
secretarios, socios, etc..)

ASUNTOS TRATADOS

ACUERDOS ADOPTADOS

RESULTADOS DE LAS DELIBERACIONES

INTERVENCIONES DE LOS ASISTENTES

FIRMAS
8 Las actas

1. Explica con tus propias palabras qué es una convocatoria y cuál es su

función.
2. ¿Qué tipo de datos debe contener una convocatoria?
3. ¿La fecha es un dato importante en una convocatoria? Argumenta la
respuesta.
4. Busca en la prensa reciente alguna convocatoria y analiza su contenido.
5. Indica los aspectos que tienen en común las convocatorias y las actas;
así como sus diferencias.
6. ¿Qué datos deberán figurar, siempre, en un acta?
7. ¿Qué circunstancias deben darse para que se redacte un acta?
8. ¿Por qué hay que reflejar en el acta el resultado de las votaciones
producidas?
9. ¿Qué se incluye en el apartado ruegos y preguntas, o su equivalente?
10. ¿Los asistentes a una reunión deben firmar el acta de la misma? ¿Por
qué?
8 Comunicaciones formales

Son documentos que se originan como consecuencia de las relaciones

entre los particulares (personas físicas o jurídicas) y la Administración
(cualquier administración, ya sea estatal, autonómica o local).

Se conocen como comunicaciones formales, por estar sometidas a

una serie de normas tanto en la forma como en la redacción.
8 Comunicaciones formales

CARACTERÍSTICAS COMUNES

Se rigen por un Lenguaje Empleo de Cierta

protocolo formalista y poco
tratamientos
cercano al habla despersonalización
(fondo y forma) de cortesía
cotidiana

CLASES

De los De la De una Para acreditar

particulares a la Administración Administración un hecho o
Administración a los a otro órgano circunstancia
particulares público determinados

 INSTANCIA OFICIO OFICIO

 RECURSO CERTIFICADO
 DECLARACIÓN
8 La instancia

LA INSTANCIA = LA SOLICITUD
ESTRUCTURA

ENCABEZAMIENTO Datos del solicitante

• EXPOSICIÓN
CUERPO (Argumentos)
• SOLICITUD

• LOCALIDAD
• FECHA
CIERRE
• FIRMA (del solicitante)
• DESTINATARIO
8 La instancia

LA INSTANCIA = LA SOLICITUD
8 La instancia

LA INSTANCIA = LA SOLICITUD
8 La instancia

ACTIVIDADES

1. Elabora un esquema con los apartados que componen el documento

llamado instancia, indicando el contenido de cada uno de los mismos.

2. ¿Quiénes serán el remitente y el destinatario en el caso de una

instancia?

3. ¿En qué persona verbal habrá que redactar la instancia?

4. ¿Quién es el solicitante en el caso de que la petición la realice una

persona jurídica?

5. ¿Cómo serán los márgenes en la instancia?

8 El recurso

EL RECURSO
(Contra una resolución de la Administración)
ESTRUCTURA

• Expresión de “RECURSO”
ENCABEZAMIENTO • Datos del solicitante

• FORMULO RECURSO CONTRA...

(acto o decisión que lo motiva)
CUERPO • ALEGACIONES (Argumentos)
• SOLICITUD

• LOCALIDAD
• FECHA
CIERRE • FIRMA (del recurrente)
• DESTINATARIO
8 El recurso

EL RECURSO
(Contra una resolución de la Administración)
8 El recurso

1. Elabora un esquema con los apartados del recurso y su contenido.

2. ¿A quién se conoce como recurrente?
3. ¿Quién será el destinatario de este tipo de documentos?
4. ¿Se puede entregar junto al recurso algún otro tipo de documento?
¿Por qué?
5. ¿En qué persona verbal deberá redactarse el recurso? Justifica la
respuesta.
8 La declaración

LA DECLARACIÓN
(Compromete la palabra sobre ciertos hechos)
ESTRUCTURA
• Expresión de “DECLARACIÓN” o bien
ENCABEZAMIENTO “DECLARACIÓN JURADA”
• Datos del declarante

• Expresión de “JURA” o “PROMETE”

CUERPO • El hecho que se declara, jura o promete

• LOCALIDAD
CIERRE • FECHA
• FIRMA (del declarante)
8 La declaración

LA DECLARACIÓN
(Compromete la palabra sobre ciertos hechos)
8 La declaración

1. Elabora un esquema con los apartados de la declaración jurada y su

contenido.
2. ¿Quiénes son el declarante y el destinatario en una declaración
jurada?
3. ¿Cuál es la función que cumple una declaración
jurada?
4. ¿En qué casos se utilizará la fórmula jura y en qué casos la fórmula
promete?
8 El oficio

EL OFICIO
(Siempre procede de una Administración)
ESTRUCTURA
•Datos del órgano que lo expide.
ENCABEZAMIENTO •Otros códigos de identificación:
referencias; expediente, etc..

CUERPO • Comunicación en sí

•LOCALIDAD
•FECHA en la que se emite
•FIRMA (de la persona responsable del
CIERRE procedimiento que se comunica)
•DESTINATARIO: datos de la persona a la
que se dirige
8 El oficio

EL OFICIO
(Siempre procede de una Administración)
8 El oficio

1. Elabora un esquema con los apartados del oficio y su contenido.

2. Prepara un esquema comparativo entre una carta comercial y el oficio.
3. ¿Cómo será el tono de redacción del oficio? Justifica la respuesta.
4. ¿Qué fecha aparecerá en el oficio?
5. ¿Quiénes son el remitente y el destinatario de un oficio?
6. El Ayuntamiento de Albalate tiene que solicitar a la Comunidad Autónoma de
Castilla-La mancha unos documentos sobre planes urbanísticos de la zona. ¿Qué
documento utilizará? Justifica la respuesta.
7. En el caso de que este mismo Ayuntamiento tenga que enviar una comunicación
a uno de sus vecinos, denegando un permiso de apertura de local comercial, que el
vecino había solicitado, ¿qué documento utilizará? Justifica la respuesta.
8 El certificado

EL CERTIFICADO
(Dejar constancia ante terceras personas, de
un hecho que afecta a alguien )
ESTRUCTURA •Datos de la persona (física o jurídica) que lo
emite
•Datos de la persona física que certifica, en
ENCABEZAMIENTO
su propio nombre, o en el de la persona o
entidad a la que representa.
•Expresión de “CERTIFICO QUE...”

CUERPO • Hechos o circunstancias que se certifican

•LOCALIDAD
•FECHA en la que se emite
CIERRE •FIRMA de la persona que certifica o da fé
•FIRMA de “visto Bueno”
8 El certificado

EL CERTIFICADO
(Dejar constancia ante terceras personas, de un hecho que afecta a
alguien )
8 El certificado

46. Elabora un esquema con los apartados del certificado y su contenido.

47. ¿Quién encabeza el certificado?
48. ¿Por qué decimos que este documento no tiene destinatario?
49. ¿Para qué sirve el certificado? ¿Cuál es su función?
50. ¿Cómo debe escribirse la fecha? Justifica la respuesta.