PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTANDAR POE

N°: DS_PR-124/1
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TITULO: PLANIFICACIÓN DE PRESUPUESTO Y CONTROL DE GASTOS DE

MANTENIMIENTO
Vigente desde: 01/02/2022 Periodo de Vigencia: 3 años

AREA EMISORA
Mantenimiento / Gerencia de Operaciones

I OBJETIVO
1. Definir las politicas para la elaboracion del presupuesto.
2. Controlar los gastos presupuestados de mantenimiento vs ejecutados.
3. Identificar y controlar todo los gastos criticos y no criticos del área.

II ALCANCE
Todos los locales de la compañia: H1, H2, H3, H4 , H5 ,H6 y S1

III FRECUENCIA

 La Planificacion y elaboracion del presupuesto es anual.

 El control del gasto de mantenimiento se dará de manera mensual.

IV DIRIGIDO
1. Gerente de Operaciones.
2. Asistente de Gerencia.
3. Jefe de Mantenimiento.
4. Supervisor de Mantenimiento.
5. Jefe de Proyectos.
6. Asistente Administrativo.

V RESPONSABILIDAD
1. Del Gerente de Operaciones la revision y aprobación del presupuesto.
2. Jefe de Mantenimiento, elaborar el presupuesto y presentarlo a la Gerencia respectiva.
3. Jefe de Proyectos y Asistente de Gerencia, conocer el procedimiento.
4. Asistente Administrativo, registrar el control de gasto anual.

VI GLOSARIO
Presupuesto: Es el plan de operaciones y recursos que se elabora para lograr en un cierto
periodo los objetivos propuestos.

Centro de Costo: Corresponde a los locales donde se registrara el gasto.

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Cuenta Contable: Corresponde a los conceptos de mantenimiento correctivo de equipos

diversos, mantenimiento preventivo de: Equipos diversos, edificios, maquinas, muebles y enseres;
mantenimiento correctivo de: Edificios, equipos diversos, maquinas, muebles y enseres; también
repuestos maquinas, respuestos diversos, energia electrica, agua y en el cual se asignan un
monto cada vez que se genere un gasto.

VII PRECAUCIONES
1. Para la elaboración del presupuesto del año siguiente se tomará en cuenta el historico
ejecutado del preventivo y correctivo.
2. En la elaboracion y control del presupuesto se tendrá en cuenta la criticidad del equipo,
maquina y edificacion.
3. Los montos base para la elaboracion del presupuesto seran gastos reales registrados.
4. Todos los activos deberán tener un codigo de identificacion.
5. En las ordenes de compra que se generen por mantenimiento de equipos y/o maquinas
deberá figurar el respectivo código.
6. Si durante la presentación de los gastos del mes se presentan gastos no presupuestados,
estos deberán ser autorizados solo por la gerencia con el sustento respectivo.
7. Todos los trabajos deberán ser aprobados unicamente por el Jefe de Mantenimiento cuyo
importe de cotizacion no exceda los diez mil soles, pasado ese importe la aprobacion la
dará el Gerente de Operaciones. En ambos casos los trabajos deberán tener cotizaciones
con sus respectivos comparativos a fin de elegir la mejor opcion.

VIII MATERIALES/EQUIPOS
1. Pc o Laptop.

IX PROCEDIMIENTO
ELABORACION DEL PRESUPUPESTO.

1. El área de Finanzas comunica a las gerencias respectivas las fechas a iniciar la

elaboracion y presentación del presupuesto.
2. Jefe de mantenimiento solicita al asistente administrativo el control de gastos del año base.
3. El jefe de mantenimiento armará el presupuesto teniendo como base los gastos mensuales
reportados a la gerencia, al cierre de cada mes.
4. Se usarán los formatos DS_FO-594 (Planilla de presupuesto de mantenimiento) y DS_FO-
595 (Planilla de presupuesto por centro de costo y cuentas)
5. Se usara el formato DS_FO-595 (Planilla de presupuesto por centro de costo y cuenta)
para presentar los costos anuales por el mantenimiento preventivo y correctivo de cada
local y por cada cuenta de un determinado mes.
6. Si durante la revision de las cotizaciones enviadas por los proveedorees para el
mantenimiento preventivo del año, nos enviaran un solo monto anual, este será
fraccionado en base a frecuencia de los programas anuales
7. En el caso de Maquinas y equipos se fraccionará el costo de mantenimiento total en 4
periodos o lo indicado en la programacion anual.
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8. Se consolidara los costos del mantenimiento preventivo, correctivo y servicios basicos de

cada local en el formato DS_FO-594 (Planilla de presupuesto de mantenimiento).
9. En caso el presupuesto armado exceda a los gastos del año base, deberá estar
sustentado y explicar el porque del incremento.
10. Los resultados del presupuesto seran presentados a la Gerencia de Operaciones para su
revision y aprobación.

CONTROL DE GASTO.

1. El control de gasto será llevado por el asistente administrativo bajo supervision del Jefe de
mantenimiento.
2. Reportará mensualmente los Gastos ejecutados vs Gastos presupuestado al Jefe de
Manteniento.
3. El Jefe de mantenimiento revisará y validará el control de gasto, para la presentación a la
Gerencia.
4. Los gastos generados mediante Orden de Compra serán registrados en un archivo excel
teniendo en cuenta los siguientes campos: Mes, descripcion, proveedor, detalle del trabajo,
Codigo y Marca (aplica solo para equipos y maquinas por ser considerados criticos),
cuenta, centro de costo, monto, motivo, fecha de requerimiento, numero de requerimiento,
numero de orden de compra y numero de factura.
5. Cada fin de mes el asistente administrativo descarga un reporte del BPCS de ordenes de
compra y valida con el registro de la plantilla excel las ordenes que ya han sido facturadas
por los trabajos ejecutados, en el caso de que se detecte ordenes de compra activas sin
factura y cuyos trabajo hayan sido ejecutados, se coordinará con el proveedor la entrega
de las facturas. Por otro lado, al cierre del mes, reportar si hay alguna orden de compra
activa y cuyo trabajo no se haya ejecutado en los 15 dias de generada, esta orden de
compra será eliminada.
6. En el caso de las ordenes generadas a inicios de año por plan anual, el gasto se registrará
en el mes que corresponde.

X BIBLIOGRAFIA
Elaboracion Propia.

XI HISTORIAL DE CAMBIOS
1. Versión 01: Actualización e inclusion de formatos DS_FO-594 (Planilla de presupuesto de
mantenimiento) y DS_FO-595 ( Planilla de presupuesto por centro de costo y cuentas)

XII DISTRIBUCIÓN
1. Gerente de Operaciones.
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MANTENIMIENTO
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2. Jefe de Mantenimiento.
3. Jefe de Proyectos.
4. Asistente Administrativo.
5. Asistente de Gerencia.

Elaborado por
Nombre/Cargo: Henrry Aguilar(Supervisor de Mantenimiento)
Fecha: 27-01-2022

Revisado por
Nombre/Cargo: Julio Nicho(Jefe de Mantenimiento)
Fecha: 27-01-2022

Autorizado por
Nombre/Cargo: Evelyn Ramos(Asistente Aseguramiento de Calidad)
Fecha: 28-01-2022

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