Actividad evaluativa del eje 3, auditoria administrativa

Planeación de la Auditoría Administrativa

Integrantes:

Vivian Velásquez Marín

Yessid Lara Vélez

Laura Ospina

Docente:

Max Antonio Caicedo Guerrero

Fundación Universitaria Del Área Andina

Facultad Ciencias Económicas, Financieras Y Administrativas

Programa administración de empresas

20 marzo de 2023
 Tabla de Contenido
Introducción...................................................................................................................................................................... 3
Empresa Seleccionada Inter Rapidísimo S.A...................................................................................................... 4
Objetivos de la empresa................................................................................................................................................ 5
Planeación de la auditoría............................................................................................................................................ 6
Áreas De Intervención................................................................................................................................................... 9
Área de Logística e-Commerce............................................................................................................................... 10
¿Qué necesitas para vender?.................................................................................................................................... 10
Beneficios de este sistema logístico........................................................................................................................ 11
Mapa conceptual........................................................................................................................................................... 12
técnicas de recolección de información en el área de distribución...........................................................13
Técnicas de análisis de la información en el área de distribución............................................................14
Técnicas de recolección de información para el área de e-commerce.....................................................15
Técnicas de análisis de información...................................................................................................................... 16
Conclusiones................................................................................................................................................................... 17
Referencias Bibliográficas......................................................................................................................................... 18
 Introducción

Teniendo en cuenta que la planeación de la auditoría se basa en la definición de los

objetivos, las metas, la constitución de políticas, programas y procedimientos, el alcance y

calendario de aplicación de los procedimientos y comprobaciones necesarias para lograr las

metas propuestas; es esencial mantener la vista dentro de estos parámetros para poder

mantener la independencia y habilidad necesaria para efectuar el trabajo, pues nos permitirá

identificar si existen conflictos los cuales puedan ser perjudiciales.

Por consiguiente, en este proyecto se presentará una propuesta de planeación de

auditoría administrativa de la empresa Inter rapidísimo, dedicada a prestar servicios de

mensajería, giros y carga. Se compila información idónea con el propósito de analizar tanto el

estado de esta, como los objetivos de la auditoría teniendo en cuenta las necesidades a

satisfacer de la empresa Inter rapidísimo.

 Empresa Seleccionada Inter Rapidísimo S.A.

NIT: 800.251.569-7

Contextualización

La empresa Inter rapidísimo cuenta con servicios de mensajería, giros y carga, con

altos estándares de calidad dentro del país con presencia directa y en el exterior a través de

alianzas estratégicas.

Esta empresa de envíos cuenta con una red logística impecable para prestar el mejor

servicio de envío y recogida de documentos, mercancías y giros; además de transporte de

valores y empaque y embalaje de mercancías. Tiene alcance tanto a nivel nacional en toda

Colombia, así como a nivel internacional.

“Desde nuestros inicios le hemos apostado a conectar al país, hemos construido un

ecosistema con nuestros aliados generando beneficios para nuestros grupos de interés, hoy

nos enorgullece contar con más de 7.000 colaboradores y estar dentro de las principales

empresas que lideran el mercado de envíos. Nuestra apuesta es seguir ofreciendo un servicio

rápido y eficiente teniendo como eje fundamental las necesidades de nuestros usuarios”,

Norman Chaparro, presidente de Inter Rapidísimo.

 Inter rapidísimo cuenta con más de 22 años de experiencia en el sector de envíos y

logística, a nivel nacional, llega a los 1.103 municipios del país y cuenta con más de 3.000

franquicias en toda Colombia. A nivel internacional realiza envíos a más de 120 destinos en

220 países, por medio de su aliado DHL.A continuación puede encontrar información

detallada sobre los principales servicios de envíos, los tiempos de entrega y las tarifas

ofrecidas por Inter rapidísimo. Es importante tener en cuenta que las dimensiones de los

documentos o paquetes enviados se rigen por la fórmula Peso por Volumen.

Entre los servicios más destacados de esta empresa se encuentran a nivel nacional:

● Mensajería en la cual encontraras los servicios: la mensajería expresa, Rapi

AM, Rapi Hoy, Rapi Radicado, Notificaciones Judiciales

● Carga te ofrece los servicios: Rapi cargas terrestres, Rapi cargas express

● Corporativos servicios dirigido a corporaciones: Rapi masivos, Rapi Tula

Empresarial, Rapi Tula Express

● Giros Nacionales

Objetivos de la empresa

- Calidad en todos los servicios ofrecidos.

- Garantizar la disponibilidad y los servicios de canales de ventas

- Garantizar la disponibilidad de servicios innovadores con alto nivel de

cumplimiento.

- Garantizar la continuidad del negocio en base al cumplimiento al gobierno

corporativo y a la planeación estratégica.

.
 Planeación de la auditoría

Área Aspectos por considerar

Gestión Global Estructura Organizacional

Misión: trabajamos para unir a toda Colombia a través de nuestro sistema logístico y de
comercio electrónico.
Visión: para el año 2023 consolidar un sistema de logística y comercio electrónico que
garantice la mejor experiencia a los clientes, en las ventas compra y entrega de
productos.
Valores:
● Puntualidad
● respeto
● cooperación
Cargos directivos
● Presidente ejecutivo
● Vicepresidente general
● Vicepresidente ejecutivo
● Verencia
● Gerencia administrativa
● Gerencia financiera
● Gerencia de compensación
● Subgerencia
Posición ante la competencia
Hoy en día la empresa está posicionada como empresa de mensajería innovadora y
caracterizada por la facilidad de ejecutar sus procesos, también se ubica entre las 3
mejores empresas de mensajería en Colombia.
En cuanto al mercado a nivel internacional se considera la marca más reconocida en
Estados Unidos debido a sus conexiones y a las entregas en todas las ciudades del país.

Financiero Planeación financiera

Administrar el presupuesto para las adquisiciones que se llevan a cabo en busca de la
expansión a nivel internacional. Vigilar los recursos financieros manteniendo la
estabilidad económica de la empresa y la calidad a los usuarios
Inversiones
La empresa tuvo que acelerar su inversión tecnológica para poder responder a las nuevas
necesidades de los usuarios.
Comercial Distribución
Este servicio consiste en que el usuario podrá solicitar en línea la recolección a domicilio
de piezas postales o de carga, el cual aplicará en los lugares determinados por inter
rapidísimo, según su matriz logística y la disponibilidad.

Precios: El precio varia dependiendo el peso y la ubicación de recogida y de destino,

$15.000 para envíos con peso de 1 a 2 Kg; $30.000 para envíos con peso de 2.1 Kg a 5
Kg; $40.000 para envíos de 5.1 Kg de peso en adelante

Estrategia comercial: Realizar una mensajería con alta calidad y cumplimiento en todos
los aspectos con todos los clientes que adquieran su servicio.

Producción Productividad
Establecer nuevos servicios al usuario permitiéndole una experiencia comercial con la
marca, innovación en sus puntos de servicio tales como la atención especializada al
cliente, la tecnología que permita verificación del estado de la carga, envío y
encomienda.
Medición y seguimiento de indicadores donde el capital humano se comprometa con el
desarrollo de tareas para así lograr el cumplimiento de las metas.
Diseño de producción:
Desde que se recibe el producto o carga se pone en marcha un canal de distribución
interno en la empresa, el envío es recibido en la oficina o en su defecto es recogido en la
puerta de la casa del cliente. A partir de ahí se procede a inventariar la carga y en horas
de la tarde se procede con la ruta de despacho.
se distribuyen en diferentes contenedores, dependiendo el lugar a donde van destinados,
luego de eso se realiza el cargue de camiones de ruta nacional y allí se especifica si van a
viviendas o a las oficinas de las empresas en las diferentes ciudades para que sean
recogidas.

Control de calidad
Al finalizar la jornada se validan las entregas realizadas y las novedades generadas en las
entregas todo para cumplir con los estándares establecidos en la industria de mensajería y
carga.
● Entrega exitosa en oficina o en vivienda
● Devolución por novedad: destinatario no recibe, ilocalizable, incumplimiento de
pago contra entrega, dirección errada. si no se cumple la entrega por esos motivos se
procede a dejar en oficina y tratar de contactar al destinatario en su defecto se devolverá
la mercancía al remitente
● Inter rapidísimo respeta la privacidad de los usuarios, a partir de la entrada de
información dada voluntariamente por el usuario. Comprendiendo que tal información
 será parte de un archivo o base de datos para cumplimiento de principios de finalidad y
libertad ya que estos datos son pertinentes y adecuados para la finalidad.

Talento humano Políticas de selección y producción

El recurso humano es competente para trabajar después de un proceso riguroso donde
participan entrevistadores, psicólogos, facilitadores y médicos capacitados para evaluar
tanto el estado físico como mental de los aspirantes. A continuación, se le da información
del cargo a postularse, de los beneficios y condiciones, esto para obtener un capital
humano orgulloso por la empresa.
Ambiente Laboral Empresa con alta demanda, pero poca coordinación para la logística
requerida para una buena y eficiente realización del trabajo. muy bueno a comparación
de otros trabajos es la puntualidad en el pago cuando ya se tiene ruta y contrato porque
antes de este es complicado el pago

Gestión de lo Proyectos y programas

administrativo Para obtener más reconocimiento en el país, la empresa trabaja a fondo con la
implementación de tecnología y la innovación de modalidades de servicio. Apuesta a
nuevos servicios como franquicias móviles. Adicional entre las metas está incursionar en
el e-Commerce y las transacciones.
Procesamiento de la información
Mediante la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 que desarrolla
parcialmente la Ley de Habeas Data, INTER RAPIDÍSIMO S.A., se responsabiliza del
tratamiento de datos personales, cumplimiento con la presente política de privacidad y de
protección de datos personales luego que se recolecta, almacena y administra.

Áreas De Intervención
 Área de Distribución

Fuente: ra3-700x463.jpg (700×463) (tutrabajolatino.com)

El área de distribución es una de las áreas más importante dentro de la empresa; es por

eso que se decide aplicar la auditoría a esta área, ya que es de suma importancia valorar el

servicio prestado en la entrega de la mercancía y productos enviados. Se va a evaluar

detenidamente el proceso de envío y la entrega de los pedidos, esto con el fin de conocer la

calidad y cumplimiento de los tiempos que la empresa le informa a sus usuarios.

Para esto se tendrá a disposición un check list que cuente con los siguientes ítems:

● Tiempo estimado de entrega

● Estado de la mercancía a la hora de la entrega

● Valoración del servicio por parte del usuario

● Verificación del debido proceso en la entrega

● Presentación personal del operario

● PQRS

Con los ítems establecidos para la auditoría; lo que se busca es valorar la experiencia

del servicio desde el punto de partida de la mercancía hasta la entrega al usuario con esto lo

que se quiere es estar en constante mejora continua y tomar decisiones para mejorar la

calidad del servicio brindado

 Área de Logística e-Commerce

Esta nueva apuesta de interrapidisimo es el aliado perfecto para tu negocio en cuanto a ventas

por internet, este sistema logístico permite almacenar, vender y distribuir los productos como todo un

profesional del eCommerce

¿Cómo funciona?

¿Qué necesitas para vender?

Para poder registrar la empresa en alcarrito.com y vender con Inter rapidísimo es

necesario que cumplan con los siguientes requisitos:

● Ser una empresa constituida en Colombia (NIT)

● Vender productos nuevos y originales

● Capacidad de enviar los productos por consignación al almacenamiento

● Realizar facturación al cliente final

● Tener RUT vigente y actualizado

● Cédula del representante legal

● Certificación bancaria

● Firma de contrato

Beneficios de este sistema logístico

 Negociación de margen de ganancia directo

  Nueva vitrina para los productos

 Mejora los tiempos de entrega

 Llega a cualquier lugar del país con tus productos

 Contra pago

 Contarás con el respaldo de una empresa de más de 30 años en el mercado

Este sistema tiene cantidad de beneficios tanto para las empresas como para la

compañía, sin embargo el tema de producción de las empresas que adquieran este servicio es

de evaluar, debido a que interrapidisimo debe garantizar a los compradores un producto de

alta calidad y que vengan en las mejores condiciones desde cada empresa, que sean productos

los cuales no tengan fecha de caducidad y perduren sin ningún inconveniente, la persona que

acepte los productos de las empresas será auditada con el fin de garantizar que ingresen los

mejores productos sin ningún inconveniente y que no se les pase ningún requisito para hacer

parte de este sistema que se está brindando, para así garantizar que son la mejor empresa

brindando este servicio logístico y comercial tanto para el vendedor como para el comprador

y así mismo dejar la empresa con una calidad de servicio eficiente y obteniendo un servicio

agregado

Mapa conceptual
 técnicas de recolección de información en el área de distribución

Técnica Objetivo Aplicación

Inspección: se realiza a los bienes Valorar el estado de los ● Carretas que transportan
y valores de la entidad que se equipos de trabajo en el la carga
utilizan en el área área de distribución ● Camiones
● Moto Trailers
● Balanzas

Observación discreta: se ejecuta Evidenciar cómo el ● Personal de entrega de

la observación de tal manera que personal dentro del área mercancía
el personal no note que está realiza sus funciones ● Personal de despacho
siendo evaluado ● Personal de bodega e
inventario

Obtención de evidencia En este caso se trata de ● Área de distribución

documental bajo el método de
Rastreo:
Se realiza el seguimiento de toda
la actividad de inicio a fin
obtener evidencia de ● Proceso de entrega
todo el procedimiento ● Área de despacho
en el área de ● Proceso de envió
distribución; desde que ● Área bodega
llega un producto a las ● Proceso de recibimiento
oficinas de la empresa de la mercancía e inventario
hasta que se entrega al
cliente. Se tomará
apuntes de todo lo
sucedido

Técnica de obtención de Se busca tener ● Clientes

evidencia testimonial bajo el
método de indagación:
En este caso se busca tener
información de personas dentro y
fuera de la empresa.
información del ● Operarios dentro del
proceso de entrega y área
del área de distribución
en general teniendo en
cuenta la valoración
personas internas y
externas

Técnica de obtención de se plantean preguntas ● clientes

evidencia testimonial bajo el
método de encuesta:
se busca tener información bajo
un formato elaborado de
preguntas
abiertas y cerradas que ● operarios del área de
ayuden a valorar mejor distribución
la realidad de las áreas ● supervisor del área de
auditada distribución
 Técnicas de análisis de la información en el área de distribución
TÉCNICA
Análisis:
Observar, estudiar y
comprender todos los
resultados y aspectos
relacionados dentro del área
Conciliación:
Consiste en confrontar los
datos los datos producidos
en los métodos de
investigación
Tabulación:
Tomar los datos y
convertirlos a datos
numéricos y expresarlos en
tablas para facilitar la
lectura de los mismo
Comparación:
Identificar la diferencia o
similitudes que hay dentro
de la información obtenida
OBJETIVO APLICACIÓN
Comprender y entender los · Encuestas
datos obtenidos después de · Indagación
la recolección de · Rastreo
información · Observación discreta
· Inspección
Tomar los datos y · Toda la documentación
contrastarlos unos con otros producida en la
y evidenciar si alguna fallas investigación en el área de
o novedades dentro del distribución
proceso
Manifestar los datos en · Datos obtenidos en la
gráficas para que sean investigación
entendibles y sean de fácil
promulgación
Hallar datos relacionados o · Datos documentados a
viceversa que se hayan lo largo de la investigación
obtenido bajo la
investigación informativa
 Técnicas de recolección de información para el área de e-commerce

TÉCNICA OBJETIVO APLICACIÓN

Basada en el formulario para

el área de e-commerce con
el fin de verificar y
correlacionar la información
administrativa y operativa. ● Dueños de empresas
Se solicita la cédula de cada que adquieran este
CÉDULAS vendedor o dueño de la sistema de ventas
empresa afiliada con el fin
de brindar una correcta
operación, administración y
poder facilitar un registro y
agrupación de áreas en este
caso producción y ventas

Plantear preguntas concretas

para identificar situaciones
en diferentes áreas y ● Vendedores
diferentes partes de la
cadena de ventas.
en cuanto a los que venden ● Consumidores
sus productos por e-
CUESTIONARIO Commerce, como los que
adquieren los productos por
este medio, se les enviará un
cuestionario de satisfacción,
evidentemente no será el
mismo para el vendedor que
para el consumidor, el
vendedor por una parte se
evaluará el grado de
satisfacción en cuanto al
aumento de ventas y
facilidad por este medio que
adquirieron, en cuanto al
consumidor su nivel de
satisfacción a la hora de la
facilidad de la
compra,entrega de producto
y estado del producto
 Técnicas de análisis de información

TÉCNICA OBJETIVO APLICACIÓN

Proporcionar las cantidades

de pedidos, puntos de
nuevos pedidos, brindar ● Personal del área
calendarios de cuando se
necesita cada artículo y que ● Empresas que toman
Modelo de inventarios cantidad durante el proceso, el servicio
esto con el fin de tener una
buena comunicación y orden
entre el vendedor y Inter
rapidísimo como
intermediario

Por medio de esta se ● empresas que

representarán los datos adquieran el e-
solicitados y necesarios para commerce
Gráfica un mayor entendimiento y
generar una mayor eficiencia
y eficacia a la hora de ● Consumidor que
evaluar la satisfacción compre por este
medio
 Conclusiones

Tomando en consideración todas las investigaciones realizadas, se concluye que la

auditoría es un proceso completamente fundamental para el desarrollo organizacional dentro

de cualquier tipo de empresa, la cual permite ejercer control sobre las distintas áreas, así

fortaleciendo el desarrollo de los procesos actuales y también desarrollando nuevos

planteamientos buscando una efectiva administración.

Mediante el desarrollo de este taller, se logró identificar y conocer detenidamente el

proceso que se lleva a cabo cuando de auditoría se trata. El auditor es aquel encargado de

verificar los procesos internos y externos de la empresa, esto quiere decir que es sumamente

importante que éste se prepare profesionalmente.

Entonces a partir de los resultados de la auditoría, las empresas pueden implementar

estrategias y medidas que generen confianza y se fortalezca las relaciones entre la

organización y sus stakeholders.

Referencias Bibliográficas
Historia Inter Rapidísimo ? • Servicio de Mensajería. (2017, septiembre 11). Inter

Rapidísimo | Recogemos y Entregamos en toda Colombia; Inter Rapidísimo.

https://www.interrapidisimo.com/historia-inter-rapidisimo/

Reconocimientos Inter Rapidísimo ? • Servicio de Mensajería. (2017, septiembre 11). Inter

Rapidísimo | Recogemos y Entregamos en toda Colombia; Inter Rapidísimo.

https://www.interrapidisimo.com/reconocimientos-inter-rapidisimo/

(S/f). Recuperado el 21 de marzo de 2023, de

http://chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://

www.interrapidisimo.com/inter_uploads/2018/11/GEJ-GEJ-L-01-Tratamiento-de-

Bases-de-Datos-V1.pdf

Política de Seguridad y Salud en el Trabajo • Inter Rapidísimo. (2018, julio 18). Inter

Rapidísimo | Recogemos y Entregamos en toda Colombia; Inter Rapidísimo.

https://www.interrapidisimo.com/politica-seguridad-en-el-trabajo/