Elaboración y manejo de documentos en Lashmi S.A.

La elaboración y manejo de los documentos es un proceso muy importante para las empresas
ya que los documentos se constituyen como un activo vital para la entidad u organización ,
Su manejo es tan importante como su elaboración ya que en estos podemos plasmar
información importante para la empresa, así como registrar eventos que tienen peso e
importancia para la organización, contemplar los diferentes documentos que se manejan para
contabilizar y registrar movimientos económicos en las empresas, definir procesos y
procedimientos que mantienen la estructura de la empresa en activo funcionamiento, entre
otros usos y disposiciones.

● La redacción del documento ya sea de carácter jurídico o administrativo que se desea

realizar, deberá caracterizarse por su claridad y sencillez, se construyen frases cortas y
de fácil comprensión para el público en general.

● El texto del documento debe distribuirse de tal manera que haga compatibles su
óptima presentación y el ahorro de espacio y papel, con su manejo, distribución y
archivo.

● Cuando el documento o acuerdo conste de varias hojas, deberán numerarse y en el

encabezamiento de cada una de ellas deberá transcribirse el epígrafe en su totalidad.

● Se elabora en papel tamaño oficio, con recuadro y lago.

● Las tintas de impresión y de firma de los documentos deben ser de color negro y
poseer estabilidad química, no deben ser solubles al contacto con la humedad, ni
presentar modificaciones de color, o transmitir acidez al soporte.

● Cuando el convenio conste de varias hojas, éstas deberán numerarse y en el

encabezamiento de cada una de ellas deberá transcribirse el epígrafe en su totalidad.

● La hoja final del convenio, en la cual deba ir la firma deberá contener parte sustancial
del articulado.

● El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y

conservación del documento, por lo tanto, nunca deben intervenir los documentos con
este tipo de procedimiento. Se debe optar por emplear el formato de trámite de
documentos o escribir con lápiz sobre el documento.

● Los documentos que hayan sido transmitidos vía fax y se hayan recepcionado en
papel térmico se deben fotocopiar en papel bond para asegurar la preservación de la
información.
● Debe usarse para su elaboración papel tamaño oficio, siguiendo las directrices
institucionales.