Programa de Mantenimiento

de Locales Educativos 2022

 Taller sobre declaración de gastos dirigido a
Responsables de Mantenimiento de I.E. – Ugel
Yungay

Junio 2022
Objetivo del taller

Orientar a los Responsables de Mantenimiento de I.E.

de la Jurisdicción de la UGEL YUNGAY en el
procedimiento de declaración de gastos (DG).
BLOQUE I
Panel de Culminación de Acciones - Declaración de gastos 2022
Cronograma 2022

PANEL DE CULMINACION - DECLARACIÓN DE GASTOS

Responsable Actividad Plazo

Responsable de Registro y envío de Panel de Culminación de Hasta el 29 de Julio de 2022

Mantenimiento Acciones.

Responsable de Registro y envío de expediente de Hasta el 12 de agosto de 2022

Mantenimiento declaración de gastos

Responsable de Levantamiento de observaciones de Hasta el 26 de agosto de 2022

Mantenimiento expediente de declaración de gastos

Especialista UGEL Evaluación y aprobación del expediente de Hasta el 02 de setiembre de 2022

declaración de gastos.
¿Qué es la Declaración de Gastos (DG)?

La declaración de gastos es la rendición de cuentas sobre el

monto transferido y utilizado en el mantenimiento. El
1 responsable de mantenimiento de la IE es el encargado de
registrar la declaración de gastos (comprobantes de pago y
demás requisitos) en el Sistema “Mi Mantenimiento”.

Luego, debe remitir el Expediente de Declaración de Gastos -en

físico o virtual- a la UGEL para su evaluación y aprobación.
2

RECUERDA: el responsable de mantenimiento dispone hasta el 12 de agosto de 2022 para

registrar y enviar el expediente de DG en el Sistema Mi Mantenimiento y a la UGEL para
evaluación.
 Flujograma DG
1. Responsable registra el Panel de
Culminación de Acciones en el
Sistema “Mi Mantenimiento”.
4. Responsable remite el
Expediente de DG en el
Sistema Mi Mantenimiento
para verificación. Y también
envía por mesa de partes (física
o virtual) a la UGEL el
expediente en la DG.
2. Responsable registra la
declaración de gastos (boletas, 3. Responsable consolida el
facturas, recibos por honorarios, expediente de declaración de
declaraciones juradas) y demás gastos con todos los documentos
requisitos, en el Sistema Mi (comprobantes de pago y anexos).
Mantenimiento.
6. Expediente DG
es aprobado.
5. Especialista UGEL/DRE evalúa
el expediente de DG. 8. Responsable subsana
7. Expediente las observaciones y
DG es remite nuevamente el
observado. expediente de DG a la
UGEL.
Contenido de la DG

1. Anexo N°4: Acta de compromiso firmada por el responsable

2. Anexo N° 5: Acta de representantes de la comisión responsable y del CONEI.
3. Acta de conformidad del Comité de Gestión de condiciones operativas o el Que haga
sus veces.
4. Acta de Instalación del Comité Veedor.
5. Disgregado Excel de la FAM.
6. Anexo N° 10: FAM aprobada, suscrita por los integrantes de la Comisión.
7. Acta y/o informe de veeduría.
8. Copia(s) del (de los) voucher(s) de retiros del BN.
9. Copia(s) del (de los) voucher(s) de depósito de las devoluciones en el BN.
10.Anexo 11: Declaración de gastos detallada suscrita por los miembros de la *Comisión.
Contenido de la DG

11. Copia de los comprobantes de pago y/o declaraciones juradas que sustenten los
gastos
12. Anexo N° 7: Panel de culminación de acciones obtenido de Mi Mantenimiento.
13. Panel Fotográfico.

IMPORTANTE: en la Norma Técnica General se indica que los Anexos 4, 7, 10 y 11 son

descargados del sistema “Mi Mantenimiento”. El Anexo N°05 se obtiene de la R.M. N°557-
2020-MIENDU.
 Registro de la DG
Recomendaciones para el registro de comprobantes de pagos y voucher(s) en “Mi
Mantenimiento”...

Voucher(s) del retiro y/o Comprobantes Recibos por Honorarios Declaración Jurada
devolución de recursos
• Se debe corroborar que • Si se adquieren • Si el proveedor prestó • En caso se trate de un
los montos retirados materiales para servicios para varios medio de transporte, se
no excedan el distintos elementos de elementos de debe especificar los
presupuesto asignado. intervención, se intervención. Se tramos, tipo de vía,
deberán desagregar recomienda que su materiales trasladados
• De ser el caso, devolver montos por cada uno RRHH deberá e idealmente los datos
el excedente en la de estos. desagregar montos y de quién prestó el
cuenta correspondiente detalles por cada servicio.
y subir el voucher de • Ingresar toda la elemento de
devolución. numeración completa, intervención.
(de corresponder según incluido el número de
fecha) serie.
Visado de la DG
● Toda la documentación de la DG (comprobantes de pago, voucher(s) de retiros o de
devolución, anexos) deberá ser visada como mínimo por la Comisión Responsable. E
idealmente también por la CONEI.

● En caso no se pueda recabar la firma de alguno de los integrantes de la Comisión

Responsable de manera presencial, si la UGEL y/o DRE lo permite, se puede adjuntar la
firma escaneada o en imagen, las cuales:

1. Deben presentarse con cada documento a validar (autorización del firmante por cada
documento).
2. Deben presentarse con la justificación del firmante que autoriza el uso de su firma (por cada
documento).
3. Pueden ser una fotografía o escaneo de la firma, legible.

Recomendación: en caso la UGEL determine que deben firmar los 06 miembros que
conforman la Comisión Responsable y la CONEI, se debe de contar con todas las firmas
solicitadas.
Expediente de Declaración de Gastos

● Si el responsable de mantenimiento no registró el Panel de Culminación

oportunamente, no podrá enviar la Declaración de Gastos en el Sistema Mi
Mantenimiento.

● En Mi Mantenimiento se puede registrar los comprobantes de pago de forma

progresiva (registros parciales) a medida que avanza el mantenimiento.

● Se recomienda coordinar con el responsable de mantenimiento todos los detalles

requeridos por la UGEL en la DG, antes de que envíe el expediente a verificación.

● Las UGEL deben comunicar los plazos según la Norma Técnica o Cronograma
Alternativo y la forma de presentación del expediente DG (mesa de partes virtual
o física) de manera oportuna a los responsables de mantenimiento.
● Las UGEL deben comunicar al responsable de mantenimiento si el expediente de
declaración de gastos escaneado (total o parcial) debe ser cargado en el Sistema
Mi Mantenimiento.
Presentación DG a la UGEL (modalidad presencial)

Si el expediente de declaración de gastos se envía por Mesa de Partes de la

UGEL…
Si la remisión de la DG se realiza de manera física o
1 presencial, se deberá disponer de 02 copias:

● Una (01) copia es el expediente que queda en custodia de la

UGEL para revisión o ante cuestionamientos en los trabajos
realizados.
2 ● Una (01) copia queda como cargo para el responsable
designado, quien debe mantenerla bajo custodia de la IE,
junto con los documentos originales.
Presentación DG a la UGEL (modalidad virtual)

Si el expediente de declaración de gastos se envía por Mesa de Partes Virtual…

• Deberá contener los documentos de pago y voucher(s) originales

escaneados.
1
• Deberá conservar la confirmación del registro del expediente en la
plataforma virtual de la UGEL.

• En caso lo requiera, el responsable designado puede solicitar su

2 expediente de declaración de gastos fedateado a la UGEL.
Evaluación y aprobación expediente de DG

• El especialista UGEL/DRE tiene plazo hasta el 02 de septiembre de

2022 para evaluar y aprobar el Expediente de Declaración de Gastos.

1 • La UGEL/DRE puede realizar visitas a la IE en caso de controversias o

revisión de trabajos ejecutados.

• El especialista UGEL/DRE debe promover el involucramiento de otras

áreas de la UGEL/DRE para la evaluación del expediente DG.

2 • El expediente de declaración de gastos revisado es devuelto

responsable de mantenimiento y debe permanecer en la IE.
Observación del expediente DG por la UGEL

• Las observaciones pueden ser de dos tipos: las que se encuentran en la

Declaración de Gastos del Sistema “Mi Mantenimiento” y las que
corresponden a errores en la presentación del Expediente de Declaración
de Gastos (físico o virtual).
1
• En caso de presentar observaciones en el registro, el especialista UGEL
deberá describir las observaciones en el Sistema “Mi Mantenimiento”. El
responsable de mantenimiento deberá subsanarlas y enviar nuevamente la
DG para verificación.
2
• Los errores más frecuentes son: boletas con tachaduras o ilegibles,
documentos incompletos, firmas incompletas, los insumos en la
declaración de gastos se registraron de forma desagregada, etc.
Recomendaciones generales

• Es necesario iniciar el registro de Panel de Culminación de Acciones, antes del registro de

la declaración de gastos. Luego, ambos registros podrán realizarse en “Mi Mantenimiento”
de forma paralela. Tener en cuenta que el PC debe terminar de completarse antes del plazo
establecido por la Norma Técnica Específica.
1
• Las UGEL y/o DRE deben comunicar oportunamente las directrices para la presentación de
documentos o si requieren requisitos adicionales.

• Coordinar con el responsable de mantenimiento, la forma adecuada de presentar la

subsanación
2 del expediente de DG. En caso de presentar observaciones de carácter
documentario en la DG, notificar al responsable de mantenimiento, indicar el plazo que
dispone para resolverlas y recalcar que deben remitir el expediente nuevamente a la
UGEL.
Recomendaciones generales

Recordatorio sobre instalaciones complementarias: elemento de

intervención 16

Especialista de
infraestructura
Para los locales educativos que cuenten con la
UGEL aprobación de la ejecución de acciones en el elemento
de intervención 16 - “instalaciones complementarias”,
la UGEL deberá realizar la visita de inspección y
supervisión correspondiente hasta el último día del
registro de panel de culminación de acciones (29 de julio
de 2022).
Sobre observaciones al expediente DG
Firmas

RM N° 557-2020-MINEDU

6.6.2. Revisión y verificación de declaración de gastos

e) En caso el expediente de la declaración de gastos presentado por el

responsable designado no cuente con la firma de uno de los miembros de la
Comisión, o quien haga sus veces, la UGEL podrá realizar la visita al local
educativo con el fin de constatar la ejecución de los trabajos e informar a la
instancia correspondiente en caso de encontrar observaciones.
Luego del registro DG

RM N° 016-2022-MINEDU

6.7. Evaluación final por parte de las II.EE.

Una vez culminado el procedimiento de registro de Declaración de Gastos, el

responsable de mantenimiento deberá registrar en el sistema “Mi
Mantenimiento” las acciones de mantenimiento que no lograron atenderse con
los recursos asignados, a fin de facilitar la programación de acciones para el
siguiente periodo de intervención. Para ello se registrará una nueva versión del
formato del Anexo N° 3. Ficha de acciones de mantenimiento.
BLOQUE II
Ética en la función pública
¿Por qué hablar de ética pública en el Programa de
Mantenimiento?
• Porque somos Servidores Públicos
• Estamos sujetos a, entre otras normativas, a la Ley del Servicio
Civil - Ley Nº 30057 (2013) y Ley del Código de Ética de la Función
Pública Ley Nº 27815 (2002) y su reglamento
• Entre las Principios de la Ley del Servicio Civil encontramos:
• Transparencia.
• Rendición de cuentas de la gestión.
• Probidad y ética pública: El Servicio Civil promueve una
actuación transparente, ética y objetiva de los servidores
civiles. Los servidores actúan de acuerdo con los principios y
valores éticos establecidos en la Constitución y las leyes que
requieran la función pública.
¿Qué es la ética pública?
Desempeño de los servidores públicos basado en la
observancia de valores, principios y deberes que garantizan el
profesionalismo y la eficacia en el ejercicio de la función
pública.

Los fines de la función pública son el Servicio a la Nación, de conformidad con

lo dispuesto en la Constitución Política, y la obtención de mayores niveles de
eficiencia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atención a la
ciudadanía.
Ley N°27815 - Código de Ética de la Función Pública

Indica los principios, deberes y prohibiciones

éticos para los servidores públicos de las
entidades de la Administración Pública, como los
locales educativos:

● Establece el principio de PROBIDAD

● Indica como deber la RESPONSABILIDAD.
● Prohíbe OBTENER VENTAJAS INDEBIDAS.
Ley N°27815 - Código de Ética de la Función Pública

PRINCIPIOS DEBERES PROHIBICIONES

1. Respeto 1. Neutralidad 1. Mantener Intereses de

2. Probidad 2. Transparencia Conflicto
3. Eficiencia 3. Discreción 2. Obtener ventajas
indebidas
4. Idoneidad 4. Ejercicio Adecuado del
Cargo 3. Realizar actividades de
5. Veracidad Proselitismo Político
6. Lealtad y Obediencia 5. Uso Adecuado de los
Bienes del Estado 4. Hacer mal uso de
7. Justicia y Equidad información privilegiada
6. Responsabilidad
8. Lealtad al Estado de 5. Presionar, Amenazar y/o
Derecho Acosar
¿Cómo practicar la Ética del Programa de Mantenimiento?

La correcta gestión de los recursos

asignados ayuda a que nuestros locales
educativos cuenten con mejores Transparencia

condiciones a favor de la comunidad

educativa:

Eficiencia Equidad

Recordemos los valores y

principios éticos del programa
de mantenimiento
Legalidad
Es Responsabilidad del Responsable de Mantenimiento

• Enviar información veraz y fidedigna relacionada a los gastos

incurridos durante las acciones de Mantenimiento en la IE.
• Cumplir con los Deberes del Código de Ética de la Función Pública &
los valores y principios del Programa de Mantenimiento durante el
diagnóstico de necesidades de mantenimiento en las IE, la ejecución
de acciones y la rendición de cuentas/declaración de gastos.
• Recomendación: ser sumamente cuidadosos con el uso y declaración
de recursos asignados.

Trabajar de manera coordinada con las Comisiones

Responsables a fin de cumplir con los objetivos del Programa
de Mantenimiento.
Es Responsabilidad del Responsable de Mantenimiento
Sobre el correcto uso de los recursos asignados, considera que…

● La presentación de documentos falsos o imprecisos en la Declaración de Gastos.

● La malversación de fondos asignados a los Locales Educativos a ser gestionados por los
Responsables (no “asignados” a ellos).
● La acreditación de gastos en los que no se incurrió.
● El uso de recursos para actividades externas al programa.
● No devolver los saldos no utilizados del recurso asignado.
● Obtener ventajas personales.

Son actos que van en contra de los principios del Programa de Mantenimiento y la ética de la
función pública, los cuales obstaculizan el logro de los objetivos del Programa y pueden dar lugar
a sanciones administrativas, civiles o penales a los responsables.

Responsables pueden utilizar los canales disponibles para obtener asistencia técnica por parte de las Ugel –
DRE durante la ejecución y cierre del Programa de Mantenimiento.
Es Responsabilidad de la Ugel - DRE
Evaluar la documentación remitida en el expediente de Declaración de
gastos y verificar el buen uso de los recursos.

Ello implica:
1. Conocer las posibilidades y límites de la Norma Técnica vigente para
cumplirla y asegurar su cumplimiento.
2. Informarse sobre los plazos vigentes y cumplirlos
3. No aprobar declaraciones de gastos que presenten irregularidades
4. Poner en conocimiento de los órganos competentes sobre las
irregularidades detectadas en uso de los recursos asignados para las
acciones de Mantenimiento / Acondicionamiento
Es Responsabilidad de la Ugel - DRE
En caso se detecten irregularidades:

1. Prioriza el seguimiento de las acciones de mantenimiento e

implementa medidas de control o supervisión inmediatas en los
locales donde encuentres indicios de irregularidades.
2. Acompaña de cerca las actividades de mantenimiento en los locales,
con mayor cuidado en LE cuyos responsables presenten
irregularidades y/o cuenten con denuncias en su contra.
3. Solicita el bloqueo de la cuenta del responsable del local en cuestión
en el Sistema “Mi Mantenimiento”.
4. Informa a las instancias correspondientes con la finalidad de iniciar las
acciones administrativas y/o legales que conduzcan al recupero del
recurso.
BLOQUE III
Ejemplos, diálogo con los participantes y resolución de preguntas
Ejemplo 1

Declaración Jurada (DJ)

• La declaración jurada (DJ) está permitida en lugares sin zonas registrales

de SUNAT y para servicios en los que no se puede obtener boleta o
comprobante de pago.

• Debe de sustentarse adecuadamente y previa coordinación con el

especialista de la UGEL.

• Las declaraciones juradas siempre son a nombre del responsable de

mantenimiento de la IE.

• Recuerda, las DJ deben ser visadas por los miembros de la Comisión.

Ejemplo 1
Consignar los datos del responsable
de mantenimiento (nombre, DNI) y
los datos de la de la IE
(nombre y código de local)

Consignar datos del proveedor

y los datos de la movilidad y
monto

Detallar elementos
transportados

Se recomienda tomar fotografía

del medio de traslado, en que
preferentemente se visualice la
placa de la movilidad.

Detallar ruta y/o

tramos de transporte
e los a
rm as d s de l
Considerar fecha Fi mbro
máxima de mie isión.
emisión hasta el Com
Ejemplo 2

Declaración de gastos en el Sistema Mi Mantenimiento

Ingresar a Mi
Mantenimiento

Estado de la DG
Sin Registrar

Iniciar en el panel,
mediante el botón
declaración de
gastos
Ejemplo 2

Declaración de gastos en el Sistema Mi Mantenimiento

Iniciar el proceso
haciendo click en
el botón
declaración de
gastos
Ejemplo 2
Al ingresar se habilita el panel de declaración de gastos

Primero ingresar
los comprobantes
en Documento
Sustento
Ejemplo 2

Ingresar los documentos sustento

Ejemplo 2
Ingresar los datos del documentos sustento: RUC, fecha,
tipo comprobante, N° de comprobante y foto
Ejemplo 2
Ingresar los datos del documentos sustento: RUC, fecha,
tipo comprobante, N° de comprobante y foto
Ejemplo 2

Datos ingresados en el documento de sustento

Ejemplo 2

Datos ingresados en el documento de sustento

Ejemplo 2
Declaración de gastos en el Sistema Mi Mantenimiento
Ejemplo 2

Datos ingresados en el documento de sustento

Ejemplo 2
Registrar gastos incurrido en materiales y mano de obra
Ejemplo 2
Registrar gastos incurrido en materiales y mano de obra
Ejemplo 2
Registrar gastos incurrido en materiales y mano de obra
Ejemplo 2
Registrar gastos incurrido en materiales y mano de obra
Ejemplo 3
Transporte
Ejemplo 3
Continuar registrando y para finalizar, cargar el Acta CONEI, Descargar DG en Vista Previa y
Enviar DG para Verificación

Recuerda informar al responsable si es un requisito para la aprobación de la DG que el Expediente se suba en el sistema
Ejemplo 4
Sin cargar el Acta CONEI, la DG no puede enviarse a
verificación
Ejemplo 5
Sin el panel de culminación de acciones, la DG no puede
enviarse a verificación
Ejemplo 6

Agregar una observación en la declaración de gastos

Ejemplo 6

Agregar una observación en la declaración de gastos

Ejemplo 6

Agregar una observación en la declaración de gastos

Ejemplo 7
Fotos heredadas del panel de culminación de acciones
Clausura del Taller

¡Gracias por su asistencia!

OFICINA DE INFRAESTRUCTURA UGEL YUNGAY
Responsables: Ing. Frenzy Robles.

Ing. Cristian Aranda