NIVEL DE CUMPLIMIENTO Cantidad

Cumple 1
No cumple 0
En ejecución 0
TOTAL 1

CIRCULAR 465

CUMPLE

CRITERIOS
La empresa a identificado los riesgos en LA/FT como contagio,
legales y reputacionales?
1 DEFINICIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO.
¿La compañía tiene definido el Riesgo de Lavado de activos y
financiación del terrorismo?

De qué forma tiene documentada la definición de riesgo de

LA/FT?
Cuáles son los criterios para definir el riesgo de LA/FT?
2 LINEAMIENTOS.
Estan definidos los servicios que presta la compañía y su
alcance?

Cómo tiene definido las caracteristicas de la actividad económica

de sus clientes, usuarios y beneficiarios finales?

¿Cómo garantiza la empresa evitar estar incursos en la utilización

y beneficios de la actividad de contrabando y sus derivados?

¿Conocen las transacciones comerciales de sus clientes,

usuarios y beneficiarios?

¿Tienen clientes, ususarios y benificiarios domiciliados en paises

considerados paraisos fiscales o baja regulación LAFT?,

Tiene determinado un programa de capacitación en LA/FT?

¿Qué porcentaje de los funcionarios tiene la organización y
capacitados en LA/FT?
Cuenta con registro a traves del SIREL para hacer el reporte a la
UIAF?
¿Tiene evidencia del envio de reportes operaciones
sospechosas ROS?
 Cómo identifica que su cliente, usuario y beneficiario final realiza
transacciones que no guardan relación con su actividad
económica principal?

¿Cómo y por cuanto tiempo se garantiza la conservación de los

documentos relacionados con el cumplimiento de la circular 465
físicos y digitales? ( son 5 años)
¿Evidencia declaración de Fondos para la creación de empresa
autorizadas para la prestación de SVP?
3 MECANISMOS DE CONTROL GENERALES

3.1 ¿Cómo identifica cuales son las normas y legislación vigentes

sobre la prevención LAFT?,
3.1 a Cómo garantiza las normas a la debida diligencia?
¿Tiene el código de conducta en materia de LAFT?
3.1 b

¿Aplica las guias, instructivos y formularios a las personas que

3.1 b vinculan como clientes, ususarios y beneficiarios finales, emitidas
por la SV ?

3.1 c
¿Evidencia de aprobación del Manual de Procedimiento LA/FT?

3.1 c ¿Cómo se adopto al interior de la organización el manual de

procedimiento LA/FT?

3.1 c Cada cuanto se actualiza, cómo y bajo que criterios el manual de

procedimiento LA/FT?

3.1 d ¿Cómo fija los mecanismos de control que adopto la empresa

para el SIPLAFT?

3.1 eyf Tiene Oficial de Cumplimiento? Tiene las competencias,

capacidades tecnicas y cualidades personales ?
Que evidencias tiene y que acciones toma cuando realiza la
evaluación al SIPLAFT ?
3.1 g

Cuenta con una matriz de riesgos de acuerdo a la metodologia

3.1 h establecida por la SV? ( corrupcion y soborno)
FUNCIONARIOS RESPONSABLES DEL SIPLAFT

3.2 ¿Cuales son los requisitos y responsabilidades del funcionario

de cumplimiento?

3.2 a Cuenta con una matriz que permita observar que se verifico el
cumplimiento de las disposiciones legales y control ?
 Qué controles se incluyeron en los procedimientos operativos
( compras, clientes, etc)que garanticen la prevencion LA/FT ?

3.2 b

3.2 c ¿Como hace el siguimiento de la debida implementación de

mecanismos e intrumentos del SIPLAFT?,

Periodicamente la empresa evalua y actualiza la información

3.2 d suministrada por el cliente cuando el servicio se encuentra
activo?
3.2 e ¿Contamos con Evidencia de envio de ROS a la UIAF ?,

3.2 f ¿Evidencia informes a la directiva sobre fallas u omisiones de

controles SIPLAFT de responsabilidad de funcionarios?

¿ Los funcionarios tienen claridad sobre su papel que

3.2 g desempeña dentro de la organización en la gestión del riesgo del
LAFT?

3.2 g ¿Se evidencia formación en prevención de LAFT a todods los

niveles?,

3.2 h ¿Se evidencio respuesta oportuna a los requerimientos de

autoridades competentes en materia de prevención de LAFT?

3.2 h-1 Se informo a la SV sobre los nombres responsable Principal y

suplente LA/FT?

Se ha presentado cambio del Oficial de Cumplimiento Principal?

3.2 h-2 En caso de ausencia del Principal el Suplente no puede exceder
de 3 meses.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

3.3 ¿Tienen acta de aprobación el manual de la compañía por parte

de la junta directiva?

3.3 ¿El manual cuenta con la Politica de comunicación entre las

sucursales y las agencias?

3.3 Cuenta con indicadores y actualización anual de la base de

datos de los clientes?
¿Qué criterios utiliza para calificar una operación inusual o
3.3 sospechosa?

DETECCION DE OPERACIONES INUSUALES

¿El manual cuenta con listado de "Señales de alerta" de
operaciones inusuales y sospechosas?
3.4.1

3.4.2 Tiene identificadas las operaciones inusuales?

 Tiene identificadas las operaciones sospechosas?
3.4.3

¿Se tiene claridad entra la diferencia de realización o intentos de

3.4.4. ejecución de operaciones sospechosas?,

3.4.4 ¿Garantiza la organización que sus funcionarios guardan la

reserva de información que se ha comunicado a la UIAF?,

3.4.4. ¿Garantiza la organización seguridad en la conservación de los

documentos originales de soporte reportes ante la UIAF?

3.4.5.
¿Se han efectuado AROS?, validar evidencia
3.5. Mecanismos de control especiales

3.5.1. ¿la organización implementa formulario de vinculación del

cliente?

¿El formato para personas juridicas cuenta con

a. Nombre o Razón social.
b. Número de identificación tributaria – NIT
c. Certificado de existencia y representación legal con fecha de
expedición no mayor a un mes.
d. Actividad económica.
e. Declaración de origen de los bienes y/o fondos, según el caso
3.5.1. (puede ser un anexo).
f. Domicilio, dirección y teléfono.
g. Nombre completo e identificación, dirección y teléfono de su
representante legal y/o apoderado.
h. Composición accionaría y socios mayoritarios.
i. Información financiera y patrimonial: estados financieros,
declaración de renta, valor de los ingresos mensuales y origen de
los recursos empleados en las operaciones realizadas a través
de la transportadora.
j. Información sobre las cuentas que posea en entidades
financieras (tipo de producto, número del producto y nombre de la
entidad).
k. Autorización para consulta y reporte a las centrales de riesgo.
l. Manifestación sobre la realización de actividades en moneda
extranjera.
m. Firma y huella del índice derecho del solicitante.?,
 ¿El formulario de vinculación de clientes personas naturales
cuenta con al menos
a. Nombre, número y tipo de documento de identificación.
b. Lugar y fecha de nacimiento.
c. Actividad económica.
d. Declaración de origen de los bienes y/o fondos, según el caso
3.5.2.
(puede ser un anexo).
e. Domicilio, dirección y teléfono.
f. Información financiera y patrimonial, estados financieros,
declaración de renta, valor de los ingresos mensuales y origen de
los recursos empleados en las operaciones realizadas a través
de la empresa.
g. Información sobre las cuentas que posea en entidades
financiera (tipo del producto, número del producto y nombre de la
entidad).
h. Autorización para consulta y reporte a las centrales de riesgo.
i. Manifestación sobre la realización de actividades en moneda
extranjera.
j. Firma y huella del índice derecho del solicitante ? X

3.5.2 ¿Se cuenta con copia del documento de identificación de persona

natural nacional o extranjera?,

¿De las personas juridicas se cuenta con certificado de existencia

3.5.2 y representación legal con fecha de expedición no mayor a un
mes?

3.5.3. ¿la empresa adelanta las diligencias para confirmar y actualizar

los datos del formulario de vinculación? Evidenciar cuales.

3.5.4 ¿la empresa tiene establecido los periodos mínimos de retencion

y conservación documental del procedimiento LA/FT?

3.5.5. ¿La empresa vincula al procedimiento LA/FT declaración de

origen de fondos?
ACCESO A LA INFORMACION EN VIRTUD DE
CONTROLES ADOPTADOS

4 ¿Cuenta procedimientado la entrega de información en caso de

ser requerida porUIAF- FISCALIA Y/O POLICIA?
RESERVA DE LA INFORMACION

5 ¿Cómo garantiza la organización que sus funcionarios guardan

la reserva de información que se ha comunicado a la UIAF?,
PERIODO DE TRANSICION
 ¿la empresa dio cumplimiento a los tiempos estipulados en la
7 circular y en el cronograma de la Supervigilacia para la
implementación del SIPLAFT?

SANCIONES

¿la empresa a sido sujeto de sanciones por la Superintendencia?

8 En caso de ser afirmativo se generaron planes de mejora y/o
acciones correctivas?
 % X
100%
0%
0%
100%

CIRCULAR 465
EN
NO CUMPLE EVIDENCIA OBSERVACIÓN
EJECUCIÓN

Deberia existir un análisis y una

matriz.
NCIACIÓN DEL TERRORISMO.

Manual de Lavado de Activos y

Financiación de Terrorismo

La Circular externa 465

Tener en cuenta la debida diligencia,

documentada en los controles y
formatos que pide la circular. Ver
guia Circular.

Carpeta de empleados y soporte de

la capacitación.
matriz de requisitos legales sobre la
prevención LA/FT

Puede ser que este integrado, pero

ser especifico para LA/FT-

Acta de junta donde se aprobo el

manual

Actas de capacitación del contenido

del manual, publicaciones.

Formatos, procedimientos,

Lista de chequeo, indicadores, Acta

de Junta Directiva,Auditorias
externas, informes de auditoria.

guia de admon, de riesgo corrupcion

y soborno 2015
en los procedimientos relacioinados
con vinculacion de clientes.
Se verifica en compras, comercial,
recursos humanos, socios, nuevo
cliente.

Numeral 1.1 Norma BASC

Respuesta al requerimiento
Acta junta directiva donde conste tal
designación.

Cambio en forma de pago

Cambio en solicitud del servicio.
Cambio de ubicación

Situaciones que se salen de los

comportamientos particulares de los
clientes o el mercado, son atipicas y
requieren mayor análisis.
Que se maneje el criterio de la UIAF

Verificar reportes realizados hasta

abril de 2018
Acuerdos de confidencialidad con
los colaboradores involucrados en el
proceso.
Soportes de entrega física y /o
virtual de los requerimientos
ÓN

POLITICA

CRONOGRAMA