PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE C

N/A

NOMBRE DEL CAMBIO Nueva Presentación jabón de Baño C

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO:

Por estudio de mercadeo realizados en la compañía se ve necesario incorporar nuevas
presentaciones en gramos, Tripack, multipack, ect, del jabón de baño para competir en
el mercado nacional adquiriendo una maquina que fabrique las nuevas presentaciones.
SI/
No. PREGUNTA ACCIÓN(ES) REQUERIDA(S)
No
Comercial, Producción, Calidad.

Está relacionado de manera directa

PROCESOS DEL SIG

con alguno de los procesos SI Comunicación en reunión de Comité de

existentes? Cuál? Investigación y Desarrollo

Afecta a algún(os) otro(s) proceso(s)

del sistema? SI Mantenimiento e infraestructura
Cuál (es)?

Requiere definir nuevos objetivos NO N/A

Organizacionales?
Es necesario definir nuevas metas? NO N/A
Son necesarios nuevos canales de NO N/A
comunicación internos?
PLANEACIÓN

Realizar reunión con líderes de proceso

y comité de riesgo, para la realización
2 Se realizo Analisis de riesgos? NO del análisis de riesgos referente al
cambio a realizar en la planta de
cosmético

Una vez identificados los riesgos,

deben ser validados y aprobados por
Tiene aprobacion preliminar? NO
Coordinador H&S, Asistente de
Sostenibilidad y Coordinador SIG

ü Recursos humanos
Modificación de cargos, nuevos
cargos, nuevas personas en mismos NO N/A
cargos ?
ü Recursos financieros
SI Solicitar cotización al proveedor

Inversiones
 Revisar cotización y especificaciones
Inversiones SI
de la maquinaria

SI Solicitar aprobación de la compra

SI Creación de proveedor

SI Creción de activo fijo

Solicitar aprobación de presupuesto, al

SI
Dpto de Presupuesto

SI Montar la solicitud de orden de compra

Presupuesto
SI Generar orden de compra

Validar los requerimientos para la

SI ejecución de la compra en conjunto con
el proveedor (póliza)

Generar anticipo para la orden de

SI
compra
RECURSOS

Liberación y giro del anticipo del

SI
presupuesto
3 ü Infraestructura

Infraestructura, construir, reubicar, SI

modificar ?
Adquisión de maquina

SI Compra, montaje y ensamble de todo el

equipo
Equipos/accesorios nuevos,
adicionales?
SI
Instalar/ Calibrar y certificar la maquina
para su utilización

Ambiente de Trabajo ? SI
Eliminación de contaminación del área

Equipos de medición nuevos ? SI Capacitar a ingenieros de

mantenimiento, operadores y auxiliares
de planta de jabón de tocador
Puesta en marcha de la maquina por
Sistemas de Apoyo SI
parte del proveedor
ü Materias primas, insumos y/o
material de empaque

Requiere nuevos materiales de SI Compra de papel de envoltura de jabón

empaque o materias primas?

Actualización de fichas Técnicas y

Definir requisitos SI
procedimientos

Requieren autorización o algún NO N/A

permiso para su uso?
Mètodos de ensayo ? NO N/A
 Modificación de los actuales? NO N/A
Nuevos requisitos legales/ de Norma/ NO N/A
reglamentarios?

APLICABLES
REQUISITOS
Nuevos requisitos del cliente? NO N/A
4 (explícitos e implícitos )
Nuevos requisitos a definir por la NO N/A
empresa?
Requisitos para la entrega del SI Proveedor solicita orden de compra
producto?
DOCUMENTACIÓN

SI
Realizar diagnóstico para la
identificación de todos los posibles
cambios que se generen con el nuevo
sistema de transporte neumático

Requiere modificación de la
documentación del Sistema?
SI
Realizar cronograma de actualización
de documentos de acuerdo a los
5 resultados del diagnóstico realizado

Cumplir con el protocolo definido en el

SI procedimiento de elaboración y control
de documentos, para su respectiva
formalización en el SIG.

Realizar toda la documentación del

Requiere generación de nueva SI equipo una vez realizada su
documentación? identificación de la criticidad por el
comité de riesgo

Requiere diligenciar permisos, NO N/A

licencias, etc ?

Requiere nuevos canales de

METODOS

TRABAJO

NO N/A
comunicación con el cliente?
DE

6 Requiere desarrollo de proveedores? NO N/A

Requiere Validación? NO N/A
Se usarán bienes del cliente? NO N/A
Requiere alguna notificación y/o
IMPACTO AMBIENTAL

NO N/A
trámite ante las autoridades?

7 Se han identificado todos los
aspectos/ impactos asociados al
cambio?
Se han identicados los peligros en el
GURIDAD Y SALUD EN EL
Generacion de residuos
aprovechables de empaque por
productos no conformes.
SI
Consumo de energia.
Generacion de residuos
peligrosos por intervenciones de
mantenimiento

SI N/A
cambio?
Existen controles acordes a la
severidad de los riesgos derivados del NO N/A
cambio?
TRABAJO

8
 SEGURIDAD Y SALUD EN E
TRABAJO
El personal expuesto se encuentra en
8 Personal expuesto se encuentra en todos los SVE de la compañía en pro de
SI
incluido en SVE? la prevención de enfermedades
profesionales.

Se necesita capacitación, formación, o SI

Capacitación y refuerzo del riesgo
entrenamiento? quimico y biomecanico

ü Requiere controles adicionales?

SEGURIDAD
FÍSICA

Acceso físico a instalaciones?

9
Mejoramiento de CCTV?
Protocolos de seguridad?
Supervisión del área?
OBSERVACIONES: (otras generalidades del cambio y respon
 Código: GI-FR04

NIFICACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS Versión: 03

Fecha: 04/05/2018

ueva Presentación jabón de Baño Carimar CONSECUTIVO 1

PROPONENTE DEL CAMBIO FECHAS
TIPO DE CAMBIO:
(Cargo/ Proceso) (dd/mm/yyyy)
Inicio: 1/10/2018
Jefe de Mercadeo
Finalización:

RESPONSABLE FECHA LÍMITE DE EJECUCIÓN SEGUIMIENTO

N/A N/A N/A

1. En el mes de enero se realiza reunión de comite de

investigación y desarrollo donde asistieron todos los
miembros citados.
2. Giancarlos Dávila (Lider de abastecimiento) solicita que
Jefe de mercadeo 1/10/2018
se comuniquen con el proveedor (Imocon) para negociar
una nueva máquina que si este en capacidad de fabricar
varias presentaciones. Acta comité de Investigación y
desarrollo realizada el 10/01/2018

1. Se le comunicó a mantenimiento durante la reunión de

Director de Mantenimiento 1/10/2018 investigación y desarrollo la necesidad de adquirir nueva
maquinaria para nuevas presentaciones.

N/A N/A N/A

N/A N/A N/A

N/A N/A N/A

Coordinador H&S. Asistente

de sostenibilidad. 6/14/2018
Coordinador SIG
1. Se planifica que apenas se tenga definida la mauina a
adquirir se invite a la reunión del comité de investigación
y desarrollo a los departamentos de H&S y Sostenibilidad
Coordinador H&S. Asistente
de sostenibilidad. 7/18/2018
Coordinador SIG

N/A N/A N/A N/A

1. Se envia correo al proveedor solicitando la cotización

Director de Mantenimiento de acuerdo a las especificaciones requeridas durante
2/15/2018
visita recibida previamente.
Director de
1. Una vez enviada la cotización se evaluan los costos y
mantenimiento.Ingeniero de
3/3/2018 se llega a la conclusión de cotizar con nuevos
Mantenimiento Senior. Jefe
proveedores
de Producción

1. Se planifica gestión por parte de mantenimiento para

Director de Mantenimiento
12/12/2018 enviar nuevas cotizaciones y definir cuenta de maquinaria

Coordinador de Compras 1. Se espera tener definido el proveedor para la compra de

2/11/2019 la maquina (crear proveedor) y poder crear el activo fijo
Jefe de Proveedores 2/18/2019 de la compañía.
1. Se planifica que se comunique la aprobación de
presupuesto para la adquisición del activo. Ese mismo
Director de Mantenimiento 2/14/2019
día, el Director de Mantenimiento informará a las partes
interesadas.

1.Solicitud de pedido de compra por parte de la

Coordinador de compras
coordinadora de compra
2/18/2019

Coordinador de compras 1. Se crea orden de compra y se envia al proveedor

2/21/2019

Coordinador de compras / 1. se le envían requerimientos al proveedor de acuerdo a

Coordinador Jurídico y juridica - garantía de cumplimiento. Y se espera respuesta
seguros de su parte.
2/21/2019

Coordinador de compras 1. Se generará anticipo

2/28/2019
1. Se realiza visita del asesor de la compañia IMOCON a
Directora de Tesoreria 1. Se ejecutará
nuestras anticipopara conocer que tipo de maquina
instalaciones
3/20/2019
se requiere. Se reune con el Ing. Eduardo Barreto
(Ingeniero de Mantenimiento Senior), Jhon Hernandez
(Jefe de Producción) y Eliana Herrera (Directora Técnica)
y se le exponen todas las necesidades que se tienen con
referente al producto a adquirir debido a la flexibilidad
que debe tener la maquina para ajustarse a las diferentes
Mantenimiento, Producción 2/13/2018 formas comerciales de empaque, tamaño, espacios del
área donde se encontrará la máquina ubicada, tipos de
1.Se
papelrealizará compra yetc.
que se utilizará, montaje del equipo
El proveedor quedaen planta de la
en enviar
Proveedor Externo
5/22/2019 tocador
cotización de cual es la maquina indicada que se ajuste a
las necesidades requeridas.
1. Se realizará instalación/calibración y certificación de la
Proveedor Externo maquina. se adjunta copia del certificado y se entrega al
departamento de metrología.
5/24/2019
Coordinador de servicios 1. Se realizará limpieza del área para dejarla en
generales 5/25/2019 condiciones operativas adecuadas

1. Se informa a las partes interesadas la capacitación a

Proveedor Externo 5/27/2019
realizar y la asistencia obligatoria

Proveedor Externo 5/27/2019 1. Entrega formal por parte del proveedor

1. Se define el papel a utilizar en la maquina, se solicita al

proveedor ya creado con las especificaciones requeridas.
Producción 5/22/2019 Se cita previamente a los miembros del comité de
investigación y desarrollo para informarle el papel a
utilizar y dejar su aprobación mediante acta

Jefe de Producción 1. Se solocitará Ficha Técnica del Proveedor del material

Jefe de Calidad 5/23/2019 2. Se modificarán fichas Técnicas internas.
Coordinador SIG

N/A N/A N/A

N/A N/A N/A

 N/A N/A N/A

N/A N/A N/A

N/A N/A N/A

N/A N/A N/A

Jefe de Producción 1. Se envia orden de compra liberada al proveedor como

5/22/2019
soporte de pago

Lideres de proceso 5/23/2019

1. Se realizan ajustes de la documentación del sistema en

cuanto al proceso de mantenimiento, aseguramiento de la
calidad, control de producción, H&S, sostenibilidad. los
mismos se pueden evidenciar a través de la diferente
Lideres de proceso 5/23/2019 documentación del SIG para cada uno de los proceso

Lideres de proceso 5/23/2019

1. se realizarán nuevos documentos para incluir el equipo

Comité de riesgo 5/24/2019
con todas sus especificaciones.

N/A N/A N/A

N/A N/A N/A

N/A N/A N/A

N/A N/A N/A
N/A N/A N/A

N/A N/A N/A

1. Se comparte soporte de solicitud de actualizacion de

Matriz de Riesgos en lo relacionado con el enfoque
Coordinador Ambiental 3/6/2020
Ambiental al resposable del SIG para su cargue en el
portal documental de la empresa.

N/A N/A N/A N/A

N/A N/A N/A

 1. Seguimiento al cumplimiento de GI-PG07. Sistema de
Coordinador SST 10/23/2019 Vigilancia para la prevención de desordenes musculo-
esqueleticos.

1. Se realiza la capacitación pertinente a riesgo quimico e

Coordinador SST 11/30/2019 higiene postural a los trabajadores expuestos y líderes de
proceso.

generalidades del cambio y responsables de la comunicación)