Introducción al análisis de sistemas.

Prof. Ing. Cynthia Rivas Aquino

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Ejemplo de entrevista para relevamiento de datos.

Estudio preliminar en la elaboración de un proyecto de sistemas

Trabajo Nro. 4 - Relevamiento de Datos

A. Preguntas propuestas para la Entrevista:

Entrevistado: Luis Morel, Dueño de la farmacia San Luis.

Para comenzar, ¿Podría comentarnos por qué nos ha contactado? ¿Podría decirnos qué
brinda su empresa o servicio?

R: Los he llamado porque necesito automatizar, informatizar, armar un

programa informático para la farmacia. Brindo la venta de medicamentos y de
accesorios y perfumería

¿Qué misión tiene su empresa o servicio?

R: Misión comercial, servicios destinados a los clientes.

¿Cuál sería la jerarquización en cuanto a puestos? ¿Tiene socios y/o empleados?

R: Tengo socios (dueños socio-gerentes) y empleados, como lo son,

farmacéuticos, empleados de primera de mostrador, empleados de segunda (ayudantes
de empleados de primera), repositores, empleados de laboratorio, maestranza (limpieza,
carga y descarga), repartidores/cadetes, y administrativos.

¿Cómo se administra?

R: Hay contadores, auditores externos y empleados administrativos. Hay dos

administraciones: económica (vendí, gasté – administra el dinero entrante y saliente) y
de obras sociales (revisar las recetas, enviarlas al cobro, las factura).

¿Posee otras terminales? Si posee, ¿hay una central?

R: Si, pero para cada sucursal trabajo con toda documentación diferente, ya que
la ley de la provincia de Buenos Aires no permite sociedades de farmacias, cada
farmacia es única. Yo soy dueño de 3 farmacias pero con sociedades distintas y
farmacéuticos distintos para cada farmacia. Por lo tanto, económicamente son entes
independientes. El sistema podría ser el mismo para las 3 pero la documentación es
diferente, es un ente diferente.

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¿Tiene algún control acerca de cantidad de medicamentos? Si los tiene, ¿de que tipo? --
¿Tiene proveedores? ¿Le gustaría organizarlos?

R: Sí, hay un stock de medicamentos. Hay proveedores de medicamentos, de

accesorios (jeringas, bolsa de agua caliente y perfumería). Me gustaría poder guardar
los proveedores dentro del sistema, como así también tener un control o tabla en la cual
registrar el pedido que estoy haciendo para poder verificar si es lo mismo cuando me
llega, y también para saber si son los precios que me dijeron o el descuento que me
dijeron.

¿Utiliza alguna documentación/es y qué tipos de documentación tiene? Si es así, ¿podría

facilitarnos una copia de la/s misma/s?

R: Desde el punto de vista del sistema, lo que interesa es Factura “B”,

Presupuestos

¿Todas las personas acceden al mismo tipo de información? ¿Piensa quienes pueden
llegar a hacer uso del sistema?

R: No, todas las personas no acceden al mismo tipo de información. Eso

depende del cargo de la persona; Por ejemplo: la carga de medicamentos la hacen los
empleados, la parte emitir ticket la hace la cajera, aunque es el empleado/farmacéutico
quien emite la confirmación de compra. También tengo problemas a la hora de anular
un ticket ya que si cancelan una compra o se van sin retirar su producto por no esperar o
no tener que hacer cola, queda un ticket sin vender en el medio.

¿Qué datos se le piden a cada cliente?

R: Primero hay que fijarse si es una venta con o sin receta. En caso de ser con
receta, hay que guardar los datos de la obra social, si es de tratamiento prolongado o no,
la fecha de expendio, entre otros. Luego, se fija la forma de pago, se escribe el producto
y la cantidad del mismo, a partir de esto, se generamos una factura con la cantidad,
subtotal y total (también incluimos el porcentaje de descuento si es que se efectúa una
venta bajo receta).

10) Para finalizar, necesitaríamos, posiblemente, una segunda entrevista. ¿En qué días
usted tendría disponibilidad?

R: No habría problema, consúlteme con anticipación y efectuaremos la segunda

entrevista.

CINCO PASOS PARA PREPARAR UNA ENTREVISTA

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Estos pasos incluyen un rango de actividades que van desde recopilar

antecedentes básicos hasta decidir a quién entrevistar:

Leer los antecedentes: Leer y entender tanto como sea posible los antecedentes
de los entrevistados y su organización. Con frecuencia este material se puede obtener
del sitio Web corporativo, de un informe anual actual, de un boletín corporativo o de
cualquier publicación que explique el estado de la organización.
Conforme lea este material, ponga especial atención al lenguaje que utilicen los
miembros de la organización para describirse a sí mismos y a su organización. El
propósito es crear un vocabulario común que en un futuro le permita expresar preguntas
de la entrevista de una manera comprensible para su entrevistado. Otra ventaja de
investigar su organización es maximizar el tiempo que invierta en las entrevistas; sin
esta preparación podría perder tiempo haciendo preguntas generales sobre los
antecedentes.

Establecer los objetivos de la entrevista: Utilice los antecedentes que haya

recopilado así como su propia experiencia para establecer los objetivos de la entrevista.
Debe haber de cuatro a seis áreas clave referentes al procesamiento de la información y
el comportamiento relacionado con la toma de decisiones acerca de las cuales tendrá
usted que hacer preguntas.
Estas áreas incluyen fuentes de información, formatos de información,
frecuencia de la toma de decisiones, cualidades de la información y estilo de la toma de
decisiones.

Decidir a quién entrevistar: cuando tenga que decidir a quién entrevistar,

incluya a gente clave de todos los niveles que vayan a ser afectadas por el sistema de
alguna manera. Esfuércese por conseguir el equilibrio de tal manera que atienda las
necesidades de tantos usuarios como sea posible. Su persona de contacto en la
organización también tendrá algunas ideas sobre quién deba ser entrevistado.

Preparar al entrevistado: Prepare a la persona que va a ser entrevistada

hablándole por anticipado o enviándole un mensaje de correo electrónico y dándole
tiempo para pensar en la entrevista. Si va a realizar una entrevista a profundidad, puede
enviar sus preguntas por correo electrónico con antelación para darle tiempo al
entrevistado a que piense sus respuestas. Sin embargo, debido a que con la entrevista se
pretende satisfacer muchos objetivos (incluyendo la creación de confianza y la
observación del lugar de trabajo), normalmente ésta se debe realizar en persona y no por
correo electrónico. Las entrevistas se deben llevar a cabo en 45 minutos o una hora a lo
mucho. No importa cuánto parezca que sus entrevistados deseen ampliar la entrevista
más allá de este límite, recuerde que cuando pasan tiempo con usted, no están haciendo
su trabajo. Si las entrevistas duran más de una hora, es probable que los entrevistados se
enfaden, aunque quizá oculten su disgusto.

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Decidir el tipo de preguntas y la estructura: Escriba preguntas que abarquen

las áreas clave de la toma de decisiones que haya descubierto al determinar los objetivos
de la entrevista.
Las técnicas apropiadas para preguntar son el corazón de la entrevista. Las
preguntas tienen algunas formas básicas que usted debe conocer. Los dos tipos básicos
de preguntas son las abiertas y las cerradas. Cada tipo de pregunta puede lograr
resultados un poco diferentes a los de la otra, y cada una tiene ventajas y desventajas. Es
necesario que usted piense en el efecto que tendrá cada tipo de pregunta.

B. A partir de la entrevista planteada: Punto: 5P

1. ¿Describa su opinión acerca de la estructura de la entrevista? ¿Qué

propone mejorar según lo descripto en los “Cinco pasos para preparar
una entrevista”?

2. Identifique objetivos: general y específicos.

3. Formule las preguntas necesarias que serían contempladas en una

segunda entrevista.

4. Identifique, quiénes serían los participantes en el desarrollo del sistema.

5. ¿Quien ejercer el rol de administrador de proyecto?

6. Prepara una entrevista realizada por usted, preguntas y respuestas.

Mínimo 5 preguntas referente a conocer las necesidades técnicas del
usuario.

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