ORGANIZACIÓN SANITAS INTERNACIONAL INVERSIONES IBEROCARIBE

GESTIÓN DE COMPRAS E INVENTARIOS RADICACIÓN Y APROBACIÓN DE FACTURAS

IR AL PROCESO

Objetivo del procedimiento

Radicar y aprobar las facturas recibidas de los proveedores derivadas de la

compra de productos y servicios con el fin de realizar el pago oportuno de
acuerdo con los plazos establecidos.

MARCO LEGAL

 Estatuto tributario Normas sobre Facturación, Artículo 617 "Requisitos de la

factura de venta".

 Ley 1231 de 2008 emitida por el Congreso de la República por la cual se

unifica la factura como mecanismo de financiación y se dictan otras
disposiciones

 Decreto 522 de marzo de 2003 del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico.

Articulo 03, sobre la obligación de expedir un documento equivalente a la
factura en adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a
personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado

 Ley 797 de 2003 emitida por el Congreso de la República, Por la cual se

reforman algunas disposiciones del sistema general de pensiones previsto en
la Ley 100 de 1993 y se adoptan disposiciones sobre los Regímenes
Pensiónales exceptuados y especiales, en su artículo tercero.

 Decreto 1703 de 2002 del Ministerio de Salud Por el cual se adoptan medidas
para promover y controlar la afiliación y el pago de aportes en el Sistema
General de Seguridad Social en Salud, Inciso 1 del artículo 23.

 Decreto 1406 de 1999 del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico Por el cual
se adoptan unas disposiciones reglamentarias de la Ley 100 de 1993, se
reglamenta parcialmente el artículo 91 de la Ley 488 de diciembre 24 de
1998, se dictan disposiciones para la puesta en operación del Registro Unico
de Aportantes al Sistema de Seguridad Social Integral, se establece el
régimen de recaudación de aportes que financian dicho Sistema y se dictan
otras disposiciones, artículo 29.

 Decreto 806 de 1998 del Ministerio de Salud Por el cual se reglamenta la

afiliación al Régimen de Seguridad Social en Salud y la prestación de los
beneficios del servicio público esencial de Seguridad Social en Salud y como
servicio de interés general, en todo el territorio nacional, en sus artículos 26 y
65.

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 Ley 100 de 1993 emitida por el Congreso de la República por la cual se crea el
sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones en su
artículo 157.

NORMAS

1. Para radicar una factura de venta, el proveedor debe presentar el original y

dos copias de esta, junto con la copia de la orden de compra o de servicio, y
cuando aplique remisión. Para el caso de ciudades diferentes a Bogotá, se le
debe solicitar al proveedor que adjunte una copia adicional.

A la factura de venta entregada por el proveedor se le debe colocar el sello

de recibido y firma del funcionario responsable de la recepción, tanto en
original como en las copias; una de estas debe ser entregada al
representante del proveedor.

En ciudades diferentes a Bogotá, a las facturas se les debe asignar un

número interno de radicación a fin de llevar un control por la Central de
Presupuestos y Contabilidad.

2. Si el proveedor no entrega el original de la factura de venta se debe

comunicar al Jefe de Compras para que le realice la solicitud al proveedor; si
a pesar de haber hecho la solicitud el proveedor no realiza la entrega, se
debe informar al Director Financiero o la Gerencia para que autoricen el
pago con copia de la factura de venta.

3. Toda persona natural perteneciente al Régimen Simplificado que venda bienes

o preste servicios, debe presentar sus cuentas en el “DOCUMENTO
EQUIVALENTE A LA FACTURA DE VENTA”, formato que suministra
Inversiones Iberocaribe; de este formato debe presentar tres copias, junto
con la fotocopia del RUT, fotocopia del documento de identidad, y los pagos
realizados de los aportes a seguridad social del mes en el que se radica; de
manera adicional, debe escribir en puño y letra que certifica que ha pagado
los aportes a seguridad social sobre el total de los ingresos recibidos
incluidos los que está facturando.

4. En el recibo de las facturas de venta de materias primas, insumos y

suministros, el almacenista realiza una verificación inicial de las mismas,
revisando que se encuentren sin tachones, que cuenten con el número de
copias requeridas, que esté dirigida a Inversiones Iberocaribe, además de
aquellos requisitos que el funcionario pueda identificar fácilmente; de
presentarse informa sobre las incidencias encontradas y las registra en el
formato “NOVEDAD DE PRODUCTOS”. El Auxiliar de Compras o el Asistente

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Administrativo de sede, realiza una segunda verificación y tramita con el

proveedor la corrección de inconsistencias en el caso de presentarse.

5. Las facturas, los documentos soportes a la compra de productos o servicios, y

la “RELACIÓN DE ENTREGA DE FACTURAS” deben ser entregados por los
funcionarios responsables (Auxiliar Administrativo, Jefe de Alimentos y
Bebidas, Almacenista para ciudades diferentes a Bogotá) al Auxiliar de
Compras, al Asistente Administrativo de Sede, al Auxiliar Administrativo de
la sede administrativa, al Coordinador Administrativo en ausencia del
anterior según corresponda; al siguiente día hábil a su recibo y de acuerdo a
lo establecido en el cronograma de cierre de cada mes por parte de la
dirección financiera.

3.1. Las sedes que reciban facturas de productos y cuenten con Sistema de
Información deben adjuntar de manera adicional, el reporte de ingreso
de mercancía al inventario.

6. Es responsabilidad de los funcionarios encargados de la radicación de facturas

(Auxiliar de Compras, Auxiliar Administrativo de la sede administrativa y
Asistente Administrativo de sede), verificar que toda factura cumpla con los
requisitos exigidos por ley, a saber:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Indicar apellido y nombre o razón social, cédula de ciudadanía o

Número de Identificación Tributaria y estar firmada del vendedor,
proveedor o de quien presta el servicio.*

c. Indicar Apellido y nombre o Razón Social, con el número de identidad

del adquiriente de los bienes o servicios.

d. Discriminación del valor del IVA (si aplica).

e. Número consecutivo de factura de venta, autorizado por la DIAN

indicando el número de la resolución y su fecha, la cual debe estar
vigente.*

f. Fecha de expedición de la factura; que corresponda al mes y año en

que se radica.

g. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios

prestados.

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h. Precios a los cuales factura el proveedor, deben ser los mismos de la

orden de compra o de servicio generada por la empresa y pactados
previamente de acuerdo a la negociación. Se permite un margen de
tolerancia por diferencia en decimales, proporcional al valor de la
factura, máximo de $ 1.000 (mil pesos) por encima.

i. Valor total de la operación.

j. El nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria del

impresor de la factura.*

k. Indicación de la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

l. Fecha de vencimiento de la factura.

m. Condiciones de pago (Contado o Crédito).

(*) Estos requisitos deben estar preimpresos en medios litográficos,

tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar o que sean
emitidos por un sistema de información.

7. Si las facturas de venta no cumplen con los requisitos exigidos, los

responsables de la radicación (Auxiliar de Compras, Asistente Administrativo
de Sede, Auxiliar Administrativo de la sede administrativa, Coordinador
Administrativo en ausencia del anterior), deben gestionar con el proveedor
para que se efectúen las modificaciones del caso. Las inconsistencias
relacionadas con errores en las facturas son registradas en los formatos
“NOVEDAD DE PRODUCTOS” y “VERIFICACIÓN DEL SERVICIO” de acuerdo
al procedimiento “SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE
PROVEEDORES”.

8. En el caso en que se presenten diferencias en cantidades o precios, el Auxiliar

de Compras, el Auxiliar Administrativo de la sede administrativa o el
Asistente Administrativo de sede, solicita las notas debito o crédito
necesarias para ajustar la factura según las cantidades recibidas y los
precios pactados; informando al proveedor que el plazo máximo para la
entrega de la nota contable es de tres (3) días hábiles posteriores a su
solicitud y dentro del mes en que se entregó la factura; y debe hacer el
seguimiento necesario para la consecución de la misma y la gestión del
pago.

Cuando se trate de devolución de productos (Diferencia en Cantidades), el

responsable de la recepción de la factura en el punto debe registrar dicha
situación en el formato “NOVEDAD DE PRODUCTOS”, para que el área de
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compras o el Asistente Administrativo de Sede en ciudades gestione con el

proveedor la respectiva nota crédito, si al finalizar el mes no se cuenta con
la nota contable, el formato debidamente firmado por el representante del
proveedor, servirá para descontar el valor de la factura; notificándole al
proveedor que se realizó dicho descuento de la factura.

Cuando la diferencia sea por precio se debe solicitar al proveedor la nota

crédito o debito según sea el caso. Si el proveedor no la radica al cierre de
mes, Inversiones Iberocaribe envía una comunicación al proveedor
adjuntando los soportes de gestión para la consecución de dicha nota y le
debe informar que al no recibir respuesta oportuna, procede a realizar dicha
nota para dar trámite al pago de la factura.

9. Para realizar el pago de los productos recibidos en el Centro de Distribución

(CEDI), se recibe el albarán de entrada, la orden de compra y la factura en
original y copia para ser aprobada por parte del Jefe de Compras.

10. En la factura de venta se debe indicar la tarifa y/o código de actividad

económica a la que pertenece la empresa con el fin de determinar el valor
de la retención del Impuesto de Industria y Comercio, si éste no se indica el
pagador está facultado a aplicar la tarifa más alta.

11. En el caso de facturas de servicios el Auxiliar Administrativo de la sede

administrativa y el Asistente Administrativo de sede en ciudades,
determinan en archivo de “Control de Gastos” el centro de costo y el valor a
cargar, posterior a esto hace aprobar la factura por el responsable y dispone
del sello presupuestal para su envío a la Central de Presupuesto y
Contabilidad.

El seguimiento y verificación a la gestión de la radicación de facturas por

parte del Auxiliar Administrativo de la sede Administrativa la realiza el
Coordinador Administrativo, en ciudades este seguimiento al Asistente
Administrativo lo realiza el Administrador de sede, asegurándose que todas
las facturas entregadas por los proveedores sean asignadas a la cuenta y
centro de costo correspondiente de acuerdo a lo detallado en el
presupuesto; además de que sean gestionadas oportunamente.

12. Las facturas de venta deben ser tramitadas en el mismo mes en que se
radican, para lo cual se le solicita al proveedor entregue la factura máximo
cinco días hábiles antes de finalizar el mes; si las facturas presenten alguna
novedad relacionada con diferencias en las cantidades, tarifas facturadas,
datos generales u otra información, se le debe solicitar al proveedor la
entrega oportuna de la factura corregida o la generación de notas contables

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para ser pagada en el mismo mes, de lo contrario se le solicita cambie la

fecha de la factura para el siguiente mes.
13. Los responsables de la aprobación de las facturas de venta o de los
documentos equivalentes a las facturas de venta se realizan por tipo de
compra así:

 Jefe de compras y Administrador de sede: Compras relacionadas con

productos (alimentos y bebidas a procesar, alimentos a comercializar,
licores, bebidas no alcohólicas, suministros, etc.).

 Director administrativo y operativo, Coordinador administrativo, Director

Financiero, Administrador de Sede y. Gerente: Compras relacionadas
con servicios.

14. Para la entrega de las facturas y sus soportes a tesorería de Iberocaribe o a

la Central de Presupuestos y Contabilidad se diligencia y adjunta el formato
“RELACIÓN DE FACTURAS PARA PAGO”. Este formato debe ser remitido a
más tardar el siguiente día hábil a su recepción y verificación.

15. En Bogotá, el área de compras es la encargada de validar, grabar y aprobar

las facturas en el Sistema de Información, posterior a esto debe enviar al
área de Tesorería las facturas de venta y los documento soporte (Original
factura, copia de la orden de compra, notas contables (cuando aplique),
reporte de entrada de mercancía) junto con la “RELACIÓN DE FACTURAS
PARA PAGO”, a fin de realizar los respectivos pagos.

16. El ingreso de las notas contables al Sistema de Información, las realiza la

Central de Presupuestos y Contabilidad, para lo cual es necesario que la
solicitud para este ingreso sea aprobada y justificada por el Jefe de Compras
para las compras realizadas en Bogotá y por el Administrador de sede en
ciudades diferentes a Bogotá mediante el uso del sellos de “Nota Contable”.

17. Para el pago de las facturas relacionadas con la compra de productos y de

servicios en ciudades diferentes a Bogotá se debe seguir el procedimiento de
GRABACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR, enviando las facturas de venta y la
documentación soporte (Original factura, copia de la orden de compra, notas
contables (cuando aplique), ) a la Central de Presupuestos y Contabilidad
remitiendo la “RELACIÓN DE FACTURAS PARA PAGO”.

El ingreso de las facturas al módulo de la cuentas por pagar de las facturas

provenientes de ciudades y por concepto de servicios es responsabilidad de
la Central de Presupuesto y Contabilidad quien aprueba en el Sistema para
su pago siempre y cuando las facturas tengan registradas las firmas de
aprobadas de los funcionarios asignados.
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18. El pago se realiza el viernes siguiente al cumplimiento de 30 días, después

de haber radicado la factura o de que se haya recibido a satisfacción el bien
o servicio.

La fecha de radicación para el pago de productos y de las facturas recibidas

en ciudades diferentes a Bogotá, corresponde a la fecha de recibo; para
facturas de venta de servicios corresponde a la fecha en la que se recibe por
la sede administrativa.

Cuando Iberocaribe le solicite al proveedor la entrega de notas contables, el

pago se realizará 30 días después de haber recibido la nota contable

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