SISTEMA DE INFORMACION ERP

NANCY MARCELA BELTRÁN OSMA

SANDRA VIVIANA DIAZ MORALES
MIGUEL ANGEL HUERTAS FRANCO

DOCUMENTO INVESTIGATIVO

ING. PEDRO CASTAÑEDA

INGENIERO DE SISTEMAS

ESCUELA COLOMBIANA DE CARRERAS INDUSTRIALES

FACULTAD INGENIERIAS
PROGRAMA TECNOLOGO EN DESARROLLO INFORMATICO.
BOGOTÁ D.C.
AÑO 2016
SISTEMAS DE INFORMACION:

Los sistemas de información son un medio con el cual se logra transformar datos
en información y conocimiento mediante alguna aplicación que se entrega a los
empleados, coordinadores y directivos principalmente de una compañía. Para ello
actualmente se maneja varios sistemas que dependiendo de las necesidades de la
compañía se ajustan a ella. Uno de los sistemas de información gerenciales más
robustos (porque abarcan prácticamente todas las áreas de la compañía) son los
tan conocidos ERP, que aportan grandes beneficios para la toma de decisiones en
la compañía y esto se puede ver representado en competitividad empresarial.

ERP:

Mejor conocido como Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos

Empresariales). Sabiendo que los recursos empresariales son un conjunto de
actividades asociadas a los aspectos productivos y opertivos de las empresas y
que la planificación es la trazabilidad de acciones organizadas para alcanzar un
objetivo; Podemos deducir que ERP es una solución comercial de software
empaquetado compuesto de varios módulos configurables, que permiten lograr los
objetivos estratégicos definidos por los directivos de la organización. Aunque este
sistema en es mayormente conocido como ERP, también se le conoce como:

 Enterprise Information System (EIS).

 Enterprise Wide System (EWS).
 Enterprise System (SE)
 Sistemas Integrados de Gestión.
 Software Empaquetado de Gestión
 Software Empaquetado.

Según Laudon y Laudon en el año 2004 “Los sistemas ERP son sistemas de
información que integran los procesos claves del negocio de forma que la
información fluya libremente entre las diferentes partes de la empresa, mejorando
la información, la eficacia y el proceso de toma de decisiones” Todo sistema ERP
le proporciona una facilidad a la alta gerencia al momento de toma decisiones ya
que son software empresariales que te entrega información a tiempo real bien
organizada y estructurada. Cada uno de los empleados hace parte activa de la
creación de dicha información y por tal puede darse la oportunidad de la
autonomía y que los mismos empleados accedan a la información que necesita
para gestionar siendo así cada uno de ellos un engranaje llevando a la compañía
a ser más competitiva ya que es mucho más eficiente.
Los ERPs cubren todas las áreas funcionales de la compañía, fundamentalmente
se encuentran módulos:

 Finanzas: Mantiene la información de la tesorería, inversiones, contabilidad

y préstamos. Es uno de los primeros módulos en ser implementados en la
compañía, ya que reúne los datos contables de varios de los
departamentos funcionales.

Se maneja los módulos de:

 Contabilidad General
 Transacciones Bancarias
 Gestión de Cuentas
 Control de Caja
 Pago de Impuestos y Tributos
 Gestión de propiedad y amortizaciones
 Creación automática de informes contables.

 Compras: Mantiene la información de las compras, proveedores de la

empresa, registro de facturas y los pagos. Integran modulos de producción
y control de inventario.

 Ventas: Entrega la información de gestión de ventas, datos de ventas,

partidas expedidas y precios de ventas.

 Logística: Mantiene la información de la gestión de los almacenes, los

stocks, transportes.

 Talento Humano: Información de gestión del personal, nominas, horas

extras, impuestos.

 CRM: Subsistema que mantiene la información de la gestión con los

clientes tales como los datos, preferencias y/o gustos, contratos, etc.
Pero adicional se encuentra en el mercado módulos de Marketing, gestión
documental, gestión de proyectos, producción y fabricación, relaciones con los
socios, relaciones con los empleados, etc. Estos módulos son implementados en
compañías de gran tamaño y de cierta actividad económica, como ya se ha
mencionado los sistemas ERP se adaptan a las necesidades del negocio.

CARACTERISTICAS DE LOS ERP.

Los ERP se dividen en tres grupos básicos importantes:

Modularidad: La naturaleza de los ERPs es modular esto quiere decir que está
dividido por partes independientes conectados por una sola base de datos e
intenta organizar y vertebrar a todos los departamentos de la compañía. Este es
un aspecto importante ya que la compañía solo adquiere los módulos meramente
indispensables en el core de su negocio sin incurrir en gastos innecesarios.
Integración: El sistema esta acoplado como un solo sistema, los diferentes
departamentos se comunican entre ellos de manera que el resultado de un
proceso pasa a ser el inicio de otro. Esto evita la duplicidad y redundancia de
información entregándola en tiempo real.

Adaptabilidad: Cada compañía es diferente la una a la otra y por el hecho de que

se integre unos módulos en una no necesariamente se debe configurar los
mismos en las otras. Es decir; la adaptabilidad se consigue mediante la
parametrización de los diferentes módulos en función de las necesidades de la
empresa, los sistemas tienen la capacidad de modelarse en la estructura
organizativa y de acuerdo a las políticas empresariales.

BENEFICIOS:

1. Control sobre la actividad de los diferentes departamentos de la empresa

2. Mejora de los diferentes procesos de la empresa.
3. Reducción de inventarios
4. Establecer las bases para el comercio electrónico
5. Explicitar el conocimiento
 6. Reducción de tiempo del ciclo
7. Mejora el Servicio al Cliente
8. Permite una respuesta más rápida a los cambios en el negocio y en el
sector.
9. Toma de decisiones más rápidas.

RIESGOS:

Los ERP son complejos de implementar y poner en marcha y es necesario tener

en cuenta los riesgos:

1. Inflexibilidad: Los procesos de negocio están ligados al sistema ERP y si se

realiza un cambio en un proceso de la organización necesariamente se
llevara a cabo un cambio en nuestro sistema.
2. Periodos largos de Implementación.
3. Alcanzar los beneficios estratégicos
4. Estructura jerárquica: En algunas ocasiones genera que las compañías
generen una estructura jerárquica plana para empoderarse de la
información y así conlleva a la efectiva toma de decisiones
5. Costes Indirectos
6. Resistencia de cambio por parte de los usuarios.

EVOLUCION DE LOS SISTEMAS ERP:

Los ERP se inician en los años sesenta, con la introducción en el entorno

industrial del Inventory Management and Control este sistema inicia a evolucionar
y surge los MRP (Material Requeriments Planning – Gestion de Materiales), era
eficaz en la planificación y adquisición de las materias primas. Este sistema
permite planificar las materias necesarias para la producción esto lograba reducir
los niveles de inventarios de los materiales. Con los avances tecnológicos de IBM
y la creación de computadoras mas potentes el MRP evoluciona a la segnga
edición MRP-II con el fin de optimizar todo el proceso de producción, en este
sistema ya se incluye las plantas de producción y la gestión de la distribución. Los
ficheros tradicionales se cambian por las bases de datos que mejoran la
capacidad de consultas apalancando directamente la toma de decisiones; ya para
los noventa el MRP-II se extiende y se incluyen algunos departamentos
funcionales y se introduce el concepto de ERP en el mercado.

Los ERP integran los procesos de negocio de la empresa incluyendo fabricación,

contabilidad, finanzas, talento humano, servicios y mantenimiento, transporte y
gestión de Inventarios generando asi una integración de datos parcial a nivel
empresa y la tecnología cambia de mainframe a un equipo cliente/servidor; en el
año 2000 se inicia a hablar en el ERP Extendido, en este sistema se engloba toda
la cadena de negocios y optimiza el funcionamiento de las empresas y de sus
relaciones.
Se empaquetan otros procesos de la empresa como lo son la gestión de
relaciones con el cliente y la gestión de cadena de suministros. El sistema ERP se
convierte en la columna vertebral de las organizaciones dando oportunidades de
ventas, mejoramiento en Marketing y expandiendo los canales de distribución.

Actualmente encontramos en las empresas los sistemas de relación con los

clientes y proveedores pero también se ha extendidos a los sistemas de relación
con los socios (PRM) y con los empleados (KW, BI), estos sistemas incorporan
una arquitectura basada en internet y se espera que en unos años dichas
infraestructuras se encuentren en el mercado de almacenamiento en la nube.
Sistemas de informacion empresarial 1

Las aplicaciones del sistema ERP comparten una base de datos centralizada y los
paquetes ERP incorporan su propia base de datos; la arquitectura soporta
plataformas multiples de hardware, son abiertas, flexibles y escalables.

El entorno Cliente/servidor que se maneja para los ERP se usa en tres capas:

Nivel de Presentación: O nivel de usuario (GUI) donde se ingresan los datos.

Nivel de Aplicación: Se gestionan las reglas del negocio, las funciones, la lógica.
Nivel de Datos: Gestión de datos operativos o transaccionales de la organización.
CICLO DE VIDA DEL SISTEMA ERP

El ciclo de vida del sistema ERP se divide en 4 fases:

ADOPCION: Se detecta el problema y se evalúa la solución más adecuada, los

directivos deciden si implementar o no el sistema ERP. Se elabora un análisis de
proceso, establece los objetivos y los beneficios que se quieren alcanzar

SELECCIÓN DEL SISTEMA ERP: Este es un proceso crítico que impacta la

organización, consiste en la evaluación la selección y adquisición del Sistema ERP
que mejor este alineado a los requerimientos funcionales de la organización.

Las tareas que se llevan a cabo:

 Hacer un análisis riguroso de la situación;

 Definir las funcionalidades que se quieren cubrir con el sistema ERP;
 Determinar cuáles son los procesos críticos y las áreas que están
implicadas en ellos.

IMPLANTACION DEL SISTEMA ERP: La parametrización y la adaptación del

sistema ERP adquirido según las necesidades de la organización.
Las tareas que se llevan a cabo:

 Instalación del hardware

 Instalación del software en entorno a pruebas
 Reingeniería de procesos
 Configuración del software (tablas, ficheros, interfaces, formularios e
informes para cada módulo)
 Traspaso de datos

Encontramos dos tipos de Implantación:

Step by Step: Se realiza en fases y en forma progresiva, los módulos son

implantados uno a uno por grupos. En cada fase se han de integrar los nuevos
módulos con el sistema existente. Minimiza los riesgos y el control del coste del
proyecto, pero aumenta el periodo de implantación del sistema ERP final.

Implantación global o "big bang": La implementación se realiza

simultáneamente en todos los módulos, en un solo lugar y a la misma vez. En este
escenario, el sistema pasa de ser una versión de prueba a ser el sistema actual
utilizado. El big bang pide una gran cantidad de testing antes de hacer el cambio
de sistema heredado al nuevo.

PUESTA EN MARCHA DEL SISTEMA: Se inicia a utilizar el nuevo sistema y los

nuevos procesos. En esta fase se detectan los defectos del sistema y se recurre a
un tiempo de estabilización. Se dan las capacitaciones requeridas y se mantiene
un apoyo constante a los usuarios finales teniendo en cuenta que no tienen el
conocimiento en el nuevo sistema implantado.

MODALIDADES DE SISTEMAS ERP

Existen dos tipos de modalidades de sistemas ERP , Software propietario y

software Libre.

En el software propietario encontramos software como SAP (el cual es uno de los
mas importantes y lideres en el mercado), Oracle, Microsoft cada uno de ellos
ofrecen mediante licencias la compra y/o adquisición de modulos aunque las
licencias en un software propietario equivalen aproximadamente al 50% del costo
total del ERP. Tiende a tener mas costo el proceso de implantación tanto en el
Software propietario como en el Libre.

En los ERP libres encontramos software como OpenBravo el cual es uno de los
mas utilizados en este ámbito.