PROCEDIMIENTO Código: PRO-SIG-014

Versión: 06
Fecha: 04/04/2018
REPORTE DE OPERACIONES Y ACTIVIDADES Aprobado : GG
SOSPECHOSAS Página 1 de 3

Titulo:

REPORTE DE OPERACIONES Y
ACTIVIDADES SOSPECHOSAS

PUESTO NOMBRE FIRMA FECHA

ELABORADO Coordinador de
Miguel Kikuchi 04/04/2018
POR: Calidad
Jefe de Seguridad y
REVISADO POR: Ricardo Alarcón 04/04/2018
Calidad
APROBADO
Gerente General Giovanni Klein 04/04/2018
POR:
 PROCEDIMIENTO Código: PRO-SIG-014
Versión: 06
Fecha: 04/04/2018
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1. OBJETIVO

Definir la metodología a seguir para reportar operaciones o actividades sospechosas.

2. ALCANCE

Incluye las operaciones y actividades que atenten contra la seguridad, que sean sospechosas o que muestren señales
de conspiraciones internas, lavado de dinero, soborno o tráfico / consumo de drogas.

3. RESPONSABILIDAD

El personal que reporte una operación o actividad sospechosa debe cumplir con lo dispuesto en el presente
procedimiento.

4. CONDICIONES GENERALES

4.1 Para iniciar la aplicación del presente procedimiento la persona, que reporta una operación o actividad sospechosa,
debe estar segura de las evidencias encontradas, evitar falsos testimonios y su sospecha debe ser evidente.

4.2 El reporte de operaciones o actividades sospechosas debe ser manejado de manera confidencial.

4.3 Podrían ser parte de una operación o actividad sospechosa las personas que no toman las precauciones debidas, ni
investigan a fondo, situaciones como las que se indican a continuación:

a. Datos falsos o errados en la documentación.

b. Contenedores con precintos violados.
c. Sospechas de paredes falsas del contenedor.
d. Sobrantes o faltantes de carga sospechosas.
e. Embalajes no acordes con la mercadería.
f. Irregularidades en las unidades de transporte.
g. Cambio brusco de ruta.
h. Documentación nueva a último momento.
i. Pagos a funcionarios sin recibir un sustento del servicio realizado.
j. Irregularidades en los gastos y/o sospechas de intento de soborno.

4.4 Al personal que en la prueba toxicológica que se les realiza, obtiene un resultado positivo, será considerado como
merecedor de una falta grave y causal justificado para despido del trabajador.

5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

5.1. Comunicar las operaciones o actividades sospechosas al Jefe o Gerente del área y al Representante del BASC,
nombrado por la Gerencia General.

5.2. La persona responsable de esta comunicación debe sustentar objetivamente el hecho. Para ello puede utilizar:
reportes, e-mails, registros, fotos, etc. Si no puede mostrar documentos la persona, que reporta el hecho, deberá
dar evidencias lo más exactas posibles que justifiquen iniciar una investigación.

5.3. El Jefe o Gerente de área en coordinación con el Representante del BASC deberá analizar la evidencia o
sospecha para definir la estrategia a seguir, teniendo en consideración los siguientes puntos:

a. Cantidad de personas de la Empresa a la cual se debería comunicar esta situación sospechosa, teniendo en
cuenta en todos los casos el involucramiento de la menor cantidad de personas posible. Dependiendo del
caso se podría optar por contratar personal ajeno a la Empresa.
b. Forma de realización del seguimiento del (de los) sospechoso (s). Los encargados de realizar esta tarea
pueden observar o estar atentos a las conversaciones y/o actividades de quienes se considere involucrados
en la operación o actividad sospechosa. De ser posible, recolectar nuevas evidencias.
c. Personas que realizarían este seguimiento. El seguimiento debe ser realizado de manera prudente a fin de
no ahuyentar al sospechoso o delatarse ante él.
d. Necesidad de una cooperación total y el otorgar todas las facilidades al personal que investiga los hechos.
e. El momento y las personas que deberán enfrentar al sospechoso.
f. Confidencialidad máxima respecto a la investigación y los resultados de la misma.
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5.4. Una vez comprobada fehacientemente la operación o actividad sospechosa, se deberá enfrentar a los
involucrados. Esta acción determinará:

a. El grado de responsabilidad, llegando incluso a la separación definitiva de la Empresa.

b. Tomar acciones a nivel policial y/o judicial.

5.5. Si se observa que la operación o acción sospechosa dará por resultado una acción ilícita inminente, la Gerencia
General deberá ordenar que presenten la denuncia a la Intendencia de Aduana de la jurisdicción donde se
encuentra la mercadería y reporten al Basc o a la UIF según corresponda, antes de pasadas las 8 horas de
ocurrido el hecho.

5.6. La Gerencia determinará, una vez comprobada la actividad sospechosa, el incentivo que se otorgará a la persona
que reportó el hecho; éste se hará efectivo luego de un plazo prudencial, cuidando que todo se maneje
estrictamente en forma confidencial.

6. CONTROL DE CAMBIOS

6.1. Se ha incluido dentro del alcance del procedimiento, en el ítem 2, las sospechas de lavado de dinero y soborno.

6.2. Se ha determinado como una actividad sospechosa, en el ítem 4.3.i, los pagos a funcionarios sin recibir un
sustento del servicio realizado.

6.3. Se ha determinado como una actividad sospechosa, en el ítem 4.3.j, las Irregularidades en los gastos y/o
sospechas de intento de soborno.

6.4. Se ha incluido el ítem 5.3.d que señala que es necesaria una colaboración total y se deben otorgar todas las
facilidades al personal que investiga los hechos.

6.5. Se ha incluido el ítem 5.3.f que señala que es necesaria una confidencialidad máxima respecto a la investigación y
los resultados de la misma.