INFORME FINAL – AUDITORÍAS

Muy apreciados aprendices

Con base en los textos de los documentos adjuntos en el presente mail, más lo que puedan
investigar en bibliotecas virtuales como las del SENA u otras instituciones y otros documentos
encontrados en los buscadores de internet, desarrollar las siguientes actividades de enseñanza-
aprendizaje:
1-Analizar la lista de verificación o cuestionario para la realización de auditorías internas a un
Sistema de Gestión de Calidad, con base en la norma ISO 9001:2015; de cada numeral, por ejemplo
el 4.1, el 4.2, 4.3 y así sucesivamente, escoger dos preguntas que usted considere más importantes
y explique el por qué las eligió. Si un numeral sólo tiene dos preguntas, entonces escoge 1 que
considere más importante y explica el por qué.
¿Ha detectado la organización todos los factores externos que afectan al desempeño de la
organización?
¿Ha detectado la organización todos los factores internos que afecten al desempeño de la
organización?
Es importante tener identificada cualquier situación pertinente para la organización.
4.2 comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas
¿Se realiza el seguimiento y la revisión de la información relacionada con Las partes interesadas y
sus requisitos pertinentes?
Es importante tener información de las partes interesadas que nos pueden afectar además de
mantener los requisitos al orden del día para evitar problemas mayores.
¿Se han tenido en cuenta las necesidades y expectativas de las partes interesadas en la definición
del sistema y su planificación de actividades?
Como partes interesadas también hay que tener en cuenta sus sugerencias y opiniones para una
mejor integración en armonía.
4.3 determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad
¿Se han delimitado claramente los límites físicos y las actividades del sistema?
Es muy importante documentar y dejar por escrito cualquier accion que se realice en la organización.
¿Los requisitos no aplicables no afectan a la calidad de los productos o la satisfacción de los
clientes?
Es necesario verificar que las acciones tomadas no afecten el buen desempeño y producción de la
organización.
4.4 sistema de gestión de la calidad y sus procesos
¿Se han definido actividades de seguimiento e indicadores para el control de estos procesos?
Es importante tener actividades se seguimiento para evitar las no conformidades.
¿Se han definido los procesos teniendo en cuenta los riesgos y oportunidades?
Es importante tener claros los beneficios y riesgos que puedan tener los procesos para tomar
medidas.
5.1 liderazgo y compromiso
¿Demuestra la dirección el liderazgo y compromiso respecto al sistema de gestión de la calidad?
El ejemplo y compromiso debe venir de la alta dirección
¿Se asegura y promueve la dirección el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión?
La alta dirección es responsable de dar a conocer los requisitos de la organización y sus actividades
asi como hacerlos cumplir.
5.2 política
¿Mantiene la organización una política de la calidad apropiada al propósito de la organización y su
contexto?
Lo propuesto en la política no solo debe estar escrito en papel debe ser medible para que pueda
cumplirse.
¿La política se encuentra disponible para las partes interesadas?
Es importante que la política esté al alcance de las partes interesadas y de cualquier persona que
sea pertinente para la organización.
5.3 roles, responsabilidades y autoridades en la organizacion.
¿Existe evidencia de la definición de responsabilidades y autoridades para cada uno de los roles de
la organización?
Dejar por escrito todas las decisiones de la organización es muy importante.
¿Estas responsabilidades y autoridades han sido comunicadas y entendidas en toda la
organización?
La comunicación e información es punto clave para un adecuado funcionamiento de los procesos.
6.1 acciones para abordar riesgos y oportunidades
¿Se han evaluado estos riesgos y oportunidades para determinar acciones proporcionales al
impacto potencial?
Es necesario estar preparado para posibles eventualidades.
¿Se han planificado acciones para abordar los riesgos y las oportunidades?
Planear es importante para dar soluciones
6.2 objetivos de la calidad y planificación para lograrlos
¿La planificación de los objetivos contempla las actividades, los recursos, los plazos y las
responsabilidades para su realización?
Es importante planificar los objetivos paso a paso y verificar que se pueden llevar a cabo con
veracidad para no quedar mal con ninguno de estos aspectos.
¿Se han comunicado los objetivos en la organización en los niveles pertinentes?
Es importante que las partes más importantes de la organizacion conozcan y tengan claros los
objetivos para que se trabaje en conjunto.
6.3 planificación de los cambios
¿Los cambios a realizar tienen en cuenta las consecuencias potenciales y la integridad del sistema
de gestión de la calidad?
Antes de tomar cualquier decisión es de suma importancia analizar las consecuencias que estas
pueden tener en la organización o en el proceso.
¿Los cambios tienen en cuenta la necesidad de recursos y la asignación de responsabilidades?
No solo las consecuencias son importantes tenerlas en cuenta, también los recursos y las
responsabilidades.
7.1 recursos
¿La organización dispone de los recursos necesarios para el correcto desempeño de los procesos?
Es importante contar con los recursos económicos para los procesos pero también con la
infraestructura y el personal.
7.1.3 infraestructura
¿Se han identificado las infraestructuras necesarias para la operación de los procesos?
Cada proceso debe tener un área donde se llevara a cabo Las actividades de estos.
¿Se está realizando un mantenimiento adecuado de las infraestructuras?
Para cada área debe haber un debido mantenimiento de limpieza y desinfección o adecuación de
máquinas.
7.1.4 ambiente para la operación de los procesos
¿Se han planificado actividades adecuadas para la conservación del adecuado ambiente de trabajo?
Mantener un adecuado ambiente de trabajo para el personal es un punto clave para los procesos.
¿Se encuentran planificadas las actividades, plazos y responsabilidades, para asegurar el adecuado
ambiente para los procesos?
Otro punto clave para tener un ambiente adecuado es implementar de manera adecuada las
funciones, responsabilidades y horarios de trabajo para el personal.
7.1.5 recursos de seguimiento y medición
¿Se han planificado operaciones para asegurar la fiabilidad de los recursos a emplear en las
mediciones?
Se debe evaluar que la inversión en recursos para los procesos será eficaz.
¿Se conservan registros de las operaciones de verificación/calibración realizadas?
Los registros son pertinentes en cualquier proceso.
7.1.6 conocimiento de la organización
¿Ha determinado la organización los conocimientos necesarios para la operación de sus procesos y
para lograr la conformidad de sus productos y servicios?
Es importante que la organización indique las pautas y requisitos de sus procesos a todo el personal.
7. 2 competencias
¿Se han emprendido acciones para asegurar o mejorar la competencia del personal de la
organización?
Siempre es mejor para la organización cuando el personal aumenta sus conocimientos
¿Existen evidencias documentadas de la competencia necesaria?
Es importante tener evidencias de que las personas están calificadas para cumplir determinadas
tareas.
7.3 toma de conciencia
¿Se han realizado acciones para asegurar que las personas tomen conciencia de la política de la
calidad y de los objetivos de calidad?
El personal debe entender por qué la política y los objetivos de alto nivel pertinentes en los procesos
y para la organización.
¿Se han realizado acciones para que las personas tomen conciencia de las consecuencias de
incumplir los requisitos del sistema de gestión de la calidad?
Las personas deben ser conscientes de los problemas que pueden tener a nivel personal y que
puede tener la organización por incumplir las normas o leyes.
7.4 comunicación
¿Se encuentra definido que, cuando, a quien como y quien realiza cada comunicación?
Es pertinente definir funciones, roles y responsabilidades para obtener procesos eficientes.
7.5 información documentada
¿La identificación y descripción de los documentos es apropiada?
La documentación debe ser siempre lo suficiente mente clara y legible.
¿La documentación está disponible en los puntos de uso para su consulta?
La documentación debe estar siempre disponible para las partes y procesos pertinentes de la
organización.
7.5 información documentada (continuación)
¿La documentación está protegida adecuadamente contra perdida o uso inadecuado?
Es muy importante tener copias de la documentación por cualquier falla o problema en el sistema,
además de proteger los documentos contra personas mal intencionado para usos que afecten los
procesos o a la organización en general.
¿Se contemplan actividades para el almacenamiento y preservación de los documentos/copias de
seguridad?
La seguridad de la documentación es pertinente para cualquier proceso y para cualquier
organización.
8.1 planificación y control operacional
¿Se han identificado los procesos necesarios para cumplir los requisitos de los clientes?
Los clientes es una de las partes más importantes de una organización.
¿Se controlan los procesos contratados externamente?
Todos los procesos deben estar en constante verificación tanto internos como externos.
8.2 requisitos para los productos y servicios
¿Se han tenido en cuenta los requisitos legales asociados a los productos y servicios?
Saber cuáles son los requisitos que le competen a la organización es determinante.
¿Se conserva toda la información documentada sobre las comunicaciones, requisitos y revisiones
con los clientes (presupuestos, contratos etc.)?
Es muy importante tener evidencia documentada para cualquier proceso.
8.3 diseño y desarrollo de los productos y servicios
¿Existen controles establecidos para cada una de las etapas del diseño?
Es muy importante verificar cada etapa de los procesos.
¿Existe una metodología para validar las salidas del diseño y desarrollo?
Todos los procesos deben estar debidamente verificados antes de salir de la organización.
8.4 control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente
¿Existen criterios para la evaluación, selección, seguimiento del desempeño y la reevaluación de los
proveedores externos?
Como parte pertinente los proveedores deben ser de la mejor calidad.
¿Se comunica a los proveedores externos los requisitos de los procesos, productos y servicios a
proporcionar?
La organización también debe poner pautas para que los proveedores tengan claro que es lo que se
espera de sus productos y servicios.
8.5 producción y provisión del servicio
¿Existen etapas de implementación de actividades de seguimiento y medición, especialmente
previas a la liberación y a la entrega?
Entre más procesos de control se ejecuten de mejor calidad serán los productos y servicios.
¿Se aplican métodos adecuados para la identificación y trazabilidad de las salidas para asegurar la
conformidad de los productos?
Una trazabilidad eficiente es determinante en todas las etapas de los procesos.
8.6 liberación de los productos y servicios
¿Se han establecido los controles oportunos para la liberación del producto?
La liberación del producto es determinante para la organización.
¿Existe información documentada que evidencie la liberación y que permita la trazabilidad de la
misma?
8.7 control de las salidas no conformes
¿Las salidas no conformes son identificadas para prevenir su uso o entrega no intencionada?
Mantener separados los productos no conformes separados ayuda a mantener el buen nombre de la
organización.
¿Se emprenden las acciones oportunas sobre el producto no conforme: corrección separacion,
información al cliente etc.?
Cuando se presentan inconformidades lo ideal es tomar medidas correctivas y no ocultar información
a las partes interesadas.
9.1 seguimiento, medición, análisis y evaluación
¿La organización evalúa el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad?
La calidad es un factor demasiado importante en cualquier organización por eso debe ser evaluado.
¿Existe una metodología definida para realizar el seguimiento de las percepciones de los clientes del
grado en el que se cumplen sus necesidades y expectativas?
Para realizar las mejoras en los productos es esencial la opinión de los clientes.
9.1.3 análisis y evaluación
¿Está definida la metodología de seguimiento, responsabilidades y plazos, de los indicadores?
Todo seguimiento para tomar medidas de mejoras debe tener plazos y responsables.
¿Los indicadores son adecuados para analizar las mejoras y los cambios en el sistema de gestión
de la calidad?
Los indicadores deben ayudar a la mejora continua de la organizacion.
9.2 auditoria interna
¿El alcance de la auditoria y los métodos son apropiados para evaluar la eficacia del sistema de
gestión de localidad?
Una auditoria debe estar bien preparada para abarcar todos los puntos de la organización.
¿Se emprenden acciones para solventar los incumplimientos detectados en las auditorías internas?
Tomar acciones para corregir las inconformidades es fundamental para el avance de la organización.
9.3 revisión por la dirección
¿Existe una metodología definida y una planificación para la realización de las revisiones por la
dirección?
Una manera de obtener resultados eficientes es tener todo planificado.
¿Se está empleando la revisión por la dirección como una herramienta de la mejora del sistema de
gestión de la calidad?
La revisión por la dirección es una metodología de hallar inconformidades muy eficientes.
10.1 generalidades
¿Se contemplan para la mejora las necesidades y expectativas de las partes interesadas?
Las partes interesadas son determinantes para cualquier toma de decisiones.
¿Se contemplan los riesgos y oportunidades para emprender acciones para la mejora?
En cualquier aspecto de la vida los riesgos y oportunidades son determinantes por eso toca
analizarlos profundamente.
10.2 no conformidad y accion correctiva
¿Existe una metodología para el tratamiento de las no conformidades y las quejas?
Para la organización es pertinente resolver las no conformidades y quejas.
¿Se está realizando análisis de las causas de las no conformidades para emprender acciones
correctivas?
Es fundamental conocer el origen de las no conformidades para poder tomar acciones correctivas
desde la raíz.
10. 3 mejora continua
¿Existen evidencias de estas mejoras planificadas por la organización?
Guardar evidencia es lo adecuado para asi analizar si las mejoras son efectivas y para seguir
mejorando.
¿Las mejoras a emprender tienen en cuenta las necesidades y expectativas de las partes
interesadas, el análisis de contexto y los riesgos y oportunidades?
Las mejoras deben precisas, coherentes y tomar en cuenta la organización en general.

2-Imagine que está realizando una auditoría interna a una empresa real o ficticia. Entonces elija 7
numerales diferentes de la norma; de esos 7 suponga que 4 se constituyeron en no conformidades,
porque no cumplieron los requisitos de la norma y 3 se constituyeron en conformidades, porque si
cumplieron los requisitos de la norma. Entonces de cada uno de los 7:
a) Redacte el hallazgo, argumentando el por qué es no conformidad o es conformidad.
b) Nombre la documentación que usted considere se relaciona con ese numeral.
c) Cuál fue el personal entrevistado, es decir los cargos más no el nombre de la persona.
d) En el caso que tenga alguna observación, redáctela.
HALLAZGOS CAFÉ ORIGEN
4.4 SGC y sus procesos
4.4.1 No conformidad:
Se evidencia que no tienen ninguna clase de control o medición de sus procesos además en
ocasiones no tienen en cuenta el presupuesto que necesitan tanto para pagar al personal como para
comprar las materias primas requeridas. Registros, facturas, balances.
4.4.2 No conformidad se evidencia que no conservan información documentada de los procesos
que se realizan en el sitio. Procedimientos, instructivos.
5 liderazgo
5.1 liderazgo y compromiso
No conformidad se evidencia que la alta dirección no tiene ninguna clase de objetivos o metas
trazadas, además no apoyan al personal en cuanto a la mejora del SGC del sitio. Matriz de
objetivos, registros.
5.2 política
5.2.1 establecimiento de la política de la calidad
No conformidad la organización no cuenta con ninguna política establecida.
5.3 roles, responsabilidades y autoridades en la organización
Conformidad se evidencia que se realizan reuniones una vez al mes para hacer mejoras en cuanto
la atención al cliente y problemas internos y para asignar roles y responsabilidades. Listas de
asistencia, actas, fotos, videos.
6 planificación
6.1 acciones para abordar riesgos y oportunidades
No conformidad no se cuenta con ningún plan en caso de riesgos u oportunidades, ni se planean
acciones para lograr la mejora. Matriz de riesgos y oportunidades, listas de chequeo, lista de
objetivos planificados.
7 apoyo
7.1.2 personas
No conformidad se evidencia que en ocasiones no se contratan las personas suficientes para las
labores que requiere el lugar, por lo que los demás empelados se sienten molestos y agotados.
Programas de sst, datos de las personas, registro de datos personales.
7.1.3 infraestructura
Conformidad el lugar cuenta con espacio suficiente para que los clientes y empleados se sientan a
gusto además, el sitio cuenta con buena tecnología para entretenimiento de los clientes y
comunicación de los colaboradores. Las áreas son adecuadas para realizar labores de limpieza,
registros de monitoreo, programas de limpieza y desinfección, protocolos de biodeguridad.
7.2 competencia
Conformidad se evidencia que las personas que allí trabajan, ejercen sus labores a cabalidad
además de tener certificaciones y lo más importante son personas con valores humanos, amables,
atentos y colaboradores, datos de certificación de sus colaboradores, registros asistencia, registro de
horas laboradas.
7.5 información documentada
No conformidad se evidencia que la alta dirección no crea ni conserva información documentada de
sus trabajadores, ni de sus proveedores, ni de servicios públicos. Registros de compras, actas y
registros de proveedores, matrices de indicadores de consumos de servicios públicos.
Entrevistados
Jefe de cocina
Mesera
Bar ténder
Observación
El sitio es muy agradable para pasar unas horas conversando o tomando un café, además cuenta
con muy buena infraestructura, maquinaria de trabajo y personal colaborador. Ajustando unos
cuantos detalles como la documentación, realizar mediciones y trazabilidad para la mejora continua
de sus procesos este sitio seria excelente y tendría más clientes.
Muchas gracias por su comprensión en este momento de situación grave de salud que me ha tocado
enfrentar en mi hogar. DIOS los siga bendiciendo eternamente.