GUÍA DE ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS

¿Qué es un documento?

Información y su medio de soporte (soporte papel, electrónico)

Tipos de documentos

● Manuales ● Especificación

● Procedimiento ● Planes

● Instructivo de trabajo ● Registros

¿Qué es un manual?

Es el resumen de un sistema de gestión se puede elaborar por cumplimiento de los requisitos o

por procesos. En el caso de la ISO 9001 versión 2008 el mismo era de carácter obligatorio, en
la nueva versión este requisito se elimina; sin embargo se puede mantener el manual
adecuándose a la nueva estructura de la norma.

¿Qué es un procedimiento?

Es un documento en el cual se plasma la información detallada de un proceso debe

contemplar pasos a seguir, controles aplicables, responsables, insumos necesarios, materiales
necesarios, registros derivados y otros requisitos que nos pida alguna norma específica. Se
aplica para aquellos procesos o actividades que sean extensos o complicados.

¿Qué es un instructivo de trabajo?

Es un documento en el cual se plasma información específica de una tarea puede contemplar

pasos a seguir, controles aplicables, responsables, insumos necesarios, materiales necesarios,
registros derivados y otros requisitos que nos pida alguna norma específica. Se aplica para
aquellas tareas que tengan un grado de complejidad evidente.

¿Qué es una especificación?

Es un documento donde se plasma información relativa a los requisitos técnicos de un

producto proceso equipo.

¿Qué es un plan?

Es un documento donde se plasma tareas para alcanzar un objetivo o metas en él se debe

contemplar quien lo hace (responsable) como lo hace (actividades) cuando lo hace (tiempo)
con que lo hace (recursos).

¿Qué es un Registro?

Es un tipo de documento que contiene los resultados de una actividad realizada. (Formato: es
un documento que se constituye en la base para un registro -forma).
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¿Cuál es la diferencia entre un documento (mantener) y un registro (conservar)?

La diferencia esencial entre estos dos documentos es que al ser los registros la evidencia de
una actividad realizada no se puede hacer modificaciones al contenido registrado (datos
anotados). En cambio los documentos si se revisan y se pueden modificar. Para el caso de los
cambios y mejoras en registros se lo debe hacer en el formato.

¿Cómo se elabora un documento?

Según la NB ISO 9001 se debe realizar lo siguiente:

A. CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN:

Fácilmente identificable: se debe establecer un método para reconocer al documento

las posibles opciones son:

● título,
● código
● y otros métodos que sean adecuados para la empresa.

Los títulos se generan relacionando el proceso y/o actividad que se va a documentar

por ejemplo:

EJEMPLO TÍTULO

Si el documento busca establecer cómo PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE

evaluar a los proveedores. PROVEEDORES

Si el documento busca establecer cómo PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

realizar una compra.

Para la elaboración de un producto. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE

MAYONESA

Los códigos deben estar determinados por un sistema de codificación, que incluya la
abreviatura de todas las fuentes de información.

La determinación de los niveles del código y de la información que corresponde

depende de la empresa y sus procesos.

Ej. XX-YY-ZZ-000

● XX = IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
● YY= IDENTIFICACIÓN DEL ÁREA O LA PLANTA
● ZZ = TIPO DE DOCUMENTO
● 000= 001 = CORRELATIVO (cantidad de documentos existentes para el área o
proceso)
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Para poder asignar el código es necesario asignar las abreviaturas para cada fuente de
información:

● IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA
EJ. “LA CORONA” = CA
● IDENTIFICACIÓN DEL ÁREA O LA PLANTA (UNA ABREVIATURA POR ÁREA
EJ. ADMINISTRACIÓN = AD
● TIPO DE DOCUMENTO
EJ. PROCEDIMIENTO = PR
● CORRELATIVO
EJ. 001 (compras-bienes=001 - compras servicios=002)
Ej. CA-AD-PR-001 = PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE BIENES

Formato: Se debe definir el medio de soporte, las opciones son:

Físico (papel): Ej registros primarios (los que se llenan en el lugar donde se realiza la actividad)

Digital: Ej. Una base de datos

Se puede combinar ambos medios de soporte

Forma: Línea gráfica, diseño. tablas, gráficos,

Contenido La norma propone:

● OBJETO: El por que del documento

● ALCANCE: donde se aplica y que se exceptúa en el documento
● TÉRMINOS Y ABREVIATURAS: las incluidas en el documento para poderlas entender
● REFERENCIAS: documentos base o complementarios
● DESARROLLO: contenido del documento, se trabaja considerando los requisitos de las
normas aplicables. Ej. la norma ISO 9001, y las actividades relacionadas que la
organización desarrolla en la realidad.
● REGISTROS: Los necesarios para controlar el procedimiento
● ANEXOS: gráficos, imágenes o material complementario.

Este contenido se aplica según el tipo de documento, pudiendo contener todos o algunos de
los puntos planteados.

Para redactar un documento se puede utilizar el uso de referencias, las referencias sirven para
optimizar la información del documento, y se trabaja incluyendo el título y código de otro
documento

Ejemplo:

La limpieza y desinfección de las salas de producción se realiza según el procedimiento CA-PD-

PR-002 Procedimiento de limpieza y desinfección de salas de producción.
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Ejemplo:

OBJETO

Establecer las actividades y controles aplicables al proceso de compras de la empresa “X”. PARA QUE SE
ELABORA UN DOCUMENTO, QUE COSA ESTABLECE QUE FIN TIENE LA INFORMACION CONTENIDA
EN EL DOCUMENTO

ALCANCE

Todas las actividades derivadas o relacionadas con la adquisición de bienes y servicios. AMBITO DE
APLICACIÓN DEL DOCUMENTO

TERMINOS Y ABREVIACIONES DEFINICIONES APLICADAS EN LA EMPRESA BASADAS EN LOS

PROCESOS COSTUMBRES Y OTROS Y QUE ESTEN ENMARCADAS EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS
NORMAS

COMPRAS MENORES Se consideran compras menores aquellas que están por debajo
de los 1000

BP = Boleta de pago

REFERENCIAS DOCUMENTOS DE SOPORTE U OTROS DOCUMENTOS RELACIONADOS QUE

AYUDAN A EJECUTAR EL PROCEDIMIENTO DESCRITO

ESPECIFICACIONES DE PAGO PLANTA DE LACTEOS – CA-PLL-PR-015

NB ISO 9001

DESARROLLO (Cómo se hace, Quién lo hace, Cuándo se hace, Cómo se registra, Cómo se controla, qué
normas cumple o son aplicables)

La solicitud de compra es elaborada por el área solicitante en las plantas que forman parte de LA
EMPRESA. Para la elaboración de las órdenes de compra es necesario que el responsable de la
elaboración de la solicitud verifique las normas, especificaciones y características técnicas del producto o
servicio a adquirir. Vale decir revisar normas bolivianas, especificaciones técnicas de productos
comprados anteriormente, una vez verificada la información se elabora la orden de compra en el registro
CA-ADQ-RG-OC-000 el responsable de la elaboración de este documento es el jefe de departamento. Una
vez llenado el registro este pasa al jefe almacén para su aprobación y derivación al área de
comercialización que es quien realiza la compra.

Evaluación de proveedores (parámetros de calificación)

Reevaluación de proveedores

Verificación del producto comprado

REGISTROS DERIVADOS
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¿En base a que se elabora un documento?

Para la elaboración de un documento es necesario tener conocimiento de la empresa sus procesos, prácticas, los
responsables o dueños del proceso y los requisitos de las normas que aplican a las actividades o procesos.

¿Qué partes tiene un documento?

Formato es la forma en ella se puede incluir un encabezado y un pie de pagina.

CODIGO: CA-ADQ-PR-001
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
LOGO VERSIÓN: 000
PROCEDIMIENTO VIGENCIA:
CONTENIDO
firma firma firma

Elaborado por: Ana Diaz Revisado por: José Aban Aprobado por: Luis Gil

Fecha: 11/02/2010 Fecha: 21/02/2010 Fecha: 28/02/2010

Se puede incluir el paginado y otros aspectos relativos a imagen corporativa. El formato es

libre depende de la empresa, sus procesos, personal, etc.

Contenido: es la descripción, desarrollo del documento se puede usar el siguiente contenido,

cabe resaltar que el contenido depende del tipo de documento, el tipo de empresa, sus
procesos, el personal, etc. sa, los procesos aplicables al documento, los controles necesarios a los que debe
responder el documento. Se debe tener conocimiento de las normas y leyes aplicables a la empresa al proceso a la
actividad al producto o cualquiera que fuera el objeto del documento.

Ej. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

¿Qué se hace para realizar una compra en la empresa “X”? - Proceso de compras empresa “X”

a. Elaboración de la Orden de Compras e. Negociación con el Proveedor

b. Aprobación de la Orden de Compras f. Envió de la Orden de Compra al Proveedor

c. Solicitud de Cotizaciones g. Recepción de los bienes

d. Selección del Proveedor h. Pago por la Compra

¿Quiénes realizan estas actividades en la empresa “X”? - Responsables

a. Elaboración de la Orden de Compra = Responsable del área solicitante (para reactivos de laboratorio el
Jefe de laboratorio).

¿Qué registros se llenan durante estas actividades?

Se llena la Orden de Compra CA-ADQ-RG-OC-000

¿Qué controles se aplica al proceso?

Tiempo

¿Qué requisitos nos piden las normas o leyes?

NB ISO 9001 – REQUISITO COMPRAS

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● Evaluación de proveedores (parámetros de calificación)

● Reevaluación de proveedores

● Verificación del producto comprado

¿Cuál es el NIVEL DE FORMACION de mi personal?

UNIVERSITARIA

SIN FORMACIÓN

¿Qué controles se deben aplicar a los documentos?

Según la NB ISO 9001 se debe realizar los siguientes controles. CONTROL DE DOCUMENTOS

Disponible en el lugar de uso (D isponibilidad - Distribución) asegurarse que estén en el área

para el cual se debe usar y que se haya entregado a la persona responsable de usar el
documento. Se puede lograr a partir de una lista de distribución.

LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO CODIGO VERSION ENTREGADO A: FECHA FIRMA RETIRADO CAMBIO POR:

Manual de BPM CB-PLT-MN-001 001 ANA DIAZ 13/03/2011 X 13/01/2012 VERSION 002

Asegurarse el uso no intencionado de obsoletos buscar mecanismos que nos aseguren usar
las versiones vigentes. Se lo puede controlar a partir de:

Versión = correlativa a las revisiones hechas 000 documento inicial – 001 primera revisión NO
TIENE QUE VER CON EL CORRELATIVO

Vigencia= fecha a partir de cuando está vigente el documento, la misma de la APROBACION.

A los documentos obsoletos se los puede identificar con un sello que diga “OBSOLETO”.

Gestión del documento revisión y aprobación Debe existir una instancia que revise el
documento y una que apruebe el documento para darlo de alta y sea el documento oficial que
se debe usar. Para tener evidencia de esto se debe registrar las firmas de los responsables. Se
puede incluir también quien elaboro.

firma firma firma

Elaborado por: Ana Diaz Revisado por: José Aban Aprobado por: Luis Gil

Fecha: 11/02/2015 Fecha: 21/02/2015 Fecha: 28/02/2015

Para poder tener trazabilidad de los cambios realizados en los documentos se puede usar una
hoja de control de cambios del documento, resaltarlos con otro color, cursivas, etc.

ANTES DESPUÉS CAUSA

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La orden de compra la realiza el La orden de compra la realiza el Modificación en el proceso - No se tomaba

área de adquisiciones área solicitante. en cuenta los requisitos adecuados.

Otros controles

Legibles métodos para mantener los documentos legibles carpeta plásticas, etc. de acuerdo a
los procesos y características de la empresa Disposicion que se hará con el documento cuando
ya no esté vigente.

CONTROL DE REGISTROS

En este caso aplican todos los controles anteriormente mencionados al formato de registro y
una vez que este formato tiene información impresa en él y se convierte en registro (NO SE
CORRIGE ESTA INFORMACIÓN NO SE REVISA) se aplica los siguientes controles:

Tiempo de retención durante que tiempo es necesario conservar el registro, esto depende del
uso que se da a la información y la importancia de la misma.

Fácilmente recuperables tener fácil acceso a la información que tiene los registros.

Uso: formas de llenado, cuidados, accesos y permisos.