TEMA III: AUDITORIA DEL ACTIVO FIJO.

            3.1    Cédula sumaria del activo fijo.

Cédulas sumarias o de resumen son aquellas que contienen el primer

análisis de los datos relativos a uno de los renglones de las hojas de
trabajo y sirven como nexo entre ésta y las cédulas de análisis o de
comprobación.

Las cédulas sumarias normalmente no incluyen pruebas o

comprobaciones; pero conviene que en ellas aparezcan las
conclusiones a que llegue el Auditor como resultado de su revisión y de
comprobación de la o las cuentas a la que se refiere.

Documentación de debilidades y excepciones advertidas.

Circunstancia descrita por el auditor en el informe de auditoría y que da

lugar a una opinión con salvedades, siempre que sea significativa en
relación con las cuentas anuales tomadas en su conjunto. Se producirá
cuando concurran una o varias de las situaciones descritas a
continuación:

-Limitación al alcance del trabajo realizado. -Errores o incumplimiento

de los principios y normas contables generalmente aceptadas,
incluyendo omisiones de información necesarias. -Incertidumbres cuyo
desenlace final no es susceptible de una estimación razonable.-Cambios
durante el ejercicio, con respecto a los principios y normas contables
generalmente aceptadas en el ejercicio anterior.

            3.2     Programa interino y evaluación del control interno.

En muchas ocasiones, cuando se habla de controles internos las

percepciones de su significado son muy distintas, dependiendo del
usuario, preparador, auditor o dirección. Para algunos usuarios, control
interno se refiere a los procedimientos de conciliaciones y
autorizaciones; para otros, pudieran ser los controles relativos a fraude;
y para otros, ser solo políticas y procedimientos establecidos en las
empresas. Sin embargo, de manera general se puede comentar que los
controles internos son las respuestas de la administración de una
empresa o negocio para mitigar un factor identificado de riesgo o
alcanzar un objetivo de control. Los objetivos de los controles internos
pueden agruparse en cuatro categorías:

Estratégicos. De información financiera.

De operaciones. De cumplimiento de las disposiciones legales y

reglamentos.

Si bien las empresas requieren establecer controles internos para

mitigar los riegos asociados con estos temas; para efectos de la
auditoría de estados financieros, el control interno relevante es el
relacionado con la información financiera. En el presente artículo se
analizará la evaluación del control interno y sus componentes en la
auditoría de estados financieros, tomando en cuenta las disposiciones
de las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) para efectos de
exponer la finalidad, el alcance y la naturaleza del control interno sobre
la información financiera, incluyendo los cinco componentes que debe
evaluar el auditor de los estados financieros.

            3.3     Conclusión Interina.

Finalización de la auditoría

La auditoría se dará por finalizada cuando se hayan realizado todas las

actividades de auditoría planificadas. ISO 19011 también establece que
esta podrá darse por finalizada si se ha acordado de otro modo con el
cliente de la auditoría

La información documentada que pertenezca a la auditoría se podrá

conservar o eliminar, según hayan acordado las partes
implicadas. Siempre se tendrá que actuar de acuerdo con el programa
de auditoría y los requisitos aplicables.

Salvo por exigencia legal, el equipo auditor y las personas responsables

de la gestión del programa de auditoría no podrán revelar ningún tipo de
información que haya sido obtenido a lo largo del proceso de
auditoría. Tampoco se podrá informar a ninguna parte del resultado o
conclusiones recogidas en el informe de la auditoría, sin contar con la
aprobación del cliente auditado. Si se hiciera necesario desvelar el
contenido de un documento de la auditoría, el cliente de la auditoría y el
auditado deberían ser informados tan pronto como se pueda.

La confirmación de que se han cumplido los objetivos de la auditoría

dentro del alcance de la auditoría, de acuerdo con el plan de auditoría.

Todo auditor tiene la responsabilidad de elaborar un informe de

auditoría debidamente estructurado, libre de incorrección material,
fraude o error, donde deje constancia de la veracidad de los estados
financieros de una empresa. Para lograrlo, cuenta con una serie de
herramientas enmarcadas en las Normas Internacionales de Auditoría –
NIA–.

Los resultados de la auditoría son dependientes del engranaje del

equipo de auditoría con la organización sometida al proceso de revisión,
puesto que en la parte inicial se requiere de la selección y aplicación de
los procedimientos de auditoría pertinentes y ajustables a la entidad.

            3.4     Programa de fin de año de activo fijo.

¿Cuándo un activo fijo ha llegado al final de su vida útil?

Cuando un activo fijo ha llegado al final de su vida útil, por lo general

siempre conserva algún valor; así sea como chatarra. Este valor recibe
el nombre de valor de salvamento o valor de desecho.

La depreciación es una transacción periódica que reduce normalmente

el valor del activo fijo en el balance de situación y que se carga como un
gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias.

La depreciación es el mecanismo mediante el cual se reconoce contable

y financieramente el desgaste y pérdida de valor que sufre un bien o un
activo por el uso que se haga de el con el paso del tiempo.
La depreciación de los activos fijos es más que un mero procedimiento
contable y matemático. La depreciación tiene un gran efecto financiero,
que quizás sea lo más importante.

Al existir la depreciación se puede llevar al gasto o al estado de

resultados el desgaste sufrido por los activos, en consecuencia, al
existir un gasto la utilidad se ve disminuida toda vez que la utilidad es
resultado de restar a los ingresos los gastos y costos.

            3.5     Pruebas de adiciones y retiros de activo fijo.

Prueba de adiciones

ANALISIS DE ADICIONES Y RETIROS

El análisis de adiciones y retiros es una prueba de auditoría, que se

realiza una vez que ha confeccionado la Cédula de trabajo de revisión
de registros de años anteriores, o bien cuando se realiza la auditoría a
una misma empresa por dos o más ocasiones.

El análisis de adiciones y retiros consiste en una comprobación de los

movimientos ocurridos (débitos y créditos) en la cuenta de activos, para
determinar si tales anotaciones son procedentes y se ajustan a los
principios de contabilidad generalmente aceptados. Para confeccionar
la Cédula de trabajo análisis de adiciones y retiros, el estudiante
utilizará una hoja de cuatro columnas, en la que realizará las siguientes
anotaciones:

a. En el primer renglón del encabezado, el nombre de la empresa sujeta a la auditoría; en el

segundo, “Sección de activos fijos”; en el tercero, “Análisis de adiciones y retiros”.

b. En el extremo superior derecho de la hoja, la identificación de la cédula de trabajo, que

podría ser “F-4”.

c. En el encabezado para títulos, primer renglón de la columna

matriz, “Descripción”, que corresponde al nombre o identificación del activo fijo que se
estudiará.

d. En el encabezado para títulos, primer renglón de la primera columna, “Debito”,

espacio que se usará para las adiciones a las cuentas de activos, según los registros contables
que es verificación en orden cronológico.

e. En el segundo renglón del encabezado para títulos, columna dos, “Créditos”, que se utiliza
para anotar los retiros a las cuentas de activos,

según los registros contables que se verificarán en orden cronológico.

f. En el primer renglón del encabezado para títulos, columnas tres y cuatro, “Observaciones”,
para que el auditor indique los comentarios que considere necesarios.

(Nota: Una vez que se dispone de la cédula elaborada en los términos indicados, el auditor
procede a revisar los balances de comprobación mensuales de la empresa (en orden
cronológico), en lo que se refiere a las cuentas de activos fijos.

Cada vez que se localice alguna anotación, al “debe” o al “haber” de la cuenta, la consigna en la
columna dos o tres de la hoja de trabajo, según sea el caso, y de seguido debe dejar constancia
en la hoja de los siguientes aspectos.

Descripción del artículo comprobado o retirado. Fecha de la adquisición o del retiro.

Vida útil.

Depreciación mensual y anual. Origen de la anotación. Documentos de respaldo.

Autorización para compras o ventas, según sea el caso.

Si se realizó el ajuste a las cuentas de depreciación acumulada en caso de retiros.

Procede de igual forma con todos los débitos y créditos que localice en los registros contables.)

g. En el renglón siguiente a aquél en que finalizó el trabajo descrito en la nota anterior, el total
vertical de la columna de débitos y de créditos.

h. Un renglón más abajo del total indicado en el punto anterior, el total de los activos fijos al
inicio del período anterior, en la columna de los débitos. i. En el renglón siguiente al total de los

activos fijos del punto anterior, el resultado de sumar al total de activos fijos al inicio del
período anterior, el monto de la columna de los débitos, y

el restarle al nuevo total el monto de los créditos.

j. Al lado derecho del resultado obtenido en el punto anterior, se identifica con un símbolo
específico la coincidencia (o diferencia), del monto obtenido en relación con el total de la
cuenta de activo fijo que se consigna en el balance de situación en la fecha del cierre del
período en estudio.
(Si hubiera diferencia debe realizarse una investigación para determinar su origen y corregir la
hoja de trabajo o

plantear los asientos de ajuste o reclasificación que fueren necesarios, dejando constancia de
ello en la hoja de trabajo.)

k. Inmediatamente después de apuntadas la coincidencia o diferencia del punto anterior, las

deficiencias de control interno que existan, procediendo conforme se indicó en la sección
respectiva a la aplicación del control interno.

(Aquí no se señalan las deficiencias, justamente con el propósito de que el estudiante las
identifique y realice el proceso de anotación de símbolos en la hoja de trabajo (CI-x), así como
la transcripción de esa información a la Cédula resumen de deficiencias de control interno.)

l. Al pie de la hoja columnar, después de las deficiencias de control interno. Si las hubiere, los
asientos de ajuste o reclasificación que fueren necesarios para corregir el saldo de las cuentas
revisadas.

m. En la parte inferior de la hoja columnar, debajo de los asientos de ajuste o reclasificación, si
los hubiere, una explicación de la simbología utilizada en esta cédula de trabajo, tal y como ha
sido expuesto en el Tema I. n. Al pie de la Cédula de trabajo análisis

de adiciones y retiros, la firma del auditor y la fecha en que este ejecutó el trabajo, así como la
firma de quien efectuó la revisión.

ñ. En el programa de auditoría, el número con que identificó la Cédula de trabajo análisis de

adiciones y retiros.

o. En la hoja de análisis de tiempo, el tiempo, el tiempo utilizado en la confección de la Cédula

de análisis de adiciones y retiros.

Retiro de activos fijos.

Los activos deben ser cancelados del balance cuando hayan sido objeto
de venta o se hayan retirado de uso de forma permanente, siempre que
no se espere obtener beneficios económicos adicionales. Las pérdidas
o ganancias derivadas del retiro o venta deben ser reconocidas en la
cuenta de resultados del ejercicio (los beneficios no deben ser
clasificados como ventas) y deben ser calculadas como la diferencia
entre:

- El valor en libros del activo, y

- El valor neto que se estima obtener por la venta.

Si previamente se ha registrado una revalorización en la cuenta de
patrimonio, la baja del inmovilizado supondrá el traspaso del superávit
de la cuenta de revalorización a la de reservas sin pasar por la cuenta de
resultados

En el momento de vender o dar de baja un activo, el valor de venta o

baja debe registrarse para calcular y anotar las ganancias o las
pérdidas. Un movimiento de venta o baja debe ser el último movimiento
registrado de un activo. Puede registrar más de un movimiento de venta
o baja en activos fijos que desea dar de baja parcialmente. El total de
todos los importes de venta o baja registrados debe ser un abono.

            3.6     Cómputos globales de depreciación.

Para obtener un mejor entendimiento del negocio del cliente, desde la

planeación se deben hacer procedimientos analíticos, con lo cual se
pueden señalar las pruebas de auditoría y determinar en qué fase de la
misma podemos realizar otros procedimientos analíticos, como
CÁLCULOS GLOBALES que combinados con las pruebas de controles
nos den satisfacción de auditoría para establecer la razonabilidad de las
cifras en los estados financieros.

“Procedimientos analíticos\” (según Normas Internacionales de

Auditoría) significa el análisis de índices y tendencias significativos
incluyendo la investigación resultante de fluctuaciones y relaciones que
sean inconsistentes con otra información relevante o que se desvían de
las cantidades pronosticadas.

Controles y pruebas
Dependiendo de la confianza en los controles y pruebas de detalle, el
auditor determinará la utilización de pruebas de cálculos globales en
sus pruebas sustantivas para minimizar el riesgo de detección y agilizar su
proceso de evaluación, entre ellos, se pueden hacer cálculos globales

Ingresos
Honorarios
Comisiones
Nómina
Amortizaciones de Seguros
Depreciación de activos fijos
Intereses por inversiones u obligaciones financieras
Arrendamientos
Y de cualquier otro componente de los estados financieros donde se
pueda analizar tendencia de un comportamiento esperado.

Para realizar un cálculo global, es necesario contar con información

válida y suficiente del comportamiento, normas legales, políticas y del
sector para determinar el grado de confiabilidad de nuestras pruebas
analíticas en un momento determinado.

Como auditores debemos determinar la importancia relativa relacionada

con el riesgo de auditoría para cuantificar la materialidad y tolerancia de
errores materiales (diferencias entre el monto evaluado y el saldo
contable). No debemos perder de vista que la acumulación de pequeños
errores puede afectar en un momento determinado la razonabilidad de
las cifras en los estados financieros.

Quiero compartir un ejemplo sobre el diligenciamiento del papel de

trabajo para el cálculo global de depreciación del gasto del periodo,
utilizando como tasa de depreciación un porcentaje promedio de
acuerdo con las fechas de adiciones o retiros de activos fijos.

Para efectos de determinar la tasa promedio a utilizar en el cálculo

global, se utiliza una regla de tres simple, es decir, se calcula el
porcentaje de depreciación proporcional al tiempo de existencia del
activo durante el año. Sin embargo, cuando el comportamiento de las
adiciones y retiros durante el año ha sido uniforme, es decir, sin valores
sustancialmente significativos al inicio o final del período, es posible
realizar el cálculo global utilizando como tasa de depreciación para las
adiciones y retiros el 50% de la tasa de depreciación aplicable al activo.

            3.7     Cruce de referencia con la cuenta de gastos de

depreciación.

El cruce de referencias es de utilización general en auditoría, y tiene por

objeto» relacionar» los datos reflejados en distintos papeles de trabajo,
facilitando su seguimiento. Es equivalente a un cuadre interno de los
papeles de trabajo. Archivo de la documentación.
Contablemente se considera a la depreciación como un costo o gasto
en que incurre una empresa por el uso de sus activos fijos como
edificios, vehículos, maquinaria, entre otros, y se utiliza como
procedimiento para reducir el valor de dichas inversiones haciendo
cargos que afectan al estado de resultados a través del tiempo.

Se considera como costo cuando los activos que la generan se

encuentran directamente involucrados en el proceso productivo
(Ejemplo: maquinaria). Es un gasto cuando dichos activos no hacen
parte directa en la producción de un bien o servicio (Ejemplo: el
vehículo que la empresa ha puesto a disposición del gerente general).

La depreciación debe analizarse desde dos puntos de vista:

1. No reduce la posición de efectivo de una empresa, tal y como lo haría

la compra de materia prima, de materiales directos y otros rubros que sí
afectan la liquidez de la compañía.

2. Si afecta las utilidades operacionales del ejercicio y por lo tanto, a las

utilidades antes de impuestos.

Existen diferentes métodos para calcular la depreciación. Sin embargo,

el más usado en Colombia es la depreciación en línea recta. El método
aplicado depende de las estrategias y políticas de la empresa en materia
de liquidez y rentabilidad. Una depreciación acelerada, por ejemplo,
implica altos costos por depreciación en los primeros años de vida del
activo afectando las utilidades operacionales y por consiguiente la
rentabilidad de la empresa. Sin embargo, al disminuir las utilidades
operacionales los pagos por impuestos serán menores lo cual
favorecerá a la liquidez de la compañía.
Una depreciación lenta conlleva bajos cargos al estado de ganancias y/o
pérdidas ocasionando unos resultados operacionales mucho mayores
que en el método de depreciación acelerado; en términos de
rentabilidad esta estrategia favorece a la compañía, pero afecta a la
liquidez cuando se incrementan los cargos fiscales (impuestos).

En finanzas, la depreciación juega un papel importante, especialmente

en lo que se refiere a la elaboración de los flujos netos de efectivo.

            3.8     Conclusión del área de activo fijo.

En conclusión, Los activos, desde el punto de vista contable,

representan los bienes, derechos y otros recursos controlados
económicamente por la empresa, resultantes de sucesos pasados, de
los que se espera que la empresa obtenga beneficios o rendimientos
económicos en el futuro.

a importancia de los activos se usa para calcular la importancia de la

orden de trabajo durante la programación de esta. Es decir, se usa para
calcular hasta qué grado un trabajo de mantenimiento de un activo
afecta a la programación de producción y la productividad de la
empresa.