CLASE 2

31 de Enero de 2023
 “Evento es todo acontecimiento previamente organizado que
reúne a un determinado número de personas en tiempo y lugar
preestablecidos, que desarrollarán y compartirán una serie de
actividades afines a un mismo objetivo para estímulo del
comercio, la industria, el intercambio social y la cultura general”

Jijena Sánchez, R. (2010). Cómo organizar eventos con éxito.. Ugerman Editor.
https://elibro.net/es/lc/bibliounivalle/titulos/76766
 Organización de Eventos y Banquetes
Organización : es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos para lograr.

Planificación de la logística, son los pasos a seguir para llegar a un objetivo, que es el EVENTO.
Evento : es un suceso importante y programado (ACTIVIDAD)

Puede ser:

• Social

• Comercial

• Deportivo

Organización de eventos: es el proceso de diseño, planificación y producción de un evento. El evento

puede o no tener alimentos y bebidas.

Banquete: son aquellas celebraciones en las cuales la comida (en abundancia) es el centro de atención.
Terminología
La palabra EVENTO, deriva del latín “ Eventus-us”, que tiene como significado: acontecimiento
organizado con anticipación y existen diferentes tipos de eventos:

• Eventos de tipo social

• Eventos de tipo empresarial o de negocios

• Eventos académicos

• Eventos públicos

• Eventos privados

• Eventos militares

• Eventos religiosos

Por lo tanto el evento se define como un acontecimiento programado, siendo una herramienta de
comunicación e interacción social.
 1.2. BANQUETES
Etimología:
Tiene una influencia francés
Francia : BANQUET
Italiano : “BANCHETTO” diminutivo del banco pequeño que se ponían alrededor de las mesas donde se
exhibía la comida en los diferentes eventos.
Banquete = comida
Concepto de banquete, es una reunión alrededor de grandes cantidades de comida de todo tipo y de color,
incluyendo desde las entradas hasta los postres. Tradicional de épocas pasadas, hoy en día los banquetes se
hacen presentes en nuestras culturas con ciertos cambios.
Es una celebración basada en comida
 TEMA 1
INTRODUCCION A LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y BANQUETES
1.1. Estructura de evento
La estructura de un evento esta basada en un acontecimiento programado que responde a una finalidad especifica, en
el cual el sujeto fundamental es el hombre y sus relaciones con el medioambiente.

Los eventos responden a situaciones de grupo y se realizan en espacios y tiempos determinados. Tienen objetivos
prefijados, cuidadosamente desarrollados y seguidos a conciencia durante todas sus etapas de planificación y se
dividen en 3 etapas:

1. Etapa PRE-EVENTO: “Planificación y organización”

+ Definir objetivo del evento, tipo y nombre

En esa etapa se debe determinar QUE se requiere alcanzar la realización del evento. Asimismo, se debe nombrar el
evento. El nombre debe ser corto y llamativo, adecuado al propósito que se persigue con la realización del evento. En
algunos casos es conveniente ubicarlo en el contexto local, regional, nacional o internacional.

Ejemplo: “ 2do Congreso Nacional de Turismo y Deporte de Aventura”

+ Nombrar comité organizador:

• Coordinador general “Coordinador de logística”, es el responsable general del desarrollo del evento.
Supervisa las labores de las comisiones, y es el enlace de estos con la máxima autoridad de la
institución responsable del evento.

• Comisiones de trabajo, son equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del evento
sistematizadamente:

A) Comisión de logística y montaje. Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que
operativiza y hace posible la ejecución del evento. Por ejemplo: diseño del salón, invitaciones,
cantidad de material necesaria.

B) Comisión de banquete y/o refrigerios. Se encarga exclusivamente de la comida del evento, elabora
presupuestos.

C) Comisión financiera. Realizaran las planillas de presupuesto (ingresos, costos y gastos)

D) Comisión de difusión y promoción del evento. Esta comisión llega a ser el corazón de todas las
comisiones, puesto que si no se difunde será un fracaso, es decir que se encarga de promocionar, invitar
(para un evento social realizar la entrega de invitaciones) y promover el evento. Entre otras actividades se
encarga de: diseñar las invitaciones, diseñar los recuerdos, promover el evento, etc.

E) Comisión técnico académica, entre sus responsabilidades se puede mencionar: elaborar las normas para
la presentación de trabajo en el evento, y seleccionarlo en función de estas, revisan el temario a desarrollar,
determinan metodología de trabajo (check list).

+ Seleccionar la fecha, se debe tener en cuenta:

• Si hay suficiente margen de tiempo para la organización requerida,

• Evitar que coincida con la fecha de una actividad similar o dirigida al mismo tipo de publico, horario y
frecuencia de los transportes si es el caso, si es mejor programar las actividades durante la semana o a
finales de esta.
+ Determinar el numero y el tipo de asistencia al evento:

• Expositores o ponentes son los encargados de hacer las disertaciones durante el evento;

• Delegados, asisten al evento en representación de una empresa, institución o grupo particular;

• Participantes, personas que asisten al evento en calidad de publico;

• Acompañantes, no están directamente relacionados con el evento acompañan al ponente, delegados o

invitados especiales;

• Invitados especiales, personas que por su prestigio, reconocimiento científico, social o político le
confiere notoriedad al evento.

+ Identificar la temática:

• Colores, deben ser colores que combinen. Esto depende mucho del cliente, pero el organizador de
eventos debe dar siempre opciones a nuestro cliente, ya que su evento debe ser inolvidable.

• Tipo de mesas y sillas. De igual manera las sillas, espaldar ancho, delgado, con patas altas, etc.
+ Elaborar presupuesto y determinar fuentes de financiamiento:

• En este paso del pre-evento se debe determinar el evento al cual estamos dirigidos, si incurrimos en una
boda averiguar si la parte económica simple y sencillamente saldrá financiada por los novios, padres de los
novios, y/o padrinos;

• En el supuesto caso de un evento social de beneficencia se debe analizar aspectos de financiamiento con
otras instituciones, es decir si se realizara un kermesse para lograr una compra en beneficio de una persona
enferma, se tendrá que analizar de donde saldrán los insumos para la preparación de los alimentos;

• Con la elaboración de dicha planilla podremos ofrecer un precio estimado al cliente y saber lo que se rescata
en la inversión, ya que el objetivo de cualquier organizador de eventos es contar con una ganancia.

+ Promoción del evento:

• Tiene que ver mucho con la publicidad y mercadeo según el tipo de evento en lo que se puede basar:

• Medios de comunicación. Correos electrónicos, redes sociales de moda (FB, WAPP, etc) publicidad en
periódicos y/o empresas de volantes.
+ Selección y capacitación de personal:
• El personal para la atención de un evento, debe ser idóneo, el líder aparte de tener capacitación
constante con su personal, debe distinguir destrezas, para colocar ases en sus bases, cada persona tendrá
para destacar un aspecto en el desarrollo de su trabajo por el cual denota la eficiencia y agiliza el
cumplimiento de objetivos con un personal que ofrece alta calidad de servicio.
• La adquisición de productos y servicios para un evento debe tener fundamentos específicos
dependiendo del tipo de evento que vayamos a desarrollar, es importante como empresario y
organizador que determines y sepas que productos y enseres debes tener almacenados o adquirirlos para
utilizarlos usualmente y que productos y enseres debes rentar o alquilar cuando sea necesario.
Seleccionar el lugar, o lugares de realización, pueden ser:

• Ciudad sede, instalaciones especificas donde se realiza el evento (capacidad, comodidad, iluminación, equipos y
accesos);

• Elaborar cronograma de actividades, en este paso fundamentaremos los programas desarrollados plenamente para
el publico los cuales se destacan en programas: técnico o científico, social, para acompañantes de visitas técnicas
y/o turísticos;

• En el mismo se describirá la duración y los objetivos del evento.

Estimación de recursos:

• Humanos, personal profesional especializado y operativo que se requiere para la realización del evento.

• Materiales, implementos necesarios, ejemplo: lápices, carpetas, mesas, sillas, y las instalaciones utilizadas.

• Ejemplo: prevención de material de cocina, verduras, hortalizas, cárnicos, leche, etc.

• Técnicos entre estos: equipos de sonido, grabación, interpretación simultanea, apoyo audiovisual, computadoras,
cocinas, refrigeradores, batidoras, cuchillos eléctricos, etc.
 Coordinador de logística Calidad de servicio
(antes-durante-después)
CHECK- (empleado-alimentación-uniforme)
Cliente interno
LIST
Cliente real (cliente activo)
Cliente externo
Cliente potencial (los invitados)