Apropiciación de Conocimiento Actividad 3

Grupo LASHMI

Edward Leon, Santiago Cuesta, Camila

Sandoval, Felipe Lasso y Camila Beltrán

Competencia Coordinar, SENA

Ficha: 2469771 Gestión Administrativa

Instruc. Aleyda Aguas

07 de abril de 2022
En forma individual realice un cuadro comparativo en donde se va a contextualizar y
conceptualizar los diferentes términos y elementos propios de las actividades y tareas que se
deben realizar en cualquier organización:

CLASE DE
MANUAL
MANUAL DE MANUAL DE
MANUAL DE FUNCIONES
PROCESOS PROCEDIMIENTOS

ITEM

El manual de procesos, El manual de Es un documento técnico

también conocido procedimientos es un normativo de gestión
como manual de documento del sistema institucional donde se
procedimientos, es de Control Interno, el describe y establece la
aquel que permite que cual se crea para función básica, las funciones
una empresa funcione obtener una específicas, las relaciones de
de manera correcta, información detallada, autoridad, dependencia y
debido a que es donde ordenada, sistemática coordinación, así como los
se establecen los e integral que contiene requisitos de los cargos o
estamentos, políticas, todas las puestos de trabajo.
normas, reglamentos, instrucciones, Es, igualmente, insumo
sanciones y todo responsabilidades e importante para la ejecución
aquello concerniente a información sobre de los procesos de
la gestión de la políticas, funciones, planeación, ingreso,
Concepto
organización. sistemas y permanencia y desarrollo del
procedimientos de las talento humano al servicio de
Este manual debe estar distintas operaciones las organizaciones públicas.
escrito en un lenguaje
sencillo, llano y lógico.
También debe
establecer estipulados
aplicables para los
trabajadores y ser
flexible, por si en
determinado momento
hay que modificarlo de
acuerdo a nuevas
políticas de la
compañía.
• Sistema; ya • Lenguaje sencillo.
Características • Redacción que un • Metodología fácil.
simple, corta, conjunto de • Deben ser dados a
clara, concisa, procedimiento conocer a todos los
 precisa, fluida y s tendientes a funcionarios
comprensible. un mismo fin relacionados con el
se conoce proceso.
• Deben tener un como un • Mantiene la
proceso sistema. homogeneidad en
continuo de cuanto a la gestión de
revisión y • Método de la organización
actualización, trabajo administrativa y evita
por el mismo colectivo; en la formulación de
funcionario que un excusas al
desarrolla el procedimiento desconocimiento de
procedimiento. intervienen las normas vigentes.
varias • Facilita la
• Tener un personas. supervisión.
procedimiento
continuo de • No se centran
revisión y en una
actualización. actividad
específica. Un
• Facilitar, a procedimiento
través del está
diseño, su uso, compuesto por
conservación y varias
actualización. actividades
que a su vez
• Estar contienen
debidamente tareas.
formalizado
por el
representante
legal de la
entidad.
Es conveniente que El Manual de El manual de funciones debe
cada área autorizada Procedimientos es un tener en cuenta los siguientes
tenga su propio manual instrumento • Identificación y
de políticas y administrativo que ubicación del empleo.
procedimientos. El requiere toda • Contenido funcional:
responsable de la organización, el cual que comprende el
Quien lo edición, revisión y permita el propósito principal y
conforma
actualización de éste, mantenimiento de los la descripción de
generalmente es el recursos y controlar funciones esenciales
director, gerente o sus actividades, del empleo.
responsable de cada mediante la emisión • Conocimientos
área emisora. de lineamientos y básicos o esenciales.
políticas de las • Competencias
empresas con relación Comportamentales.
 al giro propio de sus • Requisitos de
actividades, ya sea a la formación académica
producción de bienes y experiencia.
o de servicios; este
documento enfoca
principalmente a la
administración de los
recursos humanos,
principal componente
de la estructura
organizacional, ya que
a través del
desempeño y aporte
cotidiano en el trabajo,
permitirá el
cumplimiento de
objetivos y metas, así
también, contribuyan
al mejoramiento y
desarrollo de la
empresa. El Manual de
Funciones, es un
instrumento de trabajo
que emite un conjunto
de normas y tareas que
deben realizar todos
quienes conforman la
empresa y que
desarrollan actividades
específicas, en su
elaboración debe estar
basado de acuerdo a
los respectivos
procedimientos,
sistemas, normas y
que resumen el
establecimiento de
guías y orientaciones
para desarrollar las
rutinas o labores
cotidianas.
Los manuales de Contar con un Manual El Manual de funciones, se
procedimiento son la de Procedimientos es usa de manera básica para
Uso
mejor herramienta, necesaria para la identificar las ocupaciones de
donde se logra una implementación de un los diferentes puestos sin
adecuada Sistema de Control entrar en detalles, se deben
comunicación y una Interno, pues este describir brevemente cada
línea única de acción manual es uno de los una de las funciones, las
entre los actores elementos más responsabilidades básicas, los
involucrados, para que eficaces para la toma límites y la esencia del cargo.
puedan realizar su de decisiones en la Además, incluye la
trabajo organizada y administración, ya que identificación del cargo, la
sistemáticamente de facilitan el aprendizaje dependencia a la que
una manera eficaz y al personal respecto a pertenece, el número de
eficiente. sus funciones, cargos y el cargo de su jefe
permiten la inmediato. Finalmente, se
orientación precisa describe cuáles serían los
que requiere la acción requisitos del perfil para cada
humana en las uno de los cargos, para poder
unidades realizar una adecuada
administrativas y en el selección de personal
ámbito operativo o de tomando en cuenta los
ejecución de una estudios, experiencia y
manera clara y conocimientos.
sencilla, de esta
manera, permita lograr
las tareas que se le han
asignado y también
mejorar y orientar los
esfuerzos de un
empleado. La
elaboración,
aplicación e
implementación del
Manual de Funciones
y Procedimientos, es
fundamental en la
estructura
organizacional, ya
que, con esta
herramienta se
identifican los
propósitos y
necesidades de la
empresa, además,
permita precisar las
tareas, líneas de
autoridad, determinar
las responsabilidades,
evitar duplicidad de
funciones, con el fin
de lograr los objetivos
 trazados por la
organización de
manera eficaz y
eficiente. En
conclusión, un Manual
de Funciones y
Procedimientos, para
su respectiva
implementación debe
estar debidamente
elaborado, pues este
documento permite al
empleado de la
institución o empresa,
conocer de manera
clara con respecto al
cumplimiento de sus
funciones, qué debe
hacer, cómo, cuándo y
dónde debe hacerlo,
conociendo también
los recursos y
requisitos necesarios
para cumplir una
determinada tarea.
Las empresas en todo En primer lugar, • En primer lugar,
el proceso de diseñar e Documentar los Documentar los
implementar el sistema distintos puestos de distintos puestos de
de control interno, trabajo de la trabajo de la
tiene que preparar los organización mediante organización
procedimientos una descripción mediante una
integrales de exhaustiva de los descripción
procedimientos, los mismos, de los flujos exhaustiva de los
cuales son los que de trabajo y sistemas. mismos, de los flujos
forman el pilar para Establecer o completar de trabajo y sistemas.
Aplicación
poder desarrollar el organigrama • Establecer o
adecuadamente sus jerárquico-funcional completar el
actividades, de la organización. organigrama jerárquic
estableciendo Facilitar el control y la o-funcional de la
responsabilidades a los mejora de los sistemas organización.
encargados de las todas de gestión y • Facilitar el control y
las áreas, generando producción de la mejora de los
información útil y servicios, sistemas de gestión y
necesaria, estableciendo las bases producción de
estableciendo medidas para una adecuada servicios,
de seguridad, control y definición de estableciendo las
autocontrol y objetivos objetivos. También bases para una
que participen en el hace posible efectuar adecuada definición
cumplimiento con la el desarrollo de una de objetivos.
función empresarial. valoración de puestos • También hace posible
de trabajo ajustada a efectuar el desarrollo
sus contenidos y de una valoración de
exigencias. De esta puestos de
manera, la política trabajo ajustada a sus
retributiva, allá donde contenidos y
la legislación y exigencias.
normativa lo permitan, • Integrar
considerará la las competencias
aportación diferencial, profesionales necesari
a los resultados de la as para el buen
organización, de cada desempeño del puesto
uno de los puestos de de trabajo.
trabajo. También de • Definir áreas de
sus características resultados. Haciendo
diferenciales. Integrar factible la evaluación
las competencias del rendimiento de las
profesionales personas que
necesarias para el buen desempeñan los
desempeño del puesto puestos de trabajo
de trabajo. Definir mediante sistemas
áreas de resultados. más válidos y fiables.
Haciendo factible la • Analizar las
evaluación del funciones identificand
rendimiento de las o potenciales
personas que duplicidades en
desempeñan los actividades,
puestos de trabajo funciones, tareas,
mediante sistemas más responsabilidades.
válidos y fiables. • Hacer posible
Analizar las funciones la elaboración de
identificando planes de formación y
potenciales el desarrollo
duplicidades en de procesos de
actividades, funciones, selección más
tareas, eficaces. Al aportar
responsabilidades… un conocimiento más
Hacer posible la preciso del contenido
elaboración de planes de los distintos
de formación y el puestos y del perfil de
desarrollo de procesos exigencias de cada
de selección más uno de ellos.
eficaces. Al aportar un
conocimiento más
preciso del contenido
de los distintos
puestos y del perfil de
exigencias de cada uno
de ellos. Finalmente,
facilitar la función de
prevención de riesgos
laborales.