Autor Marisol Carvajal Campero DRH-10-01242-01

LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS EN LOS

PROCESOS DE DIRECCIÓN.

PARTE I
Las funciones administrativas deben su nombre al Francés Henri Fayol, quien definió a
principio del siglo pasado el acto de administrar como Planificar, Organizar, Dirigir, Coordinar
y Controlar. Señaló que todos los administradores desempeñaban esas cinco funciones
administrativas. Más tarde, a mediados de la década de los 50, se editó un libro escrito por dos
profesores de la Universidad de California en el que aplicaron las funciones de planificación,
organización, asesoría, dirección y control. Posteriormente, en la década de los 70, las
funciones administrativas se definieron como: Planificación, Organización, Dirección,
Coordinación y Control y a partir de los 90 se resumieron estas funciones de administración en
cuatro: Planificación, Organización, Dirección y Control; la función de Coordinación se integró
a la función de Dirección.

Un buen ejemplo
Tomemos como ejemplo para iniciar el tema a la Hermana Irene
Kraus. Monja de 77 años, que dirigió hasta sólo hace 6 años la
cadena más grande de hospitales privados no lucrativos de Estados
Unidos. Ella no tiene la imagen estereotipada que, probablemente,
nos pudiéramos imaginar de un alto Directivo de gran poder. Sin
embargo la Hermana Irene había sido un Directivo en toda la
extensión de la palabra. Tiene un máster en administración de
Empresas y era, hasta la fecha de su retiro, la principal Directivo del
Sistema Nacional de Salud de las Hijas de la Caridad; supervisaba 36
hospitales de terapia intensiva y 19 instalaciones más para el cuidado
de la Salud. Los ingresos de su organización en el año 2004, fecha
en la que se retiró, sobrepasaban los 3.000 millones de dólares
anuales. Lo que realmente impresionaba de esta Directivo era que si
la mayoría de hospitales, ya fueran lucrativos o no, perdían dinero en
esa época, los Hospitales de las Hijas de La Caridad presentaran
beneficios. El índice de ocupación de los Hospitales estaba en esa
fecha por encima del promedio del sector, y durante varios años
había habido excedentes en su tesorería.

¿Qué hacía que la Hermana Irene fuera un Directivo con

éxito?
Las buenas habilidades administrativas basadas en los elementos de
la administración; es decir, la buena aplicación de las funciones del
Administrador o Director: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.

Estos son los elementos de la administración que constituyen el

llamado proceso administrativo, y que se encuentran en cualquier
trabajo del Director y en cualquier nivel o área de la Empresa.

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Desde la alta dirección hasta la dirección operativa, desempeñan las

funciones administrativas y son fundamentales para su buen
desempeño.

Repasando conceptos
Vamos a repasar algunos conceptos que son básicos y es necesario
diferenciar: administración se refiere al proceso de lograr que las
actividades lleguen a su término eficientemente por medio de otras
personas.

El proceso representa las funciones o actividades primarias en las

que participan los Administradores o Directivos. Por lo general a esas
funciones se les llama: Planificación, Organización, Dirección y
Control.

La eficiencia es una parte vital de la administración: es la relación

que hay entre los recursos que se utilizan y su resultado (producto,
bienes y servicios), procurando minimizar los costes de los recursos.
Si se obtiene una mayor producción con determinados recursos, hay
un aumento de la eficiencia; si se puede obtener la misma cantidad
de producto con menores recursos, también aumenta la eficiencia. En
otras palabras: se busca minimizar los costes de los recursos.
Cuando esto se consigue, decimos que somos eficientes.

Por otra parte, la Eficacia tiene que ver con lograr las metas. Cuando
se alcanzan las metas decimos que somos efectivos o eficaces.

La eficiencia tiene que ver con los medios y la eficacia con los fines.
Ambas están interrelacionadas. Es más fácil ser efectivo si uno pasa
por alto la eficiencia. Por ejemplo: HP podría producir ordenadores
más atractivos y vistosos sin que por ello les añada mayor
funcionalidad ni prestaciones, sólo vistosidad, y olvidarse de los
costes de mano de obra y de los insumos de materiales; esto es,
fabricar los mismos ordenadores pero con un coste más elevado. Su
eficacia seguiría siendo la misma, no así su eficiencia. Luego, no sólo

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es fabricar el ordenador, sino lograrlo de manera eficiente para que

sea competitivo en el mercado.

Debemos preocuparnos no sólo por conseguir que se terminen las

actividades (eficiencia), sino también lograrlo de la manera más
eficiente posible.

¿Podemos ser eficientes y sin embargo no ser efectivos? Sí, al hacer

bien las cosas equivocadas, o las que no son necesarias o no aportan
valor al negocio.

Se debe tener cuidado en no confundir las funciones administrativas

con la Dirección. Dirigir es conducir la empresa teniendo en cuenta
los fines previstos, buscando obtener las mayores ventajas posibles
de todos los recursos que se disponen; dirigir es una parte de las
funciones administrativas pero no lo es todo. La Dirección es sólo una
parte del proceso.

Las funciones administrativas

Las funciones administrativas ocupan un lugar tan importante en las
funciones de los altos directivos que solemos pensar que son
exclusivas de ellos, lo cual no es verdad. Estas funciones conducen al
alcance de los objetivos organizacionales, recordando que si usted no
tiene definido el sitio al que quiere ir cualquier destino le parecerá
bien, pero las organizaciones existen por algo y para algo, y esto es
lo que ha de ser bien definido por la administración, por los Directivos.

En otros términos: las funciones administrativas no se concentran

sólo en la alta dirección, sino que se distribuyen de manera
proporcional entre todos los niveles directivos. En la medida en que
se desciende en la escala de estos niveles directivos, aumenta la
proporción de las otras funciones de la empresa, y a medida que se
asciende aumentan la extensión y el volumen de las funciones
administrativas.

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