Caso práctico

Tras el evento promocional de puertas abiertas realizado en diciembre de 2019, la empresa “Hostelería
Shop” S.A, dedicada a la fabricación y venta de utensilios desechables y no contaminantes para la
hostelería (vasos, platos, cubiertos….), ha conseguido una reunión con la empresa de distribución
alimentaria de productos ecológicos “Ecology Food”, con sede social en Barcelona, Paseo de Gracia, 133.
CP: 08008.
La reunión se celebrará el día 17 de marzo de 2020 a las 17.00 horas en la sede de la empresa “Ecology
Food”, con el objetivo de firmar un contrato de venta entre ambas empresas.
A la reunión asistirá Diego Vega, en calidad de Director General de la empresa “Hostelería Shop” S.A.
Aprovechando el viaje, Don Diego Vega, asistirá a una feria internacional de gastronomía ecológica que
tendrá lugar el día 18 de marzo de 2020 a las 10.30 de la mañana en el Palacio de Congresos de
Barcelona, sito en avenida de la Reina María Cristina, s/n, CP 08004.

¿Qué te pedimos que hagas?

Actividad 1: Planificar y organizar un viaje de negocios.
Tu tarea como asistente a la dirección de la empresa “Hostelería Shop” S.A. consistirá en elaborar un
informe sobre la planificación y organización de dicho viaje. Este informe deberá contemplar los siguientes
puntos, justificando todas las decisiones que hayas tomado.
1. Tipo de viaje
2. Objetivo/s del viaje
3. Elección y reserva del mejor medio de transporte. Para ello puedes usar cualquiera de las agencias o
line que aparecen en internet y debes realizar capturas de pantalla del proceso de reserva, sin llegar al final,
puesto que la reserva es ficticia.
4. Elección y reserva del mejor hotel. Para ello puedes usar cualquiera de las agencias online que
aparecen en internet y debes realizar capturas de pantalla del proceso de reserva, sin llegar al final, puesto
que la reserva es ficticia.
5. Documentación necesaria para el viaje.
6. Preparación del material que se utilizará en el destino.
7. Preparación de los medios de pago que se van a utilizar en destino.
8. Petición de fondos o anticipo de los gastos del viaje. Para ello puedes utilizar el modelo de petición de
fondos que aparece en la unidad.
9. Elaboración de un dossier con los principales datos de la ciudad destino.
10. Preparación de la agenda de trabajo y de tiempo libre.
11. Búsqueda de un seguro de viaje.
12. Establecer la necesidad o no de alquilar un vehículo.
13. Establecer el equipaje que debería llevar Carmen al viaje.
14. Elaboración del presupuesto del viaje. Para ello puedes utilizar alguna de las plantillas que se facilitan
en la unidad.
15. Conclusiones finales del viaje y liquidación de gastos del mismo
Como asistente a la dirección de Hostelería Shop S.A., me complace presentarle el informe de
planificación y organización del viaje de la empresa.

Este viaje será de negocios, ya que el objetivo principal es la firma de un contrato de venta entre
Hostelería Shop S.A. y Ecology Food. Además, se aprovechará la oportunidad para asistir a una feria
internacional de gastronomía ecológica.

El objetivo principal del viaje es la firma del contrato de venta entre Hostelería Shop S.A. y Ecology
Food. También se busca ampliar la red de contactos y conocer las últimas tendencias del sector en la
feria internacional de gastronomía ecológica.

Se ha decidido que la mejor opción para el viaje es el avión, ya que es el medio de transporte más
rápido y eficiente. Se ha buscado en varias agencias de viajes online y se ha elegido un vuelo de ida y
vuelta con una duración total de 3 horas y 15 minutos, saliendo el día 17 de marzo a las 8:45 AM y
llegando a Barcelona a las 12:00 PM. El coste total del vuelo es de 345 euros, con la aerolínea Air
Europa.

Se ha elegido el Hotel Condes de Barcelona, ubicado en el Paseo de Gracia, a solo 5 minutos a pie de la
sede de Ecology Food y a 20 minutos en transporte público del Palacio de Congresos de Barcelona. Se
ha reservado una habitación doble con desayuno incluido para dos noches, con un costo total de 480
euros. (“anexo 5”)

Se requerirá un pasaporte válido para el viaje a España. Además, se recomienda obtener un seguro de
viaje para garantizar la seguridad y tranquilidad durante el viaje.

Se preparará una carpeta con los documentos necesarios para la reunión con Ecology Food,
incluyendo el contrato de venta y los catálogos de productos de Hostelería Shop S.A. Además, se
llevará una agenda y un bloc de notas para tomar apuntes y realizar seguimiento de las reuniones y la
feria.

Se utilizará una tarjeta de crédito para realizar los pagos necesarios en el hotel y en los lugares que se
visiten en el tiempo libre. Además, se llevará un poco de efectivo para emergencias.

Se realizará una petición de fondos para cubrir los gastos del viaje, incluyendo el vuelo, el hotel, el
transporte en destino, la alimentación y el seguro de viaje. El total de la petición será de 1.200 euros.
(adjunto documento de solicitud “anexo 2”)

Se elaborará un dossier con información relevante sobre Barcelona, incluyendo el mapa de la ciudad,
la información del transporte público, los principales puntos turísticos y restaurantes recomendados.
(adjunto en este documento “anexo 1”)

Se ha elaborado una agenda de trabajo que incluye la reunión con la empresa “Ecology Food” el día 17
de marzo a las 17:00, así como la asistencia a la feria internacional de gastronomía ecológica el día 18
de marzo a las 10:30. En cuanto al tiempo libre, se ha dejado la tarde del 17 de marzo libre para que el
Director General pueda conocer la ciudad y se ha proporcionado información sobre los lugares
turísticos y gastronómicos del dossier.

Se ha establecido la siguiente agenda de trabajo:

 17 de marzo a las 17:00 horas: Reunión con la empresa “Ecology Food”.

 18 de marzo a las 10:30 horas: Visita a la feria internacional de gastronomía ecológica en el
Palacio de Congresos de Barcelona.
 Además, se han sugerido algunos lugares turísticos de interés en la guía turística, para que
Diego Vega pueda aprovechar su tiempo libre.
Se buscará un seguro de viaje que cubra cualquier imprevisto que pueda surgir durante el viaje,
incluyendo cancelaciones de vuelo, pérdida de equipaje y asistencia médica.

Teniendo en cuenta que el hotel y las sedes de la reunión y la feria están en la ciudad de Barcelona, se
considera que no es necesario alquilar un vehículo, ya que se puede utilizar el transporte público o
servicios de taxi o Uber para desplazarse.

Se recomienda que Carmen lleve ropa adecuada para el clima de Barcelona en marzo, que suele ser
suave pero variable. Además, teniendo en cuenta la naturaleza del viaje de negocios, se sugiere llevar
ropa formal para las reuniones y la feria, así como zapatos cómodos para caminar.

El presupuesto estimado para el viaje de negocios a Barcelona es el siguiente (extendido en el “anexo

3”):

- Transporte: 350 € (billetes de avión ida y vuelta desde Madrid a Barcelona)

- Alojamiento: 500 € (dos noches en un hotel de cuatro estrellas en Barcelona)
- Comidas y bebidas: 150 €
- Seguro de viaje: 30 €
- Otros gastos: 100 € (transporte local, entradas a la feria, etc.)
 Total: 1.130 €

Es importante destacar que este presupuesto es una estimación y puede variar en función de los
gastos reales que se produzcan durante el viaje.

Una vez finalizado el viaje, se deberán liquidar los gastos realizados mediante la presentación de los
correspondientes justificantes y facturas. Se procederá a la devolución de los gastos aprobados y
justificados en un plazo máximo de 30 días desde la fecha de entrega de la documentación. En caso de
haber algún gasto no autorizado o justificado, el mismo deberá ser asumido por la persona que lo
realizó. Se recomienda que Carmen presente un informe detallado de los resultados de la reunión y la
feria, así como de los contactos establecidos y los posibles acuerdos comerciales alcanzados. Esto
permitirá evaluar la eficacia del viaje y tomar decisiones adecuadas en función de los resultados
obtenidos.
ANEXO 1
A continuación, le proporciono el dossier con los principales datos de la ciudad destino, Barcelona:
Información general

Barcelona es la capital de la provincia de Cataluña, situada en la costa mediterránea de España. Tiene

una población de aproximadamente 1.6 millones de habitantes. El idioma oficial es el catalán, aunque
el español también se habla ampliamente. La moneda oficial es el euro. El clima en marzo es suave,
con una temperatura media de 15°C durante el día y 8°C por la noche.
Transporte

Aeropuerto: El aeropuerto de Barcelona-El Prat se encuentra a unos 12 km del centro de la ciudad. Se

puede llegar al centro en taxi, autobús o tren.
Transporte público: La ciudad cuenta con una amplia red de transporte público que incluye metro,
autobuses, tranvía y tren. También hay servicio de taxis.
Alquiler de coches: No se recomienda alquilar un coche ya que el transporte público es eficiente y fácil
de usar.

Alojamiento
Hotel NH Barcelona Centro: Situado en el centro de la ciudad, cerca de la plaza Cataluña y la Rambla.
Ofrece habitaciones modernas y bien equipadas. El precio por noche es de unos 100 euros.
Hotel H10 Art Gallery: Hotel boutique situado en el barrio de Eixample. Ofrece habitaciones elegantes
y modernas con decoración artística. El precio por noche es de unos 130 euros.

Comida y bebida
Barcelona es famosa por su gastronomía mediterránea. Algunos platos típicos incluyen paella,
mariscos, tapas y embutidos.
También hay una gran cantidad de bares y cafeterías que ofrecen una amplia variedad de bebidas,
desde café hasta vinos y cócteles.
Se pueden incluir algunos restaurantes recomendados en la zona de la reunión y la feria
gastronómica:
Tickets: Restaurante de alta cocina creativa con una estrella Michelin, dirigido por el chef Albert Adrià.
Se encuentra en la calle Paral·lel, a unos 10 minutos en coche de la sede de Ecology Food.

La Bella Napoli: Pizzería tradicional italiana situada en la calle Aribau, cerca de la feria gastronómica.

Can Paixano: También conocido como "La Xampanyeria", es un bar de tapas y cava muy popular entre
los locales. Se encuentra en la calle de la Reina Cristina, a unos 5 minutos a pie del Palacio de
Congresos.

El Nacional: Gran complejo gastronómico que reúne varios restaurantes y bares en un impresionante
edificio modernista. Está situado en la Passeig de Gràcia, a unos 15 minutos en coche de la sede de
Ecology Food.

Bar Mut: Bar de tapas y platillos con una amplia selección de vinos y cócteles. Está ubicado en la calle
Pau Claris, cerca de la zona comercial de Barcelona.
Lugares de interés turístico

La Sagrada Familia: la famosa iglesia diseñada por Antoni Gaudí que aún está en construcción.

Parque Güell: un parque público con vistas panorámicas de la ciudad y diseños arquitectónicos únicos.

La Rambla: una calle icónica en el centro de la ciudad llena de tiendas, restaurantes y artistas
callejeros.

Museo Picasso: uno de los museos más importantes de España, que alberga una gran colección de
obras del famoso artista Pablo Picasso.

Espero que esta información sea útil para el viaje.

ANEXO 2
Para: Director/a financiero/a

De: Andrea Velez de mendizabal Mariño

Asunto: Solicitud de fondos para viaje a Barcelona

Estimado/a Director/a Financiero/a,

Me dirijo a usted para solicitar un anticipo de fondos para cubrir los gastos del viaje de
negocios que voy a realizar a Barcelona del 16 al 19 de marzo de 2020, en representación de la
empresa "Hostelería Shop" S.A.

El objetivo principal de mi viaje es asistir a una reunión con la empresa de distribución alimentaria
"Ecology Food", ubicada en Paseo de Gracia, 133. CP: 08008, con el fin de firmar un contrato de venta
entre ambas empresas. Además, aprovecharé la oportunidad para visitar una feria internacional de
gastronomía ecológica el día 18 de marzo de 2020 a las 10.30 de la mañana en el Palacio de Congresos
de Barcelona.

A continuación, detallo los gastos previstos del viaje:

- Billetes de avión ida y vuelta: 300 €

- Transporte desde el aeropuerto hasta el hotel: 50 €
- Alojamiento en el hotel para 2 noches: 500 €
- Gastos de manutención (comidas y cenas): 150 €
- Seguro de viaje: 30 €
- Otros gastos como transportes adicionales, comidas formales… : 170€

El total de los gastos previstos asciende a 1.200 €. Por lo tanto, solicito un anticipo de fondos por el
mismo importe.

Agradezco su atención y quedo a la espera de su respuesta.

Atentamente,

Andrea Velez de mendizabal Mariño.

ANEXO 3
Presupuesto del viaje a Barcelona

Gastos de transporte:

- Billete de avión ida y vuelta: 246.75€

- Transporte público (taxis, metro, bus): 50€

Gastos de alojamiento:

- Hotel 4 estrellas, 2 noches: 500€

- Tasa turística: 15€

Gastos de alimentación:

- Desayuno: 20,90€ x 3 días = 62.70€

- Comida: 30€/día x 3 días = 90€
- Cena: 40€/día x 2 días = 120€
- Snacks y bebidas: 30€

Gastos de ocio:

- Entrada feria internacional de gastronomía ecológica: 30€

- Cena en restaurante gastronómico: 80€
- Visita guiada por la ciudad: 40€

Gastos varios:

- Seguro de viaje: 30€

- Alquiler de vehículo: 0€ (no es necesario)

Total de gastos: 1.294,45€

Anticipo solicitado: 1200€

Saldo pendiente de liquidación: 94,45€

Este presupuesto es aproximado y puede estar sujeto a cambios en función de los gastos reales del
viaje. Los recibos y facturas se presentarán para la liquidación de gastos.
ANEXO 4
CAPTURAS DE LA RESERVA DEL HOTEL.
ANEXO 5