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9.

7CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo, pueden clasificarse desde dos puntos de vista: Por su
uso y su contenido.

9.7.1 POR SU USO

De acuerdo a la utilización que tengan los papeles de Auditoría en el período


examinado o en varios períodos de clasifican en Archivo de la Auditoría y
Archivo Continuo o Permanente de Auditoría

9.7.1.1 ARCHIVO DE LA AUDITORÍA

Son papeles de uso limitado para una sola Auditoría; se preparan en el


transcurso de la misma y su beneficio o utilidad solo se referirá a las cuentas,
a la fecha o por período a de que se trate. El contenido del archivo de la
auditoría puede ser:

 Estados financieros del período sujeto a examen y el período anterior


 Hojas de trabajo de los estados financieros sujetos a examen
 Cédulas sumarias de los rubros de los estados financieros
 Cédulas analíticas y subanalíticas de las cédulas sumarias
 Resultados de las circularizaciones
 Análisis de las pruebas de auditoría practicadas
 Documentos preparados por el cliente utilizados en la auditoría

9.7.1.2 ARCHIVO CONTINUO DE AUDITORÍA

Como su nombre lo indica, son aquellos que se usarán continuamente siendo


útiles para la comprobación de las cuentas no sólo en el período en el que se
preparan, sino también en ejercicios futuros; sus datos se refieren
normalmente al pasado, al presente y al futuro.

Este expediente debe considerarse como parte integrante del conjunto de


papeles de trabajo de todas y cada una de las auditorías a las cuales se refieran
los datos que contiene. También se conoce como el archivo permanente. El
contenido del Archivo Permanente puede ser:

 Historia de la Compañía
 Contratos y Convenios a largo plazo
 Sistema y Políticas Contables
 Estados Financieros de los últimos años
 Estado Tributario
 Conclusiones y recomendaciones de las últimas auditorías
 Hojas de trabajo de la última auditoría

9.7.2 POR SU CONTENIDO

De acuerdo al contenido de cada papel de trabajo, estos se clasifican en Hojas


de Trabajo, Cédulas Sumarias y Cédulas Analíticas

9.7.2.1 HOJA DE TRABAJO


Son hojas multicolumnares en las cuales se listan agrupamientos de cuentas
de mayor con los saldos sujetos a examen. Sirven de resumen y guía o índice
de las restantes cédulas que se refieran a cada cuenta. Estos papeles
representan los estados financieros en conjunto. Aquí se inicia la técnica del
análisis pues se empieza a descomponer el todo en unidades de estudio más
pequeñas. El método usado es el deductivo. Puede hacerse este listado como
simple balance de comprobación, sin buscar orden alguno en las cuentas; pero
se encontrará muy conveniente hacerlo siguiendo el ordenamiento del Balance
General y del Estado de Resultados.

Cada rubro de la Hoja de Trabajo estará representado por una Cédula


Sumaria. Es de advertir que no necesariamente el rubro debe representar una
cuenta de mayor, pues a criterio del Auditor, este puede agrupar dos o más si
así se le facilita el examen. El criterio para agrupar las cuentas en cédulas
sumarias es la homogeneidad de las cuentas agrupadas, pues se requiere que
las conclusiones del examen del grupo sea aplicable a todas la cuentas
examinadas.

Las hojas de trabajo contendrán los saldos del ejercicio anterior con el fin de
hacer comparaciones. También se anotarán en estas hojas de trabajo los
ajustes y reclasificaciones que resulten de la revisión, para obtener en ellas las
cifras finales o de Auditoría que son las referidas en el dictamen.

El esquema de una Hoja de Trabajo es el presentado cuando se describió la


estructura de las cédulas de auditoría. Es importante destacar que la columna
que contiene los saldos a examinar representa el primer término de la ecuación
de auditoría, es decir, la evidencia primaria. Estos saldos son la primera
evidencia que el auditor tiene acerca de los estados financieros a
dictaminar, por tanto él debe comprobar la razonabilidad de estos saldos para
emitir su opinión, en otras palabras debe obtener evidencia corroborativa de
esta evidencia primaria para encontrar la evidencia suficiente y competente
que le exige la norma relativa a la ejecución del trabajo.

La obtención de evidencia corroborativa, constituye en sí el trabajo de campo


y es la labor más dispendiosa de la auditoría. Esta evidencia corroborativa se
obtiene por medio de técnicas y procedimientos de auditoría, las cuales tienen
el propósito de convencer al auditor y solo al auditor de la razonabilidad o no
de los saldos sometidos a examen. Dado que estas técnicas y procedimientos
de auditoría solo buscan convencer al auditor, este tiene la plena autonomía de
determinar las técnicas a aplicar y el alcance de las mismas, cualquier
interferencia en la aplicación de las técnicas y procedimientos que el auditor ha
decidido se constituye en una limitación al alcance del examen y amerita una
salvedad en el informe, en el párrafo del alcance, la cual puede tener
trascendencia en el párrafo de la opinión si el auditor por medio de otras
técnicas y procedimientos alternativos no logra obtener evidencia suficiente y
competente.

En la hoja de trabajo, la evidencia primaria la constituye los saldos a


examinar los cuales se encuentran en la columna "Saldo a Dic. 31 año de
examen", mediante el uso de técnicas y procedimientos de auditoría, que
ocupan la labor del trabajo de campo se encuentra la evidencia corroborativa,
la cual se plasma en las columnas "Ajustes y Reclasificaciones" si existen
discrepancias con la evidencia primaria. A continuación se obtiene la
evidencia suficiente y competente que es el saldo que le consta al auditor el
cual se encuentra en la columna "Saldo a dic. según auditoría"

Esquema de una Hoja de Trabajo para Activos:

9.7.2.2 Cédulas sumarias o de resumen


Son aquellas que contienen el primer análisis de los datos relativos a uno de
los renglones de las hojas de trabajo y sirven como nexo entre ésta y las
cédulas de análisis o de comprobación.
Las cédulas sumarias normalmente no incluyen pruebas o comprobaciones;
pero conviene que en ellas aparezcan las conclusiones a que llegue el Auditor
como resultado de su revisión y de comprobación de la o las cuentas a la que
se refiere.

Las cédulas sumarias se elaboran teniendo en cuenta los rubros


correspondientes a un grupo homogéneo, que permita el análisis de manera
más eficiente. Para cada sumaria debe existir un rubro en la Hoja de Trabajo.

Esquema de una cédula sumaria de efectivo:

9.7.2.3 CÉDULAS ANALÍTICAS O DE COMPROBACIÓN


En estas cédulas se detallan los rubros contenidos en las cédulas sumarias, y
contienen el análisis y la comprobación de los datos de estas últimas,
desglosando los renglones o datos específicos con las pruebas o
procedimientos aplicados para la obtención de la evidencia suficiente y
competente. Si el estudio de la cédula analítica lo amerita, se deben elaborar
sub-cédulas.

En términos generales la cédula analítica es la mínima unidad de estudio,


aunque como se afirma en el párrafo precedente existen casos en los cuales se
hace necesario dividir la analítica para un mejor examen de la cuenta. La
analíticas deben obligatoriamente describir todos y cada uno de las técnicas y
procedimientos de auditoría que se efectuaron en el estudio de la cuenta, pues
en estas cédulas y en las subanalíticas se plasma el trabajo del auditor y son
las que sirven de prueba del trabajo realizado.

En este nivel se ha desarrollado el método deductivo, pues se ha partido de lo


general (los estados financieros) y se ha llegado a lo particular (la cédula
analítica o subanalítica) . Ahora se debe iniciar el método deductivo, es decir,
partir de lo particular (la cédula analítica o subanalítica) para llegar a lo general
(los estados financieros) y de esta manera emitir una opinión sobre estos
estados tomados en conjunto. Para iniciar el método deductivo es necesario ir
registrando los valores obtenidos en las subanalíticas con las analíticas, los de
las analíticas con las sumarias y las sumarias con las hojas de trabajo. En otras
palabras, realizar el trabajo inverso, hasta llenar completamente las hojas de
trabajo. Cuando se termina de llenar la última hoja de trabajo se ha terminado
el trabajo de campo de la auditoría y se procede entonces a la labor de
evaluación para emitir el dictamen. Es necesario efectuar referencias cruzadas
de los saldos que obtiene el auditor a raíz de su examen, estas consisten el
anotar frente al valor y dentro de un círculo el índice de la cédula a la cual se
traslada el saldo obtenido y en la cédula que lo recibe igualmente anotar el
índice de la cédula de donde procede. Ambos valores deben coincidir
exactamente para que se considere referencia cruzada.

Esquema de una cédula analítica de Bancos:


9.7.2.4 CÉDULAS SUB-ANALÍTICAS
En algunas cuentas se requiere elaborar cédulas adicionales a las analíticas
para examinar otras cuentas que se desagregan de estas últimas. Tienen
similitud con la cédulas analíticas pues son la mínima unidad de análisis y en
ellas se deben obligatoriamente describir todas y cada una de las técnicas y
procedimientos de auditoría que se aplicaron en la cuenta. Las pruebas
aplicadas originan documentos que deben indexarse utilizando el índice de la
sub-analítica adicionándole números consecutivos separados por una barra
inclinada. Ejemplo: la reconciliación bancaria del Banco Andino de la
cuenta 0008-987-765-09-1 debe llevar en su parte superior como índice
11100502-01/ 1, la reconciliación de la cuenta 0008-987-766-34-1 del mismo
banco llevará el índice 111005-02/1, de igual manera la cuenta 0008-987-766-
89-2 tendrá como índice 111005-03/1. De idéntica manera se procederá con
los restantes documentos que se desprendan del análisis de cada cuenta de
este banco, el índice variará en el número consecutivo que le corresponda.

Esquema de una cédula subanalítica del Banco Andino:


PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la información obtenida por
el auditor en su revisión, así como los resultados de los procedimientos y pruebas de
auditoría aplicados; con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones, opiniones
y conclusiones contenidas en el informe correspondiente.

OBJETIVOS

Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos:


 Registrar de manera ordenada, sistemática y detallada los procedimientos y actividades
realizados por el auditor.

 Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.

 Proporcionar la base para la rendición de informes.

 Facilitar la planeación, ejecución, supervisión y revisión del trabajo de auditoría.

 Minimizar esfuerzos en auditorías posteriores.

 Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditoría y de que el trabajo se


efectuó de conformidad con las Normas de Auditoría del Órgano de Control y demás
normatividad aplicable.

 Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditoría para próximas


revisiones.

NATURALEZA Y CARACTERÍSTICAS

Los papeles de trabajo deberán:

 Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa deberá


relacionarse con los papeles de trabajo mediante índices cruzados.

 Contener índices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cédulas y resúmenes que
sean necesarios.

 Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado.

 Ser supervisados e incluir constancia de ello.

 Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo realizado
y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe
de auditoría.

 Redactarse con concisión, pero con tanta precisión y claridad que no requieran explicaciones
adicionales.

 Ser pertinentes, por lo cual sólo deberán contener la información necesaria para el
cumplimiento de los objetivos de la auditoría.
 Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos, notas y
comentarios (los papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia y permiten dudar de
la calidad del trabajo realizado).

En cuanto a la “evidencia” contenida en los papeles de trabajo, estos deberán cumplir los
siguientes requisitos:

A. Suficiencia. Será suficiente la evidencia objetiva y convincente que baste


para sustentar los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe de
auditoría.

B. Competencia. Para que sea competente, la evidencia deberá ser válida y


confiable; es decir, las pruebas practicadas deberán corresponder a la naturaleza y
características de las materias examinadas.

C. Importancia. La información será importante cuando guarde una relación


lógica y patente con el hecho que se desee demostrar o refutar.

D. Pertinencia. La evidencia deberá ser congruente con los resultados,


conclusiones y recomendaciones de la auditoría.

PROPIEDAD Y CONFIDENCIALIDAD

Los papeles de trabajo serán propiedad del Órgano de Control, por contener la evidencia
de trabajos de auditoría realizados por su personal. Por tanto, su guarda y custodia serán
responsabilidad de los auditores y, para evitar el riesgo de que se extravíen o sean
utilizados indebidamente por terceras personas, las Direcciones de Auditoría deberán
archivarlos en un sitio designado especialmente para ello, de preferencia bajo llave.

La confidencialidad está ligada al cuidado y diligencia profesional con que deberán


proceder los auditores del Órgano de Control. Por contener información confidencial, el uso
y consulta de los papeles de trabajo estarán vedados por el secreto profesional a personas
ajenas a los auditores, salvo requerimiento o mandato de autoridad competente.

Con objeto de que los papeles de trabajo estén debidamente resguardados y


archivados, se formarán tantos legajos como sean necesarios, que se archivarán en
compiladores tamaño carta.

Cada legajo incluirá un índice para facilitar la localización de las cédulas y demás
papeles de trabajo.

Los papeles de trabajo de auditorías terminadas deberán conservarse por un


período de cinco años, en el archivo general a cargo del Centro de Informática,
Documentación y Archivo con excepción de aquellos que, por no haberse solventado
alguna recomendación, permanezcan en la oficina del Auditor Especial y/o en la
Dirección de Auditoría correspondiente, quienes serán responsables de custodiarlos.

CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.

Con base en su utilización y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo


permanente o expediente continuo de auditoría y papeles de trabajo actuales. A
continuación, se señalan las características de cada uno de ellos.

Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditoría

El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se concentran los


documentos relativos a los antecedentes, constitución, organización, operación,
normatividad jurídica y contable e información financiera y programático-presupuestal,
actas y documentos de entrega recepción de los entes fiscalizables. Esta información,
debidamente actualizada, servirá como instrumento de referencia y consulta en varias
auditorías.

La integración del archivo permanente se iniciará en la etapa de planeación de la


auditoría, cuando se obtenga información general sobre el ente por auditar (organización,
funciones, marco legal, sistemas de información y control, etc.)

El archivo permanente se actualizará con la información que se obtenga al ejecutar


una auditoría o al dar seguimiento a las recomendaciones correspondientes. Su integración
deberá sujetarse a lo dispuesto en el procedimiento para la Integración y Actualización del
Archivo Permanente, emitido por el Órgano de Control o de cada una de las áreas
correspondientes.

Papeles de Trabajo del Período

Los papeles de trabajo actuales o del período se elaboran y obtienen en el transcurso de la


auditoría; en ellos se deja evidencia del proceso de planeación y del programa de auditoría;
del estudio y evaluación del control interno; del análisis de saldos, movimientos,
operaciones, tendencias y razones financieras; del registro de la naturaleza, alcance y
oportunidad de los procedimientos de auditoría; de la supervisión realizada; de la persona
que aplicó los procedimientos y de la fecha en que se realizó el trabajo; de las conclusiones
de la revisión; y del informe de auditoría en que se incluyan las recomendaciones
formuladas.

Los papeles de trabajo denominados cédulas de auditoría, se clasifican de acuerdo


a la Guía para la Elaboración de Papeles de Trabajo, en cédulas sumarias, analíticas,
subanalíticas, de informe, de observaciones y de seguimiento de recomendaciones.
1. Cédulas sumarias o de resumen

En las cédulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del área,
programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, gastos o
asignaciones presupuestales.

Es conveniente que estas cédulas contengan los principales indicadores contables o


estadísticos de la operación, así como su comparación con los estándares del período
anterior, con el propósito de que se detecten desde ese momento desviaciones importantes
que requieran explicación, aclaración o ampliación de algún procedimiento, antes de
concluir con la revisión (véase la Guía para la Elaboración de Papeles de Trabajo).

2. Cédula Analítica

Además de contener la desagregación o análisis de un saldo, concepto, cifra, operación o


movimiento del área por revisar, en las cédulas analíticas se detallan la información
obtenida, las pruebas realizadas y los resultados obtenidos.

Es conveniente que la información recabada se agrupe o clasifique de tal forma que permita
detectar fácilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y que a ella
se agreguen los comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida interpretación.

Las pruebas que deben consignarse en las cédulas analíticas se refieren a las
investigaciones necesarias para cumplir los objetivos establecidos en los programas de
trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cédula sumaria.

En dichas cédulas se incluye, además, el análisis de cifras específicas o la verificación de


algún cálculo, que son útiles para reforzar el resultado de las pruebas. Su aplicación parte
de razonamientos de tipo financiero o estadístico; algunas aplicaciones se pueden referir,
por ejemplo, a razones de rentabilidad o producción per cápita, la determinación del costo-
beneficio, las variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto, conciliaciones, etc.

Asimismo, en las cédulas analíticas se incluyen los resultados finales, representados por
las observaciones.

3. Cédulas Subanalíticas

Por medio de las cédulas subanalíticas, se desagregan o analizan con detalle los datos
contenidos en una cédula analítica. Si se examina, por ejemplo, la cuenta de inversiones
en valores, la cédula subanalítica sería aquella en que se mostraran los saldos mensuales
de las cuentas de inversión.
4. Cédula de Observaciones

Las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el transcurso de la revisión,


se resumirán en esta cédula de observaciones, debidamente identificados con el número
de cédula correspondiente, a fin de facilitar su consulta y revisión.

5. Cédula de Informes

Una vez concluido el trabajo de auditoría, y de manera adicional a las cédulas en que se
presenten las conclusiones, se integrará, al inicio del expediente de papeles de trabajo, un
informe donde se expongan brevemente los antecedentes de auditoría, los procedimientos
de auditoría aplicados y sus resultados, a fin de ofrecer un panorama de trabajo realizado
y de las posibles acciones por emprender.

6. Cédula de seguimiento de recomendaciones

Si del trabajo de auditoría se derivan recomendaciones u otro tipo de acciones legales, será
necesario dejar constancia de ello, primeramente en cédulas de discusión o de comentarios
y después en cédulas de control de seguimiento. (Actas de Notificación de Observaciones).

FORMULACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Para diseñar las cédulas y su integración ordenada, es preciso considerar las necesidades
de la revisión en función de los objetivos planteados y de las probables conclusiones a que
se pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos prácticos para estructurar la
información, su proceso y los resultados de los procedimientos aplicados.

A continuación se describen las cualidades que debe reunir una cédula para cumplir
su cometido:

a) Objetiva: es decir, la información debe ser imparcial y lo suficientemente amplia para que
el lector pueda formarse una opinión.

b) De fácil lectura: para lo cual su contenido se integrará de manera lógica, clara y sencilla.

c) Completa: en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditoría realizado, y


sustentar debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones.

d) Relacionar claramente: los cruces entre las distintas cédulas (sumarias, analíticas y
subanalíticas, de tal manera que los índices y marcas remitan al lector a otros datos con
facilidad.

e) Ser pertinente: por lo cual sólo deberá contener la información necesaria para cumplir el
objetivo propuesto.
ESTRUCTURA DE LAS CÉDULAS DE AUDITORÍA

Las cédulas constan de tres partes: encabezado, cuerpo y pie o calce.

1. Encabezado. El encabezado es la parte superior de la cédula y debe contener los


siguientes datos:

a) Clave o índice de la cédula, la cual permite clasificar y ordenar de manera lógica los papeles
de trabajo.

b) Siglas del Órgano de Fiscalización Superior y de la Dirección a cargo de la auditoría; y


nombre del ente fiscalizado.

c) Cuenta Pública revisada. (Periodo o ejercicio)

d) Tipo de cédula.
e) Procedimiento o técnica de auditoría aplicada, junto con una descripción de su contenido y
del alcance de la prueba.

f) Iníciales de quienes formularon, revisaron y supervisaron la cédula, y sus firmas o rúbricas,


a fin de deslindar responsabilidades y, en su caso, evaluar al personal.

g) Fecha de elaboración de la cédula, con objeto de delimitar responsabilidades en caso de


que durante la auditoría se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en la cédula.

2. Cuerpo. El cuerpo de la cédula es la parte donde se asienta la información obtenida por el


auditor y los resultados de la revisión. Regularmente, se incluirá los siguientes elementos:

a) Cifras y conceptos sujetos a revisión.

b) Datos de los libros de contabilidad o de los elementos de control establecidos en el ente


fiscalizado.

c) Referencias.

d) Observaciones respecto a las irregularidades o deficiencias detectadas.

e) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas.

f) Hechos e irregularidades detectados por prácticas omitidas o incumplimiento de los


controles establecidos por el ente auditado.
g) Conclusiones debidamente fundamentadas con el desglose y determinación del monto de
los hechos e irregularidades detectados.

h) Marcas y cruces que indiquen en forma sistematizada las pruebas realizadas y remitan a
otras cédulas relacionadas o complementarias.

3. Pie o calce. El pie o calce es la parte inferior de la cédula; en ella se asientan principalmente
los siguientes datos:

a) Notas para aclarar o complementar algún concepto asentado en el cuerpo de la cédula,


para aclarar o ampliar información o para señalar situaciones especiales.

b) Marcas de auditoría empleadas y su significado (si no se elabora una cédula especial para
ello).

c) Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cédula.


d) Normalmente se anotará la preposición DE en color rojo, y enseguida la fuente de
información (auxiliares, pólizas, cuentas por liquidar certificadas, contratos, etc.)

REGLAS PARA ELABORAR CÉDULAS DE AUDITORÍA

A efecto de que las cédulas que integrarán los papeles de trabajo reúnan los requisitos
mencionados anteriormente, enseguida se establecen de manera enunciativa, no limitativa,
algunas reglas o principios que servirán de guía general para su diseño y elaboración.

1. Decidir si es necesaria su formulación, en función del objetivo y procedimientos aplicados.

2. Efectuar un diseño previo a su elaboración.

3. Aprovechar los elementos solicitados, proporcionados y localizados en el ente sujeto a


revisión.
4. Escribir los datos y cifras siempre con letra legible.

5. Anotar los datos en forma de columna.

6. Tener cuidado de asentar en la cédula los datos necesarios y suficientes.

7. Ordenar y redactar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento de la
información y a la misma conclusión que el auditor que elaboró la cédula.

8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos tanto con los
contenidos en la misma cédula como con los asentados en otras.
9. Para efectos de corrección, las palabras o número incorrectos se tacharán, y los correctos
se escribirán en la parte inmediata superior.

10. Una vez elaborada una cédula, esta no deberá desecharse ni pasarse en limpio; por eso
siempre es necesario trabajar con limpieza y precisión.

11. Respetar el orden en que aparezca la información en los documentos fuente.

12. Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las pruebas.

ÍNDICES Y MARCAS DE AUDITORÍA


Los índices son claves convencionales de tipo alfabético, numérico o alfa-numérico, que
permiten clasificar y ordenar los papales de trabajo de manera lógica y directa para facilitar
su identificación, localización y consulta.

Para relacionar los papeles de trabajo entre sí, los índices de auditoría se utilizan a
manera de .cruces o referencia cruzada; de esta manera, se podrá vincular la información
contenida en dos o más cédulas.

Los índices persiguen los siguientes propósitos:

 Simplificar la revisión de los papeles de trabajo, porque se presentan en forma ordenada y


permiten ir de lo general a lo particular.

 Evitar la duplicación del trabajo, puesto que al asignar un lugar específico a cada cédula se
elimina el riesgo de que ésta se elabore nuevamente.

 Interrelacionar dos o más cédulas de auditoría.

 Facilitar la elaboración del informe, pues permiten localizar en cédulas específicas las
irregularidades y deficiencias detectadas en la revisión.

ÍNDICES DE AUDITORÍA

A manera de ejemplo, se mencionan los índices que se detallan a continuación, con carácter
enunciativo, más no limitativo; así, cuando se requiera un índice que no esté incluido en
este manual, se podrá utilizar en el entendido de que su significado se explicará en el
documento correspondiente:

Los índices correspondientes al gasto se identificarán de acuerdo con los capítulos


de la clasificación presupuestal por objeto del gasto, de manera que, siguiendo el mismo
sistema de construcción, se pueden elaborar índices para cédulas sumarias o cédulas
analíticas que muestren un contenido más detallado (9).

ÍNDICE CONCEPTO AL QUE SE REFIERE


(A.P.) ARCHIVO PERMANENTE DE AUDITORÍA

100 Sumaria de conclusiones.


200 Sumaria de ingresos.
300 Sumaria de costo de ventas.
400 Sumaria de gastos.
500 Activo.
600 Pasivo.
700 Capital contable.
800 Cuenta de orden.
900 Otros papeles que surjan con motivo de la revisión.
HT Hoja de Trabajo
BC Balanza de Comprobación
CP Control Presupuestal
A continuación se desglosan algunos de los índices:

200 Sumaria de ingresos.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CÉDULAS ANALÍTICAS

201 Determinación de ingresos no contabilizados.

CONCEPTOS QUE INTEGRAN LAS CÉDULAS SUBANALÍTICAS

201.1 Relación de documentos correspondientes a ingresos que no se encuentran registrados


en los libros autorizados.

201.2 Ingresos determinados mediante la confronta entre los ingresos contabilizados en


cantidades globales, ya sea por día, por semana o por mes, en libros (registros económicos)
y los que se encuentran contabilizados en libros autorizados.

Así, la clave de todas las cédulas que se elaboran, con relación a la auditoría de ingresos
de la Dependencia, Entidad o área revisada, quedarán dentro de la centena 200.
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Papeles de trabajo
Enviado por Maigualida Blanco U
Partes: 1, 2
1. Políticas Generales
2. Concepto
3. Objetivo e importancia
4. Contenido
5. Cédulas de auditoría
6. Clasificación de los papeles de trabajo
7. Clases de papeles de trabajo
8. Confidencialidad de los papeles de trabajo
9. Propiedad
10. Papeles de trabajo en medios electrónicos
11. Procesamiento electrónico de datos (PED)
12. Asientos de reclasificación
13. Asientos de ajuste
14. Expedientes o archivos permanentes
15. Pruebas sustantivas
16. Pruebas de cumplimiento
17. Comité de auditoria
18. Ciclo de auditoria

Políticas Generales
1. Los auditores externos serán los responsables de controlar y custodiar los papeles
de trabajo durante la ejecución de las auditorías y hasta su envío al archivo de la empresa en la
firma de auditores.
2. Por contener información de carácter confidencial, se restringe el uso y consulta de los
papeles de trabajo a personas ajenas a la práctica y supervisiónde las auditorías.
3. Los papeles de trabajo comprenderán las actividades realizadas en cada una de las fases
de auditoría y contendrán evidencia de la planeación, así como de la naturaleza, oportunidad y
alcance de los procedimientos de auditoría aplicados y de las conclusiones a que se llegó.
4. Los papeles de trabajo indicarán el personal que aplicó los procedimientos de auditoría y su
fecha de elaboración.
5. En todos los casos, en los papeles de trabajo se dejará constancia de la supervisión de la
auditoría mediante rúbrica del servidor público a cargo.
6. Sin excepción, los papeles de trabajo deberán incluir índices y marcas, así como cruces,
cuando la información contenida en éstos derive de otro papel de trabajo o documento, de
acuerdo con lo establecido en la Guía de Índices, Marcas y Llamadas de Auditoría. Los índices
no sólo facilitan la ubicación de los papeles de trabajo, sino que describen la tipología de los
papeles de trabajo más frecuentes conforme a la materia a la que corresponden, la cual forma
parte de las bases de los documentos justificativos y comprobatorios de la Cuenta que debe
conservarse, o respaldarse en medios electrónicos de acuerdo con las necesidades derivadas de
las actividades de revisión.
7. Los papeles de trabajo estarán completos y suficientemente detallados, con el fin de que
reflejen en forma clara los datos contenidos en los registros, los métodos de comprobación
utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y la preparación
del informe.
8. Los papeles de trabajo contendrán información clara y comprensible para el lector.
9. Los papeles de trabajo se foliarán, a efecto de tener control de ellos, considerando un folio
continuo en cada legajo.
10. Los expedientes de los papeles de trabajo contendrán una portada principal o carátula que
incluya los datos generales de la revisión, así como un índice para facilitar su manejo y
consulta.
11. Cuando los papeles de trabajo sean demasiado voluminosos, se dividirán en varios legajos
para evitar su deterioro, hacerlos manejables y facilitar su consulta.
12. Todas las cédulas de información o de contenido homogéneo se enumerarán en forma
consecutiva abajo del índice. Es decir, si el análisis de cierto capítulo comprende "n" cédulas,
éstas se indicarán de la siguiente manera:
1/n, 2/n, 3/n,…, n/n

Concepto
Son el conjunto de cédulas y documentación fehaciente que contienen los datos e información
obtenidos por el auditor en su examen, así como la descripción de las pruebas realizadas y los
resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinión que emite al suscribir su informe.
Los papeles de trabajo están constituidos por la documentación en la cual el auditor asienta la
información obtenida en la revisión, así como por la que le fue proporcionada por el sujeto
fiscalizado (fotocopias o copias certificadas), que en conjunto proporcionan la evidencia de los
resultados obtenidos en la auditoría.
Según el caso, dicha información estará contenida en medios físicos y archivos electrónicos.
Uno de los aspectos que distingue a la auditoria de cualquier otra forma de control es el hecho
de crear precedente o dejar constancia de sus hallazgos por medio de la elaboración y
conservación de los papeles de trabajo, ya que éstos constituyen el sustento de la opinión que
emite el auditor. Su importancia se deriva de la información que puedan contener, de
la interpretación que de ella se realice; del grado de calidad con que se planeen, preparen,
revisen y conserven dichos papeles; y de la accesibilidad que ofrezcan para ejercer la
supervisión de las auditorías.
El propósito de elaborar los papeles de trabajo es dejar evidencia de las auditorías realizadas;
de la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría aplicados; y de las
conclusiones a que se llegó. Asimismo, su objetivo es dejar constancia de que se cumplieron
los objetivosde auditoría y de que el trabajo se efectuó de conformidad con las normas de
auditoría; también deben hacer constar la supervisión y formulación deinformes.
Con relación a la fase de planeación de la auditoría, en los papeles de trabajo se explicará la
forma en que se seleccionó al sujeto fiscalizado, el objetivo de la revisión, el alcance de la
auditoría y el programa detallado de auditoría, así como los procedimientos por aplicar durante
la etapa de ejecución, con base en el estudio y evaluación preliminar del sistema de control
interno implantado por el sujeto fiscalizado.
Con relación a la fase de ejecución de la auditoría, se elaboran los papeles de trabajo que
contienen la información que el auditor obtuvo en su revisión. Con ellos sustentará las
observaciones y resultados que presente al sujeto fiscalizado en el Informe de Resultados de
Auditoria.
A fin de verificar el cumplimiento de los objetivos de la auditoría fijados en cada una de sus
fases; se dejará evidencia de la revisión de los papeles de trabajo, por los distintos niveles de
supervisión, observando las políticas relativas al diseño, estructura y características
establecidas en la firma de auditoría; con especial cuidado en su limpieza y orden. Durante la
supervisión se dará seguimiento a la cédula o minuta de puntos pendientes por aclarar, a efecto
de que no existan puntos pendientes de solicitar o verificar al concluir la auditoría.
El contenido de los papeles de trabajo, constituye el soporte de los hallazgos y conclusiones
derivados de la labor realizada por los auditores. Son el reflejo del detalle o profundidad del
trabajo del auditor y el vínculo inseparable entre la investigación de campo y los resultados que
se expongan en los informes de auditoría.
Todos los resultados y recomendaciones de la auditoría se sustentarán en evidencia suficiente y
competente. La evidencia consiste en el conjunto de elementos que comprueban la autenticidad
de los hechos; la evaluación de los procedimientos contables, presupuestarios, programáticos o
administrativos empleados; y la razonabilidad de las determinaciones expresadas por los
auditores. El carácter suficiente se refiere a la magnitud de la evidencia que se requiere para
formar una opinión razonable; por su parte, el carácter competente se refiere al grado en que la
evidencia puede ser considerada como confiable.
Los auditores considerarán que el contenido y disposición de sus papeles de trabajo reflejen su
grado de competencia y experiencia. Asimismo, los papeles de trabajo serán tan completos y
detallados que posteriormente un auditor experimentado, que no haya tenido ninguna relación
con la auditoría, pueda servirse de ellos para conocer y constatar la evidencia en que se
sustente el informe de auditoría.
La conformación de la evidencia suficiente y competente implica someter la evidencia primaria
recopilada a procedimientos para corroborar la razonabilidad de la información
proporcionada por el sujeto fiscalizado, explicando, en su caso, discrepancias y ajustes
derivados de la revisión, lo que permite que en el informe se consignen los saldos y la
información que constan alauditor. Estos procedimientos, desarrollados de lo general a lo
particular quedan plasmados en los diferentes tipos de cédulas.

OBJETIVO E IMPORTANCIA
El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en forma
adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditoria generalmente
aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoria del año actual son una
base para planificar la auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y los resultados de
las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditoría, y una base de
análisis para los supervisores y socios.
Los objetivos fundamentales de los papeles de trabajo son:
- Facilitar la preparación del informe.
- Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.
- Proporcionar información para la preparación de declaraciones tributarias e informe para los
organismos de control y vigilancia del estado.
- Coordinar y organizar todas las fases del trabajo.
- Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos
de auditoria aplicados.
- Servir de guía en revisiones subsecuentes.
- Cumplir con las disposiciones legales.
Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el contador público debe
conceder importancia a la preparación de los papeles de trabajo. Para cumplir con esta
finalidad, debe en primer término, efectuar un trabajo completo y libre de información
superflua y organizar los papeles de trabajo en forma tal que facilite la rápida localización y
entendimiento fácil por parte de otras personas.
Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara los datos
significativos contenidos en los registros, los métodos de comprobación utilizados y la
evidencia adicional necesaria para la formación de una opinión y preparación del informe.
Además, deben identificar claramente las expresiones informativas y los elementos de juicio o
criterio.
Cualquier información o cifras contenidas en el informe del contador público deberán estar
respaldadas en los papeles de trabajo. A medida que el profesional avanza en su trabajo debe
considerar los problemas que pueden presentarse en la preparación de su informe y anticiparse
a incluir en los papeles de trabajo, los comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben hacer
amplios comentarios explicativos a cualquier planilla o análisis preparado durante el trabajo.
Los papeles de trabajo no están limitados a información cuantitativa, por consiguiente, se
deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en forma completa el trabajo
efectuado por el contador público, las razones que le asistieron para seguir ciertos
procedimientos y omitir otros y su opinión respecto a la calidad de la información examinada,
lo razonable de los controles internos en vigor y la competencia de las personas responsables de
las operaciones o registros sujetos a revisión.
Estos también deben ser revisados por los supervisores para determinar lo adecuado y eficiente
del trabajo del auxiliar sujeto a supervisión. En tales revisiones, los papeles de trabajo deberán
hablar por sí mismos; estar completos, legibles y organizados sistemáticamente, de tal manera
que no sean necesarias informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de quien los
preparó.
Debe tenerse presente que muchas veces, el informe no es preparado por la persona que
efectuó el examen sino por un supervisor, quien debe estar en condiciones de cumplir con su
cometido sin la necesidad de interrogar continuamente al auxiliar responsable de la
elaboración de los papeles de trabajo.

CONTENIDO
La preparación adecuada de las cédulas acumuladas para documentar las evidencias de
auditoría, los resultados encontrados y las conclusiones alcanzadas es una parte importante de
la auditoria. El auditor reconoce las circunstancias que requiere una cédula y el diseño
adecuado de las cédulas que deben incluirse en los archivos. Aunque el diseño depende de los
objetivos involucrados los papeles de trabajo deben poseer ciertas características:
• Cada papel de trabajo debe de estar identificado con información tal como nombre del cliente,
periodo cubierto, descripción del contenido, la firma de quien lo preparó, la fecha de
preparación y el código de índice.
• Los papeles de trabajo están catalogados y con referencias cruzadas para ayudar el archivo
y organización.
• Los papeles de trabajo completos indican con claridad el trabajo de auditoría realizado.
• Cada papel de trabajo incluye suficiente información para cumplir los objetivos para los
cuales fue diseñado.
• Las conclusiones a las que se llegaron sobre el segmento de auditoría que se está
considerando también se expresan en forma clara.
LOS PAPELES DE NO DEBEN CONTENER:
- no ser copia de la contabilidad de la empresa
- no ser copia de los estados financieros
- no ser copia de la auditoria del año pasado.

CÉDULAS DE AUDITORÍA
Concepto
Las cédulas de auditoría son documentos en los que se describen los procedimientos
y técnicas utilizadas durante la ejecución de la auditoría, así como los resultados y conclusiones
en que sustenta la opinión del auditor.
Tipos de cédulas de auditoría
Por su contenido, las cédulas de auditoría se clasifican de la siguiente manera:
1. Cédulas sumarias o de resumen
En las cédulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del rubro
(capítulo, concepto o partida) o subfunción sujeto a examen; por ejemplo, ingresos,
deducciones o asignaciones presupuestarias.
Es conveniente que estas cédulas contengan los principales indicadores contables o estadísticos
de la operación, así como su comparación con los estándares del período anterior, con el
propósito de que se detecten desde ese momento desviaciones importantes que requieran de
explicación, aclaración o ampliación de algún procedimiento de auditoría, antes de concluir la
revisión. (Véase el Anexo núm. 1.)
2. Cédula analítica
En las cédulas analíticas, además de incluirse la desagregación o análisis de un saldo, concepto,
cifra, operación o movimiento del rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción por
revisar, mediante la aplicación de uno o varios procedimientos de auditoría, se detallan la
información con la que se contó, las pruebas realizadas y las observaciones formuladas.
Es conveniente que la información y documentación recabada se clasifique de tal forma que
permitan detectar fácilmente desviaciones o aspectos sobresalientes de las operaciones, y que
en ellas se incluyan los comentarios o aclaraciones que se requieran para su debida
interpretación.
Las pruebas que se consignen en las cédulas analíticas se refieren a las investigaciones que se
consideren necesarias (sin perder de vista la optimización del tiempo y el esfuerzo respecto de
las cargas de trabajo y demás obligaciones a cargo) para cumplir los objetivos establecidos en
los programas de trabajo, considerando las cifras y datos asentados en la cédula sumaria.
En las cédulas analíticas se incluye, además, el razonamiento de cifras específicas o la
verificación de algún cálculo, que son útiles para reforzar el resultado de las pruebas específicas
de detalle o de análisis. Su aplicación parte de razonamientos de tipo financiero o estadístico;
algunas aplicaciones se pueden referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad, producción per
cápita, determinación del costo-beneficio o variaciones entre el gasto ejercido y
el presupuesto autorizado, conciliaciones, etc. Asimismo, en las cédulas se incluyen las
observaciones o irregularidades. (Véase el Anexo núm. 2.)
3. Cédulas subanalíticas
Por medio de las cédulas subanalíticas, se efectúa la desagregación, detalle o análisis a
profundidad de los datos contenidos en una cédula analítica, mediante la aplicación de los
mismos procedimientos utilizados o de otros complementarios. Un ejemplo del uso de estas
cédulas, consiste en el examen específico de la cuenta de inversiones en valores, en el cual la
cédula subanalítica sería aquella en que se mostraran los saldos mensuales de
las cuentasde inversión de dicha cuenta. (Véase el Anexo núm. 3)
4. Cédulas maestras
Una vez concluido el trabajo de auditoría, y de manera adicional a las cédulas en que se
presenten las conclusiones, se deberá integrar al inicio del legajo de los papeles de trabajo, un
informe por resultado, en el que se expongan brevemente los antecedentes de éste y se resuman
los procedimientos de auditoría aplicados y sus resultados, de tal manera que su
simple lectura ofrezca un panorama completo del trabajo realizado y de las
posibles accionespor emprender.
Estructura de las cédulas de auditoría
Las cédulas de auditoría muestran en su estructura tres partes claramente diferenciadas:
encabezado, cuerpo, y pie o calce.
1. Encabezado
En él se asientan el logotipo de la empresa, las siglas de esta entidad de fiscalización y el
nombre de la Firma de Auditoría y de la Dirección de Área encargada de la revisión. Se ubicará
en la parte superior de la cédula, así como los siguientes datos:
a) Razón social o denominación del sujeto fiscalizado. b) Clave de la auditoría.
c) Rubro (capítulo, concepto o partida) o subfunción auditado.
d) Período o ejercicio presupuestal sujeto a revisión. e) Clase o tipo de cédula.
f) Descripción de la información que se presenta en la cédula.
g) Iniciales de quienes elaboraron, supervisaron o revisaron la cédula y su firma o rúbrica, a fin
de deslindar responsabilidades.
h) Fecha de elaboración de la cédula, con objeto de de limitar responsabilidades en caso de que,
en el transcurso de la auditoría, se presenten sucesos que modifiquen lo asentado en dicho
documento.
i) Clave o índice de la cédula, en color rojo, los cuales constituyen el dato que permitirá ordenar
y clasificar los papeles de trabajo y que facilitará su inmediata localización en el expediente.
2. Cuerpo o contenido principal
Es la parte más importante de la cédula; en ella se asientan los resultados y la información
obtenida por el auditor; su contenido puede referirse a lo siguiente:
a) Cifras y conceptos sujetos a revisión.
b) Datos informativos de los libros de contabilidad, auxiliar presupuestal o de los elementos de
control establecidos en el sujeto fiscalizado.
c) Vaciado de declaraciones o comprobantes de contribuciones pagadas.
d) Hechos e irregularidades detectados por prácticas omitidas o incumplimiento de los
controles establecidos por el sujeto fiscalizado.
e) Conclusiones, debidamente fundamentadas, de los hechos e irregularidades detectados por
prácticas omitidas o incumplimiento de los controles establecidos, así como determinación del
monto de dichos hechos e irregularidades.
f) Marcas y cruces, en color rojo, los cuales permitan indicar en forma sintetizada las pruebas
realizadas e identificarlas con otras cédulas que guarden relación o complementen los
procedimientos que en ella se consignen.
3. Pie o calce
Se ubica en la parte final de la cédula; en él se asientan principalmente los siguientes datos:
a) Notas aclaratorias o complementarias, para hacer más conciso o sencillo algún concepto
asentado en el cuerpo de la cédula, con el fin de aclarar o ampliar información o señalar
situaciones especiales que no signifiquen observaciones o irregularidades y fallas de control
interno.
b) Fuente de la que se tomaron los datos asentados en la cédula.
c) Descripción de las marcas de auditoría empleadas y su significado (si no se elabora una
cédula especial para ello).
d) Número de hojas que integran la cédula
Características de las cédulas
El diseño de una cédula se refiere básicamente a su cuerpo o contenido principal, ya que los
datos del encabezado son similares en todos los casos y los del pie o calce derivan de la
ejecución de las pruebas de auditoría.
Para el diseño de las cédulas, es preciso considerar las necesidades de la revisión, en función de
los objetivos planteados y de las probables conclusiones a que se pretenda llegar, con objeto de
que constituyan elementos prácticos para estructurar la información, su proceso y los
resultados de los procedimientos aplicados.
Con relación a los objetivos establecidos para la elaboración de los papeles de trabajo, a
continuación se describen las cualidades que debe reunir una cédula para cumplir su cometido:
1. Que sea objetiva, es decir, que la información sea imparcial y suficientemente amplia para
que el lector pueda formarse una opinión.
2. Que sea de fácil lectura, por lo cual se integrará de manera lógica, clara y sencilla.
3. Que esté completa y detallada en cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditoría
realizado y sustente debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones.
4. Que los cruces de las distintas cédulas (sumarias, analíticas y subanalíticas), se correlacionen
fácilmente, de tal manera que contengan suficientes índices y marcas que permitan al lector
relacionar datos con facilidad.
5. Que sea pertinente, por lo cual sólo deberá contener la información necesaria para cumplir el
objetivo propuesto.
Reglas para la elaboración de cédulas de auditoría
A efecto de que las cédulas que integran los papeles de trabajo reúnan las características
enunciadas anteriormente y cumplan con su objetivo, en seguida se establecen de manera
enunciativa, más no limitativa, algunas reglas o principios para su diseño y elaboración:
1. Adoptar, según el tipo de auditoría, sujeto fiscalizado y rubro (capítulo, concepto o partida) o
subfunción.
2. Decidir si es necesaria su formulación, en función del objetivo y procedimientos aplicados.
3. Efectuar un diseño previo y elaborarlas preferentemente mediante computadora.
4. Aprovechar los elementos documentales proporcionados por el sujeto fiscalizado.
5. Anotar los datos en columnas.
6. Asentar en la cédula los datos suficientes y necesarios, y tener cuidado de que estén
completos.
7. Ordenar y anotar los datos de tal forma que el lector llegue al mismo conocimiento de la
información y a la misma conclusión que el auditor que elaboró la cédula.
8. Efectuar los cruces de cifras que sean necesarios para relacionar los datos contenidos en la
cédula con los asentados en otras cédulas.
9. Para efectos de corrección, en las cédulas elaboradas manualmente, las palabras o números
incorrectos se tacharán y los correctos se escribirán en la parte superior con la rúbrica de quien
elaboró o supervisó la cédula.
10. Una vez elaborada una cédula en forma manual, ésta no deberá desecharse ni pasarse en
limpio, por lo que se deberá trabajar siempre con limpieza y precisión.
11. Los datos y cifras de las cédulas que se elaboren manualmente, se escribirán con letra
legible o de molde y con tinta negra.
12. En caso de que las cédulas se elaboren mediante computadora, éstas se deberán imprimir,
preferentemente en papel de color, para agilizar su localización e identificación en los legajos.
Marcas de auditoría
Las marcas de auditoría se deberán escribir con color rojo y explicar su significado al pie o calce
de las cédulas. El uso de tales marcas debe corresponder con las establecidas en la Guía de
Índices, Marcas y Llamadas de Auditoría emitido por la Firma, no obstante su uso es
enunciativo más no limitativo, y el personal auditor podrá crear algunas más de conformidad
con el tipo de auditoría y rubro revisado.

CLASIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO


Con base en su utilización y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo
permanente o expediente continuo de auditoría y papeles de trabajo actuales o del período. A
continuación, se señalan las características de cada uno de ellos.
1. Archivo permanente o expediente continuo de auditoría
El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en el que se concentran los
documentos relacionados con la información general del sujeto fiscalizado, como antecedentes,
organización, operación, información legal, fiscal, financiera, programático-presupuestal y de
revisiones de órganos de control interno y externo. Esta información se actualizará en forma
continua y servirá como instrumento de referencia y consulta en auditorías posteriores.
El archivo se integrará de acuerdo con lo dispuesto en los Lineamientos para la Integración del
Archivo Permanente emitidos por la Firma; es necesario que se inicie con un índice que
permita identificar la información y facilitar su localización.
2. Papeles de trabajo actuales o del período
Los papeles de trabajo actuales o del período se elaboran y obtienen en el transcurso de la
auditoría. En ellos se deja constancia o evidencia del proceso de planeación y del programa de
auditoría; del estudio y evaluación del control interno; de la selección de la muestra de
auditoría; del análisis de saldos, movimientos, operaciones, tendencias y razones financieras;
del registro de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos y técnicas de
auditoría; de la supervisión realizada; de quién aplicó los procedimientos y de la fecha en que
se realizó el trabajo; de las conclusiones de la revisión; y del informe de auditoria en el que se
incluyen las recomendaciones formuladas.
3. Integración de expedientes y orden de los papeles de trabajo
Los papeles de trabajo se archivarán conforme a un sistema alfanumérico, para lo cual deberá
considerarse el tipo de auditoría de que se trate y la secuencia de los períodos o programas que
han sido objeto de revisión.
Todos los archivos iniciarán con un índice que permita conocer su contenido. Los papeles de
trabajo se señalarán con índices y marcas para facilitar su localización y relacionarlos entre sí.
Los índices son de utilidad para indicar en qué sección del expediente se encuentran
determinados papeles de trabajo; las marcas sirven de referencia para conocer el tipo de
pruebas realizadas.
Generalmente, al poner en práctica un procedimiento de auditoría, en el análisis se utilizan
varias cédulas, por lo que éstas deben numerarse progresivamente, de acuerdo con los índices
asignados a los rubros (capítulo, concepto o partida) o subfunción de aplicación, de preferencia
en forma piramidal (cédulas sumarias, analíticas y subanalíticas).
Propiedad, custodia y confidencialidad
Los expedientes y papeles de trabajo que los servidores públicos de la Firma elaboren e
integren en el desempeño de sus funciones de auditoría serán responsabilidad de la Firma, en
su manejo se asegurará la protección de los datos personales, y respecto del carácter de la
información, deberá clasificarla en sus modalidades de reservada o confidencial. Recordemos
que dichos papeles representan la prueba material del trabajo realizado.
El personal auditor será responsable de la custodia y cuidado de los papeles de trabajo durante
la realización de la auditoría, hasta que concluya la revisión y se emita el o los informes
respectivos.
Se señalará un lugar específico en las instalaciones de la Firma,a efecto de que en él se archiven
adecuadamente los expedientes y se evite su deterioro y, una vez cumplida su vigencia
administrativa, pasarán a formar parte del archivo de la Empresa dentro de la Firma.
Asimismo, para evitar el extravío de los documentos y que personal no autorizado utilice
indebidamente la información relativa a los hallazgos de auditoría, los papeles de trabajo se
guardarán, en días y horas inhábiles, en el lugar que para tal fin sea asignado, preferentemente
bajo llave.
El contenido de los papeles de trabajo deberá ser valorado por el auditor, con el fin de
identificar y salvaguardar los datos e información de acceso restringido.

CLASES DE PAPELES DE TRABAJO


Se les acostumbra clasificar desde dos puntos de vista:
Por su uso
- Papeles de uso continuo.
- Papeles de uso temporal.
Por su contenido
- Hoja de trabajo.
- Cédulas sumarias o de Resumen.
- Cédulas de detalle o descriptivas.
- Cédulas analíticas o de comprobación.
POR SU USO:
Los papeles de trabajo pueden contener información útil para varios ejercicios (acta
constitutiva, contratos a plazos mayores a un año o indefinidos, cuadros de organización,
catálogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.). Por su utilidad más o menos
permanente a este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un expediente especial,
particularmente cuando los servicios del auditor son requeridos por varios ejercicios contables.
De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener información útil solo para un
ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo menor
de un año, conciliaciones bancarias, etc.); en este caso, tales papeles se agrupan para integrar el
expediente de la auditoria del ejercicio a que se refieran.
POR SU CONTENIDO:
Aunque en diseño y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la propia
imaginación, existe en la secuela del trabajo de auditoria papeles clave cuyo contenido esta más
o menos definido.
Se clasificarán de acuerdo a la fase de la auditoria, ya sea de planificación o ejecución del
trabajo. Entre estos están:
- Planificación de auditoria
- Hojas de trabajo
- Cédulas sumarias o de resumen
- Cédulas de detalle
- Cédulas narrativas
- Cédulas de hallazgos
- Cédulas de notas
- Cédulas de marcas
Papeles de trabajo preparados y/o proporcionados por el área auditada. Entre los que figuran:
- Estados financieros
- Conciliaciones bancarias
- Manuales
- Organigramas
- Planes de trabajo
- Programación de actividades
- Informes de labores
Papeles de trabajo obtenidos de otras fuentes. Son los documentos preparados u obtenidos de
fuentes independientes al área auditada. Algunos de estos son:
- Confirmaciones de saldos
- Interpretaciones auténticas y normativa publicada
- Decretos de creación de unidades
- Opiniones Jurídicas
- Opiniones Técnicas
CÉDULAS
Para realizar un trabajo de auditoría, ya sea como empleado del departamento de auditoría
interna o como contador público, el auditor necesitará examinar los libros y los documentos
que amparen las operaciones registradas y deberá, además conservar constancia de la
extensión en que se practicó ese examen, formulando al efecto, extractos de las actas de las
asambleas de accionistas, del consejo de administración, de los contratos celebrados, etc. así
como análisis del contenido de sus libros de contabilidad, de los procedimientos de registro,
etc. Estos extractos, análisis, notas y demás constancias constituyen lo que se conoce como
cédulas, y su conjunto debidamente clasificado y ordenado los papeles de trabajo.
Estos documentos constituyen la base y la evidencia para el dictamen o el informe final. Una
definición de cédulas de auditoría podría ser:
Cedula de Auditoria: Es el documento o papel que consigna el trabajo realizado por el auditor
sobre una cuenta, rubro, área u operación sujeto a su examen.
Las cédulas de auditoría se pueden considerar de dos tipos:
- Tradicionales.
- Eventuales.
Las tradicionales, también denominadas básicas, son aquellas cuya nomenclatura es estándar y
su uso es muy común y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran las:
- Cedulas sumarias
Que son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta,
rubro, área u operación.
- Cedulas analíticas
En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cédula sumaria.
Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por cobrar a clientes informará,
por grupos homogéneos, los tipos de clientela que tiene la entidad sujeta a auditoria: clientas
mayoreo, clientes gobierno, así como el saldo total de cada grupo. Las cédulas analíticas se
harán una por cada tipo de clientela, señalando en ellas como está conformado el saldo de cada
grupo.
Las eventuales no obedecen a ningún tipo de patrón estándar de nomenclatura y los nombres
son asignados a criterio del auditor y pueden ser cédulas de observaciones, programa de
trabajo, cedulas de asientos de ajuste, cedulas de reclasificaciones, confirmaciones, cartas de
salvaguarda, cédulas de recomendaciones, control de tiempos de la auditoria, asuntos
pendientes, entre muchos más tipos de cedulas que pudieran presentarse.

CONFIDENCIALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO


De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad respaldan y
comprueban los balances y los estados financieros de las empresas, así también los papeles de
trabajo constituyen la base del dictamen que el contador público rinde con relación a esos
mismos balances y estados financieros.
Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo hace a través de
los estados financieros que ha preparado, y no mediante los libros y registros contables o
procedimientos administrativos.
El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no
revelará ninguna información confidencial que haya obtenido en el curso de una auditoria
profesional excepto con el consentimiento del cliente. Si el dictamen del auditor fuera objetado
o refutado el profesional puede recurrir y en algunos casos se ve obligado, a presentar sus
papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena fe, como de la corrección técnica de sus
procedimientos para llegar a su dictamen.
La confidencialidad se establece como norma y está relacionada estrechamente con el cuidado
profesional que debe tener el personal auditor. En este sentido, queda estrictamente prohibido
mostrar los papeles de trabajo a personas no autorizadas, a menos que se trate del personal que
realice labores durante el proceso de revisión; cuando los papeles coadyuven a solucionar los
problemas que se presenten en las revisiones; o cuando formen parte de la evidencia de hechos
o irregularidades que se hayan detectado.

PROPIEDAD
Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, él los preparó y son la prueba material del
trabajo efectuado; pero, esta propiedad no es irrestricta ya que por contener datos que puedan
considerarse confidenciales, está obligado a mantener absoluta discreción respecto a la
información que contienen.
Es decir, los papeles de trabajo son del auditor, pero queda obligado al secreto profesional que
estipula no revelar por ningún motivo los hechos, datos o circunstancias de que tengan
conocimiento en el ejercicio de su profesión (a menos que lo autorice él o los interesados y
salvo los informes que obligatoriamente establezcan las leyes respectivas).

PAPELES DE TRABAJO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS


Los papeles de trabajo en medios electrónicos se refieren a información creada, transmitida,
procesada, grabada o conservada electrónicamente que dan soporte a un informe de auditoría.
A dicha información sólo se puede tener acceso usando equipos y tecnologías idóneas.
En función de su naturaleza, y con el fin de asegurar la confiabilidad en dicha información, y en
qué medida es viable para el desarrollo de las pruebas sustantivas de auditoría, se deberá hacer
énfasis en los procedimientos que conduzcan a verificar los siguientes aspectos:
1. Autenticidad:
En qué medida se puede confirmar la identidad de la persona o entidad que crea la
información.
2. Integridad:
La cual consiste en asegurar que la información sea completa, exacta, actualizada y válida.
3. Autorización:
Verificar que la información haya sido preparada, procesada, corregida, enviada, recibida, y
consultada por personas facultadas para ello.
4. Admisión:
Cuidar en la medida de lo posible que la información que recopile la entidad de fiscalización, no
sea susceptible de ser rechazada por las personas involucradas en el intercambio de la misma,
por motivos tales como que no se pueda probar su origen, recepción o contenido.

PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS (PED)


Con los avances de la tecnología, es necesario que el auditor conozca los equipos electrónicos
que utilice su cliente para aprovecharlos al practicar su auditoria. No es necesario que el
auditor sea experto en la programación, pero sí que conozca los programas de contabilidad que
utiliza el cliente.
COMPLEJIDAD TÉCNICA
Los sistemas PED se definen por su complejidad técnica y el grado en que se utilizan en una
organización. Una mejor medida de la complejidad es la capacidad de un sistema en
comparación con la capacidad de un sistema conceptuado como mejor norma, y se define como
complejo.
GRADO DE USO
Hay dos maneras de las cuales el auditor podría servirse de los equipos electrónicos
a) Pera obtener estados, relaciones, análisis de cuentas, etc. que podrá utilizar como cédulas
cuyo contenido facilite la verificación de ciertas partidas. Como medio para comprobar el
funcionamiento del control interno, en caso que se trate de una auditoria operacional.
Partes: 1, 2
Contenido:
 Diseño y conformación
Diseño
Conformación
Metodología de preparación
El concepto de una hoja de trabajo de doce columnas coincide exactamente con el citado
anteriormente.
Diseño y conformación
En cuanto al diseño y conformación de una hoja de trabajo de doce columnas, diremos que
cuenta con bastante aceptación en diferentes lugares. Sin embargo, puede variar de acuerdo
con las necesidades y requerimientos de una empresa.
Diseño
El diseño de una hoja de trabajo de doce columnas, incluye un total de catorce columnas
que seguidamente exponemos Sin embargo, debemos puntualizar, que en contabilidad solo
y únicamente se cuentan las columnas que exponen información cuantificada en términos
de unidades monetarias, razón por la cual descartamos, para fines de conteo, las dos
primeras.
Conformación
La conformación de una hoja de trabajo de doce columnas que utilizaremos se caracteriza
por cuantificar los resultados acumulados a la fecha, es decir, los resultados anteriores
(Utilidades y/o pérdidas acumuladas) más el resultado actual (Utilidad o pérdida). Por
tanto, su conformación está en función directa al diseño e incluye lo siguiente:
Como se puede observar la hoja de trabajo (de doce columnas) en su diseño incluye catorce
columnas, cada una con finalidad específica.
Columnas Nos 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y 10.- ídem a los mencionados en el anterior detalle
(hoja de trabajo de 10 columnas)
Columnas Nos 11 y 12.- Tienen por finalidad solo y únicamente cuantificar los resultados
acumulados anteriores más el resultado actual, para de esa manera exponer información
referente al resultado acumulado a la fecha.
Columna No 13.- Tienen por finalidad solo y únicamente clasificar los saldos que
corresponden a cuentas de activo.
Columna No 14.- Tiene por finalidad solo y únicamente clasificar los saldos que
corresponden a cuentas de pasivo y patrimonio como también el resultado obtenido.
Metodología de preparación
Al referirnos a la metodología de preparación y emisión de la hoja de trabajo de doce
columnas, queremos establecer la secuencia de pasos a seguirse, siendo éstos:
1. Pasos 1 al 8., Ídem at inciso 4.1.2
9. En las columnas 9, 10, 11, 12, 13 y 14 clasificar los saldos de las cuentas que figuren de
acuerdo a la nomenclatura de cuentas estudiada anteriormente.
10. ídem al inciso 4.1.2
11. ídem al inciso 4.1.2
12. Efectuar la bajada de la utilidad para cuantificar lo siguiente:
Impuesto sobre las utilidades de las empresas para transferirse a la columna No 12.
Constitución de Reservas para reinversión de capital para luego transferirse a la columna
No 12.
Obtener la utilidad líquida por diferencia para transferirla a las columnas de Resultados
acumulados, si es pérdida en la columna No 11 y si es utilidad en la columna No 12, luego
efectuar sumas para determinar la igualdad en ambas columnas.
13. A continuación se obtendrán sumas en columnas 13 y 14, debiendo éstas
automáticamente igualar.
14. Una vez concluida La preparación, en la parte inferior izquierda firmará el Auditor y en
la parte inferior derecha el representante de la empresa con sus respectivos sellos de pie.
 hoja de trabajo
 Hoja de trabajo de 10 columnas
 Hoja de trabajo de 14 columnas
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Hoja de trabajo de 16 columnas
El concepto de una hoja de trabajo de diez y seis columnas coincide exactamente con el
citado en inciso anteriormente.
Diseño y conformación
En cuanto al diseño y conformación de una hoja de trabajo de diez y seis columnas,
diremos que ésta cuenta con bastante aceptación en diferentes lugares. Sin embargo, puede
variar de acuerdo con las necesidades y requerimientos de una empresa.
Diseño
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Hoja de trabajo de 14 columnas
El concepto de una hoja de trabajo de catorce columnas coincide exactamente con el citado
anteriormente.
Diseño y conformación
En cuanto al diseño y conformación de una hoja de trabajo de catorce columnas diremos
que cuenta con bastante aceptación en diferentes lugares. Sin embargo, puede variar de
acuerdo con las necesidades y requerimientos de una empresa.
Diseño
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Hoja de trabajo de 10 columnas
El concepto de una hoja de trabajo de diez columnas coincide exactamente con el citado.
Diseño y conformación
En cuanto al diseño y conformación de una hoja de trabajo de diez columnas, diremos que
cuenta con bastante aceptación en diferentes lugares. Sin embargo, puede variar de acuerdo
con las necesidades y requerimientos de una empresa.
Diseño
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Hojas de Trabajo (base efectivo y devengado)
Concepto
Se denomina hoja de trabajo base efectivo y devengado, al estado financiero auxiliar que
presenta información en términos de unidades monetarias referida a la situación patrimonial
y financiera de una empresa como los resultados obtenidos por un determinado tiempo de
trabajo, incluyendo transacciones de devengamiento (asientos de ajuste).
Objetivo
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Caso práctico (Hoja de trabajo)
Para dejar claramente establecido el marco teórico acabado de explicar, vamos ha continuar
con el desarrollo del supuesto planteado en Tema titulado Registros de diario, con la
salvedad que la información clasificada obtendremos del Tema titulado Balance de
comprobación.
Tal demostración se expone adelante.
Hoja de trabajo de ocho columnas
El concepto de éste estado financiero auxiliar es exactamente el mismo citado en el
concepto.
Diseño y conformación
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Metodología de preparación (Hoja de trabajo)
Al referirnos a la metodología para preparar y emitir la hoja de trabajo queremos establecer
la secuencia de pasos a seguirse, siendo estos:
1. Preparar en un papel de trabajo el diseño y conformación de la hoja de trabajo.
2. En la parte superior y central del diseño practicado, incorporar el encabezamiento
de dicho estado incluyendo lo siguiente:
Razón social.
Título del estado.
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Diversas clases de hojas
Existen diferentes clases de hojas de trabajo con finalidades específicas, que se utilizan de
acuerdo a la base de contabilidad (efectivo o devengado) como también de acuerdo a
requerimientos y necesidades de una empresa. Por tanto, citaremos algunos de estos estados
financieros auxiliares:
Hoja de trabajo de 6 columnas
Hoja de trabajo de 8 columnas
Hoja de trabajo de 10 columnas (*)
Hoja de trabajo de 12 columnas (*)
Leer más

Prácticas, Ejercicios Contab.

Problemas Mate. Financiera.

MARCAS DE AUDITORÍA

Para indicar el tipo de procedimiento #ue ha sido empleado en los datos #ue contienen
los papeles de trabajo, se acostumbra colocar marcas distinti!as cerca del n&mero o de lainformac
i"n de #ue se trata. Estas marcas después se catalogan al pie de la cédula demarcas por separado,
junto con una e)plicaci"n de su significado.%a mayor(a de auditores prefieren usar ciertas marcas
uniformemente durante toda laauditor(a. Esto es, #ue determinada marca #uiere decir siempre lo
mismo en donde #uiera#ue se use. Ella puede significar #ue la partida ha sido comprobada, o
#ue una columna hasido sumada, o #ue concuerda con los registros del fiscali ado, etc. $uando
esta es
la práctica, una lista de las marcas, junto con una e)plicaci"n de sus significados, debe ponerse al
final del legajo de papeles de trabajo para #ue lo utilicen las personas #ue tengan#ue referirse a
ellos.%as marcas de auditor(a son s(mbolos #ue se utili an para e)plicar e indicar #ue se emple"y
#ue un determinado procedimiento de rutina se
cumpli".%a reali aci"n de dichas técnicas permiten cerciorarse de la autenticidad y correctacontab
ili aci"n de las operaciones y del correcto cumplimiento de la obligaci"n tributaria,técnicas #ue se
aplicaran en profundidad suficiente del caso hasta lograr la con!icci"n delauditor tributario
respecto de un determinado hecho o circunstancia #ue se e)amina.En la utili aci"n de las marcas
de auditor(a, es necesario seguir ciertas normas0 eberán identificarse con un color,
preferiblemente rojo 7o deben e)ceder de cinco +?5 en una misma cédula eben ser de dise/o
sencillo y uniforme para todo el trabajo ebe e)plicarse, en forma sencilla eben ser n(tidas,
claras y distinguibles.

ESQUEMA DE MARCAS DE AUDITORIAMa !a"S#$%#&#!a'(

F$onfrontado con libros oficiales de contabilidadG$onfrontado con documento fuenteH$orrecci"n


reali ada
I$omparado con au)iliar contableJ$onfrontado sin e)cepci"nKSumas !erificadasLPendiente de regis
tro 7o re&ne re#uisitosNSolicitud de $onformaci"n en!iada Solicitud de $onformaci"n recibidaOT
otali adoJ$onciliado $irculari ado sin e)cepci"n 6nspeccionadoAplicaci"n de procedimiento

Ma !a"S#$%#&#!a'(

$onfrontado con libros

$otejado con documento

$orrecci"n reali ada

$omparado en au)iliar

Sumado !erticalmente

$onfrontado correcto
^

Sumas !erificadas

Pendiente de registro

7o re&ne re#uisitos

Solicitud de confirmaci"n en!iada

SI

Solicitud de confirmaci"n recibida inconforme

SIA

Solicitud de confirmaci"n recibida inconforme pero aclarada

SC

Solicitud de confirmaci"n recibida conforme

Totali ado

$onciliado

$irculari ado

6nspeccionado

MARCAS ) LLAMADAS DE AUDITORÍA

%as marcas de auditor(a son s(mbolos con!encionales #ue utili a el auditor para dejar constancia
del trabajo reali ado y, generalmente, se escriben con color rojo.Por sus caracter(sticas, las
marcas de auditor(a pueden ser de dos tipos0

a* E"+,%'a

Se emplean para técnicas y procedimientos de auditor(a #ue se repiten durante el desarrollode las
re!isiones, como -operaciones aritméticas !erificadas-, -cotejado contra
registros presupuestales, contables o cuenta p&blica-
, etc., lo cual las hace obligatorias para todo el

personal auditor de la $ontralor(a y, en su caso, para los auditores de los despachose)ternos y


prestadores de ser!icio #ue contrate la $ontadur(a.
* E" /!0&#!a"

Su aplicaci"n en técnicas o procedimientos de auditor(a no es com&n, por lo #ue, en lamedida #ue


se adopten, deberán integrarse al (ndice de marcas correspondiente.Marcas de auditor(a #ue a
continuaci"n se detallan, para su aplicaci"n en el trabajo decampo0*peraciones aritméticas
!erificadas
7*TA0 %as dos &ltimas marcas de auditor(a son s"lo temporales, ya #ue en los papeles detrabajo
no debe haber puntos pendientes de !erificar, solicitar o re!isar y deben estar completos.