Rotación de cartera

La rotación de cartera es un indicador financiero que determina el tiempo en que las

cuentas por cobrar toman en convertirse en efectivo, o en otras palabras, es el tiempo
que la empresa toma en cobrar la cartera a sus clientes.
La rotación de cartera nos permite identificar cuánto tiempo nos tomar recuperar las
ventas a crédito que hemos realizado, un dato importante, por cuanto estamos
financiando a nuestros clientes y eso tiene un costo financiero.

Cálculo de la rotación de cartera

Para el cálculo de la rotación de cartera se toma el valor de las ventas a crédito en un
periodo determinado y se divide por el promedio de las cuentas por cobrar en el mismo
periodo:

Ventas a crédito/Promedio cuentas por cobrar

Las ventas a crédito son la sumatoria de todas las ventas a crédito que se hicieron en
un periodo o ejercicio. El promedio de cuentas por cobrar se determina por lo general 
sumando los saldos al inicio del periodo y el saldo al finalizar el periodo y luego
dividiendo por dos.

Supongamos una empresa X que en el 2016 realizó ventas a crédito por 30.000.000.
Al iniciar el 2016 tenía un saldo en cartera de 1.000.000 y al finalizar el 2016 su saldo
en cartera era de 2.000.000.

Luego su rotación de cartera es:

30.000.000/((1.000.000+2.000.000/)2) = 30.000.000/1.5000 = 20

Quiere decir esto que la rotación de cartera para esta empresa es de 20

Luego, si dividimos 360 en 20 tendremos que la empresa rota su cartera cada 18 días
(360/20 = 18)

La empresa tarda 18 días en recuperar su cartera, lo cual se puede interpretar como

eficiente el manejo que le están dando a su cartera.

Importancia de un manejo eficiente de la cartera

La cartera es una de las variables más importantes que tiene una empresa para
administrar su capital de trabajo. De la eficiencia como administre la cartera, el capital
de trabajo y la liquidez de la empresa mejoran o empeoran.

Las ventas a crédito implica que la empresa inmovilice una importante parte de sus
recursos, pues está financiando con sus recursos a los clientes, y en muchas ocasiones
la empresa no cobra intereses a sus clientes por el hecho de venderles a crédito, por lo
que vender a crédito es una inversión de recursos con cero rentabilidad.

La gestión de cartera debe ser una política de primero orden en la empresa. De la

eficiencia con que se administre depende el aprovechamiento de los recursos de la
empresa.

La rotación de cartera debe ser más acelerada que la rotación de cuentas por pagar, o
al menos igual. No se puede considerar que mientras a los clientes se les da créditos a
30 días, los proveedores sólo den crédito a 15 días; de suceder así, se estaría en una
desventaja financiera puesto que mientras la empresa financia a sus clientes, debe
pagar de contado o a muy corto plazo a sus proveedores.

El hecho de tener recursos acumulados en cartera, implica que la empresa para poder
operar o pagar su proveedores debe recurrir a financiación externa que trae consigo
una alto costo financiero, razón por la cual la gestión de la cartera debe ser coherente
con la gestión de las cuentas por cobrar, o la política de clientes debe ser más
favorable o cuanto menos igual que la política de proveedores.
¿Qué es la provisión de cartera?

El tema de la provisión de carera es uno de los más recurridos en Gerencie.com, por

lo que trataremos de explicar de qué se trata la provisión de cartera..
En primer lugar trataremos de definir de una forma muy general lo que es cartera.
La cartera son las deudas que los clientes tienen con nuestra empresa, y están
originadas en las ventas que se hacen a crédito o como popularmente las conocemos,
ventas fiadas.

Existe un riesgo normal que algunos clientes no paguen sus deudas. No falta el cliente
que quiera vivir a costas del comerciante o empresario, así que estas personas no
pagarán sus deudas a la empresa, por lo que éstas perderán esos recursos.
Lo que busca la provisión de cartera, es precisamente prever y reconocer ese riesgo
constante de perder parte de lo vendido a crédito, de no poder recuperar esa cartera,
de no poder cobrar esas deudas.

Así que la empresa mensualmente hace una provisión sobre el valor total de la cartera.
En Colombia existen dos métodos  para el cálculo de la provisión de cartera: el método
general y el método individual.

El valor provisionado disminuye el valor de la cartera y se reconoce como gasto, de

modo que su contabilización será un crédito a la cuenta provisión de cartera y un debito
a la cuenta de gastos.

La importancia que tiene la provisión de cartera, radica principalmente en que permite

depurar lo que la empresa en realidad tiene. Permite determinar con exactitud qué es lo
que le empresa efectivamente puede cobrar de sus deudas; y la parte que no se pueda
cobrar, se lleva como un gasto, lo cual afecta directamente los resultados del ejercicio,
es decir, disminuye la utilidad en el valor que los clientes no pagan, que es el valor
provisionado.
Si no se hiciera la respectiva provisión de cartera, los estados financieros mostrarían
unos valores irreales, puesto que mostraría unas cuentas por cobrar que si bien son
reales, jamás se podrán cobrar, por lo que se estaría presentando una información
contable inexacta, se estaría mostrando algo de que la empresa nunca podrá disponer.

Contabilización de la provisión de cartera

La contabilización de la provisión de cartera se hace mediante un débito a la cuenta

gasto por provisión y un crédito a la cuenta provisión del activo.
La provisión de cartera es el reconocimiento de las deudas de difícil cobro, aquellas
que se consideran que no será posible recuperarlas, por tanto constituyen un gasto
para la empresa, que entrará a disminuir la utilidad de la misma.

Es por esta razón que la provisión de cartera se contabiliza como un gasto en la cuenta
51910.

La provisión de cartera disminuye las cuentas por cobrar en el valor que se provisione,
puesto que la provisión es la consecuencia de reconocer que no es posible cobrar una
cuenta o parte de ella, razón por la que la cuenta por cobrar se tiene que disminuir,
pues no tiene objeto tener registrado un valor en la contabilidad que no será posible
cobrar. Es por eso que en el activo, la provisión se registra en el lado crédito de la
cuenta.

Registro contable de la provisión

Cuenta Debito Crédito

519910 100.000

139905 100.000

La contabilización de la provisión se realiza mediante una nota de contabilidad que es

un documento interno de la empresa.
La provisión de cartera se puede hacer mensual, semestral o mensual, pero por
costumbre, se hace anual, cuando se puede determinar con mayor facilidad los días de
mora de cada cuenta.

¿Cómo se castiga la cartera?

Como de costumbre, tratamos de resolver las inquietudes que nuestros usuarios

plantean en el sistema de comentarios o que nos envían por correo electrónico. Esta
vez nos han preguntado cómo se castiga la cartera.
La expresión “castigar la cartera” es propia de los contadores públicos, pues es su
trabajo realizar este procedimiento.

Cuándo se habla de castigar la cartera, en realidad se está hablando de provisión de

cartera, que es el procedimiento contable y/o fiscal mediante el cual se reconoce en el
gasto la cartera que se considera imposible de recuperar.

Cuando se hace una venta a crédito y con el tiempo el cliente no la paga, y la empresa
razonablemente considera que nunca la pagará, se procede a “castigar” esa cartera
contra el gasto, es decir, que esa pérdida de la cartera se trata como un gasto para la
empresa.

Así las cosas, cada determinado tiempo la empresa hace un análisis de su cartera,
identifica y clasifica aquella cartera [cuentas por cobrar a clientes] según los tiempos de
vencimiento, es esto es, según el tiempo que ha transcurrido desde cuando el cliente
debió pagar.

Para castigar la cartera se recurren a dos métodos reconocidos por la ley

colombiana: provisión general y provisión individual.
En la provisión general, por ejemplo,  al final del periodo se determinan los
vencimientos de la cartera y se clasifican en aquellas cuentas que tienen:
 Entre 3 y 6 meses de vencidas
 Entre 6 y 12 meses de vencidas
 Más de 12 meses de vencidas

Supongamos ahora  que la empresa tiene los siguientes valores de cartera vencida:
 Entre 3 y 6 meses $10.000.000
 Entre 6 y 12 meses $6.000.000
 Más de 12 meses $4.000.000


Entonces la provisión será:

10.000.000*5% = 500.000
6.000.000*10% = 600.000
4.000.000*15% =600.000
Total provisión 1.700.000

El valor que se determine como provisión, es el que se lleva a un gasto, acreditando

previamente la cuenta de clientes en el activo, puesto que esta cuenta se debe
disminuir ya que el cliente no pagará.

Si en la cuenta 130505 tenemos un saldo de $20.000.000 y aplicando la provisión

general da un monto de $1.700.00 haremos la siguiente contabilización:

Cuenta Debito Crédito

519910 1.700.000

139905 1.700.000

Aquí hemos castigado la cartera por $1.700.000, de modo que en la cuenta del activo
sólo quedará la suma de $18.300.000.

Lo anterior en cuanto a la provisión, pero si adicional a provisión la empresa determina

que una determinada cartera se da por perdida o manifiestamente perdidas, debido a
que no existe una posibilidad razonable de recuperarla, se procede igualmente a
castigar la cartea, acreditando la respectiva cuenta del activo y debitando la cuenta de
gastos que corresponda.

Provisión de cartera

Se entiende por provisión de cartera el valor que la empresa, según análisis del
comportamiento de su cartera, considera que no es posible recuperar, y por tanto debe
provisionar.
Siempre que una empresa realice ventas a crédito corre el riesgo que un porcentaje de
los clientes no paguen sus deudas, constituyéndose para la empresa una pérdida,
puesto que no le será posible recuperar la totalidad de lo vendido a crédito.
El valor de las ventas a crédito no pagado por los clientes constituye una pérdida para
la empresa que debe reconocerse en el resultado del ejercio, por tanto se debe llevar
como un gasto.

La provisión de cartera, una vez calculada disminuye el valor de la cartera y se

reconoce como gasto.

Métodos de provisión
La legislación tributaria colombiana ha considerado dos métodos para el cálculo de la
provisión de cartera, los cuales están contemplados en el decreto 187 de 1975 en los
artículos 74 y 75:

Art. 74.- Como deducción por concepto de provisión individual para deudas de dudoso o difícil
cobro fijase como cuota razonable hasta un treinta y tres por ciento (33%) anual del valor nominal
de cada deuda con más de un año de vencida.
B. Provisión general
Art. 75.- Los contribuyentes que lleven contabilidad de causación y cuyo sistema de operaciones
origine regular y permanentemente créditos a su favor tendrán derecho a que se les deduzca de
su renta bruta, por concepto de provisión general para deudas de dudoso o difícil cobro, un
porcentaje de la cartera vencida, así:
El cinco por ciento (5%) para las deudas que en el último día del y ejercicio gravable lleven más de
tres meses de vencidas sin exceder de seis (6) meses.
El diez por ciento ( 10% ) para las deudas que en el último día del ejercicio gravable lleven más de
seis (6) meses de vencidas sin exceder de un (1) año.

El quince por ciento (15%) para las deudas que en el último día del ejercicio gravable lleven más
de un (1) año de vencidas.

Parágrafo 1. Esta deducción sólo se reconocerá cuando las deudas y la provisión estén
contabilizadas y el contribuyente no haya optado por la provisión individual.
Parágrafo 2. El contribuyente que en años anteriores haya solicitado la provisión individual para
deudas de dudoso o difícil cobro y opte por la provisión general de que trata este artículo, deberá
hacer los ajustes correspondientes.

Provisión individual de cartera

Para determinar la provisión de cartera por éste método, se toma el saldo que al final
del año o periodo en que se haga el cálculo, y aquellas cuentas que tengan más de un
año de vencimiento, se les aplica un 33% como provisión.
Ejemplo: La cartera de NN S.A a 31 de diciembre de 2006 es de $120.000.000 y de
esos $25.000.000 tienen más de un año de vencimiento, entonces:
25.000.000*33% = 8.250.000.

La contabilización de este valor es:

Cuenta Debito Crédito

 519910 8.250.000

139905 8.250.000

En consecuencia, el valor de la cartera disminuye en el valor de la provisión y el nuevo

saldo es de 120.000.000-8.250.000 = 111.7500.000

Provisión general de cartera

Igual que en la provisión individual, al final del periodo se determinan los vencimientos
de la cartera y se clasifican en aquellas cuentas que tienen:
 Entre 3 y 6 meses de vencidas
 Entre 6 y 12 meses de vencidas
 Más de 12 meses de vencidas

Supongamos que la empresa N.N S.A tiene los siguientes valores de cartera vencida:
 Entre 3 y 6 meses $10.000.000
 Entre 6 y 12 meses $6.000.000
 Más de 12 meses $4.000.000

Entonces
10.000.000*5% = 500.000
6.000.000*10% = 600.000
4.000.000*15% =600.000
Total provisión 1.700.000

La contabilización es la misma que en la provisión individual.

Los porcentajes aquí expuestos son los exigidos fiscalmente pero la empresa puede
determinar la provisión de cartera utilizando criterios y tarifas diferentes, lo cual sólo
tendrá efecto contable y financiero.
Por último, señalar que la provisión de cartera es distinta a las llamadas deudas
manifiestamente perdidas.

Pasos para la provisión y castigo de cartera

Después de  analizar que es  la Provisión de cartera y haber realizado el debido
proceso o gestiones de cobro pertinentes probando que son cuentas definitivamente
perdidas,  además de contar con la autorización por la junta de socios, asamblea
general o por la autoridad competente, se procede a realizar  la respectiva
reclasificación, contabilización de las provisiones y posteriormente  castigo de la cartera
la cual se decide dar de baja.

Supongamos que en enero del año xxxx se decide castigar  $50.000.000 que
corresponde al 15% de la  cartera con más de un año de vencida, para este caso se va
a utilizar el método de provisión general.
Primero. Se reclasifica o se traslada el valor de la cartera a deudas de difícil  cobro con
el siguiente registro contable, siendo las dos cuentas del activo.

Cuenta Débito Crédito

Deudas de difícil cobro 50.000.000

Cartera 50.000.000

Segundo. Se provisiona mes a mes la cartera hasta provisionar el valor total de las
deudas de difícil cobro, suponiendo que se va a castigar en el mes de diciembre del
mismo año.

Cuenta Débito Crédito

Gasto provisión 4.116.666

Provisión deudores 4.116.666

Tercero. Después de haber realizado  la provisión total de la deuda de difícil cobro, se
procede a castigar el total de la cartera provisionada con el siguiente registro contable,
dejando en ceros (0) las dos cuentas del activo.

Cuenta Débito Crédito

Provisión deudores 50.000.000

Deudas de difícil cobro 50.000.000

Es pertinente anotar que esta es una de las formas para la provisión y castigo de
cartera, ya que cada empresa dependiendo el caso que por supuesto es diferente para
cada una de ellas, tiene diferentes políticas contables internas y formas de realizar el
proceso.

Es importante anotar  que para efectos fiscales se debe tener en cuenta el artículo 145
del estatuto tributario y el Decreto reglamentario 187 de 1975 en los artículos 74 y 75,
donde se contempla la  provisión individual y la provisión general para las deudas de
dudoso o difícil cobro,  normas que se deben aplicar para la deducibilidad fiscal de la
provisión.

Cuentas de dudoso o difícil cobro

Son recurrentes las búsquedas que hacen los visitantes nuestro portal sobre las
cuentas de dudoso o difícil cobro, por lo que de forma muy general expondremos el
tema.
Las cuentas de dudoso o difícil cobro tienen su origen en las ventas que se hacen a
crédito y que en nuestro plan de cuentas [Colombia] se contabiliza en la cuenta
130505.
Todo negocio tiene sus riesgos, que en este caso es el riesgo que algunos clientes no
paguen las deudas.

Del total de ventas realizadas a crédito existe una alta probabilidad que algunas de
ellas no puedan ser recuperadas.

Aquellas cuentas que posiblemente no puedan ser cobradas, se clasifican como

cuentas de dudoso o difícil cobro.

Existen algunos criterios a tomar en cuenta para clasificar una deuda como de difícil
cobro, entre los que se tiene el tiempo de vencimiento, los antecedentes del cliente, la
situación financiera del cliente, las garantías que se hayan exigido a la hora de entregar
mercancías a crédito, etc.

Las cuentas de difícil cobro, una vez clasificada como incobrables, debe procederse a
realizar la respectiva provisión y llevarlas al gasto con el objetivo de reconocer
financieramente su pérdida.

Las cuentas de difícil cobro dependen mucho de la política de cartera y de la gestión de

cartera que haga la empresa. Una deficiente o inexistente política de cartera conlleva a
que no se hagan los estudios adecuados ni se fijen los criterios y parámetros
necesarios para las ventas a crédito, por lo que se aumenta el riesgo de entregar
mercancías a un cliente que muy posiblemente no pagará.

La empresa debe llevar las estadísticas sobre el comportamiento de sus clientes para
poder anticipar en nivel de pérdida de cuentas por cobrar para así mismo hacer sus
proyecciones de ingresos e inclusive hacer estudios sobre fijación de precios de venta,
toda vez que lo que el cliente no pague, debe ser absorbido por los ingresos
efectivamente recibidos por la empresa.
No se puede considerar una utilidad bruta en ventas de un 20% y unas cuentas de
difícil cobro del 25%, indudablemente que la utilidad sería absorbida por las cuentas
incobrables.
Contabilización de la recuperación de cartera provisionada

Cuando una cartera, después de haber sido provisionada se recupera, su

contabilización tiene dos tratamientos, dependiendo del periodo en que fue realizada la
provisión.

Si la recuperación de la cartera provisionada, corresponde a una cartera que se ha sido

provisionada en el mismo periodo o año, simplemente se revierte el asiendo inicial.
Si la recuperación de la cartera provisionada corresponde a una provisión realizada en
un periodo o año anterior, se debe contabilizar como un ingreso.
Cuando se realiza una provisión, la contabilización es:

Cuenta Debito Crédito

519910 1.000.000

139905 1.000.000

Supongamos ahora que en el mismo año la empresa recupera $500.000 de la cartera

provisionada.

La contabilización de esa recuperación será:

Cuenta Debito Crédito

139905 500.000

519910 500.000
En principio, acreditar una cuenta de gastos no parece una decisión acertada, pero el
decreto 2650 o plan único de cuentas para comerciantes, en la dinámica de la cuenta
5199 contempla:
(…)
CREDITOS
a. Por el valor de las reversiones de las provisiones excesivas o indebidas cuando
correspondan al mismo ejercicio. 
b. Por la cancelación del saldo al cierre del ejercicio.
Se observa con claridad que al tratarse de provisiones del mismo año, se debe revertir
la cuenta de gastos por provisión.
Ahora supongamos que en el siguiente año se recupera el resto de cartera
provisionada, es decir, los $500.000 restantes.
La contabilización, por corresponder a una cartera provisionada  un periodo diferente,
se debe contabilizar de la siguiente manera:

Cuenta Debito Crédito

139905 500.000

425035 500.000

En este caso, la recuperación de cartera se convierte en ingreso, ingreso que debe ser
declarado como gravado con el impuesto de renta.