Proceso de Compras Públicas

FASES DE UN PROCESO DE COMPRAS PÚBLICAS

FASE DENOMINACIÓN PASOS
A Fase preparatoria 1-2-3-4-5-6-7-8
B Fase Pre Contractual 9-10-11
C Fase Contractual 12
D Fase de Ejecución 13-14-15-16

Levantamiento y Formalización del PAC

1. Levantamiento del PAC. Las Coordinaciones o Unidades Requirentes (Administrativa,

Financiera, Talento Humano, De hospitalización y Ambulatoria, De Trasplantes,
Medicina Crítica, Diagnóstico – Tratamiento y Enfermería, planifican y elaboran el PAC
(Plan Anual de Compras), en el cual se asignan valores estimados de los productos o
servicios a adquirir.

Nota:
El PAC se elabora anualmente en tres cuatrimestres y cada Unidad Requirente debe
presentarlo hasta el 15 de enero. Este PAC se publica en el SOCE para inicio de
ejecución.

Variables del PAC:

Objeto de contratación
Cuantía
Tipo de compra
Cantidad
Valores unitarios
Valor Total
Tipo de bien o servicio

2. El PAC de cada Unidad Requirente pasa a revisión y aprobación de la Dirección Técnica.

Ejecución del PAC

Fase preparatoria

Nota:
(En el HCAM la Preparatoria es un equipo que está en bajo la Dirección Técnica y en la
Dirección existe Preparatoria en Alimentación y Mantenimiento).

3. Esta aprobación pasa a la Preparatoria (etapa más extensa), quienes realizan, el

estudio de mercado, Términos de Referencia y documentos habilitantes para
determinar el presupuesto o valor referencial del proceso.
 4. De existir cambios en estos valores sean estos de menor o de mayor valor o cambios
de variables, se procede a realizar un informe de reforma y posterior se emite la
reforma en el PAC. Este proceso dura 2 días. La Coordinación de Planificación es quien
elabora la resolución del PAC de cada Unidad Requirente. De existir cambios se hace
una reforma. Caso contrario y que todo este ok, Compras Públicas certifica el PAC.

5. El área de la Fase Preparatoria (la misma que está bajo la Dirección Técnica), solicita la
certificación del PAC a Compras Públicas.

6. Compras emite la Certificación la certificación del PAC.

7. Fase Preparatoria solicita la Certificación Presupuestaria y la Coordinación Financiera

emite la certificación.

8. Las Coordinaciones Generales solicitan el inicio del proceso al AUTORIZADOR DE

GASTO

MONTOS AUTORIZADOS DE GASTO

CGA Coordinación General Administrativa $ 237.298,14
DA Dirección Administrativa $ 677.994,70
GG Gerencia General $ 2.542.480,11
DN Dirección General de Salud $ 6.779.946,95

Con esta autorización inicia la fase pre contractual

9. El proceso es publicado en el Portal de Compras por Compras Públicas. (Sistema Oficial

de Compras Públicas) SOCE.
Nota: en este Portal existe un cronograma con fechas a cumplirse de acuerdo a tipos
de procesos. Ej. Régimen es

10. Se adjudica el proceso, esto significa que se cuenta con el Proveedor Ganador.
Nota: Los pasos 9 y 10 tienen un tiempo estimado para ejecutarse de 1 mes para
subasta

11. Compras Públicas envía el expediente para la elaboración del contrato a Coordinación
General Jurídica.

Fase Contractual
 12. La Coordinación General Jurídica tiene un plazo de 15 días para elaborar y notificar el
contrato al proveedor ganador para firmas

Fase Ejecución

13. Una vez elaborado el contrato, el Administrador de Contrato lo ejecuta.

14. El Administrador de Contrato y delegados recepta bienes o servicios contratados y

realiza la gestión de pago.

15. Para la recepción e ingreso de productos o bienes participan tres delegados (No debe
ser el administrador de contrato o quien participó en la fase pre contractual).

16. El administrador de contrato realiza un informe de recepción planillas de pago para

proceder el cierre y solicitar el pago al proveedor a la Coordinación Financiera. Los
procesos o contratos se cierran con el pago al proveedor.