CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR

ANÁLISIS DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

INTRODUCCIÓN AL ANÁLISIS DE LAS CUENTAS POR COBRAR

Cuando visitamos un centro comercial, observamos la televisión o leemos un diario,

vemos a menudo como las empresas se empeñan en incrementar sus ventas y los
clientes a la vez, esperamos adquirir productos o servicios de excelente calidad y a buen
precio. Es por ello, que regularmente todos los empresarios nos ofrecen descuentos,
rebajas, promociones muy atractivas, créditos flexibles que facilitan la adquisición de
dichos bienes o servicios. Normalmente las empresas emplean modalidades de crédito
a clientes que asegure al negocio un resultado financiero positivo.

En la actualidad encontramos empresas con altos volúmenes de ingresos provenientes

de créditos brindados a los clientes, esto les ha permitido mejorar notablemente sus
ingresos y por tanto la rentabilidad del negocio. Existen negocios que mantienen una
cartera de 2,500 clientes aproximadamente. Sin embargo, mantener una cartera activa
de clientes exige al negocio un exhaustivo control y requieren de personal capacitado
para desempeñar la función específica relacionada con el manejo de esta cuenta de
activo

Lo importante, de una empresa cuando vende al crédito, es obtener ingresos adicionales

considerables. Por tanto, el vender al crédito da lugar a cierta incertidumbre, por el riesgo
asumido al tomar la decisión de colocar su dinero en cuentas de clientes. El
administrador financiero debe auxiliarse de la información contable a través del uso de
los auxiliares de clientes, mediante los cuales, podrá obtener la información necesaria
para tomar decisiones con las inversiones en cuentas por cobrar.

Al referirnos al riesgo asociado con la cuenta de clientes, estamos considerando la

posibilidad de pérdida ocasionadas por clientes que no podrán cancelar las deudas a
favor de la empresa. En este caso, la empresa tendrá pérdidas por el hecho de no
recuperar las cuentas pendientes, lo que disminuye la rentabilidad de dicha inversión.

En la presente unidad, estudiaremos un concepto muy importante relacionado con el

análisis de cuentas por cobrar, como es la pérdida por cuentas incobrables.
Estudiaremos su concepto, forma de cálculo, el registro contable, así como los ajustes
que produce en ciclo contable en la empresa. Se explicarán los distintos métodos
utilizados para su cálculo, incluyendo en su contenido ejercicios resueltos que nos
permitirán comprender mejor esta unidad. Así mismo, el dominio de los conocimientos
adquiridos en esta unidad serán necesarios para abordar la siguiente unidad.

CUENTA DE CLIENTES Y PÉRDIDA EN CUENTAS INCOBRABLES.

En la presentación de la unidad, explicábamos porque las empresas utilizan las ventas

al crédito y afirmamos que el objetivo básico es la generación de mayores ingresos.
Generalmente las empresas, para lograr mayores niveles de ingresos utilizan el sistema
de ventas a crédito, ya que de esta manera logran un mayor número de clientes y por
tanto mayores niveles de ventas. Cuando la empresa ha seleccionado sus clientes,
realiza la venta e inmediatamente pasa a la contabilización de dicha operación, y en este
momento se crea una cuenta por cobrar, cuando la empresa entrega el producto o el
servicio al cliente y el cliente adquiere el compromiso de pago, es decir se crea un
derecho de la empresa a recibir determinada cantidad de efectivo proveniente del cliente
cuando esta cuenta llegue a su vencimiento.

En el momento que la empresa realiza una venta al crédito, puede utilizar como
comprobante la factura comercial o ya sea un documento de carácter legal que permita
una recuperación directa y formal, distinta a la que ofrece al propietario del negocio una
factura comercial.

Analicemos
Existen dos tipos básicos de cuentas a clientes, una es la cuenta por cobrar y la otra son los
documentos por cobrar y se ubican dentro del grupo de los activos circulantes por tener un
vencimiento en el corto plazo.

¿Cuál es la diferencia entre un documento por cobrar y una cuenta por cobrar?

Para establecer sus diferencias, explicaremos el concepto de cada una:

Iniciemos con el concepto de cuenta por cobrar:

Las cuentas por cobrar se crean a partir de las operaciones diarias de la empresa, es decir la
venta de productos o la prestación de un servicio brindadas a los clientes al crédito, bajo
determinadas condiciones normales de crédito que la empresa establece. El plazo dependerá del
tipo de producto o servicio ofrecido.

Para efectos contables, se requiere de un documento fuente o comprobante que permita

al contador realizar el registro correspondiente. En este caso, requerirá de una factura
como fuente de información para la contabilidad.

Definamos ahora un documento por cobrar:

Los documentos por cobrar, tienen un carácter más formal, ya que el cliente al momento de
adquirir el compromiso, firma un documento que puede ser un pagaré o una letra de cambio. En
este caso el cliente se compromete a pagar a la empresa la cantidad definida en el documento
más los intereses establecidos o cualquier otro elemento que proteja el financiamiento brindado.
Si existe el caso de incumplimiento del cliente, la empresa podría afectar los activos del deudor
hasta recuperar el importe de la deuda.

En ambos casos se trata de una venta al crédito, pero existe una diferencia fundamental
y es la facultad conferida por un pagaré al dueño del negocio, mediante el cual la
empresa puede recuperar el valor de la deuda, utilizando medios distintos al ofrecido por
una factura comercial.

¿Qué hace una empresa, entonces para asegurar el pago de una cuenta por
cobrar?
Las empresas para proteger su inversión, aplican un sistema de crédito que asegure una
adecuada recuperación. Esto significa una buena administración y manejo de la cartera
de clientes, que incluye, la selección de los clientes, estableciendo parámetros que
permitan reconocer un buen cliente, un registro detallado de las ventas al crédito
realizadas y el proceso de recuperación de las cuentas.
 Continuemos ahora, con otro concepto importante en esta unidad: ¿Qué es una cuenta
incobrable?

Analicemos
Cuando la empresa utiliza una política de ventas al crédito, a la vez adquiere ciertas
responsabilidades en cuanto a la correcta administración de su cartera, es decir tratar recuperar
el monto total de sus ventas al crédito, sin embargo, el hecho de utilizar esta política crea cierto
riesgo a las empresas. Cuando las cuentas por cobrar son numerosas, el propietario del negocio
sabe que algunas nunca podrán cobrarse. No conoce su importe exacto, ni cuáles cuentas
específicas carecerán de valor. Pero toda cuenta por cobrar implica una pérdida potencial, ya
que, por mala situación financiera o por falta de honradez, algunos deudores no pagarán lo que
deben.

Establezcamos su concepto:

Una cuenta incobrable es una deuda de uno o varios clientes de la empresa, consideradas
imposible de recuperar, por tanto, el negocio asumirá la pérdida ocasionada por dicha cuenta.

Si la empresa asume la pérdida de una cuenta incobrable, entonces, ¿cómo recuperará

este valor?

Toda pérdida ocasionada por una cuenta incobrable, la empresa podrá recuperarla a
través de los ingresos obtenidos en el periodo correspondiente, es decir, cuando sucedió
la pérdida.

Procedimiento para el cálculo y registro contable de una cuenta incobrable.

Para el registro contable de una cuenta incobrable existen dos métodos:

- Método de cancelación directa

- Método de las provisiones

MÉTODO DE CANCELACIÓN DIRECTA

Este método supone que para la contabilización de las cuentas incobrables deberá
hacerse en el momento que la empresa haya reconocido una cuenta como incobrable y
no cuando se realiza la venta al crédito. Cuando la empresa esta convencida de que
uno o varios clientes no podrán hacer efectiva su deuda, procederá al reconocimiento y
contabilización de la cuenta como pérdida en cuentas incobrables.

Analice el ejemplo siguiente:

Una empresa en el mes de junio realizó una venta al crédito por C$ 20,000.0, más IVA el registro
de diario es el siguiente:

Clientes o Cuentas por cobrar..............................23,000.0

IVA por pagar ............................................... 3.000.00
Ventas ............................................... 20,000.0
Luego en el mes de diciembre, la empresa ha identificado una cuenta por valor de C$5,000.0, la
cual no podrá ser cobrada, y el cliente no podrá asumir el valor de dicha cuenta. La empresa hizo
hasta lo imposible por recuperarla; sin embargo, su gestión no fue efectiva y ha decidido
reconocerla como pérdida. En este momento, es decir en el mes de diciembre, registrará el valor
de la pérdida ocurrida por una cuenta incobrable.
En este método existen dos momentos: uno cuando se realiza la venta, en el mes de junio y otro
cuando sucede el reconocimiento de la pérdida por la existencia de una cuenta incobrable en el
mes de diciembre.

Cuentas a utilizar:

En este método, las cuentas básicas utilizadas para el registro contable son las
siguientes:

- Gastos por pérdidas en cuentas incobrables: Esta es una cuenta de origen

deudora, del estado de pérdidas y ganancias, perteneciente al grupo de otros gastos.
Cuando sucede una pérdida por cuenta incobrable, aumenta su valor, por tanto
deberá debitarse.

- Cuenta de clientes: Es una cuenta de balance general, del grupo de activos

circulantes, de origen deudora. El valor de una cuenta incobrable disminuye su valor,
por tanto deberá acreditarse. Esta cuenta hará referencia al cliente en particular,
quien ha generado dicha pérdida por falta de cobro.

Veamos el ejemplo siguiente:

- En el mes de enero la empresa “Calipso” realizó ventas al crédito a los siguientes clientes:
Cliente Sr. López............ C$ 5,200.00
Cliente Sr. Pérez............ C$ 12,000.00
Cliente Sr. Sanchez...... C$ 75,000.00

Iniciemos el asiento de diario con la venta:

Cuenta Debe Haber

Cuentas por cobrar Sr. López 5,200.0
Cuenta por cobrar Sr. Pérez 12,000.0
Cuenta por cobrar Sr. Sánchez 75,000.0
Ingresos por ventas 80,173.91
IVA por pagar 12,026.08

Al momento de la venta, debitamos a la cuenta o auxiliar de cada cliente tiene en la empresa,

el total ingreso se registro en la cuenta correspondiente.

La presentación en el balance general, luego de la venta es el siguiente:

EMPRESA “CALIPSO”
BALANCE GENERAL O ESTADO DE SITUACION FINANACIERA
AL MES DE ENERO
ACTIVO
Corriente
Cuenta por cobrar........................................ C$ 92.200.0

En el balance general no se requiere que se presente la información para cada uno de los
clientes, sería complicado, ya que existen empresas con un gran número de clientes y el
balance general sería un documento muy extenso.

- Suponga ahora que en el mes de febrero se cobraron C$65,000.00 en concepto de cuentas por
cobrar Sr. Sánchez. El asiento de diario sería el siguiente:
 Cuenta Haber Debe
Caja 65,000.0
Cuenta por cobrar Sr. Sánchez 65,000.0

En este caso hemos disminuido la cuenta del Sr. Sánchez por el valor de C$65.000.00 y el
balance general se presenta de la manera siguiente:

EMPRESA “CALIPSO”
BALANCE GENERAL O ESTADO DE SITUACION FINANACIERA
AL MES DE ENERO
ACTIVO
Corriente
Cuenta por cobrar........................................ C$ 27.200.0

- Ahora supongamos que dos meses después, en el mes de abril, se determina que las cuentas
por cobrar López y Pérez, se considerarán incobrables. El asiento de diario es el siguiente:

Cuenta Debe Haber

Gasto por perdida en cuenta incobrable 17,200.0
Cuentas por cobrar Sr. López 5,200.0
Cuenta por cobrar Sr. Pérez 12,000.0

En este asiento, hemos registrado una pérdida por cuenta incobrable, el valor no recuperable
se contabiliza en la cuenta de gastos y se disminuye el saldo de la cuenta de clientes, debido
a que hemos dado de baja a dos clientes por considerarlos de difícil recuperación. El gasto
registrado incluye el Impuesto General al Valor correspondiente.

Al cierre del mes de enero, la presentación en el balance general es la siguiente:

EMPRESA “CALIPSO”
BALANCE GENERAL O ESTADO DE SITUACION FINANACIERA
AL MES DE ENERO
ACTIVO
Corriente
Cuenta por cobrar............... C$ 10.000.0

Al darle de baja a los clientes, el saldo final de la cuenta de clientes disminuye a C$10.000.0.

- Supongamos ahora que luego de haber considerado incobrable al Sr. López, llega a la empresa
y cancela el saldo adeudado más un 5% de interés moratorio.

En este caso, tendremos que hacer un asiento de ajuste. El asiento de diario es el

siguiente:

Cuenta Debe Haber

-1-
Cuenta por cobrar Sr. López 5,200.0
Gasto por perdida en cuenta incobrable 5,200.0
-2-
Caja 5,460.0
Cuenta por cobrar Sr. López 5,200.0
Otros ingresos 260.0

Para registrar el valor de la cuenta incobrable, se realizaron dos asientos, el primero se realizó
para reconocer nuevamente al Sr. López como cliente, pues anteriormente lo hemos dado de
baja y por tanto no existía en nuestros registros. Posteriormente, el asiento número dos,
 registra la entrada de dinero en concepto de cobro de la cuenta más los intereses por mora y
el crédito se hace a la cuenta del Sr. López y la cuenta de ingresos.
Observe que la cuenta de gastos por pérdidas en cuentas incobrables ha disminuido, ya que
hemos realizado un ajuste producto de un cliente que ha llegado a cancelar su deuda una vez
que el negocio lo había considerado incobrable.

Analicemos
Como podemos observar el uso de este método es muy sencillo para las empresas, sin
embargo tiene la desventaja de crear un efecto relevante en los resultados económicos en
aquellos períodos que presenten altos valores en cuentas incobrables.

Esta afirmación se fundamenta en lo siguiente:

- SI el monto del gasto por incobrables es alto, el efecto sobre las utilidades del período
sería grande ya que consumiría una gran parte de los ingresos generados por la
empresa.

- El valor de las cuentas por cobrar en el Balance General tampoco reflejaría el valor
real, ya que el monto de las cuentas por cobrar no es en realidad el correcto, es decir,
aquel monto de las cuentas que serán recuperables.

A continuación se muestra un ejemplo práctico donde se muestra la aplicación

del método de cancelación directa:
La Empresa "El Redentor" presenta un saldo al 31 de julio en las cuentas por cobrar de un
monto de C$ 182,000.0. dicho monto se encuentra distribuido en cuatro clientes diferentes:

CLIENTE SALDO VENCIMIENTO

Victor González C$25,500 16 de junio
Braulio Montenegro 52,000 12 de julio
Marlene Sánchez 80,000 1 de julio
Socorro Martínez 24,500 28 de julio

Las operaciones que se realizaron con la cuenta de clientes durante el mes de agosto fueron
las siguientes:

VENTAS DEL MES DE AGOSTO:

1/08: Venta al crédito por un monto total de C$ 45,500.00 distribuidos en los siguientes
clientes:
Socorro Martínez......C$ 12,500.00 vence el 9 de Agosto
Víctor González....... 15,000.00 vence el 9 de Agosto
Braulio Montenegro.... 18,000.00 vence el 9 de Agosto
5 de Agosto: Venta al Crédito:
Marlene Sánchez.......C$ 35,000.00 vence el 13 de Agosto
Víctor González....... 12,600.00 vence el 13 de Agosto
Socorro Martínez...... 24,500.00 vence el 13 de Agosto

20 de Agosto: Venta al Crédito:

Braulio Montenegro....C$ 15,600.00 vence el 28 de Agosto
Víctor González.......C$ 24,200.00 vence el 28 de Agosto

29 de Agosto: Venta al Crédito:

Socorro Martínez......C$ 15,000.00 vence el 7 de Septiembre
Marlene Sánchez....... 18,900.00 vence el 7 de Septiembre
 COBROS EN EL MES DE AGOSTO.

El día 6 de Agosto cobramos lo siguiente:

Víctor González............C$ 10,500.00
Braulio Montenegro......... 60,000.00
Socorro Martínez........... 12,000.00

El día 10 de Agosto cobramos lo siguiente:

Marlene Sánchez............C$ 50,000.00
Socorro Martínez........... 15,000.00
Víctor González............ 18,000.00

El día 18 de Agosto cobramos lo siguiente:

Marlene Sánchez............C$ 35,000.00
Víctor González............ 10,000.00

El día 30 de Agosto cobramos lo siguiente:

Víctor González............C$ 10,000.00
Marlene Sánchez............ 15,500.00

A continuación se presentan los auxiliares para cada uno de los clientes:

CLIENTE: VICTOR GONZALEZ

FECHA CONCEPTO VENCIMIENTO DEBE HABER SALDO
01/8/03 Saldo Inicial 16 Junio ----- ----- 25,500.0
01/8/03 Venta 9 agosto 15,000.0 40,500.0
05/8/03 Venta 13 agosto 12,600.0 53,100.0
06/8/03 Caja 10,500.0 42,600.0
10/8/03 Caja 18,000.0 24,600.0
18/8/03 Caja 10,000.0 14,600.0
20/8/03 Venta 28 agosto 24,200.0 38,800.0
30/8/03 Caja 10,000.0 28,800.0

CLIENTE: BRAULIO MONTENEGRO

FECHA CONCEPTO VENCIMIENTO DEBE HABER SALDO
01/8/03 Saldo Inicial 12 Julio ----- ----- 52,000.0
01/8/03 Venta 9 agosto 18,000.0 70,000.0
06/8/03 Caja 60,000.0 10,000.0
22/08/03 Venta 28 agosto 15,600.0 25,600.0

CLIENTE: MARLENE SANCHEZ

FECHA CONCEPTO VENCIMIENTO DEBE HABER SALDO
01/8/03 Saldo Inicial 1 Julio ---- ---- 80,000.0
05/8/03 Venta 13 agosto 35,000.0 115,000.0
10/8/03 Caja 50,000.0 65,000.0
18/8/03 Caja 35,000.0 30,000.0
29/8/03 Venta 7 septiembre 18,900.0 48,900.0
30/8/03 Caja 15,500.0 33,400.0
 CLIENTE: SOCORRO MARTINEZ
FECHA CONCEPTO VENCIMIENTO DEBE HABER SALDO
01/8/03 Saldo Inicial ---- ---- C$24,500.0
01/8/03 Venta 28 Julio 12,500.0 37,000.0
05/8/03 Venta 13 agosto 24,500.0 61,500.0
06/8/03 Caja 12,000.0 49,500.0
10/8/03 Caja 15,000.0 34,500.0
29/8/03 Venta 7 septiembre 15,000.0 49,500.0

Expliquemos el procedimiento utilizado en la elaboración de los auxiliares:

En cada uno de los auxiliares se han registrado tanto las ventas a crédito como los pagos
realizados por los clientes. En la columna de saldo se refleja el valor de la deuda pendiente a
la fecha para cada uno de los clientes.

Por ejemplo, al 1 de agosto, los clientes tenían un saldo pendiente, el denominamos, saldo
inicial, la fecha de vencimiento y el valor del mismo. Por ejemplo, el cliente Victor González
al 1º de agosto tiene un saldo inicial por C$25,500 con vencimiento al 16 de junio.

Luego de realizar los asientos de las operaciones en el auxiliar de clientes, utilizaremos

algunos supuestos a fin de realizar los registros correspondientes utilizando el método de
cancelación directa.

¿ Cuál sería el asiento de diario si al 30 de agosto el saldo pendiente de Victor González y

Marlene Sánchez, se considera incobrable?

El asiento de diario es el siguiente:

Gastos por pérdidas en cuentas incobrables........$ 62,200

Cuentas por cobrar Sr. González..................................C$ 28,800
Cuenta por cobrar Sra. Sánchez...................................C$ 33,400

El valor de las cuentas incobrables se ha registrado directamente a la cuenta de gastos por

pérdidas en cuentas incobrables con un crédito a la cuenta de ambos clientes. Con este
registro se ha dado de baja a los clientes considerados como incobrables.

¿ Cuál es el asiento de diario, si el Sr. González llega a un arreglo de cancelar el 50% de su

adeudo pendiente mas un 3% de recargo por el saldo en mora y el resto queda pendiente
de pago?

El asiento de diario es el siguiente:

Cuentas por cobrar Sr. González..........................C$28,800
Caja.......................................................................C$15,264
Gastos por pérdidas en cuentas incobrables...................................C$28,800
Cuentas por cobrar Sr. González.....................................................C$14,400
Otros ingresos............................................................................................864
Debido a que el Sr. González se ha dado de baja o eliminado de los registros de la
empresa, debemos activar nuevamente la cuenta, haciendo un débito al auxiliar del Sr.
González y acreditando dicho valor a la cuenta de gastos por pérdidas en cuentas
incobrables y anular el registro anterior. Luego, registramos el valor recibido y colocado
en caja y en este caso, el saldo pendiente de pago del Sr. González, así como los intereses
ganados en concepto de mora.
 ¿ Cuál sería el asiento de diario si el Sr. Montenegro cancela la mitad de la deuda pendiente
a la fecha y le damos un descuento del 2% por el monto cancelado ?

Caja......................................................................... C$ 12,544
Gastos financieros................................................. C$ 256
Cuentas por cobrar Sr. Montenegro............................ C$ 12,800
En este asiento de diario registramos el pago realizado por el Sr. Montenegro y debitamos
a la cuenta de gastos financieros el descuento por pronto pago a favor del cliente y un
crédito a la cuenta del Sr. Montenegro por el valor pagad, incluyendo el descuento ofrecido.

¿ Realicemos el asiento de diario para la cancelación que el Sr. González realiza a la

empresa?

Caja......................................................................... C$14,832
Cuenta por cobrar Sr. González..................................... C$14,400
Otros ingresos................................................................. C$ 432

Concluyamos
Hemos estudiado el concepto de una cuenta incobrable y explicábamos como los negocios que
venden al crédito están expuestos a pérdidas al no recuperar, ya sea total o parcial las deudas de
algunos clientes. Para solventar esta perdida, la ley de impuesto sobre la renta, permite que sea
recuperado de los ingresos del periodo y por tanto sea deducible de impuestos, estudiamos también
el método de cancelación directa en la contabilización de las perdidas por cuentas incobrables.

Este método reconoce una cuenta como incobrable hasta el momento que la empresa decide que
una cuenta en particular es imposible de recuperar y debe ser deducida de los ingresos corrientes.

MÉTODO DE LAS PROVISIONES

En el tema anterior explicábamos el efecto de una cuenta incobrable en los registros

contables del negocio. Cuando se utiliza la cancelación directa como método de cálculo y
registro de las pérdidas por cuentas incobrables, enfrenta ciertas desventajas que afectan
tanto en el aspecto contable, legal como financiero.

Esta desventaja es fundamentalmente por el hecho de reconocer una pérdida incobrable

hasta el momento que estamos seguros de no ser recuperada dicha deuda, la cual
disminuye el valor de las utilidades en aquellos periodos que sucede dicha pérdida y no en
el momento que se realiza la venta.

Con el propósito de evitar estos efectos negativos, un negocio utiliza el método de las
provisiones, el cual permite registrar el gasto en el período que se causa y reflejar
adecuadamente las utilidades.

Concepto e importancia del método de las provisiones.

Expliquemos ahora el método de provisiones:

Es un procedimiento mediante el cual, las empresas determinan de forma anticipada las

pérdidas por cuentas incobrables que tendrán en un periodo específico.

Analicemos la importancia que tiene una provisión en un negocio:

 Cuando la empresa considera la posibilidad de ocurrencia de cuentas incobrables,
existen dos objeciones por el hecho de esperar que las cuentas dudosas se juzguen
finalmente incobrables, después de muchos meses y posteriormente darles de bajas en
las libros:

 Es preferible cargar las cuentas dudosas a pérdidas y Ganancias en el ejercicio

en que se considera como ingreso por ventas.

 La estimación sobre el valor realizable de las cuentas por cobrar es el valor

correcto que debe figurar en el Activo del Balance General o estado de situación
financiera y en el estado de resultados se reflejará el gasto correspondiente al
periodo en que sucede el ingreso.

Registro contable de las cuentas incobrables utilizando el método de las

provisiones.

Cuando utilizamos el método de las provisiones, las cuentas básicas son:

- Provisiones por pérdidas en cuentas incobrables: Esta es una cuenta de

naturaleza acreedora y registra todas las provisiones que durante el período se
hayan determinado, incluyendo los ajustes necesarios a dicha cuenta.

- Gastos por pérdidas en cuentas incobrables: Es una cuenta de naturaleza

deudora y representa el valor de la provisión inicialmente calculada y acreditada en
la cuenta de provisiones, así como los ajustes correspondientes.

Veamos un ejemplo:
Supongan que una empresa ha determinado que la provisión por cuentas incobrables es de
$5,000.0 El registro de diario sería el siguiente:

Gastos por pérdidas en cuentas incobrables................ $5,000.0

Provisiones para pérdidas por cuentas incobrables..................... $5,000.0

Ahora bien, el traslado al mayor es el siguiente:

Gastos por pérdidas Provisiones para pérdidas

en cuentas incobrables cuentas incobrables
5,000.0 5,000.0

Cada vez, que la empresa tenga cobros pendientes a clientes y registre la provisión
correspondiente, deberá realizar el asiento anterior.

Cálculo de la provisión para pérdidas en cuentas incobrables

- Como porcentaje de las cuentas por cobrar:

Expliquemos a que se refiere:

Estima el importe de las pérdidas por cuentas malas tomando como porcentaje del
saldo existente en las Cuentas por cobrar.
Claro está, que para llegar a un porcentaje razonable, es necesario analizar los cobros
realizados durante un período considerable. La tasa o porcentaje determinado se
aplica al saldo de los clientes para obtener el importe del ajuste por cuentas
incobrables y a la estimación de cuentas incobrables.

La ley de concertación tributaria en su artículo No.39 numeral 20 establece como

gasto deducible de impuestos hasta un 2% del saldo de la cuentas por cobrar de
clientes, es decir que podemos provisionar el porcentaje que estimemos conveniente
sin que el monto de la provisión sea mayor al 2% del saldo de clientes al final de cada
periodo.

Veamos el ejemplo siguiente:

El saldo de clientes al finalizar el año ascendía a $150,000.0 y se estimó que el 1% sería

incobrable, el asiento de diario es el siguiente:

El valor de la provisión sería:

$150.000.0 * 1% = $1,500.0

Gastos por pérdidas en cuentas incobrables.................... $1,500.0

Provisiones para pérdidas por cuentas incobrables.................... $1,500

Veamos ahora el traslado al mayor:

Gastos por pérdidas Provisiones para pérdidas

en cuentas incobrables cuentas incobrables
1,500.0 1,500.0

Observe que al registrar la provisión para cuentas incobrables, hemos debitado a gastos y
acreditado a la cuenta de provisiones.

Además de lo establecido por la ley, es importante estudiar otros métodos utilizados

por las empresas para el cálculo de la provisión para cuentas incobrables, así como
porcentajes mayores al 2%, que aunque financieramente las empresas lo apliquen
no podrán ser deducibles de impuestos por superar el porcentaje establecido en la
ley. Otro aspecto relevante es, que independientemente del método utilizado, el
registro contable es similar.
CÁLCULO DE LA PROVISIÓN POR CUENTAS INCOBRABLES MEDIANTE
LA ANTIGÜEDAD DE SALDOS.

Este método supone que es necesario calcular la provisión para incobrables en

dependencia de los diferentes clientes que tiene la empresa, ya que cada cliente tiene
particularidades y circunstancias diferentes por las cuales no pueda en determinado
momento cancelar sus deudas con la empresa.

Para llevar a cabo este método de provisión se necesita llevar un auxiliar de clientes
por cada uno de los clientes que tiene la empresa y se basa en el cálculo de los días
de vencimiento que tienen las cuentas por cobrar, a partir del conocimiento de la
antigüedad de las cuentas, se procede a determinar un porcentaje de incobrable,
tomando como criterio que una cuenta que tiene mayor tiempo de vencida tiene más
posibilidad de ser incobrable o tener un alto porcentaje de incobrable.

Veamos el ejemplo siguiente:

En el siguiente cuadro se presentan los clientes que la empresa “CVG” tiene, así como el saldo
de cada uno de ellos y su grado de antigüedad:

Cuadro No. 1
AUXILIAR DE CLIENTES
Al 3O DE ABRIL
+ de 90
CLIENTE TOTAL No Vencida 1-30 días 31-60 días 61-90 días
días
Elena Sánchez C$ 500 C$ 500
Carlos Téllez 150 150
Marlon Amador 800 800
Rosa Cardoza 900 800 100
Martha Gómez 400 400
Otros Clientes 32,250 16,300 10,000 4,200 200 1,550
Totales 35,000 18,000 10,000 4,350 1,000 1,650
Porcentajes 100% 51% 29% 12% 3% 5%

Las categorías que ha establecido la empresa, son creadas a partir de diversos criterios que
el mismo negocio identifica como relevantes para el análisis de sus cuentas por cobrar.

Se puede observar que el cliente Rosa Cardoza tiene el saldo con más antigüedad, es decir
entre 60 y 90 días. Luego está el cliente Carlos Téllez con una antigüedad de saldos de 31 a
60 días.

Este cuadro anterior fue elaborado a partir de los auxiliares de cada cliente que la
empresa lleva, con el objetivo de conocer el nivel de vencimiento, así como el monto
de las cuentas por cobrar. En este método se considera que, una cuenta por cobrar
cuando tiene mayor tiempo de vencimiento, existe menor posibilidad de recuperación
y por lo tanto el porcentaje de incobrables es mayor.

¿Cómo determinaremos la provisión para cuentas incobrables utilizando este

método?

Para el cálculo de las cuentas incobrables deberá determinarse un porcentaje que

multiplicado por el valor de la cuenta correspondiente dará como resultado el monto
de las cuentas incobrables en el período.
Veamos el ejemplo:
Cuadro No.2
CALCULO DE LAS CUENTAS INCOBRABLES
POR GRUPOS DE EDADES

% QUE SE CONSIDERA PROVISIÓN DE

GRUPO VALOR
INCOBRABLE CUENTAS INCOBRABLES
No vencidas C$ 18,000.0 1% C$180.0
1 - 30 día 10,000.0 3% 300.0
31 - 60 días 4,350.0 10% 435.0
61 - 90 días 1,000.0 20% 200.0
90 días y más 1,650.0 50% 825.0
TOTAL 35,000.0 1,940.0

En el cuadro No.2, se presenta cada uno de los clientes y la antigüedad de cada uno de los
saldos. Observe que a los clientes con saldos de mayor antigüedad se les ha asignado un
porcentaje mayor de pérdida por incobrable.

Por tanto, el valor de la provisión para cuentas incobrables es de $1.940.0 y su registro

contable sería:
Gastos por pérdidas en cuentas incobrables.................... $1,940.0
Provisiones para pérdidas por cuentas incobrables.......................... $1,940.0

Veamos ahora el traslado al mayor:

Gastos en pérdidas por Provisión por pérdidas

Cuentas incobrables en cuentas incobrables
1)1,940.0 1,940.0(1

Veamos ahora un ejemplo para explicar el cálculo de la antigüedad de saldos

Utilizaremos el ejemplo que se presenta en la tema n° 3 donde se elaboraron los auxiliares de
clientes para la empresa “El Redentor”

A continuación se presentan los auxiliares para cada uno de los

clientes:

CLIENTE: VICTOR GONZALEZ

FECHA CONCEPTO VENCIMIENTO DEBE HABER SALDO
01/8/03 Saldo Inicial 16 Junio ----- ----- 25,500.0
01/8/03 Venta 9 agosto 15,000.0 40,500.0
05/8/03 Venta 13 agosto 12,600.0 53,100.0
06/8/03 Caja 10,500.0 42,600.0
10/8/03 Caja 18,000.0 24,600.0
18/8/03 Caja 10,000.0 14,600.0
20/8/03 Venta 28 agosto 24,200.0 38,800.0
30/8/03 Caja 10,000.0 28,800.0

CLIENTE: BRAULIO MONTENEGRO

FECHA CONCEPTO VENCIMIENTO DEBE HABER SALDO
01/8/03 Saldo Inicial 12 Julio ----- ----- 52,000.0
01/8/03 Venta 9 agosto 18,000.0 70,000.0
06/8/03 Caja 60,000.0 10,000.0
22/08/03 Venta 28 agosto 15,600.0 25,600.0
 CLIENTE: MARLENE SANCHEZ
FECHA CONCEPTO VENCIMIENTO DEBE HABER SALDO
01/8/03 Saldo Inicial 1 Julio ---- ---- 80,000.0
05/8/03 Venta 13 agosto 35,000.0 115,000.0
10/8/03 Caja 50,000.0 65,000.0
18/8/03 Caja 35,000.0 30,000.0
29/8/03 Venta 7 septiembre 18,900.0 48,900.0
30/8/03 Caja 15,500.0 33,400.0

CLIENTE: SOCORRO MARTINEZ

FECHA CONCEPTO VENCIMIENTO DEBE HABER SALDO
01/8/03 Saldo Inicial ---- ---- C$ 24,500.0
01/8/03 Venta 28 Julio 12,500.0 37,000.0
05/8/03 Venta 13 agosto 24,500.0 61,500.0
06/8/03 Caja 12,000.0 49,500.0
10/8/03 Caja 15,000.0 34,500.0
29/8/03 Venta 7 septiembre 15,000.0 49,500.0

Luego de elaborado los auxiliares, calcularemos la antigüedad de saldos para cada uno de los
clientes al 30 de agosto:

Iniciemos con el Cliente: Victor González

El saldo pendiente de este cliente es de C$28.800.0. Veamos como se calcula la antigüedad

de saldos.

Del saldo al 30 de agosto:

C$ 24,200.0 pertenecen a la venta del día 20 de agosto, con vencimiento el día 28, por tanto
tiene una antigüedad de 2 días.

C$ 4,600.0 que pertenecen a la venta de día 5 de agosto y convencimiento el 13 de agosto,

por tanto tiene una antigüedad de 17días.

De tal forma:

C$24,200.0 con 2 días de vencida

4,600.0 con 17 días de vencida
28,800.0 Saldo total del cliente

Continuemos ahora con el cliente: Braulio Montenegro

El saldo pendiente del cliente es de C$25,600.0. Analizando su auxiliar podemos ver que aún
no se ha pagado un saldo de C$10,000.0 de la venta del 1 de agosto con vencimiento el día
9 de agosto y por tanto tiene una antigüedad de 21 días.

Así mismo la venta realizada el día 20 de agosto que vencía el 28 de agosto tampoco ha sido
cancelada, por tanto este saldo tendrá una antigüedad de 2 días.

Analicemos ahora la antigüedad de saldos del cliente: Marlene Sánchez

El saldo pendiente a la fecha es de C$33,400.0, de los cuales C$18,900.0 pertenecen a la

venta del día 29 de agosto y cuyo vencimiento es el 7 de septiembre. En este caso, este saldo
no es una cuenta vencida, ya que estamos haciendo cierre al 30 de agosto.
Luego tenemos un saldo de C$14,500.0 de la venta del día 5 de agosto y que vencía el día 13
de agosto. Este saldo se encuentra vencido y con una antigüedad de 17 días.

Pasemos ahora a la cliente: Socorro Martínez.

El saldo de la Sra. Martínez es de C$49,500.0, de los cuales C$15,000.0 aún no está vencido,
ya que tiene fecha de pago el 7 de septiembre. Luego tiene un saldo de C$24,500.0 de la
venta con fecha 5 de agosto y que vencía el día 13 de agosto. En este caso, este saldo tiene
una antigüedad de 17 días.

Otro saldo que tiene vencido la Sra. Martínez es el de C$7,000.0, correspondiente a la venta
de día 5 de agosto con vencimiento el 9 de agosto. Por tanto este saldo tiene una antigüedad
de 21 días.

Recordemos:

Para el cálculo de la antigüedad de saldos es necesario utilizar el auxiliar para cada

uno de los clientes, ya que éste contiene la información relacionada con el valor de
las ventas realizadas, la fecha en que se efectuó la venta, así como la fecha de
vencimiento. Esto nos ayudará a determinar el valor del saldo vencido.

Continuando con el ejemplo anterior:

Ahora determinaremos el valor de la provisión para cuentas incobrables a través del método
de antigüedad de saldos, tema que nos ocupa en esta unidad.

Para la determinación de la provisión para cuentas incobrables, se deben conocer los

porcentajes que la empresa considera como incobrabilidad de acuerdo al nivel de antigüedad
de los mismos.

En este caso, la empresa “Redentor”, ha considerado los siguientes porcentajes:

De 1 a 10 días de vencimiento: 15%
De 11 a 20 días de vencimiento: 25%
De 21 a 30 días de vencimiento: 30%
De 31 días a más: 40%
No vencidas: 7%

Conocida estas tasas, procedemos a elaborar el siguiente cuadro:

CALCULO DE LAS CUENTAS INCOBRABLES POR GRUPOS DE EDADES

% QUE SE CONSIDERA PROVISIÓN DE CUENTAS
GRUPO VALOR
INCOBRABLE INCOBRABLES
No vencida 33,900.0 5% 1,695.0
De 1 a 10 días 39,800.0 15% 5,970.0
De 11 a 20 días 43,600.0 25% 10,900.0
De 21 a 30 días 20,000.0 30% 6,000.0
De 31 a más - 40% -
24,565.0

¿Cómo hemos calculado el valor en cada uno de los rangos?

Para ello, hemos aglutinado los saldos de cada uno de los clientes de acuerdo con su
grado de antigüedad.
En el caso del ejemplo anterior, tenemos:

En el primer rango de no vencidas:

Un saldo de C$15.000 del cliente Socorro Martínez
Un saldo de C$18.900 del cliente Marlene Sánchez
Total........... C$33.900

En el rango de 1 a 10 días:
Un saldo de C$24.200 Del cliente Victor González
Un saldo de C$15.600 Del cliente Braulio Montenegro
Total............. C$39.800

En el rango de 11 a 20 días:
Un saldo de C$ 4.600 Del cliente Victor González
Un saldo de C$14.500 Del cliente Marlene Sánchez
Un saldo de C$24.500 Del cliente Socorro Martínez
Total.......... C$43.600

En el rango de 21 a 30 días:
Un saldo de C$10.000 Del cliente Socorro Martínez
Un saldo de C$10.000 Del cliente Braulio Montenegro
Total.......... C$20.000

Ahora bien, en el rango de 31 días a más no aparece ningún valor, ya que el saldo de los
clientes no ha alcanzado ese nivel de antigüedad.

Cuando hemos determinado el valor de las cuentas incobrables mediante este método,
procedemos al registro contable:

Gastos por pérdidas en cuentas incobrables.........C$25,565.0

Provisiones para pérdidas por cuentas incobrables................C$ 25,565.0

Veamos ahora el traslado al mayor:

Gastos por pérdidas en Provisiones para Pérdidas por

Cuentas Incobrables Cuentas Incobrables
1)25,565.0 25,565.0(1

Concluyamos:
Con el método de las antigüedades, podemos calcular la provisión para cuentas incobrables.
Los pasos para la determinación de la provisión son:

(1) Elaboramos el auxiliar para cada cliente

(2) Calculamos la antigüedad de los saldos para cada cliente
(3) Establecemos categorías considerando el nivel de antigüedad de cada saldo de
clientes.
(4) Aplicamos el porcentaje que el negocio ha considerado como incobrable al saldo en
cada una de las categorías para determinar la provisión para cuentas incobrables.
(5) Registramos la provisión para cuentas incobrables en las cuentas respectivas.

- Cálculo de la provisión por cuentas incobrables considerando el valor

de las ventas al crédito
 ¿Qué nos indica este método?

Este método nos permite el cálculo de la provisión para cuentas incobrables a partir
del monto total de las ventas al crédito que tiene la empresa en un período.

Este método a diferencia de los anteriores, utiliza como referencia para el cálculo de
la provisión para cuentas incobrables, el valor de las ventas a crédito facturadas.

¿Cuál es el procedimiento para la aplicación de este método?

En primer lugar debemos conocer el nivel de ventas a crédito que han sido facturadas
en el período.

Posteriormente, se determina un porcentaje de incobrable.

Usted se preguntará: ¿Y cómo determino este porcentaje?

Pues bien, para la determinación de este porcentaje se pueden tomar algunos

criterios, tales como, el criterio del departamento de ventas, provisiones para períodos
anteriores o ya sea el que determinan las leyes fiscales.
Después se aplica este porcentaje al valor total de las ventas al crédito. El resultado
será la provisión para cuentas incobrables, valor con el cual haremos el registro
contable.

Veamos el siguiente ejemplo:

Las ventas al crédito de una empresa son de C$ 245,000.0 y se ha considerado, de acuerdo
al porcentaje de las provisiones de años anteriores un porcentaje de 1,5% de las ventas al
crédito. El cálculo de las cuenta incobrables son:

C$ 245,000 * 1.5% = C$ 3,675.00

Recuerde que este porcentaje tomado como referencia para el cálculo de la provisión es a
partir de una serie de criterios que han sido explicados anteriormente.

Veamos el registro de diario para este ejemplo:

Gastos por cuentas incobrables C$3,675.0

Provisión para cuentas incobrables C$ 3,675.0

Veamos ahora el traslado al mayor:

Gastos por pérdidas en Provisión por pérdidas en

Cuentas incobrables Cuentas incobrables
1)3,675.0 3.675.0(1

Ajustes por la provisión para cuentas incobrables.

Cuando estamos utilizando el método de las provisiones para el registro de cuentas

incobrables, puede existir cierta variación con la pérdida real en cuentas por cobrar, ya
que dicha provisión es una proyección a fin de mantener los registros contables acordes
con los principios generales de contabilidad es decir acumular los gastos en el período
correspondiente a los ingresos devengados.

Analicemos:
Cuando la empresa estima el valor de las cuentas incobrables, generalmente va a tener
diferencias con el valor real de la pérdida por pérdidas en cuentas incobrables ocurrida en el
período.

Esto significa que pueden ocurrir dos situaciones:

- Que la pérdida real sea mayor que la provisión para cuentas incobrables.
- Que la pérdida real sea menor que la provisión para cuentas incobrables.

Debido a estas variaciones, habrá que hacer algunos asientos de ajuste al cierre del
período contable.

¿Qué tipo de ajustes se utilizan?

Estos ajustes serán de acuerdo al saldo de la cuenta de provisiones por incobrables.

Tendremos dos tipos de ajustes:

- Cuando la cuenta de provisiones tiene un saldo deudor. Esto significa que la

pérdida real es mayor que la provisión registrada.

- Cuando la Cuenta de Provisiones tiene un saldo acreedor. En este caso, la pérdida

real es menor que la provisión registrada.

Veamos el siguiente ejemplo:

El saldo de las Cuentas por cobrar al finalizar el año era de C$200,000.00 y se estimó un 1%
como cuentas incobrables que dio como resultado un valor de C$2,000 (C$200,000.00 * 1%).

Veamos el registro:

Gastos por cuentas incobrables C$2,000.0

Provisión para cuentas incobrables C$ 2,000.0

Veamos ahora el traslado al mayor:

Gastos por pérdidas en Provisiones para pérdidas

Cuentas incobrables en cuentas incobrables
1)2,000.0 2,000.0(1

Ahora bien, ¿Qué quiere decir, que la cuenta de provisiones tenga un saldo
deudor?

Significa que al registrar la pérdida real, debitándola en la cuenta de provisiones y

saldando la cuenta nos queda un saldo deudor.
Observemos el ejemplo:
Veamos ahora cómo se realizará el ajuste.

Consideremos que al final del período contable, la cuenta de Provisiones para cuentas
incobrables tenía un saldo deudor de C$500.00. El asiento de ajuste en este caso sería:

Gastos por pérdidas en Provisiones para pérdidas

Cuentas incobrables en cuentas incobrables
1)2,000.0 2)2,500.0 2,000.0(1
A1) 500.0 500.0 (A1
2,500.0 2,500.0 2,500.0

Cuentas por cobrar

s)200,000.0 2,500.0(2

Analicemos los registros anteriores:

Recordemos que habíamos dicho que la cuenta de provisiones tenía un saldo deudor de 500 y
esto quería decir que la pérdida real era mayor. Observe el asiento No. 2, si la cuenta de
provisiones tiene un saldo deudor de C$500, quiere decir que la pérdida real es de C$2,500, de
manera que al restar los débitos de los créditos en la cuenta nos quedará un saldo deudor de
C$500.

En este caso, el asiento de ajuste es un cargo a gastos, ya que debemos aumentar el valor del
gasto por pérdidas en cuentas incobrables.

¿En cuánto deberá aumentar la cuenta de gastos?

El aumento debe ser de C$500, para alcanzar el valor de la pérdida real que asciende a C$2.500.

El crédito lo haremos a la cuenta de provisiones y de esta forma la cuenta quedará cerrada, que
es el objetivo de los asientos de ajuste al cierre contable en dicha cuenta.

¿Qué pasará ahora, si la cuenta de Provisiones tiene un saldo acreedor de C$500.00? El

asiento de ajuste sería el siguiente:

Esto significa que la pérdida real es menor que la provisión registrada y por tanto la cuenta de
provisiones conservará su saldo acreedor, ya que los débitos serán menores que los créditos
registrados en la cuenta:

Veamos:
Gastos por pérdidas en Provisiones para pérdidas
Cuentas incobrables en cuentas incobrables
1)2,000.0 500.0 (A1 2)1,500.0 2,000.0(1
500
1,500.0 2,000.0 2,000.0

Cuentas por cobrar

s)200,000.0 1,500.0(2
 Para que la cuenta de provisiones tenga un saldo acreedor, la pérdida real ascendió a C$1,500.
De esta forma, al restar los créditos de los débitos correspondientes, la cuenta conserva su saldo
acreedor de C$500.

Observe el asiento de ajuste (A1):

Este asiento se realizó haciendo un cargo a la cuenta de provisiones y un crédito a la cuenta de

gastos.

¿Por qué un crédito a la cuenta de gastos?

Veamos la lógica de este registro.

Esto significa un crédito a la cuenta de gastos, ya que como la pérdida real es menor, es decir de
C$1,500.0 y cuando registramos la provisión lo hicimos con un valor de C$2,000.0, debemos
ajustar este gasto a su valor real, a C$1.500, es por ello que disminuimos la cuenta de gastos en
C$500 y esa disminución se representa por un crédito.

Ahora, el débito a este asiento de ajuste, se ha realizado a la cuenta de provisiones.

En primer lugar, para ajustar la provisión registrada al valor de la pérdida real. En segundo lugar,
para cerrar la cuenta de provisiones al final del ejercicio contable.

Leo y no olvido que:

Es importante aclarar que al decir “que la cuenta de provisiones tiene un saldo deudor” significa
que la cuenta de provisiones al calcular su saldo, se hace a través de una comparación con la
pérdida real. Es decir que la pérdida real tendrá que debitarse a la cuenta de provisiones, de
manera que, al restar el total de créditos con los débitos de la cuenta nos dará un saldo deudor,
ya que los débitos son mayores a los créditos.

PRESENTACIÓN EN EL BALANCE GENERAL O ESTADO DE SITUACIÓN

FINANCIERADE LA PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES

Para finalizar, el estudio del tema, expliquemos como es la presentación de la cuenta

llamada “clientes” o “cuentas por cobrar”, cuando utilizamos el método de las
provisiones.

BALANCE GENERAL

ACTIVO
Activo Corriente

Caja 10,000.0
Bancos 50,000.0
Cuentas por cobrar 200,000.0
(-) incobrables (10,000.0) 190,000.0
Inventarios 20,000.0 270,000.0

Observe que las cuentas por cobrar se mantienen siempre a su valor histórico y se
colocan debajo de este valor, la provisión para cuentas incobrables. Esta operación se
hace en la primera columna del balance general y el resultado de esta operación se
registra en la segunda columna.
Concluyamos:
En la presente unidad, hemos estudiado el método de provisiones y el método de
cancelación directa utilizado para el manejo de las cuentas por cobrar.

Decíamos que a diferencia de método de cancelación directa, se utiliza una cuenta

llamada “Provisiones para cuentas incobrables”, donde se van acumulando las
provisiones cada vez que la empresa tiene saldo en la cuenta de clientes.

Otra diferencia es el momento del registro contable. Cuando una empresa utiliza este
método lo hace cumpliendo con el principio de contabilidad generalmente aceptado
llamado de “acumulación”, lo que permite que los gastos sean registrados en el período
que corresponde.

Así mismo, el cálculo de esta provisión se hace mediante 3 formas, ya sea como
porcentaje del saldo de cuentas por cobrar, de las ventas a crédito o mediante la
antigüedad de saldos. Ahora bien, independiente de la forma utilizada para el cálculo,
el registro es el mismo. Es decir que para el registro de la provisión se hace un cargo a
la cuenta de “gastos por pérdidas en cuentas incobrables” y un crédito a la cuenta de
“provisiones para cuentas incobrables”.