Unidad 3: Título “Presupuesto de Ventas y Presupuesto de Gastos de Ventas”

Contenido a desarrollar:
1. Presupuesto de Ventas: Objetivos y Responsabilidades

El presupuesto de ventas es una herramienta que te permite calcular la

rentabilidad de tu negocio por un producto o servicio que vendas durante un
periodo de tiempo específico. Es uno de los presupuestos financieros que te sirve
para administrar tus recursos monetarios de manera óptima.

La finalidad del presupuesto de ventas es calcular qué tantas utilidades vas a

obtener cuando un bien que vendas salga al mercado. La ganancia calculada
sobre las ventas de dicho producto puede ayudarte a determinar los recursos
que vas a usar para apoyar esas ventas y, como extra, te será posible
monitorear y mejorar el desempeño de tu equipo comercial.

A medida que alcances las ventas estimadas por tu presupuesto, vas a saber si
tu proceso de ventas es óptimo o tiene oportunidad de mejora. Y claro, entre
mayor sea la ganancia que obtengas de esas ventas, mayor será la rentabilidad
y salud general de tu negocio.

El objetivo de realizar un presupuesto es tener un reporte detallado que te

permita tener visibilidad de un proyecto financiero y la cantidad de dinero que
puede generar si se realiza de manera exitosa, además de darte información
que te facilitará tomar decisiones para mejorarlo.

En el caso concreto de un presupuesto de ventas, el objetivo es conocer las

ganancias posibles que vas a conseguir al vender un producto o servicio,
mejorar la administración de los recursos que utilizás al vender, detectar costos
o gastos ajustables y pulir la estrategia a fin de mejorar las ventas.

Cuando una empresa desarrolla un presupuesto de ventas con la mayor

cantidad de información posible, no solo va a contar con una herramienta
financiera para calcular la rentabilidad, también va a establecer objetivos para su
equipo de vendedores que les permita actuar con una mejor dirección, además
de alcanzar las metas establecidas dentro de su plan.

2. Estimaciones de Ventas

La estimación de ventas es una predicción del número total de bienes o

servicios que se venderán en un período determinado. 
El pronóstico de ventas se hace para un período de tiempo específico, y por producto
y está sujeto a la temporalidad.

El estar sujeto a la temporalidad se refiere que no se puede estimar las mismas

cantidades por mes, por ejemplo:

 Las empresas licoreras planifican de abril a marzo, porque el grueso de su venta

se realiza entre septiembre y diciembre.

Por lo tanto, a la hora de realizar la estimación de ventas se debe tomar en cuenta la

demanda por mes.  

El propósito del pronóstico de ventas es ayudar a los dueños de negocios a planificar

sus inventarios y programas de producción. 

Por otra parte, el pronóstico de ventas determina la cantidad de dinero necesaria para

realizar inversiones o solicitar financiamiento. 

La estimación de ventas influye en otras decisiones como son:

 Planificación de RR.HH 
 Mantenimiento de equipos y maquinarias
 Compras de insumo para el funcionamiento de la empresa

Un pronóstico de ventas es una herramienta clave para que cualquier empresa

comprenda la demanda y la oferta de su producto. 

Si una empresa no sabe cuánto debe producir, tendrá problemas con el inventario y la
producción.

Por ejemplo, si se sobreestima la demanda de su producto y se producen demasiadas

unidades, terminará con un exceso de inventario. 

En este caso, podría ser mejor producir un poco más de los productos que arriesgarse
a quedarse sin inventario.

Por otro lado, si subestima la demanda del producto y no produce suficientes unidades,
el mercado quedará poco abastecido, y se beneficiará la competencia. 

Esto último puede conducir a la pérdida de participación de mercado así como

oportunidades de ingresos en el futuro.

Como habrás leído y entendido, toda empresa necesita saber cuánto venderá en el
futuro.
El proceso del pronóstico de ventas no es fácil y requiere de investigación y análisis
de datos. 

Sin embargo, con la ayuda de una buena previsión comercial se puede tomar

decisiones lógicas y con sentido sobre la empresa.

Por último y no menos importante, un pronóstico de ventas ayuda a comprender

mejor a tus clientes y descubrir qué canales de marketing funcionan

El presupuesto forma parte indispensable del presupuesto operativo general de la

empresa, por lo que debe recopilar información clara y precisa para la planificación
estratégica. Todo presupuesto de ventas debe reunir una serie de características
fundamentales:

Incluye una relación de todos los productos o servicios que comercializa la empresa. Es
la base sobre la cual se asientan las decisiones financieras de la empresa.

Sirve de guía sobre los objetivos de ventas para la compañía.

Las ventas estimadas deben estar valoradas atendiendo a la cantidad, esto es, número
de unidades, y su valor económico.

De ser flexible y elástico.

Según nuestro docente del MBA, Fernando Doral, existen un par de factores que se
deben tener en cuenta a la hora de elaborar los presupuestos de la empresa. El
primero es elegir el método para hacer la previsión de ventas:

Basados en modelos econométricos. Consiste en utilizar modelos matemáticos, que se

alimentan con los datos de las ventas de la empresa y del sector en el que compite. Se
trata de una forma que depende mucho del modelo y del saber hacer de quien trabaje
con él, pero si se da con la combinación óptima, son los más fiables. En general sólo
están al alcance de empresas con muchos recursos.

Basados en datos históricos. Consiste en prever las cifras del año actual, basándose
en las de los años anteriores. Dada su sencillez, es muy frecuente aplicarlo en las
empresas, que sólo tienen que aplicar un porcentaje de incremento. Como grandes
desventajas, según indica Doral, “están demasiado lastrados por el desempeño de
años anteriores, lo cual compromete un poco las posibilidades de mejora”.

Métodos manuales. Se trata de un método en el que se combinan las estimaciones de

ventas con las consideraciones de otro tipo (políticas y organizativas). En general,
funcionará mejor cuanto más involucren al personal de ventas. Es decir, en las
organizaciones en las que la dirección marca los objetivos de forma unilateral, el
método dará peores resultados que cuando se haga formar parte de ellos al equipo de
ventas, que a fin de cuentas es el que tiene que llevarlas a la práctica.
En segundo lugar, es importante saber el orden en el que hay que elaborar los
presupuestos. En general, siempre se comienza por la estimación de la cifra de ventas.
“Es ahí donde hay que afinar y es ahí donde hay que aplicar bien, de entre los modelos
que hemos comentado, el que se haya seleccionado”, indica el docente del MBA de
ENyD.

Esto es importante porque la estimación de ventas nos marca todo lo demás: las
unidades que esperamos vender nos marcan la cifra de producción. La cifra de
producción nos marca el coste estimado que necesitaremos en materia prima y otros
recursos. La inversión en costes nos marca las necesidades de inversión y el coste de
capital humano… Como vemos, “todo es un proceso en cadena que depende mucho
de que acertemos en la estimación de las ventas”.

3. Estadísticas Internas y Externas de Ventas

Al efectuar los estimados de ventas será útil el empleo de las estadísticas INTERNAS y
las EXTERNAS. Las internas las constituyen los datos compilados por la Contabilidad y
otros registros de la misma empresa. Las EXTERNAS son provenientes de fuentes
gubernamentales y de organizaciones privadas especializadas; tales son las
publicaciones del Ministerio de Fomento, Banco Central y empresas privadas.

Se elaborarán cuadros estadísticos comparativos, por productos, por regiones y por

meses; para hacer resaltar las variaciones ESTACIONALES y comparar lo que
costaron las ventas de cada producto, en cada zona, cada mes.

Un estudio de esta naturaleza nos permitirá comprender mejor el comportamiento del

pasado y poder predecir mejor el futuro.
4. Tendencias
Hay tres tipos de tendencias de ventas que son significativas para propósitos de
predicción:

 Tendencias Seculares (a largo plazo): pueden calcularse trazando los datos de

ventas sobre una base de promedio móvil.
 Tendencias Cíclicas: reflejan la presión de los ciclos comerciales sobre las ventas.
Son importantes para las proyecciones de venta a largo plazo.
 Tendencias Estacionales: puede determinarse al trazar las ventas mensuales
durante varios años.
Para fines de predicción, las tendencias de ventas son prácticamente inútiles en los
momentos en que cambian las tendencias económicas o cuando las condiciones del
mercado están cambiando rápidamente. La probable continuación de una tendencia
debe inferirse de la lógica de la situación.
El mayor beneficio que se puede derivar de un análisis de tendencias de las ventas
ocurre cuando éste se emplea conjuntamente con un análisis de correlación,
evaluación del potencial del mercado y juicios de los ejecutivos referentes a la
competencia, nuevos productos, publicidad, etc. de ahí la importancia de este tipo de
análisis.

5. Determinación del Presupuesto de Ventas

6. Preparación y Control del Presupuesto de Ventas.

Evalúa las ventas del sector y la participación de tu negocio
Comienza por hacer un análisis de mercado que te muestre las tendencias en los
negocios de tu sector. Adicionalmente, haz una recolección de datos acerca de tu
competencia y procura estimar cuál es el nivel de participación de tu empresa.
Esto te permitirá tener un panorama del lugar donde está tu negocio y cuál es la
situación general, para que después puedas pasar a un análisis de tu situación
particular.
Es importante que realices todo el presupuesto para cierto periodo. Lo más usual es
agruparlo conforme al año fiscal.

Realiza un pronóstico de ventas por cierto periodo

El pronóstico de ventas es una proyección técnica de la demanda potencial de los
clientes durante un tiempo específico, la cual se realiza por media una investigación y
la recolección de datos.
Aunque tienen semejanzas, el pronóstico de ventas no debe considerarse como un
presupuesto de ventas. Este es un paso necesario en el que se emplean numerosos
análisis, tales como modelos matemáticos, ajustes de tendencias y diferentes técnicas
de investigación que sirven para proyectar. Algunos de los métodos más utilizados son:
El método Delphi
Juicio de expertos
Run Rate
Suavizamiento exponencial
.
3. Mide tus capacidades y establece los ingresos y egresos
Antes de comenzar con los pasos avanzados, es importante que analices tu capacidad
de fabricación y la de tus proveedores, así como la condición de tus empleados en
caso de que necesites financiar refuerzos de producción o de distribución.
También debes conocer cuáles serán los esfuerzos de marketing (si aumentarán,
disminuirán o serán iguales al ciclo anterior) y considerar las campañas que podrían
potenciar las ventas en ciertos periodos, como festividades, aniversario de la empresa
o iniciativas regionales de rebajas, entre otras.
En general, ya que tienes una estimación de los ingresos, deberás considerar los
egresos en términos de:
 Proveedores
 Recursos humanos
 Tecnología
 Bienes muebles e inmuebles
 Seguros y más
 Puedes disponer de una plantilla de ingresos y egresos que te ayude a organizar
la información.

4. No olvides conversar
Una vez que tengas un análisis económico sólido, deberás ir hacia las personas para
obtener insights que podrán guiarte hacia el éxito: en resumen, habla con tus clientes y
con tus empleados. Ambas perspectivas son vitales para entender el comportamiento,
las expectativas, las preocupaciones y los puntos de dolor de tu audiencia.
Aplica encuestas a grupos representativos de tus consumidores y tu fuerza de ventas.
De esta forma, tendrás más bases para la preparación de tu estrategia comercial.
Por ejemplo, imagina que vendes software de gestión de recursos humanos. Tus
vendedores comentan que últimamente los clientes manifiestan como una objeción
común el precio. Al hacer encuestas a tus clientes, encuentras que buena parte
considera que sus ingresos disminuyeron durante el año. Ahí tienes una oportunidad
para desarrollar estrategias de venta centradas en el impacto de tu producto, ya que
reduce los gastos por rotación de personal a corto y largo plazo.

5. Crea una estrategia

Este es el momento para crear un plan integral de ventas:
 Define tus objetivos de ventas y crecimiento para el periodo que estableciste
antes (año, semestre, trimestre, etc.).
  Diseña los pasos a seguir para los vendedores y las metas en periodos más
cortos (trimestrales, mensuales, quincenales, etc.).
 Establece los precios.
 Busca la alineación entre los departamentos de marketing y ventas para que los
esfuerzos para llegar a los clientes lleven a más acuerdos cerrados.
 Usa nuestra Calculadora gratuita de precios de ventas que incluye 9 estrategias
de fijación distintas y plantillas.

6. Compara el presupuesto con la realidad

Gracias al presupuesto tendrás información para administrar el flujo de caja y
obtendrás una parte vital del análisis financiero que posibilita la salud de tu empresa.
Revisa de manera continua cómo es que los hechos se acoplan con el presupuesto:
realiza juntas estratégicas, analiza tus objetivos y reajusta las tácticas para que te
ayuden a acercarte a tus metas.
Al final del periodo habrás reunido una gran cantidad de datos valiosos acerca del
comportamiento de tu empresa como negocio, de los departamentos y la fuerza de
ventas, y de los aspectos que puedes esperar para el siguiente año o semestre.
Evalúa y toma medidas para que asegures la mejora continua de las ventas y potencies
la rentabilidad.

6. Presupuesto de Gastos de Ventas: Objetivos y Responsabilidades.

El presupuesto de gastos de venta es el cálculo de egresos generado por el proceso de
venta de un producto o servicio.
Los gastos de venta son todos aquellos que se generan durante una transacción
comercial con tus clientes. Es importante entender que sólo son los gastos que ocurren
durante la venta de tus mercancías.
Estos gastos, junto con los gastos administrativos y gastos generales, dan el total de
los gastos operativos.
Los gastos de venta pueden ser desde el salario de tu equipo de ventas, así como
todos los costos para enviar un producto. Aquí hay una lista de los más comunes:
 Pago de nóminas del equipo de ventas.
 Comisiones de venta
 Otros bonos acordados con vendedores.
 Viáticos de vendedores que requieran ir a otro lugar para realizar una
transacción.
 Impuestos sobre la nómina.
  Rentas de lugares para la exhibición de productos.
 Devaluación de todo el equipo que los vendedores requieran, así como servicios
de teléfono e internet.
 Publicidad.
 Gastos de envío.

7. Clasificación de los gastos de ventas.

Existen cuatro tipos de gastos de ventas:
 Fijos
 Variables
 Directos
 Indirectos

Los fijos y variables, como su nombre indica, dependen de los resultados alcanzados al
cierre de una campaña. Por ejemplo, la nómina de vendedores que tengan un sueldo
base cada mes es un gasto fijo, ya que independientemente del volumen de ventas,
obtendrán el mismo sueldo al terminar el mes.
Por otro lado, el número de transacciones que un vendedor haya cerrado tendrá
consigo una comisión. Estos gastos serían variables pues estas transacciones podrán
ser mayores o menores respecto al mes pasado.

Gastos de venta directos, son los gastos que surgen directamente de la venta de un
producto. Algunos ejemplos son:
 Gastos de envío.
 Comisión de venta.
 Traslado del vendedor.

Gastos de venta indirectos, son los gastos que son parte de un plan de ventas:
 Servicios de cobro.
 Campañas de publicidad.
 Mercadotecnia.

8. Estimación de los gastos de Ventas.

10. Preparación y Control del Presupuesto de gastos de Ventas