MANUAL DE USUARIO

MODULO ACADÉMICO

ROL UNIVERSIDAD

INTRODUCCIÓN

FUNCIONALIDADES
GENERALES

INTERFACE Y CONSULTA
DE INFORMACIÓN
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MODULO INSTITUCIONAL – ROL DIFISA

TABLA DE CONTENIDOS

INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................3
1.1 Objetivo ........................................................................................................................................ 3
1.2 Alcance .......................................................................................................................................... 3
1.3 Requerimientos ......................................................................................................................... 3
1.4 Definiciones ................................................................................................................................ 4

FUNCIONALIDADES GENERALES .......................................................................................................7

2.1 Generalidades ............................................................................................................................ 7
2.2 Botones ......................................................................................................................................... 7
Bonotes Generales ....................................................................................................... 7
Botones de Acciones ................................................................................................... 8

INTERFACE Y CONSULTA DE INFORMACIÓN DEL SIU ................................................................9

3.1 Encabezado ................................................................................................................................. 9
3.2 Menú Principal......................................................................................................................... 10
3.3 Espacio de trabajo .................................................................................................................. 10

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INTRODUCCIÓN

El manual contiene especificaciones del Módulo Académico del Sistema de Información

Universitaria-SIU, visto desde el rol Universidad.

Con este rol, las entidades pertinentes (Universidades, Escuelas de Posgrado, Institutos
y Escuelas superiores) podrán registrar y actualizar su información.

El presente documento tiene como objetivo:

 Enseñar al usuario designado por cada entidad, el funcionamiento del Módulo

Académico del Sistema de Información Universitaria – SIU.

El alcance del documento abarca las siguientes funcionalidades:

 Gestión de Estructuras de Vacantes
 Gestión de Procesos de Admisión
 Registro de Datos de Ingreso
 Gestión de Periodos Académicos
 Gestión de Escalas de Pago
 Gestión de Datos de Matrícula
 Carga Masiva General
 Gestión de Ampliación de Plazos
 Gestión de Solicitudes de Corrección
 Consulta de Trazabilidad Académica

Hardware
 Computadora Personal o laptop.
 Conexión a internet estable.
Software
 Sistema Operativo Windows 7 o superior.
 Navegador Web Google Chrome Versión 72.0.3626.81 o superior
 Permisos de la Oficina de Tecnología de Información de la SUNEDU

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Para efectos del SIU se entiende por:

 SIU: Sistema de Información Universitaria.

 Grilla: hace referencia a la tabla donde se muestran los registros del SIU.

 Estado de un Registro: se pueden intercambiar los estados cuando veces sea

necesario.

 En edición: Es el estado de un proceso, el cual indica que aún no está

completada o finalizada su edición, permitiendo ser guardado y editado
continuamente hasta su finalización; en este estado dicho proceso no
será visualizado en otras funcionalidades del sistema.

 Activo: Es el estado de un proceso, el cual indica que se finalizó su

edición; todo proceso que se encuentre en este estado podrá ser visto y
utilizado en otras funcionalidades del sistema.

 Llaves: Son datos asociados a un registro que lo identifican, estos permiten su

búsqueda dentro de las diferentes opciones del SIU.

 Estado de un proceso de Admisión y Periodos Académicos

 Abierto: indica que ya se inició un proceso o periodo.

 Cerrado: indica que ya se alcanzó la fecha fin de un proceso o periodo.

 Estados de Carga de Ingresantes y Matriculados

 En espera: Indica que aún no ha iniciado el proceso de carga de

ingresantes o matriculados.

 En carga: Indica que ya inicio el proceso de carga de ingresantes o

matriculados.

 Por Terminar: este estado indica que el proceso de carga le falta 5

días o menos para finalizar.

 Terminado: Indica que se ha llegado a la fecha fin de carga de

ingresantes o matriculados.

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 Tipo de ingresante en procesos de admisión:

 Nuevo ingresante. - Es aquel ingresante de un proceso de admisión a un

programa, con posterioridad a la vigencia del presente reglamento.

 Ingresante anterior al Periodo Académico 2020-I. - Es aquel

ingresante de un proceso de admisión a un programa, con fecha de
ingreso anterior a la puesta en producción del SIU.

 Intercambio estudiantil. - Es aquel ingresante que no está vinculado

con un proceso de admisión propiamente dicho, sino sujeto a un
procedimiento particular para estos casos previsto en las normas
internas de las IES.

 Convenios. - Es aquel estudiante que no está vinculado a un proceso de

admisión propiamente dicho, sino sujeto a un procedimiento particular
para estos casos previsto en las normas internas de las IES.

 DNI. - Documento Nacional de Identidad

 PAS. - Pasaporte

 CE. - Carné de Extranjería

 CI. - Cédula de Identidad

 Estados de Progreso de Carga

 Por Procesar (blanco).

 En Proceso (amarillo).

 Procesando (verde).

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 Procesando-observado (rojo).

 Cancelado (rojo oscuro).

 NOTA: En caso necesite agregar ítems específicos de su entidad, a diferentes

campos de las opciones del Sistema de información universitario (SIU), deberá
comunicarse con el administrador del SIU.

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FUNCIONALIDADES GENERALES

 Los campos de selección o ingreso de datos que vienen acompañados de un

asterisco, al momento de registrar información son de carácter obligatorio, y el
sistema no permitirá guardar un registro sin haber ingresado esta información.

 Los botones Nuevo, Edición y Eliminar de las opciones del SIU estarán
deshabilitados para las entidades vigentes con tipo de autorización “Cese
Voluntario”, “Licencia denegada” y “Licencia Cancelada” y para las entidades
Históricas.

Los botones principales que podemos visualizar en el SIU son los siguientes:
Bonotes Generales

Cabe mencionar que, en algunas opciones del sistema, los botones pueden estar visibles
o no, dependiendo de las acciones a ejecutar.

Busca en Base de Datos del SIU, la información que coincida con los
filtros establecidos.

Limpia los campos de los filtros, los vuelve a su estado inicial.

Abre una ventana donde se podrá ingresar un nievo registro.

Exporta el contenido de la Grilla de resultados en un formato Excel,

se puede exportar un máximo de 5000 registros.

Guarda el registro o modificación de información, requiere

confirmación.

Cancela la acción que se está realizando, sin guardar cualquier

cambio realizado, requiere confirmación.

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Botones de Acciones

Abre la ventana documentos normativos, donde podemos consultar

Documentos o descargar estos documentos

Abre una ventana con la información completa del registro con

Consultar
todos sus campos bloqueados.

Editar Abre una ventana con la información completa del registro y

algunos campos habilitados para su modificación.

Descargar Descarga el archivo adjunto a un registro.

Duplicar Abre una ventana con toda la configuración del registro para poder
crear una copia del mismo, tener en cuenta que algunas opciones
solicitan modificar algunos datos para poder ser guardado.

Eliminar Elimina el registro, previa confirmación.

Agregar Agrega el contenido de un campo de texto a lista.

Eliminar Elimina un elemento de una lista.

elemento

Cabe mencionar que, en algunas opciones del sistema, los botones pueden estar visibles
o no, dependiendo de las acciones a ejecutar.

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INTERFACE Y CONSULTA DE INFORMACIÓN DEL SIU

Al ingresar al sistema se mostrará la siguiente pantalla, que cuenta con 3 secciones que
aparecen resaltadas en un cuadro anaranjado y numeradas.

1. Logo de la institución y Nombre del sistema

2. Nombre de la Entidad y Avatar de usuario compuesto de la inicial del nombre
concatenada a la inicial del apellido, al hacerle clic se despliega una pequeña
ventana donde encontraremos 2 secciones.

A. Información del usuario, de arriba hacia abajo tenemos, su nombre, su rol,

correo electrónico, la fecha y hora de su último acceso.
B. Enlaces para realizar un cambio de contraseña y para cerrar sesión con este
último podremos salir del sistema.

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Al iniciar sesión en el sistema el menú principal le aparecerá colapsado como pueden

apreciar en la imagen izquierda y se mostrará su contenido al pasar el mouse por encima
de cualquier área de éste, como se muestra en la imagen derecha.

En la parte superior derecha un pequeño

botón con una flecha apuntando hacia la
izquierda, con el cual podemos colapsar el
menú.

A continuación, encontramos los módulos del

sistema con distintas funcionalidades.

En cada módulo se puede apreciar las

funcionalidades disponibles que cuenta dicho
módulo y podrán acceder a ellas haciéndoles
clic sobre el contenido de cada función, el cual
se mostrará en el área de espacio de trabajo.

En este espacio podremos realizar todas las operaciones de cada función de los módulos
específicos, todas las vistas aquí tienen la misma estructura las cual se muestran en el
cuadro de color anaranjado.

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Sección de Filtrado:

En esta sección, en la parte superior, tenemos el nombre de la ventana “Gestión de

Estructura de Vacantes”, seguido nos muestran una serie de campos o filtros, los cuales
permitirán realizar una búsqueda detallada de la información, los tipos de filtros que
puede presentar esta área son:

 De ingreso de Datos, aquí nos permite digitar el dato requerido.

 De selección única, estos campos muestran una lista de opción y solo permiten
seleccionar uno de ellos.

 De selección múltiple, estos

campos muestran una lista de
opciones y permiten seleccionar
uno o más de un ítem, los cuales se
irán agregando en pequeñas
tarjetas y podemos quitarlos
haciéndoles clic en la “x”.

 Campos de fechas, este campo nos despliega un pequeño calendario donde

podemos seleccionar una fecha.

 Campo nombre de persona, al hacerle clic, se muestra una ventana donde nos da
2 opciones para realizar una búsqueda.

 Por número de documento, si activamos esta opción, debemos seleccionar el tipo

de documento, ingresamos el número y le damos clic en el botón buscar.

 Por nombres y apellidos, si activamos esta opción, debemos ingresar

obligatoriamente los dos apellidos y, uno o los dos nombres le hacemos

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clic en buscar.

Si se encuentra registrada la
información ingresada, se cargará el
número de documento con los
nombres y apellidos completos del
estudiante, le hacemos clic en
seleccionar y el campo “Nombre de
Persona” se habrá llenado con los
datos encontrados, también podemos
limpiar los filtros de la ventana para
realizar otra búsqueda haciendo clic
en el botón quitar persona.

Debajo de los filtros de búsqueda tenemos los botones: Buscar, este buscará los registros
que coincidan con los filtros seleccionados; y Limpiar, este limpiará todos los filtros
seleccionados así podemos realizar una nueva búsqueda.

Tabla de resultados:

Al entrar en cualquier opción de este módulo nos aparece toda la información (referente
a la opción) registrada en el sistema, una vez seleccionado los filtros deseados, solo nos
mostrará aquellos registros que coincidan con nuestros parámetros.

En la parte inferior izquierda, tenemos el campo visualizar, donde podremos escoger la

cantidad de registros que mostrará la tabla, seguido tenemos la cantidad de registro que
cuenta esta opción.

Según la imagen tenemos 748 registros, de los cuales estamos visualizando los 10
primeros.

En la parte superior derecha de la tabla encontramos botones de acciones generales a los

registros como son:

 El botón Nuevo, abre una ventana flotante en la cual podremos ingresar los datos
necesarios para agregar un nuevo registro.

 El botón Exportar, creará un documento Excel con un máximo de 5000 registros

y con toda la información de cada registro, en caso de contar con más registros
en la tabla de resultados, la información debe ser filtrada para poder reducir los
registros y poder descargar el archivo.

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Si nos fijamos algunos títulos de las

columnas, cuentan con un ícono al lado
derecho, si hacemos clic en éstos, podemos
ordenar la información en orden alfabético,
y si es información numérica, se ordenará de
forma ascendente o descendente.

En la parte central se visualiza los registros, resultado de la búsqueda, indicando

información relevante de estos, la información varía dependiendo de la opción en que
nos encontremos; finalmente a la derecha, se visualiza la columna con los botones de
acciones por cada registro.

3.3.2.1 Botones de Acciones:

Podemos ver a detalle cada botón de acción en el capítulo 2 “Funcionalidades
Generales”, sub-capitulo “Botones”

Sección de Ayuda
En la parte izquierda tenemos una barra de ayuda, al hacerle clic nos abre una
ventana con información y guías sobre el registro de información en los módulos
del sistema.

Esta guía del Sistema, nos brinda un flujo adecuado de registro de información al
sistema, que las entidades deberán tomar en cuenta, cuando empiecen a registrar
información al sistema por primera vez.

Nota: Aunque sistema permite el registro de información en cualquier orden,

algunas funcionalidades requieren obligatoriamente información de otras
funcionalidades; pero se recomienda seguir el flujo que ofrece la ayuda del
sistema.

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