Actividades previas al inicio del ensayo clínico

Las actividades previas al inicio del ensayo clínico es muy importante!

País confirmado, hay que seleccionar los centros. Ver todo lo que se necesita, la programación. Vamos a
ver el ok al país y la selección de centros.
Primera columna del esquema.

Identificar centros potenciales y evaluarlos. Con esa info preparas las visitas de pre-study. Como las
preparamos y como las realizamos. Con toda la información previa, el pq seleccionas una serie de centros o
no. Toda esa info pasa a un comité de selección que decide si si p sino se va al centro y ya se selecciona el
centro para el estudio.

OBJETIVO en la parte de selección a dos niveles:

- Identificar a los mejores, los centros en los que queremos participar si o si, pero a lo mejor hay
centros muy buenos que no tienen a los pacientes.
- Hay que elegir los centros que tengan los pacientes que necesitas para el estudio.
- Necesitas un reclutamiento eficaz y selectivo.

CV y experiencia previa, instalaciones adecuadas

HAY QUE ELEGIR AL MEJOR RUEDA SITE SELECTION

Tienes identificado el best in class, pero si no tieen pacientes…. El centro más adecuado es el que tenga
acceso a todo eso y que, además, tenga pacientes. ¿Cómo sabes si va a tener esos pacientes? Lo vemos
ahora, antes de hablar con ellos, tu tienes datos epidemiológicos que te dicen que hospitales ven ese
campo, tienes el punto de vista de los MSL, pero también vas a hablar con ellos. Haces una
investigación conjunta con ellos. ¿Qué preguntas tienes que hacerle al investigador? ¿Ve a esos
pacientes? ¿En esa cantidad?
Centros lo más profesionalizados y comprometidos con investigación y que tengan pacientes
disponibles.

¿Cómo los identificamos? Hay bases de datos locales y globales a nivel compañía donde se almacena
info de ensayos previos, también hay otras de pago que te dicen que se está haciendo en otros centros.
La experiencia de monitores y coordinadores locales es preguntarle a los monitores si funciona bien ese
centro o no. El departamento médico es fundamental. El MSL está en el campo y sabe que van a hacer.
Todo eso se aprende escuchando y preguntando.
También hay investigadores de mucho peso. A través del grupo español de cardiología puedes
identificar investigadores intersados con experiencia apropiada.
Los requisitos del ensayo.
Tu haces una selección específica para cada proyecto.

EVALUACIÓN INICIAL
-requerimientos del centro
- site facilities requirements: necesito una unidad de emergencia justo al lado de la sala de hospital de dia,
vamos a ir viéndolo.
- KPIs = Indicadores de calidad, qué medidas, cuanto tiempo tarda en ponerse en marcha.
Facores de paciente,
Que necesita el centro
La calidad del centro, si generan o no generan desviaciones o si generan facilidaes
Experiencia previa trabajando con los centros
Resultados entre auditorías e inspecciones.
Información basada en contacto inicial con los investigadores
Y luego hy una lista negra (solo eeuu) que si la has liado en un eecc te ponen en esa lista

De todo esto desgranamos los 3 primeros puntos.

Factores que influyen en la disponibilidad del paciente

- La epidemiología. Hay enfermedades en las que no hay diferencias entre una zona y otra, pero hay
otras patologías que si tienen una distribución epidemiológica geográfica.
- Más prevalencia en una etnia o otra.
- Que sean centros de referencia para esa patología. Dependiendo de que patología te interesan
unos u otros.
- Éxito o no éxito de las terapias actuales. Hay veces que les daas el borrador de un protocolo y dicen
es que con lo que me estás planteando con la investigación no aporta nada nuevo ni ninguna
mejoría no interesa desarrollarlo. El estándar es la leche y no interesa. Hay que valorarlo
- Acceso al tto de estudio.
Para demostrar el beneficio tienes que comparar, y el estándar es el mejor disponible. Si ese tto en
estudio no está a la altura no va a meter pacientes.
- Criterios que sean especialmente restrictivos y Legislación local
- Hay veces que se juntan proyectos para la misma patología.
- La existencia o no de bases de datos de pacientes y que te ayude a ver si te sirve para tu ensayo.
- Existencia de programas de identificación temprana. Hay centros que por su forma de trabajar,
tienen programas para una identificación rápida de pacientes de alguna patología.
- Por supuesto el conocimiento de ensayos.

Donde tienes que poner el foco en lso centros.

- Que las farmacias del centro esté adecuada
- Que necesitas del servicio de enfermería, necesitas que sea específica?
- Como es su histórico de data entry
- Si necesitas un site coordinator
- Laboratorio local para hacer una determinación concreta. Sino disponen pero quieres participar con
ellos puedes contactar con un laboratorio externo
- Unidad de emergencia o no
- Red de referencias, todos los paciente sde una determinada patología se tratan a qui
- Grupo de evaluación medica mutlidisciplinario.

No todos los centros son adecuados para hacer un fase I.

KPIs
Hay que medir cada uno de los pasos del ensayo. Desde que llega el protocolo, envias a comité, de comité
a aprobación, de ahí a visita de inicio, cuanto tiempo tardan en reclutar, en meter los datos.
Todas estas métricas se miden y evaluan. Velocidad con la que pueden incluir pacientes, de los que
incluyos cuantos llegan a ser randomizados, si hay desviaciones de protocolo, su historial de auditorias,
Todo esto tb se evalua, si tienes un centro que tarda seis meses en ponerse en marcha a lo mejor no lo
eliges.

Luego balanceas. Y puedes incluso hablar con ellos y negociar.

Revisión de la información pública: páginas web. Donde puedes saber que investigación está haciendo cada
centro de forma puntual
PREPARE PRE-STUDY VISIT

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Conocer el informe, saber que necesitas completar y sus instrucciones.
Que información hay que poner en cada caso
Super importante el protocolo
Cualquier otra documentación específica del ensayo
Ojo con las pruebas de screening. Cualquier detalle que pueda influír en el reclutamiento hay que
desarrollarlo.
El plan de monitorización

Cosas más generales y extrapolables a otro tipo de visitas

Que documentación necesitas antes de la visita
Confirmar la visita
Y considerar si tiene que ser remota o presencial.

Improtante, dos documentos clave antes de compartir información confidencial.

Compromiso de confidencialidad
Ley de protección de datos. Queda registrada su información dentro de los bloc del ensayo.
Que información puedes compartir sin compromiso de confidencialidad y porque:
- Tamaño muestral
- Tipo de pacientes: población a la que va dirigida
- El tipo de estudio: la fase del ensayo
- Área terapéutica, la patología
- El tipo de fármaco
- Expectativas, tiempos planeados.

El plantearía estas visitas en dos contactos. Envias el confidentiality. Evaluar el draft del protocolo
Preguntar: quiero hablar con vosotros, quiero revisar este protocolo o este draft y dedicas un rato con el
para ver si le interesa y puede participar, y según esta visita,.

Tienes finalistas, hablas con ellos, te interesa? Envias el compromiso de confidencialidad. Una vez firmado,
envias el draft, hablas con el y si le interesa ya conciertas una visita.

Llega el momento de hacer la visita.

Objetivos: tienes que defender ese sitio.
Super importante: capacidad de reclutamiento, si tiene recursos, equipo adecuado, centro adaptado y
adecuado.

Tu en ese informe vas a tener que defender si este centro es adecuado o no. Tu misión es esa.

Y aparte:
Oportunidades: identificar algo que de verdad te diga, este centro puede hacerlo fenomenal y está
infravalorado, o que hemos enfocado mal.

Riesgo: saber ver si el centro va a poder ser adecuado, si el IP se va a jubilar….

Hay que tner un ojo analítico para ver si es adecuado o no.

¿Qué vamos a discutir? El haría todo esto antes de ir al cento.
El diseño del ensayo, los objetivos primarios y qué pruebas hay que hacer.
Protocolo y pruebeas. Identificar que si hay que hacer una prueba puedan hacerla.
Esta parte es super importante.
Los procedimientos y los tiempos, que ven ellos que es limitante.
Reclutamiento.
Patient pathway: cómo y de donde viene el paciente. Dependiendo de cual es la ruta que haga el paciente,
tendré que hablar con determinados servicios o no.
Que es necesario para la inclusión: que pruebas hay que hacer. Todo eso lo tengo que tener muy bien
definido
Si el centro tiene bases de datos para hacer búsqeudas.Filtrar histpria clínicas
Si tienen un problema con el reclutamiento, que pkan de contingencia pueden tener.

El personal del centro

Son adecuados, hay suficientes?
Los entrenamientos que necesiten
Documentos que les vas a pedir: CV y

Más cosas:
El fármaco en investigación, le puedes decir el fármaco con el consentimiento firmado.
Darle datos previos si tiene dudas.
El manejo de farmacia, como lo vamos a proporcionar, como hay que almacenarlo.
Si el hospital tiene que poner los comparadores o los pongo yo.
Eso hay que hablarlo con farmacia.
Si hay ciego, como es el desenmascaramiento del ciego.

Más cosas
Como va a ser el manejo de muestras, de imágenes y cualquier prueba que el estudio necesite.

Que hay que checkear:

- Instalaciones
- Que como y donde se hacen las visitas
- Otros colaboradores si aplica
- La farmacia
- Aparatos calibrados.
- Si hay un sitio para monitorizar, en caso de auditorias como actúan
- Si las pruebas son externalizadas o no
- Ccomo tienen las historias clínicas….

EJERCICIO:

El comité toma la decisión de ir con ese centro no

Documenta y archiva toda tu evaluación inicial, todo los KPIs, como funciona
El informe de la visita
Que quede bien documentadas las conclusiones de tu visita.
El compromiso de reclutamiento (estás agusto con 7 pacientes? Si)
Que has identificado (se lleva mal con radiología)
Tb te interesa saber de donde vienen los pacientes. Si recibe pacientes de la zona, si sus pacientes se van a
otro hospital.
Después de cualquier visita, toda la info se la tienes que preparar por si tienes que pasar a otro equipo.
El comité de selección con toda la info.
Quienes están involucrados en la decisión?
Medical Affair, Study manager (el que ha hecho la visita…) los de la diapo
Con eso se cierran los centros que van a participar.

Conffirm site for the study

Super importante
Avisar a los investigadores lo antes posibles tanto que si como que no. Si es que no, es lícito decírselo. No
es fácil decir que no, pero hay que hacerlo. Puedes llamarles por teléfono, pero enviar una carta para que
quede registrado. Con los que vas contactar también lo antes posible, porque si luego les llega otro
competitivo te quedas fuera. Evitar competencias.

REUNIÓN DE INVESTIGADORES
Puede ser local, global, virtual, mezcla…
Mola ir a una reunión de investigadores.
Objetivos:
- Que los equipos investigadores estén bien entrenados
- Que se conozcan entre ellos
- Que conozcan al equipo
- Que se revisen problemas con el reclutamiento
- Engagement: no es lo mismo gestionar por virtual, que hacer un meeting específico del ensayo y
conocer en persona
- Ver como compartir la información
- Comunicar los resultados de un ensayo. Esta última parte se suele hacer en congresos

Los organiza el sponsor, no es fácil el hacer un investigator meeting y está super regulado.

CPT: desarrollo del fármaco. Tiene control sobre el core team

Extended team: los que desarrollan el ensayo, los que ejecutan.
Global study leader: está entre medio de todos.

Está super regulada la reunión de investigadores

- Tienes que tener firmado la confidencialidad
- Tienes que poder justificar pq te los has llevado
- Delegación de responsabilidades si no es el IP. Sino no podría asistir, no pueden ir familiares.

Tiene que haber una agenda. Es una paliza prepararlo, pero es chulo.
Está super controlado

Farmaindustria. Está el código de buenas prácticas y tiene una sección específica para esto.
Cuando hay más de 20 personas hay que enviar una ficha.
Actividades lúdicas paralelas: hay que decirlas tb.