Las cuentas incobrables son las cuentas por cobrar que corresponden a

ventas a crédito, préstamos u otras deudas que prácticamente no tienen

posibilidad de ser pagadas por el deudor a la
empresa. Desafortunadamente, no todos los clientes que realizan compras
a crédito pagarán a las empresas el dinero que les adeuda.

Una cuenta puede volverse incobrable por muchas razones, tales como la
quiebra del deudor, la incapacidad de encontrar al deudor, un fraude por
parte del deudor o la falta de documentación adecuada para demostrar que
existe una deuda.

Cuando se determina que una cuenta por cobrar es incobrable, no se puede

esperar ningún beneficio económico futuro de la misma. Ya no califica para
ser un activo y, por lo tanto, se debe dar de baja de las cuentas.

Las cuentas incobrables son una pérdida de activos y una disminución en

los ingresos, que se registra como un gasto, conocido como gasto de
cuentas incobrables.

Vender a crédito
Se considera que un cierto monto de cuentas incobrables forma parte de
una operación comercial normal.

Esto no debería desalentar a las compañías a vender sus productos a

crédito, porque si las empresas dejan de venderlos a crédito debido al
temor de tener cuentas incobrables, también se rechazarán a buenos
clientes y se perderán muchas oportunidades de venta.

Por tanto, las empresas adoptan sólidas políticas de crédito para maximizar
el beneficio de las ventas a crédito.
Características
El gasto por cuentas incobrables es la cantidad de cuentas por cobrar que
se considera que no son cobrables. La cantidad de cuentas incobrables que
se carga al gasto es el resultado de uno de estos dos métodos:

Método de cancelación directa

Al comprobarse que no será pagada la factura de un cliente específico, el

monto de la factura se carga directamente al gasto de cuentas incobrables.

Por tanto, se elimina una cuenta por cobrar específica de los registros
contables cuando se determina finalmente que es incobrable. La entrada
para el método de cancelación directa es la siguiente:

Esta entrada reduce el saldo de las cuentas por cobrar del artículo que no
se puede cobrar. El débito va para una cuenta de gastos: Gasto por
cuentas incobrables.

Un principio contable importante es la noción de congruencia. Es decir, los

costos relacionados con la generación de ingresos se deben informar
durante el mismo período contable que los ingresos.
Dado que la empresa puede intentar cobrar el dinero adeudado durante
varios meses, el método de cancelación directa viola el principio de
congruencia, y por tanto no debería utilizarse para valorar las cuentas por
cobrar en los estados financieros.

Método de provisión

Cuando se registran las transacciones de ventas, también se registra un

monto relacionado al gasto de cuentas incobrables, ya que en teoría se
puede determinar el monto aproximado de cuentas incobrables basándose
en resultados históricos.

Esto se registra como un débito en la cuenta de gastos de cuentas

incobrables y un crédito en la cuenta de provisión de cuentas dudosas.

La eliminación real de las cuentas por cobrar no pagadas se lleva a cabo

luego, rebajando el monto en la cuenta de provisión. Esto no es una
reducción de las ventas.

El cálculo del gasto de cuentas incobrables bajo el método de provisión se

puede estimar de varias maneras.

Estimación de cuentas incobrables

Método del porcentaje de las ventas a crédito

Este método estima automáticamente como gasto un porcentaje de las

ventas a crédito, basado en los datos históricos.

Supongamos que una empresa prepara los estados financieros

semanalmente. Su experiencia pasada indica que el 0,3% de sus ventas a
crédito nunca serán cobradas.
Usando el método del porcentaje de las ventas a crédito, la compañía carga
automáticamente el 0,3% de las ventas a crédito de cada semana en los
gastos de cuentas incobrables y lo acredita en la provisión para cuentas
dudosas.

Supongamos que en la semana actual esta compañía vende a crédito

$500.000. Se calcula el gasto por deudas incobrables de $1.500 (0,003 x
$500.000) y se registra la siguiente entrada de diario:

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

El método del porcentaje de ventas a crédito se centra en el estado de

resultados y el principio de congruencia. Los ingresos por ventas de
$500.000 se combinan de inmediato con los $1.500 de gastos por cuentas
incobrables.

Si es una empresa nueva, podría calcular sus gastos por cuentas

incobrables utilizando un promedio de la industria, hasta que pueda
desarrollar su propia tasa de experiencia.
El saldo en la provisión para cuentas dudosas sería ahora: $60.990 +
$16.350= $77.340.

El valor neto realizable de las cuentas por cobrar, como se muestra en el

balance de la Compañía A, sería:

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 

Método de vencimiento

La compañía Fast segmentó sus cuentas por cobrar en cinco grupos de

vencimiento al preparar el siguiente cronograma de vencimiento:

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


En base a la experiencia pasada y las condiciones económicas actuales, la

empresa ha determinado el porcentaje de las pérdidas de crédito
acreditadas en cada grupo de vencimiento como sigue:

– Sin vencer: 1%

– 1-30 días vencidas: 3%

– 31-60 días vencidas: 10%

– 61-90 días vencidas: 20%

– Más de 90 días vencidas: 50%

Al final del año 2017, la provisión de cuentas dudosas muestra un saldo en

el balance de $2.000.

Se calcula el monto total estimado de cuentas incobrables. Este es el saldo

requerido en la provisión de cuentas dudosas, en base a la información de
referencia.

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De acuerdo con los cálculos anteriores, el monto total estimado incobrable

al final del año es $2.840. Esto representa el saldo requerido en la
provisión de cuentas dudosas al final del período.

Dado que la empresa ya tiene un saldo acreditado de $2.000 en la

provisión de cuentas dudosas, la entrada de ajuste de fin del año se
realizará por la cantidad de sólo $840 ($2.840 – $2.000):
 
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Con esta entrada, el saldo en la provisión de cuentas dudosas se

incrementará de $2.000 a $2.840.
Cómo hacer un Cuadro de control de
Saldos de Cuentas por Cobrar (Ejemplo)
Abr 19, 2017
Cuando hablamos de un cuadro de control de cuentas por cobrar
nos referimos a disponer de una herramienta simple pero muy eficaz
para el control de la gestión de la cobranza (facturas o documentos
por cobrar) y su antigüedad o Aging, buscando maximizar la liquidez
de la compañía con la mayor recuperación de activos líquidos
posible. La idea es ser proactivo, tener muy clara y disponible la
información para poder sacarle el máximo provecho en la toma de
decisiones.
 
En concreto, la herramienta que proponemos utilizar es un Cuadro
de Control de Cuentas por Cobrar, separado por antigüedad (fecha
de vencimiento o de emisión) de los saldos de cuentas. En su
construcción, se deberán ordenar dichos saldos por monto (de
mayor a menor) en relación a sus ventas efectivas (un año, por
ejemplo), o bien por el saldo de sus cuentas por cobrar.
 
Se sugiere que el reporte muestre en detalle la información de los
principales clientes, y en general o agrupados los de menor monto
(20% por ejemplo), sin perjuicio de que se puedan visualizar en
forma separada. Sin embargo, creemos que es importante
simplificar la vista del reporte y enfocarnos en la revisión preliminar
de lo más relevante, esto con el fin de agilizar la interpretación de
los datos, lo que conllevará a una toma de decisiones consciente y
preclara sobre las actividades a emprender.
 
Las facturas deben agruparse en las columnas dependiendo de la
antigüedad de su vencimiento. El siguiente cuadro se presenta a
modo de ejemplo, en donde al final se resumen los porcentajes que
representan cada uno de los rangos sobre el total de las cuentas por
cobrar.