Sistema contable para la legalización de contratos del ICBF Centro Zonal Villeta

Asignatura:

Opción De Grado

Angélica Johana Rincón Rico

610651

Tutora:
Deyadira Villamil

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Facultad de Ciencias Empresariales

Programa de Contaduría Pública

2019
 Resumen

Hoy en día las herramientas tecnológicas han avanzado tanto que permiten a la sociedad
utilizarlas para beneficios personales y laborales como es en este caso. A través de la práctica
profesional y de la implementación de un sistema contable se busca que la información contable
y financiera sea recopilada, clasificada e ingresada al sistema para que éste automáticamente
arroje los resultados exactos y confiables y que estos datos se puedan analizar de manera clara
para tomar decisiones asertivas y al mismo tiempo mantener la información actualizada de todos
los hechos económicos para cuando se requiera, se pretende con el diseño del sistema contable
suplir las necesidades de información financiera en la organización.

Palabras Claves

Herramientas Tecnológicas, Sistema Contable, Información Financiera, Clasificación,

Decisiones Financieras, Hechos Económicos.

Abstract
Nowadays technological tools have advanced so much that they allow society to use them
for personal and work benefits, as it is in this case. Through professional practice and the
implementation of an accounting system, it is sought that the accounting and financial
information is collected, classified and entered into the system so that it automatically yields
accurate and reliable results and that these data can be analyzed in a clear manner. To make
assertive decisions and at the same time keep the information updated of all economic facts when
required, it is intended with the design of the accounting system to meet the financial information
needs in the organization.

Keywords

Technological Tools, Accounting System, Financial Information, Classification, Financial

Decisions, Economic Facts.

 Introducción

Durante el desarrollo de la práctica profesional se aplican los conocimientos que se

adquirieron a lo largo del proceso de formación, el estudiante se familiarizó en el entorno real a
nivel laboral generando una gran oportunidad para ampliar y fortalecer los conocimientos
obtenidos durante el proceso académico de la carrera Contaduría Pública.

Esta práctica permite familiarizarse con el sector productivo propendiendo por la

aplicación de conocimientos y teorías a los problemas reales, lo cual despierta en el practicante
habilidades para poder resolver situaciones propias del entorno. La práctica busca la
implementación de un esquema para el sistema contable existente en la organización con la
información financiera exacta y oportuna que a su vez sirvió de control para la toma de
decisiones a tiempo, presentar informes reales y organizar de una manera optima la información.

El problema que se evidenció en el ICBF Centro Zonal Villeta fue que debido a la
cantidad de contratos que se llevan a cabo el tiempo no era suficiente para poder recibir la
legalización de todos, esto genero que no se recibiera de manera organizada la información
contable y por este motivo se presentaban dificultades para mantener al día la parte financiera, de
igual manera atrasos en los informes mensuales que ellos debían presentar a la Dirección
Nacional.

Este documento está estructurado con 7 capítulos, donde se describió el planteamiento del
problema, sus causas, sus implicaciones, el marco teórico que permitió apropiar temas claves
para dar como estudiantes una alternativa de solución que permitiera la mejora del proceso para
beneficio de la entidad el planteamiento del problema y la solución que se encontró en la entidad,
por otro lado se hace un reconocimiento de la entidad en la cual se realiza una breve descripción
general sobre la estructura, naturaleza y los elementos del direccionamiento estratégico, luego se
encuentra todo el desarrollo disciplinar y los resultados de la práctica del estudiante en la
Organización donde finalmente se hace un análisis para evaluar los resultados obtenidos durante
el proceso, en el último capítulo el estudiante da su opinión sobre beneficios, conclusiones y
recomendaciones adjuntando y soportando con documentos todo el trabajo realizado en la
Organización.
 Capítulo I

Marco Metodológico

1.1 Justificación

En función de futuros profesionales íntegros y actualmente estudiantes de sexto semestre

de contaduría¸ se prevé la necesidad de adquirir una experiencia básica en el área contable y
financiera; es por esto que el desarrollo de la práctica profesional I en la modalidad contrato de
aprendizaje, brinda a los estudiantes la oportunidad adquirir conocimientos nuevos y al mismo
tiempo aplicar los conocimientos obtenidos durante el proceso educativo. A través de la práctica
profesional los estudiantes desarrollan nuevas habilidades que se van fortaleciendo con el trabajo
que se desarrolla día a día, esto es debido a que se encuentran en el entorno real del área contable
y es allí donde se presentan diferentes situaciones, que se deben resolver de acuerdo a sus
conocimientos y enriqueciéndose de experiencias nuevas que los perfila como profesionales
íntegros.

Este proyecto beneficia directamente al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

Centro Zonal Villeta, debido que tras un análisis detallado de la situación contable del sitio, se
evidenció que por la gran cantidad de contratos que esta entidad maneja no se podían legalizar
todos ellos, lo cual trajo consigo atrasos en los informes mensuales que se deben presentar en la
Dirección Nacional de la institución. Por tal motivo se pretendió dar un objetivo claro al
proyecto que se enfoca en poder brindar solución a las necesidades a nivel contable que se
presentaron el ICBF Centro Zonal Villeta por medio de la implementación de un programa
contable que permitiera tener la información detallada mes a mes sobre las actividades
financieras y contables que allí se ejecutaban y que requirieran del apoyo de la practicante.
 1.2 Formulación del problema a desarrollar en la práctica

En el desarrollo de las funciones del contrato de aprendizaje, el estudiante fue ubicado en

el área contable como auxiliar. Una vez comenzó a desarrollar sus funciones se evidencio que su
área de trabajo se presentaban dificultades relacionadas con la elaboración de los informes
contables que se presentan mensualmente, la falta de un procedimiento de como recopilar la
información de acuerdo a las normas vigentes, razón por la cual se presentaban entregas
inoportunas que terminaban en reproceso y sanciones tanto internas como externas.

Lo anterior lleva al planteamiento de la siguiente pregunta: ¿Cómo recopilar información

contable de manera organizada mes a mes en un sistema contable que se adecue a las necesidades
de la organización para control de ingresos y gastos?

Se propone al área financiera iniciar con la revisión de las carpetas físicas que reposan en
el archivo para iniciar la digitalización de la información contable en una base de datos donde se
relacionen los meses de ejecución del año y así mismo iniciar con la implementación del sistema
contable de acuerdo a las necesidades.

Sistematización:

¿Cómo identificar las necesidades de la empresa I.C.BF Centro Zonal Villeta en lo

relacionado con la documentación financiera?

¿Qué herramienta contable implementar que facilite el registro de información contable

mensualmente?

¿Cómo determinar la eficacia de un programa ofimático a través de un formato

financiero?
 1.3 Objetivos

1.3.1 Objetivo general

Implementar un programa contable atendiendo a las necesidades del Instituto
Colombiano de Bienestar Familiar Centro Zonal Villeta, que permita un adecuado control de los
ingresos y gastos de las asociaciones aliadas.

1.3.2 Objetivos específicos

Elaborar un diagnostico que permita identificar las necesidades que presenta la entidad en
cuanto a la organización de los registros contables.

Generar una base de datos en Excel que facilite el registro de información contable mes a
mes para garantizar información real, oportuna y exacta.

Determinar la eficacia del programa ofimático en el manejo de la información contable.

1.4 Metodología
 1.5 Marco referencial

1.5.1 Marco legal

Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) son estándares técnicos

contables adoptadas por el IASB, institución privada con sede en Londres. Constituyen los

Estándares Internacionales o normas internacionales en el desarrollo de la actividad contable y

suponen un manual contable de la forma como es aceptable en el mundo.

Las normas contables dictadas entre 1973 y 2001, reciben el nombre de "Normas

Internacionales de Contabilidad" (NIC) y fueron dictadas por el Comité de Normas

Internacionales de Contabilidad (IASC), precedente del actual Junta de Normas Internacionales

de Contabilidad (IASB). Desde abril de 2001, año de constitución del IASB, este organismo

adoptó todas las NIC y continuó su desarrollo, denominando a las nuevas normas "Normas

Internacionales de Información Financiera" (NIIF). Los IFRS - NIIF en los estados financieros

desconocen los impactos sociales y ambientales que originan las organizaciones.

Las NIIF aseguran que la contabilidad del país se relacione con el sistema contable

internacional, en Colombia con la creación de la ley 1314 del 2009 obliga a las empresas a

implementar las NIIF, uno de los grandes cambios es la exclusión de las Pymes y debido a esto se

crearon tres grupos considerando los decretos 2784 y 2706 de 2012, y el decreto 3022 del 2013,

los cuales dividen las empresas en:

 Compañías emisoras de valores y empresas grandes (grupo uno).

 Empresas de tamaño grande y mediano, que no sean emisores de valores y ni entidades de

interés público (grupo dos).

 Pequeñas empresas y microempresas, autorizadas para emitir estados financieros y

revelaciones abreviados (grupo tres).

 El artículo 31 de la Ley 789 de 2002 señala que la modalidad del contrato de aprendizaje

es aquel en donde “las empresas establezcan directamente o con instituciones de educación

aprobadas por el Estado, de conformidad con las Leyes 30 de1992 y 115 de 1994 o normas que 

la adicionen, modifiquen o sustituyan, que establezcan dentro de su programa curricular este tipo 

de prácticas para afianzar los  conocimientos teóricos”.

El contrato de aprendizaje está regido legislativamente por el derecho laboral debido a que

es un vínculo que existe entre el estudiante, la Institución de Educación Superior y la empresa

que le permite realizar actividades relacionadas con lo académico, sin embargo la empresa no

está obligada a reconocer salarialmente al estudiante pero lo puede hacer de manera voluntaria.

Acuerdo 002 del 9 de septiembre de 2004 de Uniminuto. Por el cual se aprueban y

promulgan los lineamientos generales para opciones de grado de pregrado de la Corporación

Universitaria Minuto de Dios – UNIMINUTO.

1.5.2 Marco teórico

 Proyecto 1.

Tema: Implementación De Un Sistema Administrativo Y Contable Para Fiorenzii

Almacén En La Ciudad De Ocaña Norte De Santander

Autor: Bayona, A.

Fecha: 2012

Resumen: La implementación de un sistema administrativo y contable para FIORENZII

ALMACEN de la ciudad Ocaña, parte de la fijación del planteamiento del problema, objetivos,

justificación y delimitaciones, seguidamente de un de un marco referencial donde se estipuló el

marco histórico, donde se da a conocer Historia de la Contabilidad y Administración a Nivel

Mundial, Historia de la Contabilidad en Colombia Historia de la Contabilidad y Administración

en Ocaña Norte de Santander.

Conclusión: El establecimiento de comercio FIORENZII ALMANCEN, se dedica a la

venta de ropa de dama, procurando la satisfacción de las necesidades de los clientes, en la

actualidad no cuenta con una estructura organizacional que ayude a su mejoramiento a través de

la eficiencia y eficacia corporativa, y al alcance de sus objetivos.

Proyecto 2.
 Tema: Diseño e implementación de un sistema contable en la empresa COSMOS

SERVICENTER AUTOLAVADO de la ciudad de Estelí durante el mes de Octubre del año

2014.

Autor: Montoya, L.

Fecha: 2015

Resumen: El objetivo de este trabajo es diseñar el sistema contable de Cosmos

Servicenter AutoLavado, lo que se realizara mediante la elaboración de un conjunto de manuales

que contendrán el catálogo de cuentas de la empresa con su respectivo instructivo, las políticas

contables y administrativas, las principales normas y procedimientos, las funciones y fichas de

cargo de cada puesto de trabajo. Con el fin de presentar la información de manera organizada.

Conclusión: Se pudo detectar que el diseño contable abarca las necesidades que la

empresa presentaba hasta la fecha de estudio ya que fue de gran interés para el propietario el

diseño de manuales de funciones y procedimientos administrativos, el catálogo de cuentas para

los registros contables, los manuales de dichas cuentas, y todos los formularios para llevar

soportadas las operaciones que a diario se realizan.

Proyecto 3.
 Tema: Diseño Del Sistema De Información Contable Para La Empresa Fabrifarma S.A.

Autor: Gutiérrez, L.

Año: 2012

Resumen: El presente trabajo trae como consecuencia una gran herramienta para la

empresa con el fin de implementar un sistema de información contable que permita tener mayor

solidez en los procesos para hacerlos más consistentes e integrales acorde a las necesidades de la

compañía y a los requerimientos que exige hoy en día el mercado en el cual se desenvuelve, es

relevante debido a los cambios económicos y como este se ve afectado en la manera de enfrentar

y responder a dichos cambios. Para toda empresa es muy importante saber con qué herramientas

cuenta para enfrentarse a un mercado, que cada día alcanza un nivel de competencia más exigente

y requiere mayor productividad en sus procesos.

Conclusión: Con el Sistema de Información Contable planteado a lo largo del presente

trabajo se pueden tener estandarizados todos los métodos y procedimientos con el objetivo de

registrar, clasificar y resumir de manera exacta todo lo relacionado con la operación económica

de la compañía y así lograr una trazabilidad clara de todas las actividades financieras resumidas

en forma útil para las personas que toman las decisiones y definen las pautas en búsqueda de

convertir el negocio en un proyecto atractivo para los inversionistas.

Proyecto 4.
 Tema: Diseño De Un Manual De Procedimientos Del Sistema Contable En La Empresa

Fevecomex S.A.S. Basado En La Norma Técnica Colombiana Para La Seguridad De La

Información NTC-ISO/IEC 27001/2006 (Information technology - Security techniques -

Information security management systems - Requirements)

Autor: Polanco, A.

Fecha: 2013

Resumen: La falta de un manual de procedimientos del sistema contable que garantice la

seguridad de la información, puede generar fuga o cambio de la misma causando así, faltas

graves y sanciones por parte de los organismos vigilantes de estas empresas tales como la DIAN

(Dirección De Impuestos Y Aduanas Nacionales), que pueden generar incluso el cierre definitivo

de la empresa. En este orden de ideas se hace necesario, la creación de un manual de

procedimientos de un sistema contable basados en los lineamientos de la ISO 27001:2006 el cual

cubre una política de seguridad, aspectos organizativos para la seguridad, clasificación de activos,

control, seguridad ligada al personal, seguridad física y del entorno, gestión de comunicaciones y

operaciones, control de accesos, desarrollo y mantenimientos de sistemas, gestión de continuidad

del negocio y por último la conformidad con la legislación y reglamentación existente.

Conclusión: Dominar la información dentro de una organización es cada vez más

importante y se ha convertido en un requerimiento necesario y estratégico para la toma de

decisiones, por tal razón en este manual de procedimientos se enumeran cada una de las

actividades que influyen en el área financiera y contable tanto de los funcionarios, como de los

procesos y procedimientos propuestos a la organización, logrando así incrementar la

productividad y eficiencia de la empresa satisfaciendo la necesidad de los clientes.

Proyecto 5.
 Tema: Diseño E Implementación De Un Sistema De Información Contable Para La

Comercializadora De Frutas Libardo Salinas Tabares En La Unión Valle, Año 2009

Autor: Alviz, C. & Montenegro, K.

Fecha: 2011

Resumen: El Proyecto consiste en el diseño e implementación de un Sistema de

Información Contable para la comercializadora de frutas Libardo Salinas Tabares en La Unión

Valle, año 2009, el cual permitirá llevar un control en las negociaciones mercantiles, financieras

y además satisfacer la imperante necesidad de información. para así obtener mayor productividad

y aprovechamiento de los recursos, pues dentro de una organización empresarial el sistema de

contabilidad se constituye como una estructura ordenada mediante la cual se recoge toda la

información necesaria de la entidad como resultado de sus actividades operacionales, valiéndose

de todos los recursos que el Sistema de Información Contable le provee y que al ser presentado a

los propietarios y directivos, les permitirá tomar las decisiones operativas y financieras que

ayuden a la gestión del negocio.

Conclusión: Para diseñar un Sistema de Información Contable es necesario como primer

paso, realizar el examen de la unidad económica, la planeación del diagnóstico y el diagnóstico,

teniendo en cuenta la captación, el análisis y la elaboración, presentación de informes; como

segundo paso a seguir es definir un marco de referencia con los presupuestos fundamentales,

definición del sistema y el ciclo de actividades; el tercero y último paso es el diseño del sistema,

elaboración del informe y la implementación o puesta en marcha.

Capítulo II
 Descripción general del contexto de práctica profesional en donde trabaja el
estudiante
El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF Centro Zonal Villeta se encuentra
ubicado en Diagonal 3 A # 9 – 02 Barrio Alto de las Iguanas, Villeta Cundinamarca; es una casa
de tres pisos, en el primer piso se encuentran los funcionarios encargados de la atención al
público, en el segundo piso están las oficinas de la parte financiera y administrativa, y por ultimo
en el tercer piso hay un salón grande para eventos, capacitaciones y demás.

Imagen 1. Centro zonal Villeta

Elementos del Direccionamiento Estratégico de la empresa

Los elementos del direccionamiento estratégico del Instituto Colombiano de Bienestar

Familiar – ICBF fueron tomados de la página web: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

2.1.1 Reseña histórica

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF es un establecimiento público

descentralizado, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, creado
por la Ley 75 de 1968 y reorganizado conforme a lo dispuesto por la Ley 7 de 1979 y su Decreto
Reglamentario No. 2388 de 1979, que mediante Decreto No. 4156 de 2011 fue adscrito al
Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, es la entidad del estado

colombiano que trabaja por la prevención y protección integral de la primera infancia, la niñez, la
adolescencia y el bienestar de las familias en Colombia, brindando atención especialmente a
aquellos en condiciones de amenaza, inobservancia o vulneración de sus derechos, operando en
un ámbito a nivel nacional llegando a más de 8 millones de colombianos con sus programas,
estrategias y servicios de atención con 33 sedes regionales y 211 centros zonales en todo el país,
se encuentra adscrito al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social en el sector de
Inclusión Social y Reconciliación con las autoridades territoriales para la eficiente
implementación de políticas, planes, programas, estrategias y proyectos.

2.1.2 Misión, visión y valores corporativos

2.1.2.1 Misión

Promover el desarrollo y la protección integral de los niños, niñas y adolescentes,

fortaleciendo las capacidades de las familias como entornos protectores y principales agentes de
transformación social. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. (ICBF, s.f., párr. 4)

2.1.2.2 Visión

Lideraremos la construcción de un país en el que los niños, niñas y adolescentes se

desarrollen en condiciones de equidad y libres de violencia. Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar. (ICBF, s.f., párr. 5)

2.1.2.3 Valores Corporativos

Ampliar cobertura y mejorar calidad en la atención integral a la primera infancia.

Promover los derechos de los niños, niñas y adolescentes y prevenir los riesgos o
amenazas de vulneración de los mismos.

Fortalecer con las familias y comunidades las capacidades para promover su desarrollo,
fortalecer sus vínculos de cuidado mutuo y prevenir la violencia intrafamiliar y de género.

Promover la seguridad alimentaria y nutricional en el desarrollo de la primera infancia de

los niños, niñas, adolescentes y la familia.

Garantizar la protección integral de los niños, niñas y adolescentes en coordinación con

las instancias del Sistema Nacional de Bienestar Familiar.

Lograr una adecuada y eficiente gestión institucional a través de la articulación entre

servidores, áreas y niveles territoriales; el apoyo administrativo a los procesos misionales, la
apropiación de una cultura de la evaluación y la optimización del uso de los recursos. (ICBF, s.f.,
párr. 6)

2.1.3 Organigrama con la ubicación del practicante

El ICBF Centro Zonal Villeta, dentro del direccionamiento estratégico de la Entidad,

corresponde su intervención en los procesos misionales, teniendo en cuenta que de acuerdo al
organigrama este se divide en tres niveles de competencia a saber: Nacional, Regional y Zonal,
desde el nivel Zonal se realiza todo lo relacionado con la ejecución de los programas sociales
dirigidos a poblaciones vulnerables, con amenaza e inobservancia; por lo cual y con el ánimo de
establecer funciones especificas dentro de los colaboradores en los Centros Zonales se encuentran
organizados así: Coordinador de Zonal (da línea técnica en los temas de ejecución de las
políticas públicas en los municipios jurisdicción, desarrolla actividades para fomentar la atención
integral en los niños, gestiona los temas administrativos y estratégicos del Centro Zonal y demás
puntos de atención), área de protección (Garantizar el cumplimiento y restablecimiento de los
derechos de los niños, niñas y adolescentes al igual que de sus familias), Promoción y Prevención
(Coordina, hace seguimiento, apoya en la supervisión de los diferentes contratos la adecuada
ejecución de recursos y componentes dentro de la Primera Infancia), Relación con el ciudadano
(Direcciona todas las peticiones de acuerdo a las tipologías o necesidades presentadas por los
usuarios a las diferentes oficinas), Gestión Documental (Clasificación, organización, distribución
de la correspondencia en las diferentes áreas, elaboración del inventario único individual,
transferencias documentales, radicación correspondencia usuarios externos) Enlaces Financieros,
son las personas con conocimientos contables que se encargan de realizar seguimiento a los
aportes económicos que reciben los aliados para ejecutarlos en los diferentes programas, además
de recibir la documentación para su respectiva legalización los financieros supervisan las
instalaciones en las cuales se prestan los servicios, y es en esta área en la que se ubica la
practicante para apoyar todos los procesos contables.

ICBF CENTRO ZONAL VILLETA

COORDINACION CZ

PROTECCION
DEFENSORIA RELACION CON EL
CIUDADANO
DE FAMILIA

SISTEMA
PROMOCIÓN Y NACIONAL DE
PREVENCIÓN BIENESTAR
FAMILIAR
 PRACTICANTE ASISTENCIALES Y
TECNICOS

Figura1. Organigrama Centro Zonal Villeta ICBF. Fuente: Elaboración propia.

2.1.4 Logros de la empresa

2.1.5 Descripción y diagnóstico del área funcional donde se desempeñó

El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - ICBF, es la entidad del estado

colombiano que trabaja por la prevención y protección integral de la primera infancia, la niñez, la
adolescencia y el bienestar de las familias en Colombia, brindando atención especialmente a
aquellos en condiciones de amenaza, inobservancia o vulneración de sus derechos, llegando a
más de 8 millones de colombianos con sus programas, estrategias y servicios de atención con 33
sedes regionales y 211 centros zonales en todo el país. (Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar, 2019)

En la visita que se realizo al centro zonal de Villeta, se observo y se indago sobre cómo se
llevaba a cabo los procesos contables, aquí se evidenció algunos procesos no adecuados en el
manejo de la información contable como la forma como se estaba manejando la información
contable física y digital no era la apropiada debido a que la manera como registraban los procesos
contables en la herramienta establecida a nivel nacional no era eficiente por lo tanto no se obtenía
información de calidad ni permitía tener la información exacta en el momento, a pesar que el
financiero trabajaba con archivos digitales no se contaba con un consolidado de la ejecución de
los contratos que permitiera dar claridad sobre presupuestos ejecutados, saldos, excedentes,
gastos e ingresos.
 A continuación, se presentan la información del lugar donde se desarrolló la práctica
profesional.

 Nombre de la empresa: Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Centro zonal

Villeta Cundinamarca.
 Dirección: Diagonal 3 N. 9 – 02 Barrio Alto de las Iguanas- Villeta.
 Teléfono: 031 844 4414
 Código CIIU: 7512 Actividades ejecutivas de la administración pública en general.
 Pertenece al grupo 1 en NIIF.

2.1.6 Matriz FODA personal de la experiencia de práctica realizada

Tabla 1. Matriz FODA empresarial

FORTALEZAS DEBILIDADES
 Cuentan con personal antiguo el cual  Tiempo y trabajo dispendioso para la
tiene manejo y facilita la información. implementación del sistema contable.
 Suministran la información física de  Organización de la información contable.
todos los gastos que realizan mensualmente las  Seguimiento al presupuesto ejecutado.
asociaciones y las entregan a los supervisores
de los contratos.
 Capacitan al talento humano cada vez
que se realizan cambios o que se requiera.

OPORTUNIDADES AMENAZAS
 Brinda a los equipos de trabajo  Perdida de la información original.
herramientas y formatos para sus respectivas  Información mal diligenciada o facturas
labores. inconsistentes.
 Mantener al día los movimientos de  Asignación de presupuestos por contratos mal
las cuentas y a su vez un control del gasto. realizados.
 Consolidación de una estructura
sistematizada que facilite el ingreso de
información.

Fuente: Elaboración propia.

 2.1.7 Descripción de herramientas y recursos utilizados

En el Centro Zonal Villeta no se lleva una contabilidad general puesto que esta la realizan
directamente desde la Sede Nacional en Bogotá, en el Centro Zonal Villeta, se recolecta la
información financiera y todos los soportes que justifican los gastos que las asociaciones reportan
mensualmente para legalizar los contratos relacionados, luego se procede a diligenciar en el
formato establecido por la Dirección Nacional ICBF los ingresos y los gastos con los soportes
para así conocer el manejo de presupuesto asignado a cada contrato y a su vez llevar un control
de acuerdo a los resultados obtenidos.

Cada vez que se terminan los contratos se deben asignar los presupuestos según la canasta
establecida por el ICBF para cada rublo, garantizando que la asociación cuente con los recursos
para el correcto funcionamiento del programa.

De acuerdo a los informes contables que generan los formatos diligenciados, la persona
encargada del área financiera reporta la información a la dirección nacional para los fines
pertinentes en cuanto a la contabilización y aprobación para los siguientes desembolsos.

2.2 Datos del Interlocutor, Jefe inmediato, Supervisor, Equipo interdisciplinario con
el que interactuó durante su práctica profesional en contrato de aprendizaje.

Jefe inmediato: Demetrio Avella Rojas

Cargo: Referente financiero ICBF

Teléfono: 311 8566569

2.3 Funciones y compromisos establecidos

2.3.1 Funciones asignadas

Inducción y reconocimiento de la estructura y el funcionamiento de las diferentes

asociaciones aliadas a ICBF – Centro Zonal Villeta.

Capacitación del formato establecido sobre el cual se trabaja a nivel nacional para el
registro contable de las entidades contratistas.

Recepción y revisión de documentación contable según los contratos de las asociaciones

aliadas a ICBF – Centro Zonal Villeta.
 Control y seguimiento del presupuesto ejecutado y acumulado.

Organización documental y verificación de veracidad de los gastos legalizados por las

entidades contratistas.

Contabilización y registro de los ingresos y gastos realizados mensualmente por las

entidades contratistas.

Análisis y seguimiento a las diferencias encontradas entre los aportes realizados por la
Dirección Nacional del ICBF versus los aportes ejecutados en cada contrato por asociación.

Presentación de informes individuales por contratos con los debidos soportes que
justifican todos los movimientos bancarios.

Plasmar en las conciliaciones bancarias las diferencias por conceptos diferentes a los
aportes para ejecución del programa.

2.3.2 Compromisos establecidos

Realizar oportunamente los informes según las fechas establecidas por el financiero del
Centro Zonal Villeta.

Verificar detalladamente las facturas, cuentas de cobro y demás documentación que

entreguen para la respectiva legalización.

Socializar las contabilizaciones, conciliaciones bancarias y formato de ingresos y gastos

con los representantes legales de las entidades contratistas.

Confrontar el presupuesto ejecutado en cada rublo con el presupuesto correspondiente con

el fin de no encontrar diferencias.

Manejo confidencial de información tanto en el ICBF – Centro Zonal Villeta como la

información de las entidades contratistas.

2.4 Plan de trabajo

Para el desarrollo de la práctica profesional se establecen diferentes actividades a través

del plan de trabajo para realizarlas durante el periodo de la práctica, el desarrollo de todas las
actividades es indispensable para lograr el objetivo de la práctica profesional y para dar solución
al problema de información contable para que al finalizar las labores en la entidad sigan
manejando el sistema contable y así de esta manera se logra mantener al día organizada la
información financiera

Las actividades propuestas a ser desarrolladas en el periodo de dieciséis (16) semanas, se

describen con detalle a continuación:

Tabla 1. Descripción Plan de trabajo Semanal

Semana Actividades a desarrollar

1 Inducción Centro Zonal Villeta ICBF.
2 Asimilación con el área asignada.
3 Identificación del proyecto.
4 Presentación y propuesta al Centro Zonal Villeta ICBF.
5 Revisión de la información contable necesaria.
6 Recopilar Facturas y documentación financiera.
7 Diseñar la estructura del sistema contable para dar inicio a la digitación de la información física.
8 Registrar en el sistema contable toda la información recopilada y verificada.
9 Trabajo con el financiero y verificación de registros realizados.
10 Trabajo administrativo y organización de carpetas.
11 Elaboración de diagnostico presupuestal.
12 Supervisión de contratos de aportes.
13 Presentación de informes sobre la ejecución de los contratos de aportes.
14 Revisar y retroalimentar sistema contable con la información actualizada que se va recopilado.
Verificación de nominas y aportes a seguridad social del talento humano contratado en los
15
hogares comunitarios.
16 Presentación de informe financiero y entrega del sistema contable actualizado a la fecha.

Fuente: Elaboración propia.

2.4.1 Objetivo de la práctica profesional

2.4.2 Plan de trabajo semanal

El plan de trabajo semanal presenta 11 barras horizontales en las que se detalla cada
actividad y la duración de la misma, señalando fechas de inicio y la finalización, de igual manera
presenta 5 columnas que muestran el orden de realización de cada actividad, la descripción de la
tarea a desarrollar, la duración en días, el día de inicio y el de culminación.
 A continuación se presenta el plan de trabajo semanal desarrollado en la empresa

Tabla 3. Cronograma

SEMANA ACTIVIDADES DURACIÓN INICIO FINALIZACIÓN

Identificación de las necesidades y 5 días 03/09/2018 07/09/2018
1 planteamiento del problema.
2 Elaboración del diagnostico según problema. 3 días 10/09/2018 12/09/2018
Presentación de la propuesta del proyecto al 3 días 12/09/2018 14/09/2018
3 Centro Zonal Villeta para la aprobación.
4 Organización de la documentación contable 10 días 17/09/2018 26/09/2018
que reposa en la organización.
5 Análisis preliminar de los ingresos y gastos 8 días 27/09/2018 05/10/2018
actuales de los contratos vigentes.
6 Verificación y seguimiento del presupuesto 20 días 06/10/2018 27/10/2018
asignado a los contratos.
7 Implementación del sistema contable según 10 días 29/10/2018 07/11/2018
información recopilada.
8 Ajustes necesarios y solicitud para subsanar 8 días 08/11/2018 14/11/2018
hallazgos.
9 Documentación, seguimiento y evaluación 11 días 15/11/2018 26/11/2018
10 Elaboración de un informe detallado con las 15 días 27/11/2018 11/12/2018
diferencias encontradas en el seguimiento
del problema.
Fuente: Elaboración propia

2.4.3 Productos a realizar

Capítulo III resultados de la práctica profesional

3.1 Descripción de las actividades realizadas

En las 16 semanas de la práctica profesional se desarrollaron las siguientes actividades:

Se da inicio con la inducción y asimilación del ICBF – Centro Zonal Villeta, donde se
socializan los formatos que se manejan actualmente y la forma establecida para la entrega de los
informes mensuales, identificada la metodología con la cual trabaja la entidad se procede a
realizar un análisis de las debilidades para crear un proyecto que permita ayudar a subsanar lo
planteado en el proyecto.
 Luego de presentar la propuesta y de ser aprobada se da inicio a la recopilación de toda la
información contable necesaria para ir actualizando las carpetas de manera que cuando se
necesite la información este organizada por mes, actualizada y completa.

Verificación de nominas, aportes a seguridad social, provisiones y dotaciones según la

ley, liquidaciones de trabajo, incapacidades y remplazos del talento humano contratado por las
entidades contratistas en los hogares comunitarios.

Distribución de presupuesto según canasta por porcentajes establecidos desde la Dirección

Nacional del ICBF teniendo en cuenta la cantidad de beneficiarios y los diferentes tipos de
programas que están vigentes en el ICBF - Centro Zonal Villeta.

Con toda la información confrontada, se procede a digitar, contabilizar y analizar los

registros contables y las diferencias en los saldos por cada rublo para llevar un control de los
gastos e informar a los representantes de las entidades contratistas para evitar que se sigan
pasando de las asignaciones o informar el por qué, en caso contrario no han ejecutado dineros
asignados para el buen funcionamiento del programa.

Con los registros contables en los ingresos y gastos, la aprobación de la entidad contratista
y el financiero del Centro Zonal Villeta se da fin a la legalización mensual del formato detallado
con la información financiera por cada contrato vigente.

3.2 Análisis sobre la relación teoría – práctica, durante la aplicación del proyecto de
trabajo.

3.3 Evaluación de práctica a partir de lo planteado en el informe inicial

3.4 Beneficios logrados en el periodo de trabajo de campo

Capítulo IV evaluación general de la práctica

4.1 Resultados alcanzados

 4.2 Beneficios logrados para su perfil profesional una vez terminadas las tres
prácticas profesionales

Capítulo V

Conclusiones

Se lograron reconocer las necesidades que tenía la empresa y se brindo la solución para
subsanar todos los procesos que no se estaban llevando de forma correcta para garantizar
resultados óptimos.
Los informes financieros se entregan actualizados y reposan de manera organizada por
contratos con la información clara, verídica y todos los soportes de los registros contables de
manera física y sistematizada.
Los ingresos y gastos dieron un fortalecimiento al área de presupuestos debido a que estos
entregan la información detallada de los saldos de todos los contratos vigentes y facilita al
financiero realizar un seguimiento de los gastos.

Referentes y Bibliografía

Alviz, C. & Montenegro, K. (2011). Diseño E Implementación De Un Sistema De

Información Contable Para La Comercializadora De Frutas Libardo Salinas Tabares En La

Unión Valle, Año 2009. Disponible en:

http://bibliotecadigital.univalle.edu.co/bitstream/10893/10944/1/0475372.pdf

Bayona, A. (2012). Implementación De Un Sistema Administrativo Y Contable Para

Fiorenzii Almacén En La Ciudad De Ocaña Norte De Santander. Disponible en:
http://repositorio.ufpso.edu.co:8080/dspaceufpso/bitstream/123456789/617/1/26915.pdf

Gutiérrez, L. (2012). Diseño Del Sistema De Información Contable Para La Empresa

Fabrifarma S.A. disponible en:
http://bibliotecadigital.univalle.edu.co/bitstream/10893/7673/1/CB-0485837.pdf

Montoya, L. (2015). Diseño e implementación de un sistema contable en la empresa

COSMOS SERVICENTER AUTOLAVADO de la ciudad de Estelí durante el mes de Octubre del
año 2014. Disponible en: http://repositorio.unan.edu.ni/1619/1/16322.pdf

Polanco, A. (2013). Diseño De Un Manual De Procedimientos Del Sistema Contable En

La Empresa Fevecomex S.A.S. Basado En La Norma Técnica Colombiana Para La Seguridad De

La Información NTC-ISO/IEC 27001/2006 (Information technology - Security techniques -

Information security management systems - Requirements). Disponible en:

http://190.242.62.234:8080/jspui/bitstream/11227/2128/1/TRABAJO%20DE%20GRADO

%20FINAL.pdf

Lista de tablas.

Lista de figuras.

Anexos