IDENTIFICACION DE LA NECESIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACION

AUTOR:

JOHN BYRON MARTINEZ MONTEZUMA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNOLOGO EN ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE

INFORMACION
2020
IDENTIFICACION DE LA NECESIDAD DE SISTEMAS DE INFORMACION

AUTOR:
JOHN BYRON MARTINEZ MONTEZUMA
TRABAJO PRESENTADO PARA LA FASE DE INDENTIFICACION
AP1 - AA1- EV1

INSTRUCTORES:

ANDREA TORRES RUIZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNOLOGO EN ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE
INFORMACION
2020
Objetivos:

Generales: Crear un sistema de inventario que muestre, guarde y controle las

existencias de los productos que maneje la SuperTienda Merca YA .

Específicos:
 Orientar el Sistema de Control de Inventario SuperTienda Merca YA a la
web.
 Controlar el acceso de información y del sistema para los clientes y el
personal del negocio.
 Posibilitar el ingreso de productos, con su descripción e imagen, valor y
cantidad.
 Registrar las ventas realizadas para un control de los productos en
existencia disponibles.
DESCRIPCIÓN DE LA EVIDENCIA.
Con base en las técnicas aprendidas en el Objeto de Aprendizaje “Técnicas de
recolección de Datos”, disponible en el material de estudio, genere un
documento en el que registre lo siguiente:

● Ámbito empresarial
● Diseño de instrumento entrevista
● Entrevistas realizadas
● Identificación de la necesidad o situación problema
● Idea de solución
● Diseño de instrumento encuesta
● Validación de la idea de solución
● Ajustes de la idea

Desarrollo:

SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO SUPERTIENDA MERCA YA

Descripción del proyecto:

Para entender el desarrollo del proyecto es necesario explicar tanto el contexto
de la empresa como el de los usuarios, dando de esta manera un punto de
partida al presente proyecto, puesto que estos posibilitan y modifican el
progreso del mismo.
 Ámbito Empresarial:
El presente proyecto se desarrollará en la empresa SuperTienda Merca YA,
ubicada en la ciudad de San Juan De Pasto , con un promedio de 6
trabajadores, quienes serán los primeros usuarios del sistema de información
acorde a esta empresa, cabe destacar también que esta empresa lleva en
funcionamiento 2 años, en los cuales la compañía ha desarrollado procesos de
inventarios y facturación de manera manual. Como otros tantos contables,
como lo realizan muchas empresas a nivel nacional, principalmente en esta
zona del país, debido a la poca difusión, desarrollo e implementación de
sistemas de información acordes a las necesidades, que optimicen procesos y
solucionen problemáticas frente al tiempo, distancia y circunstancias como
sucede en la empresa anteriormente mencionada.
● Diseño de instrumento entrevista: Al observar los procesos llevados
en la empresa SuperTienda Merca YA, se pudo analizar que la mayoría de
ellos, se hacen de manera manual, factor que puede hacer este sistema
vulnerable a pérdida de documentos y por otro lado centralizado puesto que
solo pocos usuarios pueden 5 acceder a la información retardando procesos de
control, de seguimiento y de inventarios, por ello se sugiere empezar por
analizar y desarrollar un sistema de información accesible desde la web ,
centrada en los procesos de inventarios y facturación, puesto que:
● Entrevistas realizadas:
 Primer lugar, la empresa está en crecimiento y desea abrir otra sede y
para ello se hace vital que tanto el propietario, empleados como clientes
conozcan cuántos productos se encuentran disponibles, para tener un
control y a su vez para poder venderlos y comprarlos.
 Segundo lugar, se considera que es necesario delimitar el sistema de
información puesto que se desea dar solución a la necesidad más
relevante de la empresa y generar cambios importantes en el progreso
de la misma con este sistema.

● Identificación de la necesidad o situación problema: Es necesario

aclarar que existen varios sistemas de información con el mismo objetivo el
control de inventarios, ya que hoy en día muchas empresas desean
sistematizar y automatizar procesos, debido a la relevancia del control de
activos en una compañía, sin embargo, este va a estar enfocado especialmente
en el control y seguimiento de todos los productos de la empresa aquí
mencionada como su relación en el proceso de facturación.
● Idea de solución: Debido a esta gran necesidad de cambio, se
desarrollará la automatización de las actividades que se realizan en los
diferentes procesos de la empresa, como es el registro de entradas y salidas
del inventario, requisiciones de compras, solicitud y entrega de productos, hay
que tener en cuenta que una de las razones que determina la importancia y
justificación de desarrollar un sistema automatizado para esta empresa, es la
de registrar y controlar los procesos, para dar así una respuesta inmediata a los
diferentes clientes (internos y externos) que soliciten información, en el
momento en que lo requieran evitando pérdida de tiempo.
El sistema que se desea desarrollar es de suma importancia porque con él se
busca la optimización de los procesos actuales permitiendo conocer en tiempo
real la información de inventario, requisiciones de compras, solicitud y entrega
de productos, a su vez permitirá controlar el inventario del almacén, lo cual
facilitará saber con qué recursos cuentan la empresa, que materiales se han
utilizado, con que material se dispone, toda esta información es de suma
importancia y la misma con la optimización de los procesos podrá ser
suministrada de manera oportuna, confiable y veraz.
● Diseño de instrumento encuesta: El registro controlado de la
información general de cada producto existente, con el fin de obtener todos los
datos necesarios de cada producto de una manera organizada, confiable y
correcta. Se lograrán mejoras en la empresa misma, que se reflejarán en el
control de gastos, manejo del inventario, control de entrada y salida de
productos obteniendo así mayores ganancias por medios de ahorro, y tiempo,
que dan el impacto a la empresa de obtener un mayor crecimiento económico.
Este sistema se realizará para el uso exclusivo de SuperTienda Merca YA.
● Validación de la idea de solución: Se proyecta una solución integral se
necesitaría de toda la información de inventarios, facturación, requisiciones de
compras, solicitud y entrega de productos y debido a que esta información
actualmente es un proceso manual podría interferir en el producto final del
software. Restricción Técnica, se podría presentar demoras en la
implementación ya que dependemos en caso de eventualidades en el
Hardware o en el servicio de internet del personal de soporte de las empresas
prestadoras de servicios.

● Ajustes de la idea: Es decir que se pueden presentar un sin fin de

riesgos que pueden afectar a la empresa tanto en los procesos de
organización, tecnológicos, físicos, también puede afectar a los clientes y hasta
a la imagen de la empresa.
Hablando de la empresa SUPER TIENDA MERCA YA , se pueden presentar
los siguientes riesgos:
 En el uso del sistema se pueden generar riesgos como los virus,
fraudes, también el colapso de las telecomunicaciones generando daños
en la información de la empresa entre otros.
 Un riesgo operativo puede dar la posibilidad a pérdidas ocasionadas en
la ejecución de los procesos y funciones de la empresa por fallas en el
sistema, procedimientos o personas que participan en dicho proceso.
 También pueden ser accidentes de trabajo, o enfermedades que pueden
afectar tanto a la persona como a la empresa.
 También puede haber riesgos físicos como cortocircuitos, daños en el
mantenimiento y deterioro en los productos.