Memorándum sobre procesos administrativos

Prison Fellowship International

31 de Diciembre de 2021.

Procedimiento: Documentar y validar los procesos administrativos en áreas de indagar como

operan los ciclos transaccionales de la entidad.

Participación:

1.- Alba Cuello-Directora del Programa (CCC).

2.- Nohemy Quiñoñez-Contador Pública (CCC).
3.- Catherine Zea-Auxiliar Contable (CCC).
4.- Claudia Quintana-Gerente de Auditoría y Aseguramiento Financieros (RSM)
5.- Yeison Herrera- Senior de Auditoría y Aseguramiento Financiero (RSM)
5.- Ronald Martínez-Asistente de Auditoría y Aseguramiento Financiero (RSM).

La reunión se realizó de forma virtual el día Viernes 15-12-2021, en horario comprendido de 2:00 pm
a 4:00 pm.

Proceso en Auditoría Financiera

Registros contables, transacciones:

Inicialmente la Directora del Programa-Alba Cuello, solicita que se ejecute algún gasto, eso
trasciende a la Auxiliar Contable-Catherine Zea que lo revisa, luego prosigue al Departamento
Administrativo-Libia Nassif que ejecuta el pago, luego la Contadora Pública elabora el registro
contable en su respectivo software, por consiguiente, y finalmente el Revisor fiscal efectúa la
revisión de los soportes de cada mes para determinar que sean legales, y verifica el registro en la
contabilidad.

En éste mismo orden de ideas, el Departamento Administrativo-Libia Nassif, maneja todo lo

relacionado a la entidad financiera, incluso tiene la clave de acceso para ingresar a la cuenta
bancaria, cuando la divisa llegan al banco se recibe un correo electrónico de PFI indicando la
asignación de las divisas y al programa a ejecutar (nuevas criaturas), el banco envía un correo
electrónico indicando que están las divisas pendientes para negociar, el Departamento
Administrativo-Libia Nassif, se comunica con la entidad bancaria para hacer la negociación, luego
de hacer la conversión ellos envían la liquidación de las divisas (tasa de cambio y valor en pesos
colombianos), y debitado en la cuenta del programa, con la liquidación y los soportes que ellos
envían de los Estados Unidos de América de las divisas se elabora el recibo de caja por parte de la
Auxiliar Contable-Catherine Zea, luego se ejecuta el registro contable por parte de la Contadora
Pública-Nohemy Quiñonez, y se le informa a la Directora del Programa-Alba Cuello, de cuando
llegaron las divisas para su conocimiento.
Proceso en Recursos Humanos

Contrataciones:

La confraternidad tiene un área de RRHH a cargo de Levis Nassif-Encargado de Recursos

Humanios, quien recibe las Hojas de Vida, hace las entrevistas, luego se selecciona el candidato con
mejor perfil para el cargo; cada contratista tiene su expediente, y se les hace la solicitud del RUT,
afiliación a la EPS, Fondo de Pensiones, y ARL como requerimientos obligatorios, el tipo de contrato
que se ejecuta es por prestación de servicios, asimismo se les solicita la cuenta de cobro y el pago al
Sistema de Seguridad Social.

Por consiguiente, el Staff para nuevas criaturas debe contar con Diplomados con respecto al trabajo
con los niños, para éstos casos se contratan Psicólogos, Trabajadores Sociales, y tecnólogos en
primera infancia, los contratistas presentan sus constancias de estudios, también se tienen evidencia
de las capacitaciones, igualmente se imparten constantes capacitaciones con muchas entidades
nacionales e internacionales, en la parte espiritual, y manejo de autoridad.

Finalmente con respecto a los pagos, se elabora la planilla, con la cuenta de cobro, y los pagos de la
Seguridad Social que se exigen todos los meses; se dígita en el software el registro contable por la
Contadora Pública-Nohemy Quiñonez.

Proceso del Programa PFI – Ingresos por Donaciones PFI

PFI realiza contrato con la Confraternidad Carcelaria Colombia, en el cual se relaciona los objetivos a
desarrollar aquí en Colombia, este contrato es la base para desarrollar las actividades las cuales se
programan dentro de un presupuesto que utiliza las donaciones de PFI envíadas mensualemnte o
trimestralmente, estas donaciones son utilizadas en su totalidad para cumplir todas las actividades
propuestas para cada uno de los niños afiliados al programa PFI.

La Directora del Programa-Alba Cuello, indica que el Programa está dividido por distrito, conformado
con un coordinador, y cada niño está registrado por medio de un código, en cada expediente se
presenta una ruta de documentos, los mismos reposan en un archivador, todos los proceso
direccionado por PFI, sólo es utilizado por los Coordinadores, y por los hijos de los prisioneros.